Vorkommnisse

Vorkommnisse sind vordefinierte Ereignistypen, die während der Tourausführung an einem Transportpunkt erfasst werden – beispielsweise eine Panne, ein Unfall, eine Verzögerung oder eine sonstige aussergewöhnliche Situation. Jeder Vorkommnis-Typ legt fest, in welchen Situationen er angeboten wird, welche Eingaben (Text, Foto, Standort, Sprachnachricht) erforderlich sind, welche Benachrichtigungen beim Erfassen ausgelöst werden und wie das Ereignis weiterverarbeitet wird (z. B. Anzeige auf dem Lieferschein oder Erzeugen eines PDF).

Diese Seite richtet sich an Administratoren. Hier werden die Vorkommnis-Typen zentral verwaltet, bevor sie in der Tagesarbeit genutzt werden können.

Hinweis: Die Verwaltung der Vorkommnisse steht nur Benutzern mit Administratorrechten zur Verfügung.

1. Navigation

Die Verwaltung der Vorkommnisse ist über das Hauptmenü unter Stammdaten › Vorkommnisse erreichbar.

2. Übersicht (Tabelle)

Die Übersicht zeigt alle definierten Vorkommnisse in einer konfigurierbaren Tabelle. Pro Zeile wird ein Vorkommnis-Typ dargestellt.

Standardspalten

Die mit Ja/Nein belegten Spalten werden als Häkchen-Symbole dargestellt.

Sortierung und Spaltenkonfiguration

Durch Klick auf eine Spaltenüberschrift wird die Liste auf- oder absteigend sortiert. Die sichtbaren Spalten und deren Reihenfolge lassen sich pro Benutzer anpassen; die Konfiguration bleibt nach dem Abmelden erhalten (siehe Abschnitt 9).

3. Gruppenfilter

Über die Filterleiste lässt sich die angezeigte Liste auf eine bestimmte Gruppe einschränken.

• Gruppe wählen: Im Gruppenfeld die gewünschte Gruppe auswählen. Eine Suchfunktion erleichtert das Auffinden der gewünschten Gruppe.
• Nur aktuelle Gruppe: Mit dieser Option wird die Anzeige auf Vorkommnisse der ausgewählten Gruppe beschränkt. Ist sie deaktiviert, werden zusätzlich die zugänglichen Untergruppen einbezogen.

Hinweis: Die Option «Nur aktuelle Gruppe» steht für reine Subunternehmer nicht zur Verfügung.

4. Vorkommnis erstellen und bearbeiten

Ein neues Vorkommnis wird über den Button «Hinzufügen» in der Toolbar erstellt. Zum Bearbeiten markieren Sie ein bestehendes Vorkommnis und klicken auf «Bearbeiten» (alternativ durch Öffnen der Zeile).

Es öffnet sich ein Dialog mit drei Registerkarten: Allgemein, Übersetzungen und Vordefinierte Texte.

4.1 Registerkarte «Allgemein»

Auf der Registerkarte «Allgemein» werden die Grunddaten und das Verhalten des Vorkommnisses festgelegt.

Grunddaten

Einstellungen

Die Verhaltenseinstellungen sind in vier Bereiche gegliedert:

• Anzeige: Bestimmt, wann das Vorkommnis angeboten wird – beim Laden, beim Entladen und/oder wenn eine Position in Ausführung ist.
• Eingabe: Legt fest, welche Angaben erfasst werden müssen – Foto erforderlich (inkl. Drehverhalten, siehe Abschnitt 5), Text erforderlich, Standort erforderlich und Sprachnachricht erforderlich.
• Aktion: Steuert die automatischen Aktionen beim Erfassen – Disposition informieren, verantwortliche Person per E-Mail informieren, Standort informieren, Kunden informieren, Auftraggeber informieren, Status auf Warnung setzen sowie das Hinterlegen zusätzlicher E-Mail-Adressen für Benachrichtigungen.
• Ausgabe: Bestimmt die Weiterverarbeitung – PDF erstellen und an Standort anhängen, mit Unterschrift anzeigen, auf Lieferschein anzeigen und Export.

4.2 Speichern

Mit «Speichern» wird das Vorkommnis angelegt bzw. aktualisiert. Dabei werden auch die erfassten Übersetzungen und vordefinierten Texte mit gespeichert.

Hinweis: Ist die eingegebene Referenz-ID bereits vergeben, wird das Speichern abgewiesen und ein entsprechender Hinweis angezeigt. Wählen Sie in diesem Fall eine andere Referenz-ID.

5. Fotodrehung

Ist im Bereich «Eingabe» die Fotoaufnahme aktiviert, kann zusätzlich eine automatische Drehung der aufgenommenen Bilder eingestellt werden.

1. Die Option «Automatische Drehung» aktivieren.
2. Anschliessend stehen vier Drehrichtungen zur Auswahl:
   • Horizontal zu vertikal im Uhrzeigersinn
   • Vertikal zu horizontal im Uhrzeigersinn
   • Horizontal zu vertikal gegen den Uhrzeigersinn
   • Vertikal zu horizontal gegen den Uhrzeigersinn

Solange die automatische Drehung deaktiviert ist, sind die Drehrichtungen nicht auswählbar. Erst nach dem Aktivieren der Option werden sie freigegeben.

6. Registerkarte «Übersetzungen»

Auf der Registerkarte «Übersetzungen» wird der angezeigte Name des Vorkommnisses in allen unterstützten Sprachen erfasst (Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch).

Geben Sie für jede Sprache die gewünschte Bezeichnung ein. Der hinterlegte Name wird in der Übersichtstabelle (Spalte Name) in der jeweils aktiven Sprache angezeigt und für die sprachbezogene Sortierung verwendet.

7. Registerkarte «Vordefinierte Texte»

Auf der Registerkarte «Vordefinierte Texte» können auswählbare Standardtexte hinterlegt werden, die bei der Erfassung des Vorkommnisses zur Verfügung stehen. Auch diese Texte werden mehrsprachig erfasst.

Text hinzufügen

1. Auf das Plus-Symbol (+) klicken. Es wird eine neue, leere Textzeile angehängt.
2. Den Text in den vorgesehenen Sprachfeldern erfassen.

Text entfernen

Über das Entfernen-Symbol einer Zeile wird der jeweilige Text aus der Liste gelöscht.

Hinweis: Änderungen an den vordefinierten Texten werden erst mit dem Speichern des Vorkommnisses übernommen. Beim Speichern wird die bestehende Textliste vollständig durch die aktuell erfassten Texte ersetzt.

8. Vorkommnis löschen

Nicht mehr benötigte Vorkommnisse können aus der Übersicht entfernt werden.

1. Ein oder mehrere Vorkommnisse in der Liste markieren.
2. Den Button «Löschen» in der Toolbar klicken.
3. Die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Die markierten Vorkommnisse werden gelöscht und die Tabelle wird aktualisiert. Das Löschen mehrerer Einträge gleichzeitig wird unterstützt.

9. Spaltenlayout und Vorlagen

Über die Layout- und Vorlagen-Funktionen der Toolbar lässt sich die Darstellung der Tabelle steuern:

• Spaltenlayout: Spalten ein- oder ausblenden, in der Reihenfolge anpassen und das Layout bei Bedarf zurücksetzen. Die Konfiguration wird benutzerspezifisch gespeichert.
• Vorlagen: Eine Spalten- und Filterkonfiguration als Vorlage speichern und später per Klick wiederherstellen. Markierte Vorlagen erscheinen als eigene Buttons in der Toolbar.

10. Zusammenfassung: verfügbare Aktionen