Aufträge

Die Auftragsübersicht ist eine zentrale Arbeitsoberfläche des Disponenten. Sie listet alle Transportaufträge (Sendungen) auf und bietet Werkzeuge zum Erstellen, Suchen, Filtern, Freigeben, Umdisponieren, Importieren, Aufteilen, Prüfen und Verrechnen von Aufträgen.

1. Navigation

Die Auftragsübersicht ist über das Hauptmenü unter Disposition › Aufträge erreichbar.

2. Auftragsübersicht (Tabelle)

Die Übersicht zeigt alle Aufträge in einer konfigurierbaren Tabelle. Pro Zeile wird ein Transportauftrag dargestellt.

Standardspalten

Weitere Spalten können über die Spaltenkonfiguration eingeblendet werden (siehe Abschnitt 19).

Sortierung

Durch Klick auf eine Spaltenüberschrift wird die Liste auf- oder absteigend nach dieser Spalte sortiert.

Auftrag öffnen

Ein Klick (bzw. Doppelklick) auf eine Zeile öffnet den Auftrag im Detaildialog. Dort können alle Felder eingesehen und – je nach Sendungsstatus – bearbeitet werden. Der Detaildialog wird als frei verschiebbares Fenster geöffnet; es können mehrere Dialoge gleichzeitig (maximal fünf) geöffnet sein.

Hinweis: Welche Felder nach dem Öffnen noch bearbeitet werden können, hängt vom aktuellen Status des Auftrags ab. Details dazu finden Sie im Kapitel Auftragserstellung.

Mehrfachauswahl

Durch Ctrl + Anklicken können mehrere Aufträge gleichzeitig markiert werden. Viele Toolbar-Aktionen (Freigeben, Löschen, Gruppe ändern, Rechnung erstellen u. a.) arbeiten auf allen markierten Aufträgen.

Mit «Alle auswählen» bzw. «Auswahl aufheben» in der Toolbar werden alle Aufträge der aktuellen Seite markiert oder abgewählt.

Aufgeteilte Aufträge / Splits (Master-Detail-Zeilen)

Aufträge, die per Mengen- oder Wegsplit in Teilaufträge aufgespaltet wurden, werden in der Liste mit einem Pfeil-Symbol versehen. Durch Klick auf diesen Pfeil werden die Teilaufträge als untergeordnete Zeilen direkt in der Tabelle eingeblendet. Die Teilaufträge zeigen dieselben Spalten wie der Hauptauftrag.

3. Suchfilter

Der Filterbereich ermöglicht die gezielte Einschränkung der angezeigten Aufträge. Die Filter können beliebig kombiniert werden.

Auftragstyp

Über die Auswahlschalter oberhalb der Filterliste wird festgelegt, welche Auftragsart angezeigt wird:

Beim Wechsel des Auftragstyps wird die Tabelle automatisch neu geladen und die Auswahl zurückgesetzt.

Nur aktuelle Gruppe

Die Checkbox «Nur aktuelle Gruppe» schränkt die Anzeige auf Aufträge der im Gruppenfilter ausgewählten Gruppe ein. Ist sie deaktiviert, werden auch Aufträge von Untergruppen angezeigt.

Datumsbereich

Über den Datumsbereich-Filter lässt sich die Liste auf einen Zeitraum (von/bis) eingrenzen. Mit der Option «Bereich nach Tourdatum filtern» wird der gewählte Zeitraum auf das Tourdatum angewendet. Zusätzlich stehen erweiterte Varianten («davor» / «danach») zur Verfügung, um beispielsweise alle Aufträge bis zu einem oder ab einem bestimmten Datum anzuzeigen.

Planungsgebiet-Filter

Ist das Modul für Planungsgebiete aktiv, steht ein Mehrfachauswahl-Feld zur Verfügung, mit dem mehrere Planungsgebiete der aktuellen Gruppe gleichzeitig ausgewählt werden können. Ohne dieses Modul wird stattdessen ein einzelnes Feld für das Standard-Planungsgebiet angeboten. Wird die aktive Gruppe gewechselt, aktualisiert sich die Auswahl der verfügbaren Planungsgebiete automatisch.

Verfügbare Filter

Die gefilterte Liste aktualisiert sich nach dem Anwenden des Filters. Über «Filter zurücksetzen» werden alle Filter gelöscht und die vollständige Liste angezeigt. Einige Spalten können aufgrund des enthaltenen Datentyps nicht gefiltert werden.

Erweiterte Suche (globaler Suchfilter)

Über den Umschalter für die erweiterte Suche lässt sich ein zusätzliches Suchpanel ein- und ausblenden. Damit können detaillierte Suchkriterien über mehrere Felder hinweg zu einem zusammengesetzten Filter kombiniert werden.

1. Das Panel über den Umschalter öffnen.
2. Die gewünschten Suchkriterien erfassen.
3. Den Filter anwenden – die Liste wird entsprechend eingeschränkt.

Ist ein erweiterter Filter aktiv, wird dies durch eine Filtermarkierung («Chip») angezeigt. Über das zugehörige Löschsymbol kann der erweiterte Filter jederzeit wieder entfernt werden.

4. Neuer Auftrag

Mit dem Button «Neuer Auftrag» öffnet sich ein Eingabeformular zur manuellen Erfassung eines Transportauftrags. Dort werden Pflichtfelder (Tourdatum, Von-Stelle, Zu-Stelle), optionale Felder, Artikelpositionen, Zeitfenster und weitere Planungsangaben erfasst.

Ausführliche Dokumentation: Auftragserstellung

Mulden- und Komplettladungsprozess

Je nach freigeschalteten Modulen stehen zusätzliche Erfassungsvarianten zur Verfügung:

• Muldenprozess: Erfassung eines Mulden-/Containerprozesses (z. B. Stellen, Tauschen und Abholen einer Mulde) über einen spezialisierten Dialog. Nur bei aktivem Mulden-Modul verfügbar.
• Komplettladungsprozess (Truckload): Erfassung eines Komplettladungstransports über einen eigenen Dialog. Nur bei aktivem Komplettladungs-Modul verfügbar.

Hinweis: Beide Funktionen stehen nur Benutzern mit entsprechenden Berechtigungen zur Verfügung (nicht für reine Betrachter).

5. Aufträge importieren

Aufträge können per Excel-Datei in X4fleet importiert werden. Diese Funktion steht Kunden ohne Schnittstellenanbindung zur Verfügung. Der Button «Importieren» öffnet den Dateiauswahldialog.

Tipp: In der Dateiauswahl kann es helfen, auf «Alle Dateitypen» zu wechseln, damit die Template-Datei angezeigt wird.

Das Import-Template sowie die genaue Beschreibung des Formats finden Sie unter: Manueller Auftragsimport

Hinweis: Der Import steht nur Benutzern mit entsprechenden Berechtigungen zur Verfügung.

6. Freigeben / Freigabe aufheben

Aufträge müssen für die Disposition freigegeben werden, bevor sie in einer Tour verplant werden können.

Freigeben

1. Einen oder mehrere Aufträge in der Liste markieren.
2. Den Button «Freigeben» in der Toolbar klicken (Tastenkürzel: Shift+C).
3. Evt. die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Der Sendungsstatus wechselt auf «Freigegeben». Der Auftrag steht danach in der Disposition zur Planung bereit.

Freigabe aufheben

Um einen freigegebenen Auftrag wieder in den Bearbeitungszustand zurückzuversetzen:

1. Einen oder mehrere Aufträge markieren.
2. Den Button «Freigabe aufheben» in der Toolbar klicken (Tastenkürzel: Shift+G).
3. Evt. die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Der Sendungsstatus wird auf den vorherigen Zustand (in Bearbeitung) zurückgesetzt.

Hinweis: Beide Aktionen können auf mehrere markierte Aufträge gleichzeitig angewendet werden. Aufträge, die gerade von einem anderen Benutzer bearbeitet werden, sind von der Aktion ausgeschlossen.

7. Umdisponieren (Aufträge auf Touren verschieben)

Mit «Umdisponieren» können bereits verplante oder noch nicht verplante Aufträge auf bestehende Touren verschoben werden.

1. Einen oder mehrere Aufträge markieren.
2. Den Button «Umdisponieren» in der Toolbar klicken.
3. Im Dialog die Zieltour auswählen. Die Liste der möglichen Touren wird anhand des Zeitraums, der Gruppe und des Status eingegrenzt; optional können auch über Nacht laufende Touren berücksichtigt werden.
4. Bestätigen – die Aufträge werden der gewählten Tour zugewiesen und die Tabelle wird aktualisiert.

Hinweis: Die Aktion ist nur verfügbar, wenn alle markierten Aufträge sich höchstens im Status «Verplant» befinden. Bereits abgeschlossene Aufträge können nicht umdisponiert werden.

8. Auftrag kopieren

Mit «Auftrag kopieren» wird ein bestehender Auftrag als Vorlage für einen neuen Auftrag verwendet.

1. Genau einen Auftrag in der Liste markieren.
2. Den Button «Auftrag kopieren» in der Toolbar klicken.
3. Es öffnet sich das Auftragsformular mit den Daten des kopierten Auftrags.
4. Die gewünschten Felder anpassen (z. B. Datum, Mengen, Adressen).
5. Den neuen Auftrag speichern.

Hinweis: Die Aktion ist nur für genau einen markierten Auftrag verfügbar.

9. Auftrag löschen

Nicht mehr benötigte Aufträge können direkt aus der Auftragsübersicht gelöscht werden.

1. Einen oder mehrere Aufträge markieren.
2. Den Button «Löschen» in der Toolbar klicken.
3. Die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Die markierten Aufträge werden unwiderruflich gelöscht. Das Löschen mehrerer Aufträge gleichzeitig (Sammelvorgang) wird unterstützt.

Achtung: Aufträge, die bereits in einer abgeschlossenen Tour enthalten sind oder bereits verrechnet wurden, können unter Umständen nicht mehr gelöscht werden.

Hinweis: Der Button «Löschen» ist deaktiviert, wenn unter den markierten Aufträgen einer ist, der bereits auf einer Tour verplant ist und einem Subunternehmer zugewiesen wurde.

10. Auftragsaufteilung / Splitten

Aufträge können in Teilaufträge aufgesplittet werden – entweder nach Menge oder nach Strecke. Die Teilaufträge erscheinen anschliessend als untergeordnete Zeilen (Master-Detail) in der Split-Übersicht oder als eigene Sendungen in der Standard-Ansicht.

Mengensplit

Die Mengensplit teilt die Ladung eines Auftrags auf mehrere Teilsendungen auf (z. B. bei Teillieferungen).

1. Genau einen Auftrag markieren.
2. «Mengensplit» in der Toolbar klicken.
3. Im Dialog die gewünschte Anzahl Teilaufträge festlegen und die Mengen auf die Teile verteilen.
4. Speichern.

Das System prüft, dass die Summe der Teilmengen mit der Gesamtmenge des Auftrags übereinstimmt.

Wegsplit

Die Wegsplit unterteilt einen Auftrag in mehrere Abschnitte entlang der Route (z. B. für Umschlagpunkte oder Zwischenlager). Teilaufträge eines bestehenden Splits sowie Aufträge mit einem Mengensplit sind davon ausgeschlossen. Wird ein Auftrag markiert, der bereits per Wegsplit aufgeteilt ist, öffnet sich der bestehende Split zur Bearbeitung.

Die Wegsplit ist auch für Aufträge möglich, die bereits auf einer Tour verplant sind (Status Verplant). Beim Speichern wird der ursprüngliche Auftrag von seiner Tour entfernt, und die Teilaufträge werden in die Touren eingeplant, die pro Streckenabschnitt angegeben sind.

1. Einen oder mehrere Aufträge markieren.
2. «Wegsplit» in der Toolbar klicken.
3. Im Dialog die Streckenabschnitte definieren (Gruppe, Planungsgebiet, Tour, Datum).
4. Optional: gespeicherte Vorlagen für Wegspliten verwenden.
5. Speichern.

Werden mehrere Aufträge gemeinsam aufgeteilt, zeigt die Auswahl im Feld Tour die Touren ihres gemeinsamen geplanten Tourdatums an; bei den folgenden Streckenabschnitten verschiebt sich dieses Datum um die aufsummierte Verzögerung (Tage). Haben die markierten Aufträge unterschiedliche Tourdaten, ist das Feld Tour schreibgeschützt.

Split löschen

Um einen bestehenden Split rückgängig zu machen:

1. Den aufgeteilten Auftrag (oder die Teilaufträge) markieren.
2. «Split löschen» in der Toolbar klicken.
3. Die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Die Teilaufträge werden entfernt, die Tabelle wird aktualisiert und alle aufgeklappten Detail-Zeilen werden eingeklappt.

11. Gruppe / Planungsgebiet ändern

Aufträge können nachträglich einer anderen Gruppe oder einem anderen Planungsgebiet zugewiesen werden.

1. Einen oder mehrere Aufträge markieren.
2. «Gruppe/Planungsgebiet ändern» in der Toolbar klicken.
3. Im Dialog die neue Gruppe bzw. das neue Planungsgebiet auswählen.
4. Speichern – die Tabelle wird anschliessend aktualisiert.

Diese Aktion steht für Sammeloperationen zur Verfügung und kann auf mehrere Aufträge gleichzeitig angewendet werden.

Hinweis: Wird über den globalen Gruppen-Umschalter die aktive Gruppe gewechselt, lädt die Tabelle automatisch neu und die verfügbaren Planungsgebiete werden aktualisiert.

Subunternehmer festlegen

Mit «Set-Subunternehmer» weisen Sie markierten Aufträgen einen Subunternehmer zu oder entfernen die Zuweisung wieder.

Hinweis: Der Button erscheint nur, wenn das Modul Master-Subunternehmer aktiv ist und die Einstellung Versandfreigabe aktiviert eingeschaltet ist. Diese Einstellung ändert ein Superadmin unter Einstellungen › Subunternehmer › Teilen (siehe Subunternehmer). Die Aktion steht Administratoren und Disponenten zur Verfügung.

1. Einen oder mehrere Aufträge markieren.
2. «Set-Subunternehmer» in der Toolbar klicken.
3. Im Dialog Setze Subunternehmer für Lieferungen im Feld Subunternehmer den gewünschten Subunternehmer auswählen. Haben alle markierten Aufträge bereits denselben Subunternehmer, ist das Feld damit vorbelegt. Um die Zuweisung zu entfernen, leeren Sie das Feld.
4. Speichern und die Sicherheitsabfrage bestätigen – die Tabelle wird anschliessend aktualisiert.

Hinweis: Die Aktion ist nicht möglich, wenn einer der markierten Aufträge bereits auf einer Tour verplant ist oder zu einem Muldenprozess gehört. In diesem Fall erscheint die Meldung Lieferungen können nicht als Subunternehmer festgelegt werden.

Der zugewiesene Subunternehmer lässt sich in der Spalte Subunternehmer anzeigen (siehe Abschnitt 19).

12. Lieferschein & Behälteretikett

Lieferschein erstellen

Für einen einzelnen Auftrag kann direkt aus der Übersicht ein Lieferschein als PDF erzeugt werden.

1. Genau einen Auftrag markieren.
2. «Lieferschein» in der Toolbar klicken.
3. Das PDF wird generiert und steht zum Download oder zur Anzeige bereit.

Hinweis: Die Aktion ist nur für genau einen markierten Auftrag verfügbar.

Lieferscheine neu generieren

Mit «Lieferscheine neu generieren» können Lieferscheine für mehrere Aufträge gleichzeitig neu erstellt werden (z. B. nach Änderungen an Adress- oder Artikeldaten). Im erscheinenden Dialog kann ausgewählt werden, welche Dokumente neu generiert werden sollen.

Hinweis: Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn die Neugenerierung von Lieferscheinen in den Einstellungen aktiviert ist.

Behälteretikett

Für Sendungen mit Behältern können Etiketten gedruckt werden.

1. Einen oder mehrere Aufträge markieren.
2. «Behälteretikett» in der Toolbar klicken.
3. Die Etiketten werden generiert und stehen zum Druck bereit.

Hinweis: Das Behälteretikett steht nur zur Verfügung, wenn das entsprechende Modul und eine entsprechende Reportvorlage für den Mandanten aktiviert ist.

13. Bericht: Auftragsansicht

Der Button «Auftragsansicht» (Bericht) erzeugt einen druckbaren Bericht mit den Daten der markierten Aufträge. Der Bericht wird in einem neuen Browser-Tab als PDF generiert.

1. Einen oder mehrere Aufträge markieren.
2. «Auftragsansicht» in der Toolbar klicken.
3. Das PDF wird generiert und steht zur Anzeige bzw. zum Download bereit.

14. Zur Kommissionierung bereit

Hinweis: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn das Kommissionierungsmodul für den Mandanten aktiviert ist.

Mit «Zur Kommissionierung bereit» wird ein Auftrag als kommissionierbereit markiert. Dies signalisiert dem Lagerpersonal, dass die Sendung für die Kommissionierung vorbereitet werden kann.

1. Einen oder mehrere Aufträge markieren.
2. «Zur Kommissionierung bereit» in der Toolbar klicken.

Während der Verarbeitung ist die Tabelle kurzzeitig gesperrt; danach aktualisiert sie sich automatisch. Die Markierung kann durch erneutes Klicken des Buttons wieder aufgehoben werden (Umschalter).

Kommissionierungsdetails öffnen

Für markierte Aufträge können die Kommissionierungsdetails in einem eigenen Fenster geöffnet werden. Optional werden dabei automatisch alle Aufträge mitausgewählt, die denselben relevanten Standort (Abhol-/Zustellpunkt) betreffen, um zusammengehörende Sendungen gemeinsam zu bearbeiten.

15. Sendungsprüfung

Hinweis: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn das Modul für die Sendungsprüfung aktiviert ist, und steht nicht für reine Betrachter zur Verfügung.

Mit der Sendungsprüfung werden abgeschlossene Sendungen als geprüft markiert – beispielsweise zur Qualitätskontrolle oder als Freigabe für die Weiterverarbeitung.

1. Einen oder mehrere abgeschlossene Aufträge markieren.
2. Den Button «Sendungsprüfung» in der Toolbar klicken.
3. Die Prüfung im Dialog bestätigen.

Hinweis: Die Aktion ist nur möglich, wenn alle markierten Aufträge den Status «Zustellung abgeschlossen» haben und mindestens einer davon noch nicht geprüft wurde.

16. Rechnung erstellen

Wenn das Fakturierungsmodul aktiviert ist, kann direkt aus der Auftragsübersicht eine Rechnung erstellt werden.

Voraussetzungen

• Das Fakturierungsmodul muss für den Mandanten aktiviert sein.
• Die aktuelle Gruppe darf keine reine Subunternehmer-Gruppe sein.
• Die zu verrechnenden Aufträge müssen den Verrechnungsstatus «Zur Verrechnung» haben.

Ablauf

1. Einen oder mehrere Aufträge in der Liste auswählen.
2. Den Button «Rechnung erstellen / aktualisieren» in der Toolbar klicken.
3. Im Dialog den Rechnungsempfänger, das Rechnungsdatum und weitere Parameter prüfen.
4. Die Rechnung bestätigen – der Verrechnungsstatus der gewählten Aufträge wechselt auf «Verrechnung läuft» bzw. «Verrechnet».

Hinweis: Die verfügbaren Optionen und Schritte im Rechnungsdialog können je nach Mandantenkonfiguration variieren.

Verrechnungsstatus der Aufträge

17. Excel-Export

Die aktuell gefilterte Auftragsliste kann als Excel-Datei exportiert werden. Der Button «Exportieren» (oder «Excel-Export») lädt eine .xlsx-Datei mit den angezeigten Aufträgen herunter.

Der Export enthält alle Spalten, die in der Tabelle aktuell sichtbar sind. Durch Anpassen der Filter vor dem Export kann der Inhalt der Exportdatei gesteuert werden.

18. Berrechnung abbrechen (stecken gebliebene Aufträge)

In seltenen Fällen können Aufträge in einer Aktion gesperrt bleiben, obwohl die Aktion bereits beendet ist. Mit Berrechnung abbrechen werden solche Aufträge wieder freigegeben.

1. Die betroffenen Aufträge markieren.
2. Den Button «Berrechnung abbrechen» in der Toolbar klicken.

Die Sperre wird aufgehoben und die Aufträge können wieder normal bearbeitet werden.

Hinweis: Diese Aktion ist nur in Ausnahmesituationen erforderlich. Im Normalbetrieb werden Sperren automatisch aufgehoben, sobald eine Aktion abgeschlossen ist.

19. Spaltenkonfiguration

Die sichtbaren Spalten der Auftragsübersicht können pro Benutzer konfiguriert werden. Über das Einstellungs-Symbol in der Toolbar lässt sich der Spalten-Konfigurator öffnen: Spalten können ein- oder ausgeblendet und die Reihenfolge per Drag-and-Drop angepasst werden. Über die Layout-Funktionen lässt sich die Anordnung der Tabelle zudem zurücksetzen.

Die Konfiguration wird benutzerspezifisch gespeichert und bleibt nach dem Abmelden erhalten.

Häufig verwendete zusätzliche Spalten

Tipp: Der Spalten-Konfigurator enthält alle verfügbaren Spalten. Für eine vollständige Übersicht öffnen Sie den Konfigurator und nutzen die Suchfunktion, um schnell die gewünschte Spalte zu finden.

20. Weitere Tabellenfunktionen

Vorlagen (Templates)

Benutzer können ihre aktuelle Spalten- und Filterkonfiguration als Vorlage speichern und später per Klick wiederherstellen.

• Vorlage speichern: Button «Vorlage hinzufügen» in der Toolbar → aktuelle Einstellungen werden unter einem frei wählbaren Namen gespeichert.
• Vorlage markieren: Markierte Vorlagen erscheinen als eigene Buttons in der Toolbar. Ein Klick stellt die gespeicherte Konfiguration wieder her.
• Vorlage anwenden: Die gewählte Vorlage wird auf die aktuelle Tabelle angewendet.
• Verwaltung: Über «Vorlagen verwalten» können Vorlagen umbenannt, als Favoriten markiert oder mit Gruppen/Rollen geteilt werden.

Einstellungen der übergeordneten Gruppe übernehmen

Mit dieser Funktion lassen sich die Tabellen- und Spalteneinstellungen der übergeordneten Gruppe auf die aktuelle Ansicht übertragen. Das ist hilfreich, um in mehreren Gruppen einheitliche Spaltenlayouts sicherzustellen, ohne diese manuell nachzubauen.

Schnellsuche, Aktualisieren und Filter löschen

Die Standard-Werkzeuge der Toolbar umfassen:

• Schnellsuche: ein Suchfeld, das die angezeigte Liste über alle Spalten hinweg durchsucht.
• Aktualisieren: lädt die aktuelle Ansicht neu.
• Filter löschen: entfernt alle aktiven Filter.
• Alle auswählen / Auswahl aufheben: markiert bzw. demarkiert alle Aufträge der aktuellen Seite.

Echtzeit-Sperrhinweis

Wenn ein anderer Benutzer einen Auftrag gerade bearbeitet oder dieser durch eine laufende Optimierung gesperrt ist, wird die entsprechende Zeile in der Tabelle farblich hervorgehoben. Gesperrte Aufträge können in dieser Zeit nicht bearbeitet werden. Sobald die Sperre aufgehoben wird, aktualisiert sich die Anzeige automatisch.

Bedingte Zellfärbung

Hinweis: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn das Modul für Zellfärbung für den Mandanten aktiviert ist.

Administratoren können Regeln hinterlegen, nach denen Zeilen oder einzelne Zellen in der Auftragsübersicht automatisch eingefärbt werden – beispielsweise um Aufträge mit bestimmten Eigenschaften optisch hervorzuheben. Die Regeln sind gruppenspezifisch und werden in den Systemeinstellungen konfiguriert.

Automatische Selektion gleicher Abholpunkte

Über die Checkbox «Gleichen Abholpunkt automatisch auswählen» in der Toolbar kann die automatische Selektion verwandter Aufträge aktiviert werden: Beim Anklicken eines Auftrags werden alle weiteren Aufträge mit demselben relevanten Abholpunkt automatisch mitmarkiert. Diese Einstellung wird pro Benutzer gespeichert.

21. Zusammenfassung: verfügbare Aktionen