Auftragserstellung

Der Transportauftrag (auch: Sendung) ist die zentrale Entität in X4fleet. Er beschreibt, was wann wo abgeholt und zugestellt werden soll. Dieses Kapitel beschreibt die manuelle Erfassung eines neuen Auftrags im Web-Interface und erläutert alle relevanten Felder, Funktionen und Prozesse.

1. Neuen Auftrag erstellen

Navigation

Ein neuer Auftrag wird über die Auftragsübersicht erstellt. Der Button «Neuer Auftrag» öffnet ein Eingabeformular (Dialog-Fenster / WinBox).

Pflichtfelder

Folgende Felder müssen mindestens ausgefüllt werden, damit ein Auftrag gespeichert und freigegeben werden kann:

Hinweis: Je nach Systemkonfiguration des Mandanten können zusätzliche Felder als Pflichtfelder definiert sein, z.B. Auftraggeber, Fuhrenummer oder Zeitfenster.

Optionale Felder

Alle weiteren Felder sind optional, liefern dem Disponenten jedoch wichtige Planungsinformationen:

Hinweis zum Feld Subunternehmer: Das Feld wird angezeigt, wenn der Auftrag bereits einem Subunternehmer zugewiesen ist, oder wenn für die Gruppe das Modul Master-Subunternehmer aktiv und Versandfreigabe aktiviert eingeschaltet ist (nicht bei Muldenaufträgen). Siehe Einstellungen › Subunternehmer und Subunternehmer-Beziehungen. Der Subunternehmer kann nur geändert werden, solange der Auftrag keiner Tour zugeordnet ist. Sobald der Auftrag verplant ist, wird das Feld ausgegraut und eine Änderung ist nicht mehr möglich. Benutzern des Subunternehmers selbst wird das Feld nicht angezeigt.

2. Von/Zu-Stellen (Abholort und Zustellort)

Was ist eine «Stelle»?

Eine Stelle (auch: POI – Point of Interest) ist ein Ort in X4fleet mit hinterlegter Adresse und GPS-Koordinaten. Sie ist die Grundlage für die Tourenplanung und Routenberechnung. Stellen können Stammdaten sein (dauerhaft gespeichert) oder temporär nur für diesen Auftrag erfasst werden.

Abholort (Von-Stelle)

Der Abholort definiert, wo die Ware geladen wird. Folgende Angaben können erfasst werden:

Zustellort (Zu-Stelle)

Der Zustellort definiert, wo die Ware abgeliefert wird. Die Felder sind analog zum Abholort. Zusätzlich:

Stelle suchen oder neu erfassen

Beim Erfassen einer Stelle wird zuerst in den bestehenden Stammdaten gesucht. Wird eine Stelle gefunden und ausgewählt, werden alle hinterlegten Daten (Adresse, Koordinaten, Bemerkungen, Öffnungszeiten etc.) automatisch übernommen. Wird keine passende Stelle gefunden, kann eine neue Adresse direkt im Formular eingegeben werden. Das System geocodiert die Adresse automatisch.

Wichtig: Für die Tourenplanung und Routenberechnung müssen GPS-Koordinaten vorhanden sein. Ohne gültige Koordinaten kann ein Auftrag nicht freigegeben werden.

3. Auftragszeiten und Zeitfenster

Geplantes Tourdatum

Das Geplante Tourdatum (Shipment.DatePickup) gibt an, an welchem Tag der Transport stattfinden soll. Es ist das primäre Planungsdatum für den Disponenten.

Zeitfenster

Zusätzlich zum Tourdatum können für Abholung und Zustellung Zeitfenster hinterlegt werden. Diese geben dem Fahrer und dem Disponenten vor, in welchem Zeitraum die Abholung bzw. Zustellung zu erfolgen hat.

Mögliche Zeitfenster-Kombinationen

Tipp: Präzise Zeitfenster verbessern die Qualität der Tourenplanung erheblich. Je genauer die Zeitangaben, desto realistischer die geplante Route.

Standzeiten

Neben den Zeitfenstern können die voraussichtlichen Standzeiten (Be- und Entladezeiten) erfasst werden:

Diese Werte fliessen in die Tourenplanung ein und beeinflussen die Tourenzeiten.

4. Spezialitäten, Fahrzeugqualifikationen und Ladehilfsmittel

Diese drei Bereiche definieren besondere Anforderungen an den Transport. Sie müssen im Backend des Systems vorkonfiguriert werden.

Spezialitäten

Spezialitäten (Shipment.Special) beschreiben besondere Eigenschaften der Sendung oder des Transportvorgangs, z.B.:

• Gefahrengut
• Kühlpflicht
• Fragile Ware
• Expresssendung

Spezialitäten werden als Kästchen (Checkboxen) im Auftrag angezeigt und können mehrfach ausgewählt werden. Sie sind rein informativ oder können für die Disposition als Filterkriterium genutzt werden. Spezialitäten können sowohl auf Auftragsebene als auch spezifisch für die Von-Stelle oder Zu-Stelle hinterlegt werden.

Fahrzeugqualifikationen

Fahrzeugqualifikationen (Shipment.Qualifications) legen fest, welche Fahrzeugeigenschaften für diesen Transport erforderlich sind, z.B.:

• Hebebühne
• Kühlfahrzeug
• Spezialaufbau (z.B. Silo, Tankwagen)
• Mindest-Ladekapazität

Die Qualifikationen werden beim Disponieren mit den Fahrzeugstammdaten abgeglichen. Fahrzeuge, die die Anforderungen nicht erfüllen, werden als ungeeignet markiert.

Ladehilfsmittel

Ladehilfsmittel beschreiben Hilfsmittel, die beim Be- oder Entladen benötigt werden, z.B.:

• Hubwagen
• Gabelstapler
• Sackkarre
• Spezielle Spanngurte

Ladehilfsmittel können auf Auftragsebene sowie getrennt für Abholung (DropoffLoadingSupports) und Zustellung erfasst werden. Der Ladehilfsmittelzuschlag (Shipment.LoadingToolValue) kann ebenfalls im System hinterlegt werden.

Hinweis: Welche Spezialitäten, Qualifikationen und Ladehilfsmittel verfügbar sind, ist mandantenspezifisch konfigurierbar.

5. Artikelpositionen (Sendungspositionen)

Übersicht

Ein Auftrag kann eine oder mehrere Artikelpositionen (Produkte, Dienstleistungen oder Lademittel) enthalten. Die Positionen beschreiben detailliert, was transportiert wird.

Felder einer Auftragsposition

Artikeltypen

Dimensionsfelder auf Auftragsebene

Die Gesamtmengen (Gewicht, Volumen, Paletten) werden automatisch aus den Positionen errechnet und auf Auftragsebene zusammengefasst:

Hinweis: Die Bruttofelder auf Auftragsebene können auch manuell übersteuert werden, wenn die Positionsdetails nicht bekannt sind.

6. Weitere Funktionen innerhalb eines Auftrags

Nächsten Auftrag erfassen (Batch-Erfassung)

Mit der Funktion «Nächsten Auftrag erfassen» (Shipment.BatchCreation) kann nach dem Speichern eines Auftrags sofort ein neuer Auftrag geöffnet werden. Dies erleichtert die schnelle Erfassung mehrerer Aufträge hintereinander.

Auftrag kopieren

Bestehende Aufträge können dupliziert werden. Dabei werden alle Felder des Originals übernommen und können angepasst werden. Diese Funktion ist nützlich, wenn regelmässig ähnliche Aufträge erfasst werden müssen.

Vorlage laden

Über «Vorlage auswählen» (Action.OrderTemplate.Choose) kann ein Auftrag auf Basis einer gespeicherten Auftragsvorlage vorausgefüllt werden. Vorlagen enthalten vordefinierte Felder und Positionen.

Auftrag freigeben

Ein gespeicherter Auftrag befindet sich zunächst im Status «In Bearbeitung». Mit der Freigabe wechselt er in den Status «Freigegeben» und steht dem Disponenten zur Tourenplanung zur Verfügung. Vor der Freigabe prüft das System:

• Sind Abholort und Zustellort mit gültigen Koordinaten vorhanden?
• Ist ein Tourdatum gesetzt?
• Sind alle mandantenspezifischen Pflichtfelder ausgefüllt?

Lieferschein

Für einen abgeschlossenen Auftrag kann ein Lieferschein (Shipment.DropoffDeliveryNotes) generiert und per E-Mail versandt werden. Die Empfänger-E-Mail-Adressen können direkt im Auftrag unter Shipment.DeliveryNoteMails hinterlegt werden.

Avisierung

Die Avisierung ermöglicht es, den Kunden (Empfänger) über den geplanten Ankunftszeitpunkt zu informieren. Der Zeitpunkt der Avisierung wird im System festgehalten (PickupAdvisingSetTime, DropoffAdvisingSetTime).

Sendungssplitt

Aufträge können aufgeteilt werden:

• Mengensplitt: Die Sendungsmenge wird auf mehrere Teilsendungen aufgeteilt.
• Wegsplitt: Die Sendung wird auf verschiedene Routen/Stops aufgeteilt.

Splitt-Sendungen behalten eine Eltern-Kind-Beziehung und sind im System als zusammengehörig erkennbar.

7. Auftragsvorlagen und Daueraufträge

Auftragsvorlage (Template)

Eine Auftragsvorlage ist ein gespeicherter Auftrag, der als Basis für neue Aufträge dient. Vorlagen eignen sich für Transportaufträge, die regelmässig mit ähnlichen Daten erfasst werden.

Vorlage erstellen

Im Auftragsdialog gibt es die Möglichkeit, den aktuellen Auftrag als Vorlage zu speichern:

• Name der Vorlage (Pflichtfeld)
• Bemerkungen zur Vorlage
• Privat (OrderTemplate.IsPrivate): Vorlage ist nur für den Ersteller sichtbar
• Vorlage für Daueraufträge (OrderTemplate.IsRecurringOrderTemplate): Kennzeichnet die Vorlage als Basis für Daueraufträge

Vorlagen können unter Einstellungen > Auftragsvorlagen verwaltet werden.

Dauerauftrag (Recurring Order)

Ein Dauerauftrag ist eine Konfiguration, die aus einer Auftragsvorlage automatisch oder manuell wiederkehrende Transportaufträge generiert. Daueraufträge sind ideal für tägliche, wöchentliche oder intervallbasierte Routen.

Navigation

Daueraufträge werden unter Einstellungen > Daueraufträge verwaltet.

Felder des Dauerauftrags

Aufträge generieren

Daueraufträge können:

• Automatisch generiert werden (System erzeugt die Aufträge im Voraus, konfigurierbar via «Tage vor der automatischen Generierung»).
• Manuell generiert werden über «Ausgewählten Dauerauftrag generieren» oder «Daueraufträge generieren».

Hinweis: Die generierten Aufträge werden im Status «In Bearbeitung» oder direkt «Freigegeben» erstellt, je nach Systemkonfiguration.

8. Auftragsstatus

Ein Transportauftrag durchläuft verschiedene Status während seines Lebenszyklus:

Sendungsstatus (Dispositionsstatus)

Verrechnungsstatus (Fiskalstatus)

Wenn das Fakturierungsmodul aktiv ist, hat jeder Auftrag zusätzlich einen Verrechnungsstatus:

Bearbeitungsregeln nach Status

Das System verhindert je nach Konfiguration Änderungen oder Löschungen, sobald ein Auftrag einen bestimmten Status erreicht hat:

9. Auftragssuche

Auftragsübersicht

Die Auftragsübersicht zeigt alle Aufträge in tabellarischer Form. Die angezeigte Liste kann nach verschiedenen Kriterien gefiltert und sortiert werden.

Filteroptionen

Folgende Felder stehen typischerweise als Suchfilter zur Verfügung:

Suchresultate

Die Suchergebnisse zeigen die konfigurierten Spalten der Auftragsübersicht. Diese können pro Benutzer oder global angepasst werden. Durch Klick auf eine Sendung wird der Detaildialog geöffnet.

Exportfunktion

Die gefilterten Aufträge können als Excel-Datei exportiert werden, um sie ausserhalb von X4fleet weiterzuverarbeiten.

10. Zusammenfassung: Ablauf einer typischen Auftragserfassung

1. Neuen Auftrag öffnen
   └─ «Neuer Auftrag» klicken

2. Grunddaten erfassen
   ├─ Geplantes Tourdatum setzen
   ├─ Auftraggeber auswählen (optional, aber empfohlen)
   └─ Externe Referenz eingeben (optional)

3. Von-Stelle (Abholort) erfassen
   ├─ Bestehende Stelle suchen und auswählen, oder
   ├─ Neue Adresse erfassen (wird automatisch geocodiert)
   ├─ Zeitfenster setzen (von / bis)
   └─ Abholbemerkungen eingeben (optional)

4. Zu-Stelle (Zustellort) erfassen
   ├─ Bestehende Stelle suchen und auswählen, oder
   ├─ Neue Adresse erfassen
   ├─ Zeitfenster setzen (von / bis)
   └─ Zustellbemerkungen eingeben (optional)

5. Artikelpositionen erfassen
   ├─ Artikel aus Stammdaten wählen oder neu eingeben
   ├─ Menge und Einheit setzen
   └─ Gewicht / Volumen / Paletten eingeben (optional, wenn bekannt)

6. Spezialitäten / Qualifikationen / Ladehilfsmittel setzen (optional)

7. Speichern
   └─ Auftrag wird im Status «In Bearbeitung» gespeichert

8. Freigeben
   └─ Auftrag wechselt in Status «Freigegeben»
      → Steht dem Disponenten für die Tourenplanung zur Verfügung