Berichtsgenerierung

Unter Einstellungen › Berichtsgenerierung legen Administratoren fest, welche Berichtsvorlagen X4fleet in den verschiedenen Bereichen der Anwendung verwendet und wie Abhol- und Lieferscheine erzeugt werden. Auf dieser Seite wird ausserdem gesteuert, ob Systemberichte für Untergruppen sichtbar sind, und es wird die Standardvorlage für den Versand von Berichten per E-Mail hinterlegt. Die Seite richtet sich an Benutzer mit Administrationsrechten.

Alle Einstellungen dieser Seite gelten für die aktuell ausgewählte Gruppe und werden gemeinsam gespeichert: Erst beim Klick auf «Speichern» werden sämtliche Änderungen übernommen.

1. Navigation

Die Einstellungen zur Berichtsgenerierung sind über das Hauptmenü unter Einstellungen › Berichtsgenerierung (Erstellung von Reports) erreichbar. Die getroffenen Einstellungen gelten jeweils für die aktuell ausgewählte Gruppe.

2. Sichtbarkeit von Systemberichten für Untergruppen

Über die Checkbox «Systemberichte für Untergruppen anzeigen» wird gesteuert, ob die Standard-Systemberichte auch in den Untergruppen der aktuellen Gruppe zur Verfügung stehen.

• Ist die Option aktiviert, stehen die Systemberichte auch den Untergruppen zur Verfügung.
• Ist die Option deaktiviert, sind die Systemberichte auf die aktuelle Gruppe beschränkt.

Berichte für geteilte Aufträge

Im selben Bereich Allgemeine Einstellungen befindet sich darunter die Checkbox Berichte für den geteilten Elternteil erstellen. Sie ist standardmässig deaktiviert und wirkt nur auf automatisch erzeugte Abhol- und Lieferscheine.

Ist die Option aktiviert, wird bei geteilten Aufträgen zusätzlich auch für den ursprünglichen Auftrag (den Elternauftrag) ein Bericht erzeugt:

• Wegsplitt: Der ursprüngliche Auftrag erhält immer einen Bericht.
• Mengensplit: Der ursprüngliche Auftrag erhält erst dann einen Bericht, wenn alle Teilaufträge abgeschlossen sind.

Hinweis: Die Einstellung hat nur eine sichtbare Wirkung, wenn ein Berichtslayout hinterlegt ist, das speziell für ursprüngliche Aufträge geteilter Sendungen vorbereitet wurde. Ein solches Layout wird ausschliesslich für diese Aufträge verwendet, normale Aufträge werden damit nicht gedruckt. Die Vorbereitung des Layouts ist auf dieser Einstellungsseite nicht möglich.

3. Bericht für die Sendungsansicht

Im Feld Bericht für die Sendungsansicht wird die Berichtsvorlage ausgewählt, die beim Erzeugen der Sendungsansicht (Auftragsbericht) als PDF verwendet wird.

1. In das Auswahlfeld klicken.
2. Den Namen der gewünschten Berichtsvorlage eingeben oder aus der Vorschlagsliste auswählen.
3. Die Auswahl bestätigen.

Das Feld bietet eine Vorschlagssuche: Während der Eingabe werden passende Berichtsvorlagen vorgeschlagen.

Bericht für den Wägeschein

Ist das Modul für IoT-Messungen aktiviert, steht zusätzlich das Feld Bericht für den Wägeschein zur Verfügung. Hier wird die Berichtsvorlage ausgewählt, die für den Wägeschein verwendet wird. Ohne aktives IoT-Messmodul wird dieser Bereich nicht angezeigt.

4. Berichtslisten (Standard, Fahrer, SFTP)

In diesem Abschnitt werden Mehrfachauswahl-Listen verwaltet, mit denen festgelegt wird, welche Berichte in den jeweiligen Bereichen zur Verfügung stehen.

Berichte hinzufügen und entfernen

Jede Liste verfügt über ein Auswahlfeld mit Vorschlagssuche sowie die darunter angezeigte Aufstellung der bereits ausgewählten Berichte.

1. In das Auswahlfeld der gewünschten Liste klicken.
2. Den Berichtsnamen eingeben oder aus der Vorschlagsliste auswählen.
3. Der Bericht wird der Liste hinzugefügt und erscheint in der Aufstellung darunter.
4. Um einen Bericht zu entfernen, das zugehörige Entfernen-Symbol in der Liste anklicken.

Hinweis: Die Reihenfolge der ausgewählten Berichte bleibt erhalten und entspricht der Reihenfolge, in der die Berichte später angeboten werden.

5. Bericht für Vorkommnis-PDF und Behälteretikett

In diesem Bereich werden zwei weitere Berichtsvorlagen festgelegt:

Beide Felder bieten eine Vorschlagssuche. Geben Sie den Namen der gewünschten Berichtsvorlage ein oder wählen Sie ihn aus der Vorschlagsliste aus.

6. Generierung von Abhol- und Lieferscheinen

In diesem Abschnitt wird gesteuert, wie Abhol- und Lieferscheine erzeugt werden. Die Konfiguration erfolgt getrennt in zwei Spalten – eine für Abholscheine und eine für Lieferscheine.

Hauptgruppe priorisieren

Über die Checkbox «Hauptgruppe priorisieren» wird festgelegt, dass die Einstellungen der Hauptgruppe bei der Berichtsgenerierung Vorrang haben.

Einstellungen je Spalte (Abholung / Lieferung)

Für jede der beiden Spalten stehen folgende Einstellungen zur Verfügung:

• Berichtseinstellungen bearbeiten: Über einen Button wird ein Unterformular geöffnet, in dem die detaillierten Einstellungen zur Berichtsgenerierung erfasst werden.
• Berichte für eigene Touren: Mehrfachauswahl-Liste der Berichte, die für Touren der eigenen Gruppe verwendet werden.
• Berichte für fremde Touren: Mehrfachauswahl-Liste der Berichte, die für Touren fremder Gruppen verwendet werden.
• Zeitpunkt der Generierung: Über Auswahlschalter wird festgelegt, wann der Schein erzeugt wird:
  • Nach Abschluss des Transportpunkts – die Generierung erfolgt, sobald der jeweilige Transportpunkt abgeschlossen ist.
  • Nach Abschluss der Tour – die Generierung erfolgt erst nach Abschluss der gesamten Tour.

Die Mehrfachauswahl-Listen werden wie in Abschnitt 4 beschrieben bedient: Berichte werden über die Vorschlagssuche hinzugefügt und über das Entfernen-Symbol wieder entfernt.

7. Standard-E-Mail-Vorlage für Berichte

Werden Berichte per E-Mail versendet, verwendet X4fleet eine Standardvorlage für Betreff und Nachrichtentext. Diese Vorlage wird hier hinterlegt:

Die hier hinterlegten Inhalte werden beim Versand von Berichten als Standard vorgeschlagen und können bei Bedarf im Einzelfall angepasst werden.

8. Speichern

Sämtliche Einstellungen dieser Seite werden gemeinsam übernommen. Klicken Sie nach Abschluss Ihrer Änderungen auf «Speichern», damit die Einstellungen für die aktuell ausgewählte Gruppe wirksam werden.

Hinweis: Die Verfügbarkeit einzelner Bereiche hängt von den freigeschalteten Modulen ab. So wird beispielsweise der Bericht für den Wägeschein nur bei aktivem IoT-Messmodul angezeigt.