Reports – Übersicht
Einstiegsseite des Reports-Bereichs: rollenabhängige Kacheln zu Berichtsanzeige, Berichtsverwaltung sowie Bild- und Text-Berichtsobjekten.
Die Übersicht des Reports-Bereichs ist die Einstiegsseite für sämtliche Berichts- und Auswertungsfunktionen von X4fleet. Sie zeigt eine Sammlung von Kacheln an, über die Sie zu den einzelnen Unterbereichen gelangen – etwa zur Anzeige vorhandener Berichte oder zur Verwaltung von Berichtsvorlagen. Welche Kacheln angezeigt werden, hängt von Ihren Berechtigungen ab: Bearbeiter und Betrachter sehen die Berichtsanzeige, Administratoren zusätzlich die Verwaltungsfunktionen.
1. Navigation
Die Übersicht ist über das Hauptmenü unter Reports erreichbar. Beim Aufruf öffnet sich eine Kachelseite, von der aus alle freigeschalteten Unterbereiche zugänglich sind.
Die Kacheln sind in benannten, farblich gekennzeichneten Kategorien gruppiert. Jede Kategorie wird als eigener Bereich mit Titel dargestellt; die Bereiche stehen nebeneinander und werden auf kleineren Bildschirmen umgebrochen. Eine Kategorie, in der Ihnen keine Kachel zur Verfügung steht, wird nicht angezeigt. Welche Kacheln zu welcher Kategorie gehören, zeigt die Zusammenfassung in Abschnitt 7.
Die angezeigten Kacheln werden anhand Ihrer Rolle gefiltert: Es erscheinen ausschliesslich die Bereiche, für die Sie berechtigt sind. Wechseln Sie über den Gruppenumschalter die aktive Gruppe, wird die Auswahl der sichtbaren Kacheln automatisch neu ausgewertet und gegebenenfalls angepasst.
Hinweis: Sehen Sie keine einzige Kachel, fehlen Ihnen die Berechtigungen für sämtliche Reports-Funktionen. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Administrator.
2. Berichte anzeigen
Die Kachel «Reports» führt zur Berichtsanzeige. Hier können Bearbeiter, Betrachter und Sachbearbeiter die für die ausgewählte Gruppe verfügbaren, bereits erzeugten Berichte durchsuchen und öffnen.
- Über die Kachel «Reports» die Berichtsanzeige öffnen.
- Bei Bedarf über die Gruppenauswahl die gewünschte Gruppe wählen. Superadministratoren steht zusätzlich eine Option zur Anzeige über alle Gruppen hinweg zur Verfügung.
- Die Liste der Berichte über die verfügbaren Filter eingrenzen.
- Einen Bericht in der Liste anklicken, um ihn zu öffnen und anzuzeigen.
Die Berichte werden in einer filterbaren Tabelle dargestellt. Über die Filter lässt sich die Anzeige gezielt auf bestimmte Berichte einschränken.
3. Berichtsausgabe erzeugen
Aus der Berichtsanzeige heraus lässt sich für einen gewählten Bericht eine konkrete Ausgabe erzeugen – beispielsweise als PDF, als Tabelle oder als Datei zum Export. Je nach Berichtstyp können vor der Erzeugung Parameter erfasst werden, mit denen Sie den Inhalt der Ausgabe steuern.
Die fertige Ausgabe wird anschliessend zur Anzeige bzw. zum Download bereitgestellt. Für entsprechende Berichte kann auch ein QR-Zahlteil (QR-Rechnung) erzeugt werden.
Hinweis: Diese Funktion steht denselben Rollen wie die Berichtsanzeige zur Verfügung. Sie wird nicht als eigene Kachel auf der Übersichtsseite angezeigt, sondern aus der Berichtsanzeige heraus aufgerufen.
4. Berichtsvorlagen verwalten
Hinweis: Diese Funktion steht nur Administratoren zur Verfügung.
Die Kachel «Reports verwalten» öffnet die Verwaltung der Berichtsvorlagen. Hier definieren und pflegen Administratoren die Vorlagen, aus denen die einzelnen Berichte erzeugt werden.
Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:
- Vorlagen auflisten: Übersicht aller vorhandenen Berichtsvorlagen.
- Vorlage erstellen: Eine neue Berichtsvorlage anlegen.
- Vorlage duplizieren: Eine bestehende Vorlage als Kopie übernehmen und als Ausgangspunkt für eine neue Vorlage verwenden.
- Layout bearbeiten: Das Layout einer Vorlage gestalten und anpassen.
- Vorlage speichern: Änderungen an einer Vorlage sichern.
- Vorlage löschen: Eine nicht mehr benötigte Vorlage entfernen.
- Generierungseinstellungen: Einstellungen festlegen, nach denen Berichte aus der Vorlage erzeugt werden.
Eine ausführliche Beschreibung finden Sie unter Reports verwalten.
5. Bild-Berichtsobjekte verwalten
Hinweis: Diese Funktion steht nur Administratoren zur Verfügung.
Die Kachel Reportbilder verwalten öffnet die Verwaltung wiederverwendbarer Bild- bzw. Grafikobjekte. Diese Objekte – beispielsweise Logos oder Grafiken – können anschliessend in Berichtsvorlagen eingebettet werden.
Administratoren können Bild-Berichtsobjekte auflisten, neu speichern und löschen. Einmal hinterlegte Bildobjekte stehen für die Verwendung in mehreren Berichtslayouts zur Verfügung.
Weitere Informationen finden Sie unter Bild-Berichtsobjekte.
6. Text-Berichtsobjekte verwalten
Hinweis: Diese Funktion steht nur Administratoren zur Verfügung.
Die Kachel Reporttexte verwalten öffnet die Verwaltung wiederverwendbarer Textbausteine, die Administratoren in Berichtsvorlagen einfügen können – etwa standardisierte Hinweise, Fusszeilen oder rechtliche Texte.
Textbausteine können aufgelistet, gespeichert und gelöscht werden. Die Texte lassen sich mehrsprachig hinterlegen, sodass im Bericht automatisch die passende Sprachversion verwendet wird.
7. Zusammenfassung: verfügbare Bereiche
Die Kacheln sind auf der Übersicht in die folgenden Kategorien gruppiert:
| Kategorie | Kachel | Beschreibung | Voraussetzung |
|---|---|---|---|
| Berichte | Reports | Vorhandene Berichte durchsuchen, öffnen und Ausgaben erzeugen | Betrachter-/Bearbeiterrolle |
| Berichte | Reports verwalten | Berichtsvorlagen anlegen, bearbeiten, duplizieren und löschen | Administrator |
| Vermögenswerte melden | Reportbilder verwalten | Wiederverwendbare Bild-/Grafikobjekte verwalten | Administrator |
| Vermögenswerte melden | Reporttexte verwalten | Wiederverwendbare, mehrsprachige Textbausteine verwalten | Administrator |
Hinweis: Die hier aufgeführten Kacheln werden nur angezeigt, wenn Sie über die jeweils erforderliche Berechtigung verfügen. Die Auswahl wird beim Wechsel der aktiven Gruppe automatisch aktualisiert.