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    X4Fleet Help Center

    Checklisten

    Checklisten, Elemente und Element-Gruppen erstellen und konfigurieren.

    Checklisten sind strukturierte Fragebögen, die Fahrer zu festgelegten Zeitpunkten während der Tourausführung auf der mobilen App ausfüllen. Damit lassen sich Kontrollprozesse standardisieren — zum Beispiel Fahrzeugchecks beim Tourbeginn, Schadenserfassung beim Aufladen oder Abnahmebestätigungen beim Abladen.

    Ausgefüllte Checklisten können unter Überwachung › Checklisten eingesehen und bearbeitet werden.

    1. Voraussetzung

    Die Checklisten-Funktion muss global aktiviert sein:

    App-Einstellungen › Checklisten aktivieren = Ein

    Ist diese Einstellung inaktiv, werden die Menüeinträge für Checklisten nicht angezeigt und keine Checklisten an die App übermittelt.

    Zusätzliche Einstellung: «Zeige nur ausgefüllte und geforderte Checklisten im Unterschriftendialog» — ist diese Option aktiv, werden im Unterschriftsdialog auf der App nur Checklisten angezeigt, die sowohl ausgefüllt wurden als auch die Option «Auf APP mit Unterschrift zeigen» aktiviert haben. Ist sie inaktiv, erscheinen im Dialog immer alle vorhandenen Checklisten.

    2. Navigation

    SeitePfad
    Checklisten-ElementeStammdaten › Checklisten-Elemente
    Checklisten-Element-GruppenStammdaten › Checklisten-Element-Gruppen
    ChecklistenStammdaten › Checklisten

    Empfohlene Reihenfolge

    1. Checklisten-Elemente erstellen  →  2. Checklisten-Element-Gruppen erstellen  →  3. Checkliste zusammenstellen

    Elemente und Gruppen werden zuerst als wiederverwendbare Bausteine angelegt und danach in beliebig vielen Checklisten eingesetzt.

    3. Checklisten-Elemente

    Ein Checklisten-Element ist eine einzelne Frage oder ein einzelnes Eingabefeld innerhalb einer Checkliste (z. B. «Fahrzeug beschädigt?», «Kilometerstand», «Foto Ladung»).

    Element erstellen

    1. Stammdaten › Checklisten-Elemente öffnen.
    2. «Checklisten-Element hinzufügen» klicken.
    3. Felder ausfüllen und speichern.

    Grunddaten

    FeldBeschreibung
    RefIdEindeutige Referenz-ID. Darf pro Mandant nur einmal vorkommen.
    NameAnzeigename des Elements (mehrsprachig). Wird dem Fahrer als Frage/Bezeichnung angezeigt.
    AktivInaktive Elemente können keiner Checkliste neu zugewiesen werden.

    Typ

    Der Typ bestimmt, welche Art von Eingabe der Fahrer machen kann:

    TypBeschreibung
    TextFreitext-Eingabe (beliebige Zeichenkette).
    Ganze ZahlNumerische Eingabe ohne Nachkommastellen (z. B. Kilometerstand).
    Dezimal ZahlNumerische Eingabe mit Nachkommastellen (z. B. Temperatur, Gewicht).
    CheckboxJa/Nein-Auswahl (Häkchen setzen oder leer lassen).
    BilderFahrer nimmt ein oder mehrere Fotos auf oder wählt aus der Galerie.
    BarcodesFahrer scannt einen oder mehrere Barcodes/QR-Codes mit der Kamera.

    Weitere Einstellungen

    FeldBeschreibung
    Wert verlangtDer Fahrer muss dieses Feld ausfüllen, bevor die Checkliste abgeschickt werden kann.
    Zusatztext aktiviertNeben dem Hauptwert kann der Fahrer einen optionalen Freitext eingeben.
    Zusatztext verlangtDer Freitext ist Pflicht (nur relevant, wenn «Zusatztext aktiviert» gesetzt ist).
    BildrotationLegt die Rotation des aufgenommenen Fotos im PDF/Ausgabe fest (0°, 90°, 180°, 270°). Nur relevant für Typ «Bilder».

    4. Checklisten-Element-Gruppen

    Eine Element-Gruppe fasst mehrere Elemente zu einer Auswahlfrage zusammen. Der Fahrer wählt aus den Optionen — entweder eine (Einzelauswahl) oder mehrere (Mehrfachauswahl).

    Beispiele:

    • Einzelauswahl: «Zustand der Ware» → (Gut / Beschädigt / Nicht geprüft)
    • Mehrfachauswahl: «Art der Beanstandung» → (Verpackung / Inhalt / Menge / Etikette)

    Gruppe erstellen

    1. Stammdaten › Checklisten-Element-Gruppen öffnen.
    2. «Checklisten-Element-Gruppen hinzufügen» klicken.
    3. Typ wählen, Elemente zuweisen und speichern.

    Felder

    FeldBeschreibung
    RefIdEindeutige Referenz-ID.
    NameAnzeigename der Gruppe (mehrsprachig).
    TypEinzelauswahl (RadioGroup): Fahrer wählt genau eine Option. Mehrfachauswahl (MultiSelect): Fahrer kann mehrere Optionen ankreuzen.
    Checklisten-ElementeListe der in der Gruppe enthaltenen Elemente. Die Reihenfolge kann per Drag-and-Drop angepasst werden und entspricht der Anzeigereihenfolge auf der App.
    AktivInaktive Gruppen erscheinen nicht in Checklisten.

    Hinweis: Die Elemente innerhalb einer Gruppe müssen vom Typ Checkbox sein, damit die Auswahl korrekt funktioniert.

    5. Checkliste konfigurieren

    Eine Checkliste bündelt Elemente und Gruppen zu einem vollständigen Fragebogen und legt fest, wann und unter welchen Bedingungen er dem Fahrer angezeigt wird.

    Checkliste erstellen

    1. Stammdaten › Checklisten öffnen.
    2. «Checkliste hinzufügen» klicken.
    3. Grunddaten, Auslösezeitpunkt und Einschränkungen konfigurieren.
    4. Elemente und Gruppen in die Checkliste aufnehmen.
    5. Speichern.

    Grunddaten

    FeldBeschreibung
    RefIdEindeutige Referenz-ID der Checkliste.
    NameAnzeigename der Checkliste (mehrsprachig).
    AktivInaktive Checklisten werden nicht an die App übermittelt.
    Nur auf VerlangenDie Checkliste wird nur an die App übermittelt, wenn die Checkliste in der Tour oder im Auftrag explizit genannt wurde.

    Auslösezeitpunkt («Checkliste anzeigen bei»)

    Legt fest, zu welchem Moment im Tourablauf die Checkliste auf der App erscheint:

    WertBeschreibung
    Beim TourbeginnWenn der Fahrer den Start der Tour bestätigt.
    Beim TourendeWenn der Fahrer das Ende der Tour bestätigt.
    Nach Start DepotstartNach dem Start des Depotbeginns.
    Bei Rückkehr ins DepotBei der Rückkehr des Fahrzeugs ins Depot.
    Beim AufladebeginnWenn der Fahrer den Beginn des Aufladens an einem Haltepunkt bestätigt.
    Beim AufladeendeWenn der Fahrer das Ende des Aufladens bestätigt.
    Beim AbladebeginnWenn der Fahrer den Beginn des Abladens bestätigt.
    Beim AbladeendeWenn der Fahrer das Ende des Abladens bestätigt.
    Beim ersten TP nach VorladBeim ersten Transportpunkt nach einem Vorlad-Stopp.
    Beim AufladpositionsbeginnBeim Start einer einzelnen Aufladposition (Sendungsposition).
    Beim AufladpositionsendeBeim Abschluss einer einzelnen Aufladposition.
    Beim AbladepositionsbeginnBeim Start einer einzelnen Abladeposition.
    Beim AbladpositionsendeBeim Abschluss einer einzelnen Abladeposition.

    Einschränkungen (Scope)

    Checklisten können auf bestimmte Bedingungen eingeschränkt werden. Sind keine Einschränkungen gesetzt, gilt die Checkliste für alle zutreffenden Haltepunkte.

    EinschränkungBeschreibung
    ProduktCheckliste erscheint nur, wenn ein bestimmtes Produkt in der Sendung enthalten ist.
    ProduktgruppeCheckliste erscheint nur für Sendungen mit Produkten aus dieser Gruppe.
    Stellen (POI)Checkliste erscheint nur an bestimmten Haltepunkten/Stellen.
    Stellen-TypCheckliste erscheint nur an Stellen eines bestimmten Typs.
    Stellen-ArtCheckliste erscheint nur an Stellen einer bestimmten Art.

    Mehrere Einschränkungen desselben Typs wirken als ODER-Verknüpfung. Verschiedene Typen wirken als UND-Verknüpfung (z. B. «Produkt X» UND «Stelle Y»).

    Anzeigeoptionen

    EinstellungBeschreibung
    Eingabe bei allen Elementen erforderlichDer Fahrer muss die Checkliste vollständig ausfüllen, bevor er fortfahren kann.
    Auf APP mit Unterschrift zeigenDie Checkliste wird im Unterschriftsdialog auf der App angezeigt.
    In Tourübersicht anzeigenDie Checkliste ist in der Tourübersicht des Disponenten sichtbar.
    Auf Lieferschein anzeigenDie ausgefüllte Checkliste erscheint auf dem generierten Lieferschein-PDF.
    ExportierenDie Checkliste und ihre Antworten werden in den Datenexport eingeschlossen.
    Nur manuelle ErstellungDie Checkliste wird nicht automatisch beim Erreichen des Auslösezeitpunkts erstellt, sondern muss vom Fahrer manuell gestartet werden.

    Elemente und Gruppen hinzufügen

    Im unteren Bereich des Formulars können der Checkliste beliebig viele Elemente und Element-Gruppen zugewiesen werden. Die Reihenfolge bestimmt die Anzeigereihenfolge auf der App und kann per Drag-and-Drop angepasst werden.

    6. Vorschau

    Über den Button «Vorschau Checkliste» in der Toolbar kann nach dem Speichern angezeigt werden, wie die Checkliste dem Fahrer auf der App erscheinen wird. Die Vorschau ist rein informativ und speichert keine Daten.

    7. Hinweise

    • Eine Checkliste kann nur gelöscht werden, wenn sie keiner Tour oder Sendung mehr zugewiesen ist und keine abgeschlossenen Instanzdaten enthält. Andernfalls erscheint die Meldung «Checklistenelement wird noch verwendet oder wurde bereits gelöscht».
    • Element-Gruppen können nicht gelöscht werden, solange sie in einer Checkliste verwendet werden.
    • Die RefId eines Elements muss mandantenweit eindeutig sein. Bei Duplikaten erscheint «Ein Checklistenelement mit derselben Referenz ist bereits vorhanden.»