Gruppen verwalten

Die Seite Gruppen verwalten bildet die Mandanten- und Gruppenstruktur von X4fleet ab. Hier legen Administratoren die Hierarchie aus Hauptgruppen, Untergruppen und Subunternehmern an, weisen den einzelnen Gruppen Funktionsmodule zu und pflegen die Beziehungen zwischen Gruppen und Subunternehmern.

Hinweis: Diese Seite steht ausschliesslich Benutzern mit Administrator- oder Superadministrator-Rechten zur Verfügung. Welche Funktionen und Gruppentypen verfügbar sind, hängt von der jeweiligen Rolle ab.

1. Navigation

Die Gruppenverwaltung ist über das Hauptmenü unter Globale Einstellungen › Gruppen erreichbar.

2. Gruppenübersicht (Tabelle)

Die Übersicht zeigt alle Gruppen in einer konfigurierbaren Tabelle. Pro Zeile wird eine Gruppe dargestellt – Hauptgruppen, Untergruppen und Subunternehmer.

Standardspalten

Xplanis-Gruppen sind in der Tabelle farblich hervorgehoben.

Sortierung

Durch Klick auf eine Spaltenüberschrift wird die Liste auf- oder absteigend nach dieser Spalte sortiert.

Gruppe öffnen

Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet die Gruppe im Bearbeitungsdialog (siehe Abschnitt 4). Alternativ markieren Sie die Zeile und klicken in der Toolbar auf Bearbeiten.

3. Filtern und Suchen

Die Gruppenübersicht bietet mehrere Möglichkeiten, die Anzeige einzuschränken.

Spaltenfilterzeile

Unterhalb der Spaltenüberschriften steht eine Filterzeile zur Verfügung. Hier kann pro Spalte ein Filterwert eingegeben werden, um die Liste gezielt einzuschränken (z. B. nach Name, Gruppentyp oder externer Referenz). Die Spalten Aktiv und Module haben keine Filterzelle.

Nur aktuelle Gruppe

Eine eigene Filterleiste für Gruppen gibt es auf dieser Seite nicht. Der Schalter Nur aktuelle Gruppe befindet sich in der Kopfzeile der Anwendung, zusammen mit der Gruppenauswahl.

Freitextsuche

Über das Suchfeld kann die angezeigte Liste mit einem freien Suchbegriff durchsucht werden.

4. Gruppe erstellen / bearbeiten

Über die Toolbar lässt sich eine neue Gruppe anlegen oder eine bestehende Gruppe öffnen. In beiden Fällen öffnet sich ein Formular mit den Eigenschaften der Gruppe.

Ablauf

1. In der Toolbar Hinzufügen klicken (Dialog Gruppe zufügen) oder genau eine Gruppe in der Liste markieren und Bearbeiten klicken (Dialog Gruppe bearbeiten).
2. Die Felder im Dialog ausfüllen bzw. anpassen:
   • Name (Pflichtfeld, max. 256 Zeichen)
   • RefId (max. 256 Zeichen)
   • Gruppenart (siehe Abschnitt 5)
   • Aktiv
   • Verfügbare Module (siehe Abschnitt 6)
   • Unterlieferanten: nur sichtbar, wenn das Modul Master-Subunternehmer angehakt ist; ändern können es nur Superadministratoren (siehe Abschnitt 7)
3. «Speichern» klicken.

Im Dialog gibt es kein Feld für die übergeordnete Gruppe. Eine neue Untergruppe oder ein neuer Subunternehmer wird automatisch der Gruppe untergeordnet, die aktuell in der Kopfzeile ausgewählt ist.

Zusätzlich gibt es Felder, die nur für bestimmte Benutzer sichtbar sind:

• Aktuelle Hauptgruppenmodule auf die Untergruppen schreiben: nur für Superadministratoren und nur beim Bearbeiten einer bestehenden Hauptgruppe (siehe Abschnitt 6).
• Xplanis Gruppe: kennzeichnet die Gruppe als Xplanis-Gruppe; nur für Superadministratoren und Xplanis-Benutzer sichtbar.
• PTV VRP Plan API-Schlüssel: nur für Superadministratoren bei Hauptgruppen mit dem Modul Freie Tourenplanung (siehe Abschnitt 6).

Validierung

Beim Speichern prüft das System verschiedene Bedingungen. Die Gruppe kann erst gespeichert werden, wenn alle erfüllt sind:

• Eindeutigkeit: Name und externe Referenz dürfen nicht bereits durch eine andere Gruppe verwendet werden.
• Übergeordnete Gruppe: Für Untergruppen und Subunternehmer ist die Angabe einer übergeordneten Gruppe zwingend erforderlich.
• Aktive übergeordnete Gruppe: Die ausgewählte übergeordnete Gruppe muss aktiv sein.

Automatische Voreinstellungen

Beim Anlegen einer Gruppe werden bestimmte Einstellungen automatisch übernommen:

• Neue Hauptgruppe: Es wird eine Standardkonfiguration angelegt sowie eine Standard-Gruppe bzw. -Vorgabe (Referenz «DEF01») erzeugt. Die Einstellungen stammen aus der Standardkonfiguration. Einstellungen, die auf Stammdaten verweisen, sind in der neuen Hauptgruppe leer, zum Beispiel Standardartikel, Standardorte und Standardkunden, die Rahmentouren-Listen der Planungsautomatik, die Startposition für das Vorladen und die Kunden der Spülung. Diese Einstellungen muss ein Administrator in der neuen Hauptgruppe selbst setzen.
• Neue Untergruppe: Die Einstellungen der übergeordneten Hauptgruppe werden übernommen.

Diese Voreinstellungen können nach dem Anlegen bei Bedarf angepasst werden.

5. Gruppentyp auswählen

Im Bearbeitungsdialog wird über ein Auswahlfeld der Gruppentyp festgelegt.

Welche Gruppentypen zur Auswahl stehen, hängt von der Rolle ab:

• Superadministrator: kann Hauptgruppen, Untergruppen und Subunternehmer anlegen.
• Administrator: kann Untergruppen und Subunternehmer anlegen. Eine Hauptgruppe kann nur bearbeitet werden, wenn es sich um die eigene Hauptgruppe handelt; der Gruppentyp wird in diesem Fall schreibgeschützt angezeigt und kann nicht geändert werden.

Hinweis: Eine Gruppe kann nicht gleichzeitig Subunternehmer und übergeordneter Subunternehmer (Master-Subunternehmer) sein.

6. Module zuweisen

Im Bearbeitungsdialog wird festgelegt, welche Funktionsmodule für die Gruppe verfügbar sind. Module steuern, welche Funktionen den Benutzern der Gruppe zur Verfügung stehen.

Regeln

• Die Module einer Hauptgruppe können nur von Superadministratoren geändert werden.
• Bei Untergruppen und Subunternehmern werden nur die Module angezeigt, die in der übergeordneten Gruppe aktiv sind. Alle anderen Module werden nicht angezeigt. Die übergeordnete Gruppe gibt damit den maximal möglichen Funktionsumfang vor. Ausnahme: Die Module Subunternehmer und Master-Subunternehmer stehen Superadministratoren immer zur Verfügung (siehe Abschnitt 7).
• Bestimmte Module werden zwingend von der übergeordneten Gruppe geerbt und können auf Ebene der Untergruppe nicht abgewählt werden.
• Werden einer übergeordneten Gruppe Module entzogen, wirkt sich dies auch auf die untergeordneten Gruppen aus.

Module der Untergruppen übernehmen

Hinweis: Diese Funktion steht ausschliesslich Superadministratoren zur Verfügung.

Beim Bearbeiten einer bestehenden Hauptgruppe lassen sich mit Aktuelle Hauptgruppenmodule auf die Untergruppen schreiben die aktuell gewählten Module der Hauptgruppe auf alle Untergruppen übertragen. Die Modulauswahl der Untergruppen wird dabei mit der Auswahl der Hauptgruppe überschrieben.

Hinweis: Dieser Vorgang ersetzt die bestehende Modulauswahl der Untergruppen vollständig. Prüfen Sie vor der Übernahme, ob dies gewünscht ist.

PTV VRP Plan API-Schlüssel

Hinweis: Dieses Feld steht ausschliesslich Superadministratoren zur Verfügung.

Ist bei einer Hauptgruppe das Modul Freie Tourenplanung angehakt, erscheint im Bearbeitungsdialog das Feld PTV VRP Plan API-Schlüssel (max. 500 Zeichen).

• Der Schlüssel ist erforderlich, wenn eine neue Hauptgruppe mit dem Modul Freie Tourenplanung angelegt oder das Modul bei einer bestehenden Hauptgruppe eingeschaltet wird.
• Ist bereits ein Schlüssel gespeichert, zeigt das Feld den Platzhalter Bestehenden API-Schlüssel behalten. Bleibt das Feld leer, wird der gespeicherte Schlüssel beibehalten. Der gespeicherte Schlüssel wird nicht angezeigt.
• Ist systemweit ein gemeinsamer Schlüssel hinterlegt, erscheint die Schaltfläche PTV VRP Kopie. Sie übernimmt diesen gemeinsamen Schlüssel in das Feld.

7. Subunternehmer-Beziehungen

Über die Mehrfachauswahl Unterlieferanten im Bearbeitungsdialog lassen sich einer Gruppe Subunternehmer zuordnen. So wird festgelegt, welche externen Transportpartner mit der Gruppe zusammenarbeiten. Das Feld Unterlieferanten erscheint nur, wenn bei der Gruppe das Modul Master-Subunternehmer angehakt ist – unabhängig von der Gruppenart. Zur Auswahl stehen nur Gruppen, bei denen das Modul Subunternehmer aktiv ist.

Hinweis: Die Zuordnung der Subunternehmer können ausschliesslich Superadministratoren ändern. Administratoren sehen das Feld Unterlieferanten mit den zugeordneten Subunternehmern schreibgeschützt. Auch die Module Subunternehmer und Master-Subunternehmer einer Untergruppe können nur Superadministratoren an- oder abwählen; ihnen stehen diese beiden Module bei Untergruppen auch dann zur Verfügung, wenn die übergeordnete Gruppe sie nicht hat.

Weitere Einstellungen zur Zusammenarbeit mit Subunternehmern finden Sie unter Subunternehmer.

1. Im Bearbeitungsdialog das Modul Master-Subunternehmer anhaken.
2. Im Feld Unterlieferanten die gewünschten Subunternehmergruppen markieren.
3. Die Gruppe speichern.

Regeln

• Einer übergeordneten Subunternehmergruppe (Master-Subunternehmer) muss mindestens ein Subunternehmer zugeordnet sein.
• Eine Gruppe kann nicht gleichzeitig selbst Subunternehmer und übergeordneter Subunternehmer sein.

8. Gruppe(n) löschen

Nicht mehr benötigte Gruppen können aus der Übersicht gelöscht werden.

1. Eine oder mehrere Gruppen in der Liste markieren.
2. In der Toolbar «Entfernen» klicken.
3. Die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Achtung: Eine Gruppe kann nicht gelöscht werden, solange ihr untergeordnete Gruppen zugeordnet sind. In diesem Fall erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. Lösen Sie zunächst die untergeordneten Gruppen auf oder ordnen Sie sie um, bevor Sie die übergeordnete Gruppe löschen.

9. Schulgruppe kopieren

Hinweis: Diese Funktion steht ausschliesslich Superadministratoren zur Verfügung.

Mit Schulgruppe kopieren lassen sich mehrere Schulgruppen in einem Vorgang aus einer Vorlagegruppe erzeugen. Die Gruppendefinitionen werden als Textzeilen in das Formular eingefügt. Dies vereinfacht das Anlegen vieler gleichartiger Gruppen, beispielsweise für Schulungs- oder Demozwecke.

Ablauf

1. In der Liste genau eine Hauptgruppe markieren. Diese Gruppe dient als Vorlage. Die Schaltfläche Schulgruppe kopieren ist nur aktiv, wenn genau eine Hauptgruppe markiert ist.
2. In der Toolbar Schulgruppe kopieren klicken.
3. Die Gruppendefinitionen in das Textfeld einfügen, eine Zeile pro Eintrag, im Format Nachname,Vorname,Klasse,Passwort,E-Mail. Nachname und Klasse sind Pflicht. Das Passwort darf kein Komma enthalten. Bleibt es leer, wird das Passwort 1234 verwendet und der Benutzer muss es bei der ersten Anmeldung ändern. Die fünfte Spalte (E-Mail) ist optional und gilt für das Administratorkonto der neuen Gruppe. Jede Kombination aus Nachname und Klasse darf im Text nur einmal vorkommen.
4. Auswählen, welche Inhalte aus der Vorlagegruppe mitkopiert werden sollen. Alle Optionen sind standardmässig angehakt:
   • Benutzer kopieren
   • Fahrzeuge kopieren
   • Artikel kopieren
   • Depots kopieren
   • Ladehilfsmittel kopieren
   • Rahmentouren kopieren
   • Linien kopieren
   • Wegsplittregeln kopieren
   • Zellenfarbe kopieren
   • Planungsgebiete kopieren
   • Tabellen-Layout, -Schaltflächen und -Favoriten kopieren: übernimmt die mit der Vorlagegruppe geteilten Tabellen-Layoutvorlagen, die Layout-Schaltflächen und Favoriten der kopierten Benutzer (ohne Fahrer) sowie die gespeicherten Tabellenansichten.
5. Mit Absenden bestätigen oder mit Abbrechen verwerfen.

Einige Optionen hängen voneinander ab:

• Wird Tabellen-Layout, -Schaltflächen und -Favoriten kopieren angehakt, wird Benutzer kopieren automatisch mit angehakt und kann nicht abgewählt werden.
• Wird Rahmentouren kopieren oder Planungsgebiete kopieren angehakt, wird Artikel kopieren automatisch mit angehakt und kann nicht abgewählt werden.
• Wird Linien kopieren, Wegsplittregeln kopieren, Rahmentouren kopieren oder Planungsgebiete kopieren angehakt, wird Depots kopieren automatisch mit angehakt und kann nicht abgewählt werden.

Ergebnis der Kopie

• Name und Referenz: Name und RefId der neuen Gruppe lauten jeweils «Nachname_Klasse». Name und RefId dürfen nicht bereits durch eine bestehende Gruppe verwendet werden.
• Administratorkonto: Das erste Administratorkonto der Vorlagegruppe wird übernommen und in «Nachname.Klasse» umbenannt; Vor- und Nachname stammen aus der Zeile. Die E-Mail-Adresse wird aus der fünften Spalte gesetzt und bleibt leer, wenn keine angegeben ist. Nutzte das Administratorkonto der Vorlage die Zwei-Faktor-Authentifizierung per E-Mail, ist diese im kopierten Konto ausgeschaltet.
• Zugangsdaten: Zugangsdaten der Vorlagegruppe werden nicht übernommen. Eigene Mailserver-Zugangsdaten werden entfernt, E-Mails werden über die Xplanis-Adresse versendet. Der SMS-Versand und der Rechnungsexport sind ausgeschaltet und ihre Tokens entfernt. Alle Webhooks sind deaktiviert; Login, Passwort und Zertifikat sind entfernt, die URL bleibt erhalten.
• Orte: Orte, die von kopierten Objekten verwendet werden (z. B. Start- und Endorte von Linien, Depots und Standardpositionen von Fahrzeugen, Orte von Rahmentouren, Wegsplittregeln und Planungsgebieten), werden auch ohne Depots kopieren mitkopiert. So verweist kein kopiertes Objekt auf einen Ort der Vorlagegruppe.

10. Tabellen- und Layoutfunktionen

Die Toolbar der Gruppenübersicht enthält die üblichen Werkzeuge zur Anpassung der Tabelle:

• Selektiere alle aufgezählten / Alle deselektieren: markiert alle angezeigten Gruppen bzw. hebt die Markierung auf.
• Neu laden: lädt die Liste neu.
• Filter löschen: entfernt alle Spaltenfilter und den Suchbegriff.
• Layout-Schaltflächen Vorlage hinzufügen, Tabellenansicht auf Standard zurücksetzen, Einstellungen und Layout-Einstellungen: speichern Spalten- und Layout-Konfigurationen als Vorlage und stellen sie wieder her, blenden Spalten ein oder aus, ändern deren Reihenfolge und setzen das Layout zurück.

Die Tabellenkonfiguration wird benutzerspezifisch gespeichert und bleibt nach dem Abmelden erhalten.

11. Zusammenfassung: verfügbare Aktionen