Vorkommnis-Gruppen
Vorkommnis-Gruppen anlegen, bearbeiten, mehrsprachig benennen, filtern und löschen.
Vorkommnis-Gruppen dienen der Zusammenfassung und Strukturierung von Vorkommnissen. Mit ihrer Hilfe lassen sich Vorkommnisse einer gemeinsamen, mehrsprachig benannten Gruppe zuordnen und so übersichtlich organisieren.
Diese Seite richtet sich an Administratoren. Die Verwaltung der Vorkommnis-Gruppen ist nur Benutzern mit entsprechender Administrator-Berechtigung zugänglich.
1. Navigation
Die Verwaltung der Vorkommnis-Gruppen ist über das Hauptmenü unter Stammdaten › Vorkommnis-Gruppen erreichbar.
2. Übersichtstabelle
Die Übersicht zeigt alle Vorkommnis-Gruppen in einer seitenweise blätterbaren, sortier- und durchsuchbaren Tabelle. Durch Klick auf eine Spaltenüberschrift wird die Liste nach dieser Spalte auf- oder absteigend sortiert.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| RefId | Eindeutige Referenz-ID der Gruppe |
| Name | Bezeichnung der Gruppe (übersetzt in der jeweiligen Anzeigesprache) |
| Aktiviert | Gibt an, ob die Gruppe aktiv und damit verwendbar ist |
| Gruppe | Zugewiesene Organisationsgruppe (Mandant/Untergruppe) |
Die Sortierung berücksichtigt bei der Namensspalte die sprachabhängige Übersetzung der gewählten Anzeigesprache.
Suche
Über das Suchfeld in der Werkzeugleiste lässt sich die Liste durchsuchen. Die Suche berücksichtigt die Referenz-ID, die interne ID sowie die Bezeichnungen in allen Sprachen (Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch).
3. Gruppenfilter
Über die Filterzeile kann die Tabelle auf eine bestimmte Organisationsgruppe eingeschränkt werden.
- Gruppenauswahl: Über das Gruppensuchfeld wird die anzuzeigende Organisationsgruppe ausgewählt.
- Nur aktuelle Gruppe: Mit dieser Option werden ausschliesslich Gruppen der aktuell gewählten Organisationsgruppe angezeigt. Ist die Option deaktiviert, erscheinen auch Gruppen aus untergeordneten Gruppen.
Hinweis: Die Option «Nur aktuelle Gruppe» steht Subunternehmer-Gruppen nicht zur Verfügung.
4. Werkzeugleiste
Die Werkzeugleiste der Übersicht stellt folgende Funktionen bereit:
- Hinzufügen / Bearbeiten: Öffnet das Formular zum Anlegen einer neuen bzw. zum Bearbeiten einer markierten Gruppe. Die Schaltflächen werden abhängig von den Berechtigungen des angemeldeten Benutzers eingeblendet.
- Löschen: Entfernt die markierten Gruppen (siehe Abschnitt 6).
- Alle auswählen / Auswahl aufheben: Markiert alle Gruppen der aktuellen Seite bzw. hebt die Markierung auf.
- Aktualisieren: Lädt die Tabelle neu.
- Suche: Blendet das Suchfeld ein.
- Excel-Export: Exportiert die aktuelle Ansicht der Tabelle nach Excel.
- Vorlage anwenden: Wendet eine gespeicherte Layout-Vorlage auf die Tabelle an.
- Layout-Funktionen: Erlauben das Hinzufügen einer Vorlage, das Zurücksetzen der Ansicht sowie das Anpassen von Einstellungen und Vorlagen.
5. Gruppe anlegen oder bearbeiten
Über «Hinzufügen» wird eine neue Gruppe erstellt, über «Bearbeiten» eine bestehende, markierte Gruppe geöffnet. In beiden Fällen erscheint ein Dialog mit den Registerkarten Allgemein und Übersetzungen.
Vorgehen
- Stammdaten › Vorkommnis-Gruppen öffnen.
- «Hinzufügen» klicken oder eine bestehende Gruppe markieren und «Bearbeiten» klicken.
- Die Felder im Register Allgemein ausfüllen.
- Bei Bedarf im Register Übersetzungen die sprachabhängigen Bezeichnungen erfassen.
- Speichern.
Felder im Register «Allgemein»
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| RefId | Eindeutige Referenz-ID der Gruppe. Pflichtfeld; darf pro Gruppe nur einmal vorkommen. |
| Name | Bezeichnung der Gruppe. Dieses Feld wird schreibgeschützt angezeigt; die Bezeichnungen werden im Register «Übersetzungen» gepflegt. |
| Gruppe | Organisationsgruppe, der die Vorkommnis-Gruppe zugeordnet wird. Auswahl über eine Aufklappliste. |
| Aktiviert | Steuert, ob die Gruppe aktiv und für die Verwendung verfügbar ist. |
Hinweis: Die RefId muss eindeutig sein. Wird beim Speichern eine bereits innerhalb der Gruppe vergebene RefId verwendet, weist das System dies mit einer Fehlermeldung zurück und der Vorgang wird nicht gespeichert.
Register «Übersetzungen»
Im Register Übersetzungen werden die sprachabhängigen Bezeichnungen der Gruppe erfasst. Pro unterstützter Sprache kann eine eigene Bezeichnung hinterlegt werden. In der Übersicht und an anderen Stellen der Anwendung wird jeweils die Bezeichnung der aktuellen Anzeigesprache dargestellt.
6. Gruppe löschen
Nicht mehr benötigte Gruppen können aus der Übersicht entfernt werden. Die Löschfunktion ist von der Benutzerrolle abhängig und wird nur berechtigten Benutzern angezeigt.
- Eine oder mehrere Gruppen in der Liste markieren.
- In der Werkzeugleiste «Löschen» klicken.
- Die Sicherheitsabfrage bestätigen.
Die Gruppen werden anschliessend deaktiviert entfernt (Soft-Delete).
Achtung: Eine Gruppe kann nicht gelöscht werden, solange ihr noch Vorkommnisse zugeordnet sind. In diesem Fall bricht das System den Vorgang ab und zeigt einen entsprechenden Hinweis an. Lösen Sie zuerst die Zuordnung der betroffenen Vorkommnisse und wiederholen Sie anschliessend den Löschvorgang.
7. Spaltenkonfiguration und gespeicherte Ansicht
Die Spalten der Übersicht werden automatisch aus den hinterlegten Feldinformationen erzeugt. Spaltenanzeige, -anordnung, Sortierung und Filter lassen sich pro Benutzer anpassen und werden über Sitzungen hinweg gespeichert. Über die Layout-Funktionen der Werkzeugleiste können zudem Vorlagen angelegt und angewendet sowie die Ansicht jederzeit auf den Standard zurückgesetzt werden.
8. Hinweise
- Der Zugriff auf diese Seite ist auf Administratoren beschränkt.
- Anlegen und Bearbeiten von Gruppen erfordern entsprechende Benutzerberechtigungen; ohne diese werden die zugehörigen Schaltflächen nicht angezeigt.
- Alle Änderungen an Gruppen werden im System protokolliert.