Avisierungstext-Vorlagen
Mehrsprachige Textvorlagen für Avisierungsmeldungen erstellen, bearbeiten und verwalten.
Avisierungstext-Vorlagen sind wiederverwendbare, mehrsprachige Textbausteine für Avisierungsmeldungen. Sie hinterlegen häufig benötigte Texte einmalig in den Sprachen Englisch, Deutsch, Französisch und Italienisch und können diese anschliessend bei der Avisierung per Auswahl einfügen, anstatt sie jedes Mal neu zu erfassen.
Die Verwaltung der Vorlagen ist Administratoren vorbehalten. Alle Vorlagen gelten jeweils für die aktuell ausgewählte Gruppe.
1. Navigation
Die Avisierungstext-Vorlagen sind über das Hauptmenü unter Stammdaten › Vorlagen Avisierungstexte erreichbar.
Hinweis: Die Seite steht ausschliesslich Benutzern mit Administrator-Berechtigung sowie Disponenten zur Verfügung.
2. Übersicht (Tabelle)
Die Übersicht listet alle Avisierungstext-Vorlagen der aktuell ausgewählten Gruppe in einer Tabelle auf. Pro Zeile wird eine Vorlage dargestellt, je Sprache wird eine eigene Spalte angezeigt.
Spalten
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Englisch | Vorlagentext in englischer Sprache |
| Deutsch | Vorlagentext in deutscher Sprache |
| Französisch | Vorlagentext in französischer Sprache |
| Italienisch | Vorlagentext in italienischer Sprache |
Suchen, Sortieren und Filtern
- Schnellsuche: Über das Suchfeld kann frei nach Textbestandteilen gesucht werden. Die Suche durchsucht alle Sprachspalten gleichzeitig und berücksichtigt zudem die interne Vorlagen-ID.
- Sortieren: Durch Klick auf eine Spaltenüberschrift wird die Liste nach der gewählten Sprachspalte auf- oder absteigend sortiert.
- Filtern: Die Spalten lassen sich einzeln filtern, um die Anzeige gezielt einzuschränken.
Die Anzeigeeinstellungen der Tabelle (z. B. Sortierung und Filter) werden pro Benutzer gespeichert und bleiben nach dem Abmelden erhalten.
3. Vorlage erstellen / bearbeiten
Vorlagen werden in einem Dialog erfasst und bearbeitet, der vier Texteingabefelder für die Sprachen Englisch, Deutsch, Französisch und Italienisch enthält.
Neue Vorlage erstellen
- In der Toolbar den Button zum Hinzufügen klicken.
- Den gewünschten Text in einem oder mehreren der vier Sprachfelder erfassen.
- Speichern.
Vorlage bearbeiten
- Die zu bearbeitende Vorlage in der Tabelle markieren bzw. öffnen.
- Die Texte in den Sprachfeldern anpassen.
- Speichern.
Eingaberegeln
- Es muss mindestens eine Sprache ausgefüllt sein. Bleiben alle vier Felder leer, lässt sich die Vorlage nicht speichern; es erscheint ein entsprechender Hinweis.
- Pro Sprachfeld können bis zu 200 Zeichen erfasst werden.
- Sie müssen nicht alle Sprachen befüllen. Nicht erfasste Sprachen bleiben für die jeweilige Vorlage leer.
Nach dem Speichern wird die Vorlage angelegt bzw. aktualisiert, und die Tabelle wird entsprechend aktualisiert. Neue Vorlagen werden automatisch der aktuell ausgewählten Gruppe zugeordnet.
4. Vorlagen löschen
Nicht mehr benötigte Vorlagen können einzeln oder als Sammelvorgang gelöscht werden.
- Eine oder mehrere Vorlagen in der Tabelle markieren.
- In der Toolbar den Button Löschen klicken.
- Die Sicherheitsabfrage bestätigen.
Die markierten Vorlagen werden entfernt und die Tabelle wird aktualisiert.
Hinweis: Ohne markierte Vorlage hat die Löschaktion keine Wirkung.
5. Toolbar
Die Toolbar der Übersicht stellt folgende Funktionen bereit:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Hinzufügen / Bearbeiten | Öffnet den Dialog zum Erstellen oder Bearbeiten einer Vorlage (abhängig von der Benutzerberechtigung). |
| Löschen | Entfernt die markierten Vorlagen nach Bestätigung. |
| Aktualisieren | Lädt die aktuelle Ansicht neu. |
| Vorlage anwenden | Wendet eine gespeicherte Spaltenkonfiguration (Layout-Vorlage) auf die Tabelle an. |
| Layout | Funktionen zum Anpassen und Zurücksetzen der Spaltenanordnung. |
6. Gruppenbezug
Avisierungstext-Vorlagen sind immer einer Gruppe zugeordnet. Angezeigt werden jeweils die Vorlagen der aktuell ausgewählten Gruppe.
- Über den globalen Gruppen-Umschalter kann die aktive Gruppe gewechselt werden; die Tabelle lädt anschliessend die Vorlagen der neu gewählten Gruppe.
- Mit der Option «Nur aktuelle Gruppe» lässt sich steuern, ob ausschliesslich Vorlagen der aktiven Gruppe oder auch Vorlagen untergeordneter Gruppen angezeigt werden.
- Neu erstellte Vorlagen werden automatisch der aktuell aktiven Gruppe zugewiesen.
Hinweis: Für Subunternehmer-Gruppen steht die Option «Nur aktuelle Gruppe» nicht zur Verfügung.
7. Verwendung in der Avisierung
Die hier gepflegten Vorlagen werden nicht auf dieser Seite, sondern in der Avisierungsfunktion verwendet. Beim Erfassen eines Avisierungstexts kann über ein Auswahlfeld (Autovervollständigung) nach gespeicherten Vorlagen gesucht werden:
- In der Avisierung beginnen Sie, einen Suchbegriff einzugeben.
- Es werden passende Vorlagen vorgeschlagen, deren Text die eingegebenen Zeichen enthält.
- Durch Auswahl eines Vorschlags wird der hinterlegte Vorlagentext übernommen.
Dabei wird jeweils der Text in der Sprache des Benutzers angezeigt bzw. eingefügt. Die Vorschlagsliste berücksichtigt nur Vorlagen der aktuellen Gruppe und zeigt jeweils eine begrenzte Anzahl der besten Treffer an.
8. Hinweise
- Pflegen Sie nach Möglichkeit alle benötigten Sprachen einer Vorlage, damit der passende Text unabhängig von der Sprache des verwendenden Benutzers eingefügt werden kann.
- Beachten Sie das Zeichenlimit von 200 Zeichen pro Sprachfeld; längere Inhalte müssen gekürzt oder auf mehrere Vorlagen aufgeteilt werden.
- Da Vorlagen gruppenbezogen sind, müssen sie bei Bedarf in mehreren Gruppen separat angelegt werden.