Angebote

Die Angebotsübersicht ist die zentrale Arbeitsoberfläche für die Erstellung und Verwaltung von Kundenangeboten. Sie listet alle Angebote auf und bietet Werkzeuge zum Erstellen, Bearbeiten, Suchen, Filtern, Kopieren, Freigeben, Abschliessen, Ablehnen und Löschen von Angeboten sowie zum Erzeugen und Herunterladen der zugehörigen PDF-Dokumente.

Hinweis: Die Angebotsübersicht steht nur zur Verfügung, wenn das Angebots-Modul für den Mandanten aktiviert ist.

1. Navigation

Die Angebotsübersicht ist über das Hauptmenü im Bereich Kommerziell › Angebote erreichbar.

2. Angebotsübersicht (Tabelle)

Die Übersicht zeigt alle Angebote in einer konfigurierbaren Tabelle. Pro Zeile wird ein Angebot dargestellt. Die Liste ist seitenweise aufgebaut (Paging) und kann sortiert werden; standardmässig sind die neuesten Angebote zuoberst.

Standardspalten

Je nach aktivierten Modulen werden zusätzliche Spalten eingeblendet:

• Verrechnungs-Standort (Rechnungs-POI): nur sichtbar, wenn das Fakturierungsmodul aktiv ist und die Verrechnung standortbezogen erfolgt.
• Verrechnungsmandat: nur sichtbar, wenn das Modul für Verrechnungsmandate aktiv ist (standardmässig ausgeblendet).

Sortierung

Durch Klick auf eine Spaltenüberschrift wird die Liste auf- oder absteigend nach dieser Spalte sortiert.

Angebot öffnen

Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet das Angebot im Bearbeitungsdialog (siehe Abschnitt 4). Der Dialog wird als frei verschiebbares Fenster geöffnet; es können mehrere Dialoge gleichzeitig (maximal fünf) geöffnet sein.

Mehrfachauswahl

Es können mehrere Angebote gleichzeitig markiert werden. Die meisten Toolbar-Aktionen (Freigeben, Abschliessen, Ablehnen, Löschen, PDF herunterladen) arbeiten auf allen markierten Zeilen. Einzelne Aktionen (z. B. Kopieren) sind nur bei genau einer markierten Zeile verfügbar.

3. Suchfilter

Der Filterbereich grenzt die angezeigten Angebote gezielt ein. Die Filter können kombiniert werden.

Beim Wechsel der aktiven Gruppe über den Gruppen-Umschalter wird die Tabelle automatisch neu geladen. Über «Filter zurücksetzen» werden alle aktiven Filter entfernt und die vollständige Liste angezeigt.

4. Angebot erstellen und bearbeiten

Mit dem Button «Neues Angebot» öffnet sich ein Eingabedialog zur Erfassung eines Angebots. Ein bestehendes Angebot öffnen Sie per Doppelklick aus der Übersicht. Der Dialog wird als frei verschiebbares Fenster dargestellt.

Ein neu erstelltes Angebot enthält bereits eine erste Sendung sowie die aktuelle Gruppe, den aktuellen Benutzer und das heutige Datum als Vorbelegung.

Im Dialog erfassen bzw. bearbeiten Sie:

• Empfänger und Besteller sowie die Kontaktperson
• den Verrechnungsstandort (Rechnungs-POI)
• die Dokumenttexte des Angebots
• die Sendungen mit den jeweiligen Positionen (siehe Abschnitt 6 und Abschnitt 7)
• Anhänge zum Angebot

Speichern und Vorschau

In der Fusszeile des Dialogs stehen je nach Status folgende Aktionen zur Verfügung:

• Abbrechen: Schliesst den Dialog, ohne die Änderungen zu speichern.
• Speichern: Speichert das Angebot. Beim Speichern werden die Eingaben geprüft und allfällige Anhänge hochgeladen.
• Speichern und Vorschau: Speichert das Angebot und erzeugt anschliessend eine Dokumentvorschau (nur im Status «In Bearbeitung»).
• Vorschau: Erzeugt eine Vorschau des Angebotsdokuments (in allen übrigen Status).

Hinweis: Der Dialog ist nur im Status «In Bearbeitung» editierbar. In allen anderen Status werden die Felder schreibgeschützt angezeigt; es steht dann nur noch die Dokumentvorschau zur Verfügung.

5. Empfänger, Besteller und Verrechnungsstandort

Im Angebotsdialog wählen Sie den Empfänger (Kunde) sowie den Besteller und die zugehörige Kontaktperson über Auswahlfelder mit Vorschlagsunterstützung aus.

Der Verrechnungsstandort (Rechnungs-POI) wird nach Möglichkeit automatisch vorgeschlagen:

• Alle Standort-Auswahlfelder werden auf die Standorte des gewählten Empfängers bzw. Bestellers eingegrenzt.
• Wird der Verrechnungsstandort ausgewählt, übernimmt das System die zugehörige Referenz.
• Ändern sich Empfänger oder Besteller und ist noch kein Verrechnungsstandort gesetzt, schlägt das System automatisch einen passenden Verrechnungsstandort vor.

6. Sendungen im Angebot

Ein Angebot kann mehrere Sendungen enthalten. Jede Sendung verfügt über einen Abhol- und Zustellort sowie über Standorte für die Preisberechnung.

• Sendung hinzufügen: Über den entsprechenden Button wird eine neue Sendung zum Angebot hinzugefügt.
• Sendungen umsortieren: Die Reihenfolge der Sendungen kann per Ziehen und Ablegen (Drag-and-drop) angepasst werden.
• Sendung entfernen: Beim Entfernen einer bereits gespeicherten Sendung prüft das System, ob das Löschen zulässig ist.

Hinweis: Wird der Abhol- oder Zustellort einer Sendung geändert, werden die Preise neu ermittelt und gegebenenfalls ein passender Verrechnungsstandort vorgeschlagen.

7. Positionen im Angebot

Jede Sendung enthält eine Liste von Positionen. Es werden verschiedene Positionsarten unterstützt:

Positionen bearbeiten

1. Innerhalb einer Sendung eine neue Position hinzufügen und die Positionsart wählen.
2. Die Felder erfassen (z. B. Beschreibung, Menge, Preis, Rabatt). Änderungen an Preis- oder Rabattfeldern lösen eine automatische Neuberechnung aus.
3. Die Reihenfolge der Positionen kann per Drag-and-drop angepasst werden. Positionen lassen sich auch zwischen verschiedenen Sendungen desselben Angebots verschieben.

Position entfernen

Beim Entfernen einer bereits gespeicherten Position prüft das System, ob das Löschen zulässig ist, und entfernt die Position anschliessend aus der Sendung.

8. Freigeben / Freigabe aufheben

Angebote durchlaufen einen festgelegten Statusablauf. Vor der Weiterverarbeitung werden sie freigegeben.

Freigeben

1. Ein oder mehrere Angebote in der Liste markieren.
2. Den Button «Freigeben» in der Toolbar klicken.

Das System prüft, ob der Statuswechsel zulässig ist. Bei erfolgreicher Freigabe wechselt der Status von «In Bearbeitung» auf «Freigegeben» und die Liste wird aktualisiert.

Freigabe aufheben

1. Ein oder mehrere freigegebene Angebote markieren.
2. Den Button «Freigabe aufheben» in der Toolbar klicken.

Nach der Prüfung wird der Status auf «In Bearbeitung» zurückgesetzt.

Hinweis: Beide Aktionen sind nur verfügbar, wenn mindestens ein Angebot markiert ist. Schlägt die Prüfung des Statuswechsels fehl, wird eine entsprechende Meldung angezeigt und der Status bleibt unverändert.

9. Abschliessen / Ablehnen

Wenn ein Angebot abschliessend bearbeitet wurde, kann es als abgeschlossen oder abgelehnt markiert werden.

Abschliessen

1. Ein oder mehrere Angebote markieren.
2. Den Button «Abschliessen» in der Toolbar klicken.

Nach erfolgreicher Prüfung wechselt der Status auf «Abgeschlossen».

Ablehnen

1. Ein oder mehrere Angebote markieren.
2. Den Button «Ablehnen» in der Toolbar klicken.

Nach erfolgreicher Prüfung wechselt der Status auf «Abgelehnt».

Hinweis: Beide Aktionen prüfen vorab, ob der gewünschte Statuswechsel zulässig ist. Schlägt die Prüfung fehl, wird eine Fehlermeldung angezeigt; bei Erfolg wird die Liste neu geladen.

10. Angebot kopieren

Mit «Angebot kopieren» wird ein bestehendes Angebot als Vorlage für ein neues Angebot dupliziert.

1. Genau ein Angebot in der Liste markieren.
2. Den Button «Angebot kopieren» in der Toolbar klicken.

Es wird eine Kopie des Angebots erstellt, die anschliessend bearbeitet werden kann.

Hinweis: Die Aktion ist nur verfügbar, wenn genau ein Angebot markiert ist.

11. Angebot löschen

Nicht mehr benötigte Angebote können direkt aus der Übersicht gelöscht werden.

1. Ein oder mehrere Angebote markieren.
2. Den Button «Löschen» in der Toolbar klicken.
3. Die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Die markierten Angebote werden gelöscht und das Löschen mit einer Bestätigungsmeldung quittiert.

12. Angebotsdokument: Vorschau und PDF-Download

PDF herunterladen

Für freigegebene bzw. erzeugte Angebote steht das Angebotsdokument als PDF zur Verfügung.

1. Ein oder mehrere Angebote markieren, zu denen ein PDF vorliegt.
2. Den Button «PDF herunterladen» in der Toolbar klicken.

Die PDF-Dokumente der markierten Angebote werden heruntergeladen. Sind mehrere Angebote ausgewählt, werden die Dokumente zu einer Datei zusammengeführt.

Hinweis: Der Button ist nur aktiv, wenn die markierten Angebote über ein hinterlegtes PDF verfügen.

PDF aus der Tabelle öffnen

In der Spalte PDF der Übersicht werden vorhandene Dokumente als anklickbare Links dargestellt. Ein Klick öffnet das jeweilige Dokument direkt in der Dokumentanzeige.

Vorschau aus dem Dialog

Aus dem Bearbeitungsdialog kann über die Schaltfläche «Vorschau» bzw. «Speichern und Vorschau» jederzeit eine Vorschau des Angebotsdokuments erzeugt werden (siehe Abschnitt 4).

13. Statusanzeige und Tabellenwerkzeuge

Statusanzeige

Der Status jedes Angebots wird in der Spalte Status als übersetzter Wert angezeigt. Der Statusablauf umfasst:

Spalten- und Layout-Werkzeuge

Die Toolbar bietet die üblichen Werkzeuge zur Anpassung der Tabelle:

• Spaltenfilter: Einzelne Spalten lassen sich filtern, um die Liste einzugrenzen.
• Layout-Vorlagen: Spalten- und Layout-Einstellungen können als benutzerspezifische Vorlagen gespeichert und per Klick wiederhergestellt werden.
• Filter löschen: Entfernt alle aktiven Spaltenfilter.

Das Tabellenlayout (sichtbare Spalten, Reihenfolge, Sortierung) wird benutzerspezifisch gespeichert und bleibt nach dem Abmelden erhalten.

14. Zusammenfassung: verfügbare Aktionen