Offerte

La panoramica delle offerte è l'area di lavoro centrale per la creazione e la gestione delle offerte ai clienti. Elenca tutte le offerte e mette a disposizione strumenti per creare, modificare, cercare, filtrare, copiare, approvare, concludere, rifiutare ed eliminare le offerte nonché per generare e scaricare i relativi documenti PDF.

Nota: La panoramica delle offerte è disponibile solo se il modulo Offerte è attivato per il mandante.

1. Navigazione

La panoramica delle offerte è raggiungibile tramite il menu principale nell'area Commerciale › Offerte.

2. Panoramica delle offerte (tabella)

La panoramica mostra tutte le offerte in una tabella configurabile. Ogni riga rappresenta un'offerta. L'elenco è strutturato per pagine (paging) e può essere ordinato; per impostazione predefinita le offerte più recenti sono in alto.

Colonne standard

A seconda dei moduli attivati vengono visualizzate colonne aggiuntive:

• Sede di fatturazione (POI di fatturazione): visibile solo se il modulo di fatturazione è attivo e la fatturazione è riferita alla sede.
• Mandato di fatturazione: visibile solo se il modulo per i mandati di fatturazione è attivo (nascosto per impostazione predefinita).

Ordinamento

Facendo clic su un'intestazione di colonna l'elenco viene ordinato in modo crescente o decrescente secondo tale colonna.

Aprire un'offerta

Un doppio clic su una riga apre l'offerta nella finestra di dialogo di modifica (vedere sezione 4). La finestra di dialogo viene aperta come finestra liberamente spostabile; possono essere aperte più finestre di dialogo contemporaneamente (al massimo cinque).

Selezione multipla

È possibile selezionare contemporaneamente più offerte. La maggior parte delle azioni della barra degli strumenti (approvare, concludere, rifiutare, eliminare, scaricare il PDF) opera su tutte le righe selezionate. Le singole azioni (ad es. copiare) sono disponibili solo quando è selezionata esattamente una riga.

3. Filtri di ricerca

L'area dei filtri limita in modo mirato le offerte visualizzate. I filtri possono essere combinati.

Al cambio del gruppo attivo tramite il commutatore di gruppi, la tabella viene ricaricata automaticamente. Tramite «Reimposta filtri» vengono rimossi tutti i filtri attivi e viene visualizzato l'elenco completo.

4. Creare e modificare un'offerta

Con il pulsante «Nuova offerta» si apre una finestra di dialogo di immissione per la registrazione di un'offerta. Un'offerta esistente si apre con un doppio clic dalla panoramica. La finestra di dialogo viene rappresentata come finestra liberamente spostabile.

Un'offerta appena creata contiene già una prima spedizione nonché il gruppo attuale, l'utente attuale e la data odierna come precompilazione.

Nella finestra di dialogo si registrano o si modificano:

• destinatario e committente nonché la persona di contatto
• la sede di fatturazione (POI di fatturazione)
• i testi del documento dell'offerta
• le spedizioni con le rispettive posizioni (vedere sezione 6 e sezione 7)
• gli allegati all'offerta

Salvare e anteprima

A seconda dello stato, nel piè di pagina della finestra di dialogo sono disponibili le seguenti azioni:

• Annulla: Chiude la finestra di dialogo senza salvare le modifiche.
• Salva: Salva l'offerta. Durante il salvataggio le immissioni vengono verificate ed eventuali allegati vengono caricati.
• Salva e anteprima: Salva l'offerta e genera quindi un'anteprima del documento (solo nello stato «In elaborazione»).
• Anteprima: Genera un'anteprima del documento dell'offerta (in tutti gli altri stati).

Nota: La finestra di dialogo è modificabile solo nello stato «In elaborazione». In tutti gli altri stati i campi vengono visualizzati in sola lettura; è quindi disponibile solo l'anteprima del documento.

5. Destinatario, committente e sede di fatturazione

Nella finestra di dialogo dell'offerta si selezionano il destinatario (cliente) nonché il committente e la relativa persona di contatto tramite campi di selezione con supporto ai suggerimenti.

La sede di fatturazione (POI di fatturazione) viene proposta automaticamente ove possibile:

• Tutti i campi di selezione della sede sono limitati alle sedi del destinatario o del committente selezionato.
• Quando viene selezionata la sede di fatturazione, il sistema riprende il relativo riferimento.
• Se il destinatario o il committente cambia e non è ancora impostata alcuna sede di fatturazione, il sistema propone automaticamente una sede di fatturazione adeguata.

6. Spedizioni nell'offerta

Un'offerta può contenere più spedizioni. Ogni spedizione dispone di un luogo di ritiro e di consegna nonché di sedi per il calcolo del prezzo.

• Aggiungere spedizione: Tramite il pulsante corrispondente viene aggiunta una nuova spedizione all'offerta.
• Riordinare le spedizioni: L'ordine delle spedizioni può essere modificato tramite trascinamento (drag-and-drop).
• Rimuovere spedizione: Durante la rimozione di una spedizione già salvata, il sistema verifica se l'eliminazione è consentita.

Nota: Se il luogo di ritiro o di consegna di una spedizione viene modificato, i prezzi vengono ricalcolati e, se del caso, viene proposta una sede di fatturazione adeguata.

7. Posizioni nell'offerta

Ogni spedizione contiene un elenco di posizioni. Sono supportati diversi tipi di posizione:

Modificare le posizioni

1. Aggiungere una nuova posizione all'interno di una spedizione e scegliere il tipo di posizione.
2. Compilare i campi (ad es. descrizione, quantità, prezzo, sconto). Le modifiche ai campi di prezzo o sconto attivano un ricalcolo automatico.
3. L'ordine delle posizioni può essere modificato tramite drag-and-drop. Le posizioni possono anche essere spostate tra diverse spedizioni della stessa offerta.

Rimuovere una posizione

Durante la rimozione di una posizione già salvata, il sistema verifica se l'eliminazione è consentita e rimuove quindi la posizione dalla spedizione.

8. Approvare / Revocare l'approvazione

Le offerte seguono un flusso di stati definito. Prima dell'ulteriore elaborazione vengono approvate.

Approvare

1. Selezionare una o più offerte nell'elenco.
2. Fare clic sul pulsante «Approva» nella barra degli strumenti.

Il sistema verifica se il cambio di stato è consentito. In caso di approvazione riuscita, lo stato passa da «In elaborazione» ad «Approvata» e l'elenco viene aggiornato.

Revocare l'approvazione

1. Selezionare una o più offerte approvate.
2. Fare clic sul pulsante «Revoca approvazione» nella barra degli strumenti.

Dopo la verifica, lo stato viene ripristinato a «In elaborazione».

Nota: Entrambe le azioni sono disponibili solo se è selezionata almeno un'offerta. Se la verifica del cambio di stato fallisce, viene visualizzato un messaggio corrispondente e lo stato rimane invariato.

9. Concludere / Rifiutare

Quando un'offerta è stata elaborata in via definitiva, può essere contrassegnata come conclusa o rifiutata.

Concludere

1. Selezionare una o più offerte.
2. Fare clic sul pulsante «Concludi» nella barra degli strumenti.

Dopo una verifica riuscita, lo stato passa a «Conclusa».

Rifiutare

1. Selezionare una o più offerte.
2. Fare clic sul pulsante «Rifiuta» nella barra degli strumenti.

Dopo una verifica riuscita, lo stato passa a «Rifiutata».

Nota: Entrambe le azioni verificano preventivamente se il cambio di stato desiderato è consentito. Se la verifica fallisce, viene visualizzato un messaggio di errore; in caso di successo l'elenco viene ricaricato.

10. Copiare un'offerta

Con «Copia offerta» un'offerta esistente viene duplicata come modello per una nuova offerta.

1. Selezionare esattamente un'offerta nell'elenco.
2. Fare clic sul pulsante «Copia offerta» nella barra degli strumenti.

Viene creata una copia dell'offerta, che può quindi essere modificata.

Nota: L'azione è disponibile solo se è selezionata esattamente un'offerta.

11. Eliminare un'offerta

Le offerte non più necessarie possono essere eliminate direttamente dalla panoramica.

1. Selezionare una o più offerte.
2. Fare clic sul pulsante «Elimina» nella barra degli strumenti.
3. Confermare la richiesta di sicurezza.

Le offerte selezionate vengono eliminate e l'eliminazione viene confermata con un messaggio di conferma.

12. Documento dell'offerta: anteprima e download PDF

Scaricare il PDF

Per le offerte approvate o generate, il documento dell'offerta è disponibile come PDF.

1. Selezionare una o più offerte per le quali è presente un PDF.
2. Fare clic sul pulsante «Scarica PDF» nella barra degli strumenti.

I documenti PDF delle offerte selezionate vengono scaricati. Se sono selezionate più offerte, i documenti vengono uniti in un unico file.

Nota: Il pulsante è attivo solo se le offerte selezionate dispongono di un PDF memorizzato.

Aprire il PDF dalla tabella

Nella colonna PDF della panoramica i documenti esistenti vengono rappresentati come collegamenti cliccabili. Un clic apre il rispettivo documento direttamente nel visualizzatore di documenti.

Anteprima dalla finestra di dialogo

Dalla finestra di dialogo di modifica è possibile generare in qualsiasi momento un'anteprima del documento dell'offerta tramite il pulsante «Anteprima» o «Salva e anteprima» (vedere sezione 4).

13. Visualizzazione dello stato e strumenti della tabella

Visualizzazione dello stato

Lo stato di ogni offerta viene visualizzato nella colonna Stato come valore tradotto. Il flusso degli stati comprende:

Strumenti di colonne e layout

La barra degli strumenti offre i consueti strumenti per adattare la tabella:

• Filtri di colonna: Le singole colonne possono essere filtrate per restringere l'elenco.
• Modelli di layout: Le impostazioni di colonne e layout possono essere salvate come modelli specifici per l'utente e ripristinate con un clic.
• Cancella filtri: Rimuove tutti i filtri di colonna attivi.

Il layout della tabella (colonne visibili, ordine, ordinamento) viene salvato in modo specifico per l'utente e mantenuto dopo la disconnessione.

14. Riepilogo: azioni disponibili