Sedi

Le sedi sono luoghi definiti geograficamente (Points of Interest, POI) che svolgono ruoli diversi nella pianificazione dei giri – ad esempio indirizzi di ritiro e consegna, depositi, punti di trasbordo o ubicazioni dei veicoli. In questa pagina si creano le sedi, si gestiscono i loro dati di indirizzo, contatto e pianificazione e le si rende disponibili per l'inserimento degli ordini e la disposizione. La vista d'insieme è destinata ai responsabili dei dati di base e ai dispatcher; per i committenti web è disponibile una variante semplificata (vedere Sezione 10).

1. Navigazione

La vista delle sedi è accessibile tramite il menu principale in Dati di base › Sedi.

2. Tipi di sede

A seconda dello scopo d'uso, le sedi possono assumere ruoli diversi:

• Sedi di carico / scarico: principalmente luoghi di erogazione del servizio (LES) dei clienti.
• Depositi / terminal / hub: punti di trasbordo propri.
• Altre sedi: ubicazioni dei veicoli, stazioni di rifornimento, luoghi di pulizia, soste energetiche (ad es. colonnine di ricarica), dogana, punti di raccolta.

Le sedi di carico o scarico possono essere assegnate anche a partner commerciali. A una singola sede possono essere assegnati uno o più tipi di sede.

3. Vista delle sedi (tabella)

La vista d'insieme mostra tutte le sedi in una tabella configurabile, caricata pagina per pagina. Ogni riga rappresenta una sede. La tabella comprende un gran numero di colonne che coprono, tra l'altro, i seguenti ambiti di dati:

Ordinamento e filtri di colonna

Un clic su un'intestazione di colonna ordina l'elenco in modo crescente o decrescente. Tramite la riga dei filtri (filtro in linea per colonna) è possibile restringere direttamente singole colonne.

Marcatura a colori

Le sedi con un valore di colore di riferimento registrato vengono evidenziate a colori nella colonna corrispondente. Ciò consente di raggruppare visivamente le sedi o di contrassegnarle in modo particolare.

Aprire una sede

Un clic su una riga apre la sede nella finestra di dialogo di modifica (vedere Sezione 4). Le finestre di dialogo si aprono come finestre liberamente spostabili; più finestre di dialogo possono essere aperte contemporaneamente (al massimo cinque).

Nota: L'insieme delle colonne visualizzate è ridotto per i committenti web (vedere Sezione 10).

4. Creare e modificare una sede

Il pulsante «Aggiungi» consente di creare una nuova sede; un clic su una riga esistente o il pulsante «Modifica» apre una sede esistente. La finestra di dialogo di modifica organizza i dati in più ambiti:

• Indirizzo: organizzazione/nome, via, CAP, località, paese.
• Geocodifica e mappa: ricerca dell'indirizzo con marcatore di mappa spostabile per definire le coordinate esatte (vedere Sezione 8).
• Zone: assegnazione della sede a zone di pianificazione o di impiego.
• Specializzazioni e gruppi di veicoli richiesti: requisiti per veicolo/conducente che devono essere soddisfatti all'avvicinamento alla sede.
• Opzioni di fatturazione: impostazioni di fatturazione specifiche della sede.
• Punto di raccolta: contrassegno come punto di raccolta/trasbordo.
• Orari di apertura: definizione degli intervalli di apertura.
• Contatti: registrazione di persone di contatto, incluso esattamente un contatto principale.
• Campi personalizzati: informazioni aggiuntive specifiche del cliente.

Campi obbligatori

Affinché una sede possa essere registrata, devono essere compilati tutti i campi obbligatori contrassegnati con *.

Salvare

1. Compilare i campi desiderati nella finestra di dialogo.
2. Fare clic sul pulsante «Salva».

Al salvataggio, il sistema verifica tra l'altro le seguenti regole:

• La designazione di riferimento non deve essere assegnata due volte.
• Può essere definito un solo contatto principale.
• Organizzazione/nome è un campo obbligatorio.
• Devono essere presenti coordinate valide (latitudine e longitudine).
• Se la notifica di arrivo è attivata, i dati di contatto e gli intervalli temporali dei rispettivi canali devono essere validi (vedere Sezione 9).

Dopo un salvataggio riuscito, appare un messaggio di conferma (creato o aggiornato). Se una sede viene creata nel contesto di un inserimento ordine, viene automaticamente collegata al cliente corrispondente.

Nota: I documenti e le foto del conducente allegati a una sede vengono caricati e archiviati in modo sicuro al salvataggio.

5. Eliminare le sedi

Le sedi non più necessarie possono essere rimosse dalla vista d'insieme.

1. Selezionare una o più sedi.
2. Fare clic sul pulsante «Elimina» nella barra degli strumenti.
3. Confermare la richiesta di sicurezza.

Prima dell'eliminazione, il sistema verifica se la sede è ancora referenziata da spedizioni o giri. Se l'eliminazione rendesse non valido un riferimento esistente, ciò viene segnalato.

Nota: Per i committenti web, la sede non viene eliminata definitivamente; viene soltanto annullata l'assegnazione al proprio account (vedere Sezione 10).

6. Documenti di sede e stato

Nota: Questa funzione è disponibile solo se il modulo Documenti di sede è attivato per il cliente, e non è disponibile per i committenti web.

Per ogni sede è possibile registrare un documento PDF, il cui stato di revisione viene riportato nella vista d'insieme. A tale scopo, la tabella mostra le colonne Stato del documento (come badge di stato) e PDF del documento (come link per aprire il PDF).

Visualizzare o modificare un documento

1. Selezionare esattamente una sede che dispone di un documento registrato.
2. Fare clic sul pulsante «Modifica documento di sede» nella barra degli strumenti.

A seconda dello stato del documento, si apre la finestra appropriata:

• Stato In revisione o Riaperto: il documento viene aperto in modalità di modifica.
• Stato Revisionato: il documento viene aperto in modalità di visualizzazione (sola lettura).

Nota: Il pulsante è attivo solo se è selezionata esattamente una riga con un documento registrato.

7. Filtri di gruppo e di ambito

Sopra la tabella è disponibile un'area di filtro con cui restringere l'insieme di dati visualizzati:

• Selezione del gruppo: selezione del gruppo superiore le cui sedi vengono caricate.
• Solo gruppo corrente: con questa opzione vengono mostrate esclusivamente le sedi del gruppo selezionato. Se è disattivata, vengono incluse anche le sedi dei gruppi subordinati.

Al cambio di gruppo, la tabella viene ricaricata automaticamente.

Nota: L'intera area di filtro nonché l'opzione «Solo gruppo corrente» possono essere nascoste a seconda del ruolo dell'utente (ad es. subappaltatore o committente web puro).

Mostrare solo le sedi collegate al cliente

Tramite l'interruttore «Solo sedi collegate al cliente» nella barra degli strumenti è possibile limitare l'elenco alle sedi assegnate al cliente o al contesto corrente. Lo stato attivo viene evidenziato visivamente; un nuovo clic annulla la limitazione.

Nota: Questo interruttore è visibile solo se è abilitato per il cliente o il contesto.

8. Vista mappa e coordinate

Le sedi possono essere rappresentate su una mappa. I marcatori vengono visualizzati con un simbolo adatto in base al rispettivo tipo di sede; tramite la selezione del tipo è possibile controllare quali tipi di sede sono visibili sulla mappa.

Definire le coordinate durante la modifica

All'interno della finestra di dialogo di modifica è disponibile una ricerca dell'indirizzo con mappa:

1. Inserire l'indirizzo nel campo di ricerca – la sede viene geocodificata e visualizzata sulla mappa.
2. Se necessario, spostare il marcatore tramite trascinamento per definire la posizione esatta.

Le coordinate determinate vengono visualizzate per ogni sede. Coordinate valide sono obbligatorie al salvataggio (vedere Sezione 4).

9. Configurare la notifica di arrivo

Nota: Questa funzione è disponibile solo se il modulo Notifica di arrivo è attivato per il cliente.

Nella finestra di dialogo di modifica è possibile definire per ogni sede se e come vengono inviate le notifiche di arrivo (preavvisi). Alla creazione di una nuova sede, le impostazioni di notifica di arrivo vengono riprese dai valori predefiniti del gruppo e possono essere successivamente adattate.

Sono configurabili tra l'altro:

Al salvataggio, i dati di contatto dei canali attivi (e-mail o SMS) vengono verificati per la validità.

10. Sedi per i committenti web

Per gli utenti con accesso di ordinazione web puro viene mostrata una variante semplificata della gestione delle sedi:

• Colonne ridotte: vengono visualizzati solo i campi rilevanti per i committenti web.
• Insieme di dati limitato: l'elenco mostra esclusivamente le sedi assegnate al proprio account committente.
• Modulo semplificato: il modulo di inserimento e modifica è ridotto alle informazioni necessarie.

Salvataggio e protezione da scrittura

• Modificare: al salvataggio di una sede esistente, i propri dati vengono aggiornati, mentre i contatti di altri committenti vengono mantenuti.
• Creare nuovo: una sede appena creata viene salvata e collegata automaticamente al proprio account committente.
• Protezione da scrittura: le sedi create da un altro committente vengono visualizzate in sola lettura e non possono essere modificate.

Eliminare

All'eliminazione, per i committenti web viene annullata soltanto l'assegnazione al proprio account; la sede stessa rimane nel sistema.

11. Sedi assegnate

Le sedi possono essere assegnate alle spedizioni come luogo di ritiro o luogo di consegna. La selezione avviene tramite un menu a discesa dalle sedi già registrate nei dati di base.

Le sedi speciali come «Sosta tecnica» vengono assegnate direttamente al giro e non sono vincolate a un ordine.

12. Funzioni della barra degli strumenti e della tabella

La barra degli strumenti della vista delle sedi mette a disposizione i seguenti strumenti standard:

• Ricerca rapida: un campo di ricerca che esamina l'elenco visualizzato attraverso le colonne.
• Riga dei filtri: filtro in linea per colonna.
• Cancella filtri: rimuove tutti i filtri attivi.
• Aggiorna: ricarica la vista corrente.
• Seleziona tutto / Deseleziona: seleziona o deseleziona tutte le sedi della pagina corrente.
• Aggiungi / Modifica: apre il modulo di inserimento o modifica (con le autorizzazioni corrispondenti).
• Layout delle colonne: mostrare e nascondere colonne nonché adattare l'ordine.
• Modelli: salvare e ripristinare una configurazione di colonne e filtri.

Le impostazioni di colonne e filtri vengono salvate per singolo utente (inclusi i campi personalizzati configurati) e vengono mantenute dopo la disconnessione.

13. Riepilogo: azioni disponibili