Contatti

La panoramica dei contatti è l'area di lavoro dei dati di base per la gestione delle persone di contatto. Elenca tutti i contatti del gruppo attuale e offre strumenti per cercare, filtrare, inserire, modificare, eliminare ed esportare, nonché per personalizzare individualmente la vista a tabella.

I contatti sono dati di base autonomi e, dopo l'inserimento, possono essere assegnati sia ai partner commerciali sia alle ubicazioni.

1. Navigazione

La panoramica dei contatti è raggiungibile tramite il menu principale alla voce Dati di base › Contatti.

Nota: La panoramica dei contatti è disponibile per gli utenti con i ruoli Super-Admin, Amministratore, Disponente, Impiegato, Impiegato senza veicolo, Dispatcher di misura, WebOrder Utente e WebOrder Admin. Gli utenti con soli diritti di lettura non possono aprire la pagina. Gli utenti che inseriscono esclusivamente ordini web vedono solo i contatti assegnati al loro committente.

2. Panoramica dei contatti (tabella)

La panoramica mostra tutti i contatti in una tabella configurabile. Ogni riga rappresenta una persona di contatto. La lista è paginata, ordinabile e filtrabile.

Colonne predefinite

Ulteriori colonne o colonne diverse possono essere mostrate e nascoste tramite la configurazione delle colonne (vedere Sezione 7).

Ordinamento

Facendo clic sull'intestazione di una colonna, la lista viene ordinata in ordine crescente o decrescente in base a tale colonna. Per impostazione predefinita, la lista è ordinata per ID di contatto in ordine decrescente.

Selezione multipla

È possibile contrassegnare più contatti contemporaneamente. Con i pulsanti Seleziona tutti quelli che sono elencati o Deseleziona tutti nella barra degli strumenti, tutti i contatti – anche su più pagine – vengono contrassegnati o deselezionati. A seconda della selezione, le azioni disponibili della barra degli strumenti vengono attivate o disattivate automaticamente.

Visualizzazione paginata (paginazione)

Per impostazione predefinita, la tabella mostra 50 contatti per pagina. Con il selettore della dimensione della pagina è possibile aumentare il numero di righe per pagina a 50, 100, 250, 500, 1000 o 2000. I dati vengono ricaricati lato server, in modo da poter sfogliare con buone prestazioni anche grandi volumi di contatti.

3. Cercare e filtrare

La panoramica dei contatti offre diverse possibilità per restringere i contatti visualizzati.

Ricerca rapida globale

Tramite il campo di ricerca nella barra degli strumenti è possibile cercare l'intero volume di contatti su tutte le colonne. Inserire il termine di ricerca e confermare con Invio – la lista viene ristretta di conseguenza.

Filtri di colonna (riga di filtro)

Sotto le intestazioni delle colonne è disponibile una riga di filtro in cui è possibile inserire un criterio di filtro proprio per ogni colonna (ad es. per località, organizzazione o lingua). Il filtro viene applicato confermando con Invio o con un clic. È possibile combinare più filtri di colonna. La colonna Data di nascita non può essere filtrata.

Reimpostare i filtri

Con il pulsante «Reimposta filtri» nella barra degli strumenti, tutti i filtri attivi vengono rimossi e viene nuovamente visualizzata la lista completa.

4. Inserire, modificare ed eliminare un contatto

Inserire un contatto

Con il pulsante Aggiungi si apre la finestra di dialogo Aggiungi contatto per la creazione di una nuova persona di contatto (struttura, vedere La finestra di dialogo del contatto). Dopo il salvataggio, il nuovo contatto compare nella panoramica.

Nota: Se un utente che inserisce esclusivamente ordini web crea un nuovo contatto, questo viene assegnato automaticamente al suo committente.

Modificare un contatto

Un contatto esistente può essere aperto per la modifica in due modi:

1. Contrassegnare esattamente un contatto nella lista e fare clic sul pulsante Modifica nella barra degli strumenti, oppure
2. con un doppio clic sulla riga corrispondente.

Si apre la finestra di dialogo Modifica contatto. Un clic semplice su una riga la contrassegna soltanto. Nella finestra di dialogo è possibile adattare i campi e applicarli con Salva; Annulla chiude la finestra di dialogo senza modifiche.

La finestra di dialogo del contatto

La finestra di dialogo si apre come finestra sopra la panoramica e può essere spostata. È possibile aprire una sola finestra di dialogo del contatto alla volta. La finestra di dialogo è suddivisa in due aree.

Area sinistra

• Intestazione: Foto profilo della persona di contatto (può essere caricata) nonché nome e organizzazione.
• Gruppo Generale: Nome/Cognome (campo obbligatorio), Organizzazione, ID riferimento esterno (max. 400 caratteri), Data di nascita e Lingua (per i nuovi contatti è preselezionato il tedesco).
• Gruppo Informazioni di contatto: Telefono 1 (campo obbligatorio), Telefono 2, Fax, E-mail e Casella postale (max. 16 caratteri).

I numeri di telefono e di fax nonché l'indirizzo e-mail vengono verificati per un formato valido. Le immissioni mancanti o non valide vengono segnalate con un messaggio come Nome/ Il nome è obbligatorio, Telefono è un campo obbligatorio, Formato del numero non valido o Formato indirizzo e-mail non valido.

Area destra

L'area destra è composta da sezioni espandibili:

• Sezione Località: Indirizzo della persona di contatto. L'indirizzo può essere trovato e ripreso tramite una ricerca indirizzi. Per i nuovi contatti, il paese predefinito è precompilato.
• Sezione Clienti: Assegnazione del contatto a partner commerciali (vedere Assegnare partner commerciali). Un contatore mostra il numero di partner commerciali assegnati.
• Sezione Commenti: Campo note libero.

Assegnare partner commerciali

Nella sezione Clienti della finestra di dialogo del contatto si stabilisce a quali partner commerciali è assegnato il contatto.

1. Nel campo di selezione Seleziona il cliente scegliere un partner commerciale. Viene aggiunto alla lista. I partner commerciali già assegnati non compaiono più nel campo di selezione.
2. Un'assegnazione viene nuovamente rimossa con l'icona del cestino accanto al partner commerciale.
3. Con Salva le assegnazioni vengono applicate. Se si salva senza partner commerciali nella lista, tutte le assegnazioni precedenti del contatto vengono rimosse.

Per ogni partner commerciale viene indicato se il contatto è il suo Contatto principale. La casella di controllo serve qui solo a scopo informativo e non può essere modificata. Il contatto principale viene definito nei contatti del rispettivo partner commerciale.

Nota: Gli utenti con il ruolo WebOrder Utente o WebOrder Admin vedono nel campo di selezione Seleziona il cliente solo i partner commerciali del proprio committente. Ciò vale anche se dispongono di ulteriori ruoli.

Eliminare un contatto

I contatti non più necessari possono essere eliminati direttamente dalla panoramica – anche più contatti contemporaneamente.

1. Contrassegnare uno o più contatti.
2. Fare clic sul pulsante Rimuovi nella barra degli strumenti.
3. Confermare la richiesta di conferma.

I contatti contrassegnati vengono rimossi e la tabella viene aggiornata.

Nota: Per gli utenti che inseriscono esclusivamente ordini web, l'eliminazione rimuove soltanto il collegamento tra il contatto e il committente; il record del contatto stesso viene mantenuto.

5. Esportazione Excel

La lista di contatti attualmente filtrata può essere esportata come file Excel. Il pulsante «Esporta» scarica un file .xlsx con i dati dei contatti.

L'esportazione tiene conto dei filtri attualmente impostati nonché delle colonne visibili nella tabella. Adattando i filtri prima dell'esportazione, è possibile controllare in modo mirato il contenuto del file di esportazione. Il file generato contiene una riga di intestazione formattata e restituisce in modo leggibile anche i campi composti (ad es. località e paese dall'indirizzo).

6. Riferimento al gruppo e aggiornamento automatico

La panoramica dei contatti mostra di volta in volta i contatti del gruppo attualmente attivo. Su questa pagina, il commutatore di gruppo nella barra di intestazione propone solo gruppi principali. Se il gruppo attivo viene cambiato tramite il commutatore di gruppo, la tabella si ricarica automaticamente e mostra i contatti del gruppo appena selezionato.

Con il pulsante Ricarica nella barra degli strumenti è possibile ricaricare manualmente la lista in qualsiasi momento.

7. Personalizzare la vista a tabella

Personalizzare le colonne

Le colonne visibili possono essere configurate per ogni utente:

• Larghezza delle colonne: La larghezza delle colonne può essere adattata trascinando i separatori di colonna.
• Ordine delle colonne: Le colonne possono essere riordinate tramite trascinamento.

Configurazione delle colonne

Con l'icona delle impostazioni nella barra degli strumenti si apre il configuratore delle colonne. Lì è possibile mostrare e nascondere singole colonne per ridurre la tabella alle informazioni necessarie.

Reimpostare la vista

Con la funzione Ripristina la visualizzazione della tabella di default, la tabella viene reimpostata al layout predefinito (selezione, ordine e larghezza delle colonne) dopo una richiesta di conferma.

Salvataggio della vista

Tutte le personalizzazioni della vista a tabella vengono salvate per ogni utente e vengono mantenute dopo la disconnessione.

8. Modelli di layout

La configurazione attuale delle colonne e dei filtri può essere salvata come modello denominato e ripristinata in seguito con un clic.

• Salvare un modello: Con la funzione corrispondente della barra degli strumenti, le impostazioni attuali vengono salvate con un nome liberamente selezionabile.
• Gestire i modelli: In una finestra di dialogo di gestione dedicata, i modelli possono essere rinominati, contrassegnati come preferiti e condivisi con gruppi o ruoli.
• Aggiungere un modello: I modelli contrassegnati come preferiti compaiono come pulsanti propri nella barra degli strumenti.
• Applicare un modello: Un clic su un modello aggiunto ripristina la configurazione salvata delle colonne e dei filtri.

9. Riepilogo: azioni disponibili

Nota: I campi di una persona di contatto e l'assegnazione a partner commerciali sono descritti nella Sezione 4. Il contatto principale di un partner commerciale si definisce nei contatti del partner commerciale (vedere Clienti).