Fatturazione

Nella pagina delle impostazioni Fatturazione si stabilisce come X4fleet crea, numera, visualizza e trasferisce le fatture ai sistemi esterni. La pagina è destinata agli amministratori e agli utenti responsabili sul piano commerciale che configurano la fatturazione di un mandante.

Nota: La sezione Fatturazione viene visualizzata solo se il modulo di fatturazione è attivato per il mandante. Se il modulo non è attivo, la scheda corrispondente non compare nelle impostazioni.

1. Navigazione

Le impostazioni della fatturazione sono accessibili tramite il menu principale sotto Impostazioni nella scheda Fatturazione. Tutte le indicazioni valgono per il gruppo selezionato di volta in volta; al cambio del gruppo vengono caricate le relative impostazioni.

Dopo aver adattato i campi, le modifiche vengono applicate tramite Salva.

2. Emittente della fattura e valori predefiniti di pagamento

In questa sezione si memorizza l'identità della propria azienda come emittente della fattura nonché i valori predefiniti utilizzati durante la creazione di nuove fatture.

2.1 Dati bancari e aziendali

Queste indicazioni compaiono sui documenti di fattura generati e vengono utilizzate per l'elaborazione dei pagamenti.

2.2 Modello di fattura (rapporto)

Tramite il campo Modello di fattura si seleziona il layout di rapporto (rapporto) con cui vengono generati i PDF delle fatture. Il campo offre un completamento automatico: digitare una parte del nome e X4fleet propone i modelli di fattura disponibili. Selezionare il modello desiderato dall'elenco dei risultati.

2.3 Numerazione automatica delle fatture

X4fleet può assegnare automaticamente i numeri di fattura.

1. Attivare l'opzione Generare automaticamente il numero di fattura.
2. Nel campo della numerazione progressiva, stabilire il successivo valore numerico da assegnare (valore iniziale).

Con la numerazione automatica attivata, ogni nuova fattura riceve il successivo numero progressivo. Se l'opzione è disattivata, il numero di fattura viene assegnato manualmente.

2.4 Valori predefiniti contabili

Affinché le fatture possano essere trasferite correttamente alla contabilità, è possibile imporre indicazioni obbligatorie:

• Conto ricavi obbligatorio: Durante la fatturazione deve essere indicato un conto ricavi (conto contabile).
• IVA/imposta sulle vendite obbligatoria: Durante la fatturazione deve essere indicata un'aliquota fiscale.

Se una di queste opzioni è attiva, una fattura può essere creata solo quando la rispettiva indicazione è interamente fornita.

2.5 Opzioni di raggruppamento delle fatture

Queste opzioni controllano come gli ordini vengono raggruppati in fatture:

• Fatturare per sede: Gli ordini vengono raggruppati in una fattura in base alla sede pertinente (punto di ritiro o di consegna).
• Fatturare in una fattura esistente: Le nuove posizioni vengono, se possibile, aggiunte a una fattura aperta già esistente anziché creare una nuova fattura.
• Fatturazione alla verifica della spedizione: Le spedizioni vengono preselezionate automaticamente per la fatturazione nell'ambito della verifica della spedizione.
• Fattura da parte della società madre divisa: Quando si fatturano le spedizioni selezionate, gli ordini parziali di una suddivisione vengono sostituiti dal relativo ordine padre, che viene quindi fatturato. In caso di suddivisione per percorso, le posizioni vengono riprese dall'ultima tratta. In caso di suddivisione per quantità, le quantità vengono sommate su tutti gli ordini parziali; fa stato la quantità effettivamente consegnata, altrimenti la quantità pianificata. L'opzione è disattivata per impostazione predefinita e si trova nell'area Fatturazione in generale.

Nota: L'opzione Fatturazione alla verifica della spedizione è disponibile solo se sono attivati sia il modulo di fatturazione sia il modulo di verifica della spedizione.

2.6 Condizioni di pagamento e sconto di cassa

Nell'area dei valori predefiniti si stabiliscono le condizioni di pagamento preimpostate che vengono proposte per le nuove fatture:

Questi valori fungono da valore predefinito e possono comunque essere adattati durante la creazione di una singola fattura.

2.7 Visualizzazione dell'IVA

Tramite la selezione Visualizzazione dell'IVA si stabilisce come l'imposta sul valore aggiunto viene presentata sulla fattura:

• Privato: Presentazione degli importi IVA inclusa (presentazione lorda).
• Commerciale: Presentazione degli importi IVA esclusa (presentazione netta) con un'esposizione separata dell'IVA.

Selezionare il tipo di presentazione adatto alla propria struttura di clientela.

3. Export delle fatture tramite SFTP

In questa sezione si configura la consegna automatica delle fatture generate tramite una connessione SFTP.

1. Attivare l'opzione Export SFTP attivo.
2. Nel campo Modello di export SFTP, selezionare il layout di rapporto da utilizzare per l'export. Il campo offre un completamento automatico; digitare una parte del nome e selezionare il modello appropriato dall'elenco dei risultati.
3. Tramite l'opzione Export come azione autonoma, stabilire se l'export viene attivato indipendentemente dall'invio della fattura.

Se Export come azione autonoma è attivato, l'export SFTP viene eseguito separatamente dall'invio regolare della fattura. In caso contrario, l'export avviene insieme all'invio.

Nota: I dati di accesso della connessione SFTP vengono forniti o configurati da X4fleet. Per domande sulla configurazione della connessione, rivolgersi al supporto.

4. Export delle fatture verso un sistema ERP esterno (Bexio/OAuth)

Tramite l'export delle fatture per richiesta di export, le fatture possono essere trasferite a un sistema ERP o contabile esterno (ad es. Bexio). La connessione avviene tramite la procedura OAuth.

4.1 Configurare la connessione

4.2 Autorizzazione Bexio

Per la connessione a Bexio è disponibile il pulsante Bexio. Con un clic su questo pulsante si avvia il processo di autorizzazione OAuth:

1. Assicurarsi che l'opzione Richiesta di export attiva sia impostata e che il sistema di destinazione sia impostato su Bexio.
2. Fare clic sul pulsante Bexio.
3. Si viene reindirizzati all'accesso a Bexio e invitati ad autorizzare l'accesso a X4fleet.
4. Dopo un'autorizzazione riuscita si ritorna alle impostazioni. I token di accesso e di aggiornamento vengono inseriti automaticamente.

Nota: Durante l'autorizzazione la pagina viene ricaricata. Non chiudere la finestra del browser durante questa operazione.

5. Note

• Tutte le impostazioni diventano effettive solo dopo Salva.
• Le impostazioni valgono per il gruppo selezionato di volta in volta. Prima di apportare modifiche, verificare che sia attivo il gruppo corretto.
• Le modifiche al modello di fattura, alla numerazione o alla visualizzazione dell'IVA hanno effetto solo sulle fatture create in futuro; le fatture già generate rimangono invariate.
• L'intera sezione Fatturazione è visibile solo con il modulo di fatturazione attivo. Singole opzioni compaiono inoltre solo quando sono attivati i moduli rispettivamente richiesti.