Basi di X4Fleet

Cos'è X4Fleet?

X4Fleet è un sistema di gestione del trasporto (TMS) completo. Supporta la pianificazione e l'esecuzione dei trasporti. Come applicazione web basata su browser, X4Fleet è rapidamente operativo e semplice da usare. Grazie all'accesso per tutti i collaboratori necessari e alle interfacce verso i sistemi circostanti, le informazioni necessarie sono sempre disponibili nel posto giusto.

Cosa si può fare con X4Fleet?

Accettare ordini e interagire con i clienti

Con X4Fleet siete in stretto contatto con i vostri clienti. Potete inserire ordini manualmente sulla base di una richiesta telefonica o via e-mail. Per essere ancora più vicini ai vostri clienti, potete anche consentire loro di inserire gli ordini tramite la piattaforma WebOrder, oppure importare gli ordini direttamente tramite un'interfaccia dal vostro ERP o dai sistemi dei clienti.

I vostri clienti possono essere informati in qualsiasi momento sullo stato dei loro ordini. Tramite vari trigger è possibile inviare notifiche e-mail o webhook direttamente ai clienti o tramite sistemi di terze parti. Inviate ad esempio avvisi di consegna automatici o un documento di trasporto via e-mail al referente corretto presso il cliente quando un punto di trasporto viene completato.

Dopo la chiusura di un ordine, potete inviare direttamente da X4Fleet una fattura al cliente sulla base della prestazione effettivamente erogata. Il prezzo viene calcolato in X4Fleet utilizzando listini prezzi generali o specifici per cliente.

Monitorare gli ordini e prepararli per la pianificazione

Gli ordini inseriti possono essere seguiti in qualsiasi momento in X4Fleet. Visualizzate gli ordini filtrati per stato, data o area di servizio. Con le aree di lavoro, X4Fleet sposta automaticamente gli ordini, al momento del salvataggio, nel gruppo o sottogruppo competente in base a regole.

Con X4Fleet, i vostri clienti possono visualizzare in qualsiasi momento lo stato dei loro ordini tramite WebOrder.

Gli ordini ricevuti vengono preparati per la pianificazione mediante suddivisioni. Le suddivisioni per percorso dividono gli ordini in più tratte parziali. Le suddivisioni per quantità dividono gli ordini in unità di quantità più piccole. Con l'ausilio di regole di suddivisione, questa preparazione può essere automatizzata.

Pianificare e ottimizzare i giri e gli itinerari

Gli ordini e i sotto-ordini vengono pianificati sui giri nella vista di pianificazione tramite assegnazione automatica o mediante Drag & Drop. I giri vengono creati in anticipo manualmente o automaticamente dal dispatcher.

A ogni giro vengono assegnati il personale e il veicolo corrispondenti. In X4Fleet è possibile assegnare competenze al personale e registrare qualifiche sui veicoli. Durante la successiva validazione del giro, viene verificato se i requisiti necessari sono soddisfatti dal veicolo e dal personale. I requisiti necessari possono essere definiti sia per le sedi che per gli articoli e i clienti.

Quando tutti gli ordini del giro sono stati inseriti, è possibile calcolare o ottimizzare il giro. Il calcolo determina l'itinerario in base alla sequenza esistente. L'ottimizzazione adatta la sequenza di tutti gli ordini per un instradamento ottimale — tenendo conto ad esempio delle finestre temporali di ritiro o consegna.

Fornire informazioni al personale di guida

Un giro pianificato viene rilasciato al personale di guida per l'esecuzione tramite la Driver App Android.

Come autista, vedete il giro assegnato nella Driver App. Le checklist vi supportano nella gestione del giro. All'inizio, alle fermate e alla fine del giro possono essere creati protocolli di controllo individuali che assistono il personale di guida nell'adempimento dei propri compiti e servono per la documentazione.

L'app vi guida verso la fermata successiva in base all'itinerario pianificato e ai parametri del veicolo. Grazie alla pratica navigazione integrata nell'app, le informazioni sull'itinerario e sulla prossima fermata vengono visualizzate sul display nel cockpit.

Alla fermata vengono visualizzate le informazioni memorizzate sulla posizione di sosta, le note e gli eventuali codici di accesso o luoghi di deposito.

Utilizzare le informazioni in tempo reale di veicoli e personale

Come dispatcher, vedete la vostra flotta in tempo reale. Monitorate l'itinerario pianificato e quello effettivo, nonché lo stato di tutti gli ordini. Ricevete le segnalazioni di guasti dal personale di guida e comunicate direttamente con il personale nel cockpit tramite Chatter.

Come autista, confermate tutte le attività alla fermata nella forma desiderata (firma, foto, codice a barre, ecc.) e registrate se necessario ulteriori informazioni, attività o correzioni.

Tutte le informazioni sono visibili in tempo reale nel backend (app web). Possono essere messe a disposizione dei clienti anche tramite notifiche o interfacce.

Aumentare qualità ed efficienza nel trasporto

Con l'API X4Fleet collegate direttamente il vostro ERP o i sistemi circostanti, garantendo così un flusso di dati continuo.

X4Fleet calcola gli itinerari più efficienti e vi supporta nell'utilizzo ottimale della vostra flotta.

Esportate i vostri dati oppure riceveteli tramite API per l'analisi con i comuni strumenti BI per ottimizzare la vostra flotta, la vostra strategia di trasporto e i vostri flussi di merci.

Struttura di X4Fleet

Come è strutturato un ordine in X4Fleet?

L'ordine è l'elemento centrale di X4Fleet. Contiene i seguenti elementi:

• Cliente / Committente: Il committente ordina la prestazione di trasporto e di norma paga la fattura. Il cliente è il beneficiario finale della prestazione di trasporto.
• Spedizione: Una spedizione rappresenta il trasporto di un numero di colli dal luogo di ritiro al luogo di consegna.
• Sotto-ordine: Un sotto-ordine è una suddivisione di un ordine per percorso (suddivisione per percorso) o per quantità (suddivisione per quantità).
• Luogo di ritiro: Il luogo da cui viene ritirata la merce.
• Luogo di consegna: Il luogo in cui la merce viene consegnata.
• Posizioni / Colli: Le posizioni dei colli rappresentano la merce. Un ordine può contenere un numero qualsiasi di colli. Le posizioni possono includere anche altre prestazioni fatturabili oltre ai colli.

Come è strutturato un giro in X4Fleet?

A un giro viene assegnato un numero qualsiasi di ordini o sotto-ordini. Contiene i seguenti elementi principali:

• Fermata: Una fermata corrisponde alla posizione di sosta a un indirizzo fisico. Un giro contiene un numero qualsiasi di fermate. Ogni fermata può contenere più punti di trasporto.
• Punto di trasporto: Un punto di trasporto corrisponde all'ordine di carico o scarico per una spedizione all'interno di una fermata.
• Veicolo: Un veicolo ha una definizione precisa per quanto riguarda le dimensioni e le qualifiche. Viene assegnato a un giro per garantirne l'esecuzione.
• Autista: A ogni giro viene assegnato un autista. Agli autisti vengono assegnate le competenze necessarie per guidare determinati veicoli.

Ruoli

Qui vengono descritti i ruoli fondamentali (ovvero gli attori) nel sistema. Non si tratta dei ruoli (insieme di diritti) assegnati agli utenti in X4Fleet.

Pianificazione

Il dispatcher svolge un ruolo chiave nell'utilizzo di X4Fleet. È responsabile della pianificazione quotidiana a breve e lungo termine delle risorse, dei giri e degli ordini. Lavora nell'app web (backend) ed è il referente per le parti interessate interne ed esterne.

Il lavoro quotidiano comprende la pianificazione a medio termine e l'allocazione di risorse come il personale di guida, i veicoli, i rimorchi, ecc., la ricezione e la preparazione degli ordini e la corretta pianificazione sui giri.

Personale di guida

Il personale di guida esegue i giri effettivi. Come autista, utilizzate la X4Fleet Driver App per la navigazione, per svolgere le attività alle fermate e per contattare il dispatcher tramite Chatter se necessario.

Amministrazione IT

Gli amministratori IT sono responsabili della gestione degli utenti, dell'assegnazione dei ruoli e della corretta integrazione nel panorama dei sistemi. La loro attività è spesso molto intensa durante la fase di introduzione o in caso di adattamenti. Altrimenti intervengono principalmente per la gestione degli utenti in caso di entrate e uscite.

Contabilità & Finanze

Nella maggior parte dei casi, la contabilità non ha un collegamento diretto con X4Fleet. Le informazioni rilevanti come i dati di fatturazione, i dati degli indirizzi e i report vengono generalmente messi a disposizione della contabilità dal dispatcher tramite interfaccia o esportazione.

Management

Il management riceve generalmente le informazioni rilevanti per le decisioni gestionali chiave tramite il dispatcher mediante esportazioni e report. Nella maggior parte dei casi non è quindi necessario familiarizzare con la struttura e l'interfaccia del sistema.

Dispositivi

Applicazione desktop

L'applicazione desktop (chiamata anche app web o backend) è lo strumento di lavoro principale per la pianificazione e il dispatch. Funziona su tutti i comuni computer con accesso a Internet.

Driver App

La X4Fleet Driver App assiste il personale di guida nell'esecuzione dei giri, nella navigazione, nella visualizzazione delle informazioni disponibili sulla fermata e guida attraverso le attività in sospeso alle fermate e all'inizio e alla fine di un giro.

Funziona su dispositivi Android che vengono fissati nella cabina di guida con supporti idonei.