Documenti di luogo

La panoramica Documenti di luogo gestisce i documenti assegnati a un luogo (sede o POI) — ad esempio indicazioni di accesso e di consegna, descrizioni della sede o annotazioni per il conducente. Ogni documento contiene i dati di indirizzo e di coordinate del luogo associato, fino a quattro foto, un'anteprima cartografica nonché commenti, e passa attraverso un flusso di controllo e approvazione.

Nota: I documenti di luogo sono disponibili solo se il modulo Documenti di luogo (LocationDocuments) è attivato per il mandante.

1. Navigazione

La panoramica dei documenti di luogo è accessibile dal menu principale nell'area Dati anagrafici.

2. Panoramica (tabella)

La panoramica mostra tutti i documenti di luogo in una tabella configurabile. Ogni riga rappresenta un documento con il luogo associato.

Colonne

Ordinamento, filtri e ricerca

• Facendo clic su un'intestazione di colonna, l'elenco viene ordinato in modo crescente o decrescente in base a quella colonna.
• Tramite la riga di filtro sotto le intestazioni di colonna è possibile limitare l'elenco per colonna.
• La configurazione delle colonne (colonne visualizzate e ordine) viene salvata per utente e viene mantenuta dopo la disconnessione.

Aprire un documento

Facendo clic su una riga si apre il documento. A seconda dello stato, la finestra di dialogo si comporta in modo diverso:

• I documenti revisionati si aprono nella vista di lettura con le azioni del flusso di lavoro (vedere Sezione 4).
• Tutti gli altri documenti si aprono nella finestra di dialogo di modifica (vedere Sezione 3).

3. Creare o modificare un documento di luogo

Tramite la finestra di dialogo di creazione o modifica viene registrato o modificato un documento di luogo.

1. Richiamare la finestra di dialogo tramite il rispettivo pulsante nella barra degli strumenti (Nuovo) oppure aprendo un documento esistente.
2. Nel campo Luogo selezionare il luogo desiderato (POI). Alla selezione, l'organizzazione, il Nome, il Nome 2, il Riferimento luogo nonché le coordinate vengono ripresi automaticamente e l'anteprima cartografica viene aggiornata.
3. Se necessario, adattare gli altri campi:
   • Gruppo – assegnazione del documento a un gruppo.
   • Telefono, Descrizione e Commento per il conducente.
4. Aggiungere fino a quattro foto. Le foto possono essere disposte nell'ordine desiderato tramite trascinamento (vedere Sezione 9).
5. Verificare la posizione sull'anteprima cartografica e adattarla se necessario (vedere Sezione 7).
6. Salvare:
   • Salva – il documento viene creato o aggiornato.
   • Salva e approva – il documento viene salvato e approvato immediatamente (equivale all'azione di approvazione del flusso di lavoro, vedere Sezione 5).

Nota: Il campo Luogo è un campo obbligatorio. Se non è memorizzata una foto propria, al salvataggio viene generato automaticamente come prima foto un estratto cartografico della posizione della sede.

4. Visualizzare, commentare, approvare i documenti revisionati

I documenti con stato Revisionato si aprono in una vista di lettura. In questo stato i campi di contenuto sono protetti da scrittura; possono essere modificati solo il Commento per il conducente e il Gruppo.

1. Aprire un documento revisionato nell'elenco.
2. Se necessario, adattare il commento per il conducente o il gruppo. Il pulsante Salva appare solo se una di queste due informazioni è stata modificata.
3. Tramite i pulsanti del flusso di lavoro, Approvare o Riaprire il documento (vedere Sezione 5). Durante l'esecuzione è possibile inserire un commento.

Dopo un'azione riuscita, la panoramica viene aggiornata automaticamente.

5. Azioni del flusso di lavoro: Approvare e Riaprire

I documenti di luogo passano attraverso un flusso di revisione con i seguenti stati:

Tramite la barra degli strumenti, i documenti selezionati possono essere guidati attraverso il flusso di lavoro:

• Approvare: porta i documenti dagli stati «In revisione», «Riaperto» o «Revisionato» allo stato Revisionato.
• Riaprire: porta i documenti dagli stati «In revisione» o «Revisionato» allo stato Riaperto.

Procedura:

1. Selezionare uno o più documenti nell'elenco.
2. Fare clic sul pulsante desiderato (Approvare o Riaprire) nella barra degli strumenti.
3. Inserire facoltativamente un commento e confermare.

Nota: Le azioni del flusso di lavoro sono disponibili solo quando è selezionato almeno un documento. Non sono accessibili ai semplici osservatori né agli utenti con il ruolo di addetto. Possono essere eseguite solo le transizioni consentite dal rispettivo stato di partenza.

6. Spostare o copiare un documento

Con Sposta/Copia un documento esistente viene trasferito su un altro luogo (POI).

1. Selezionare esattamente un documento nell'elenco.
2. Selezionare l'azione Sposta/Copia nella barra degli strumenti (o nella finestra di dialogo).
3. Nella finestra di dialogo, determinare il luogo di destinazione tramite la ricerca di selezione.
4. Confermare.

Se al luogo di destinazione esiste già un documento, viene visualizzata un'area aggiuntiva con l'opzione Sovrascrivi. Il documento esistente alla destinazione viene sostituito solo se questa opzione è impostata.

Nota: Questa azione è disponibile solo per esattamente un documento selezionato e non è disponibile per i semplici osservatori.

7. Anteprima cartografica e ripresa delle coordinate

Nella finestra di dialogo, un'anteprima cartografica mostra la posizione del documento nonché del luogo associato.

• A seconda della configurazione del mandante, la mappa si basa sul servizio cartografico memorizzato.
• Il punto di marcatura può essere spostato sulla mappa; le coordinate (latitudine/longitudine) vengono aggiornate di conseguenza.
• Tramite l'azione Riprendi le coordinate sul luogo, le coordinate impostate nel documento possono essere riscritte sul luogo sottostante. Facoltativamente è possibile stabilire che venga impedito un nuovo import di queste coordinate (import gateway).

Nota: La ripresa delle coordinate sul luogo è possibile solo se il documento non è aperto in sola lettura.

8. Eliminare documenti

I documenti non più necessari possono essere eliminati dalla panoramica.

1. Selezionare uno o più documenti.
2. Fare clic sul pulsante Elimina nella barra degli strumenti.
3. Confermare la richiesta di sicurezza.

I documenti selezionati vengono portati allo stato «Eliminato» e successivamente rimossi.

Nota: L'eliminazione non è disponibile per i semplici osservatori né per gli utenti con il ruolo di addetto.

9. PDF collegato e foto

Documento PDF

Nella colonna PDF viene visualizzata un'icona cliccabile, se memorizzata. Facendo clic su di essa si apre il documento PDF memorizzato del luogo.

Foto

Ogni documento di luogo può contenere fino a quattro foto. Le foto vengono gestite nella finestra di dialogo di modifica:

1. Aggiungere nuove immagini tramite i campi di selezione foto.
2. Adattare l'ordine delle foto tramite trascinamento.
3. Salvare il documento – le immagini vengono caricate e salvate nell'ordine definito.

Se non è presente una prima foto, al salvataggio viene generato automaticamente come prima foto un estratto cartografico della posizione della sede.

10. Filtro di gruppo (ambito di visibilità)

Il filtro di gruppo determina quali documenti vengono visualizzati. L'elenco è limitato al gruppo selezionato e – a seconda della configurazione – ai suoi sottogruppi:

• Se il modulo per i documenti di luogo è attivato per il gruppo superiore, vengono visualizzati esclusivamente i documenti di questo gruppo.
• Altrimenti vengono inclusi anche i documenti dei gruppi subordinati.

Al cambio del gruppo attivo, la panoramica viene ricaricata automaticamente.

11. Aggiornamento automatico in tempo reale

La panoramica si aggiorna automaticamente quando un documento viene creato, modificato, eliminato, spostato o ne viene modificato lo stato da parte di un altro utente. In questo modo tutti gli utenti collegati contemporaneamente vedono sempre lo stato attuale senza dover ricaricare manualmente la pagina.

12. Autorizzazioni

Le azioni disponibili dipendono dal ruolo dell'utente collegato:

• Creare, Modificare, Approvare, Riaprire, Spostare/Copiare ed Eliminare sono disponibili per gli utenti con i corrispondenti diritti di amministrazione (es. Amministratore o Dispatcheur).
• I semplici osservatori nonché gli utenti con il ruolo di addetto sono esclusi dalle azioni del flusso di lavoro e di eliminazione.
• I documenti revisionati possono essere solo commentati dagli utenti autorizzati e il loro gruppo può essere modificato.