Creazione dell'ordine

L'ordine di trasporto (anche: spedizione) è l'entità centrale di X4fleet. Descrive cosa deve essere ritirato e consegnato, quando e dove. Questo capitolo descrive l'inserimento manuale di un nuovo ordine nell'interfaccia web e illustra tutti i campi, le funzioni e i processi rilevanti.

1. Creare un nuovo ordine

Navigazione

Un nuovo ordine viene creato tramite la vista ordini. Il pulsante «Nuovo ordine» apre un modulo di inserimento (finestra di dialogo / WinBox).

Campi obbligatori

I seguenti campi devono essere compilati come minimo affinché un ordine possa essere salvato e rilasciato:

Nota: A seconda della configurazione di sistema del cliente, possono essere definiti come obbligatori campi aggiuntivi, ad es. committente, numero di corsa o finestra temporale.

Campi opzionali

Tutti gli altri campi sono opzionali, ma forniscono al pianificatore importanti informazioni di pianificazione:

Nota sul campo Subappaltatore: Il campo viene visualizzato se l'ordine è già assegnato a un subappaltatore, oppure se per il gruppo è attivo il modulo Subappaltatore principale ed è attivata Condivisione delle spedizioni abilitata (non per gli ordini benna). Vedere Impostazioni › Subappaltatori e Relazioni con i subappaltatori. Il subappaltatore può essere modificato solo finché l'ordine non è assegnato a un giro. Non appena l'ordine è pianificato, il campo viene visualizzato in grigio e non è più possibile modificarlo. Il campo non viene visualizzato agli utenti del subappaltatore stesso.

2. Punti Da/A (luogo di ritiro e luogo di consegna)

Che cos'è un «luogo»?

Un luogo (anche: POI – Point of Interest) è un posto in X4fleet con un indirizzo memorizzato e coordinate GPS. Costituisce la base per la pianificazione dei giri e il calcolo del percorso. I luoghi possono essere dati anagrafici (memorizzati in modo permanente) oppure inseriti temporaneamente solo per questo ordine.

Luogo di ritiro (punto Da)

Il luogo di ritiro definisce dove viene caricata la merce. Possono essere inserite le seguenti indicazioni:

Luogo di consegna (punto A)

Il luogo di consegna definisce dove viene consegnata la merce. I campi sono analoghi a quelli del luogo di ritiro. Inoltre:

Cercare o creare un luogo

Durante l'inserimento di un luogo, viene innanzitutto effettuata una ricerca nei dati anagrafici esistenti. Se un luogo viene trovato e selezionato, tutti i dati memorizzati (indirizzo, coordinate, note, orari di apertura, ecc.) vengono ripresi automaticamente. Se non viene trovato alcun luogo corrispondente, è possibile inserire un nuovo indirizzo direttamente nel modulo. Il sistema geocodifica automaticamente l'indirizzo.

Importante: Per la pianificazione dei giri e il calcolo del percorso devono essere presenti coordinate GPS. Senza coordinate valide, un ordine non può essere rilasciato.

3. Orari dell'ordine e finestre temporali

Data del giro pianificata

La data del giro pianificata (Shipment.DatePickup) indica in quale giorno deve avvenire il trasporto. È la data di pianificazione primaria per il pianificatore.

Finestre temporali

Oltre alla data del giro, per il ritiro e la consegna possono essere memorizzate delle finestre temporali. Queste indicano al conducente e al pianificatore il periodo entro il quale deve avvenire il ritiro o la consegna.

Possibili combinazioni di finestre temporali

Suggerimento: Finestre temporali precise migliorano notevolmente la qualità della pianificazione dei giri. Più precise sono le indicazioni orarie, più realistico è il percorso pianificato.

Tempi di sosta

Oltre alle finestre temporali, è possibile inserire i tempi di sosta previsti (tempi di carico e scarico):

Questi valori confluiscono nella pianificazione dei giri e influenzano gli orari dei giri.

4. Specialità, qualifiche dei veicoli e mezzi di carico

Questi tre ambiti definiscono requisiti particolari per il trasporto. Devono essere preconfigurati nel backend del sistema.

Specialità

Le specialità (Shipment.Special) descrivono proprietà particolari della spedizione o del processo di trasporto, ad es.:

• Merci pericolose
• Obbligo di refrigerazione
• Merce fragile
• Spedizione express

Le specialità vengono visualizzate come caselle di controllo nell'ordine e possono essere selezionate più volte. Sono puramente informative oppure possono essere utilizzate come criterio di filtro per la pianificazione. Le specialità possono essere memorizzate sia a livello di ordine sia specificamente per il punto Da o il punto A.

Qualifiche dei veicoli

Le qualifiche dei veicoli (Shipment.Qualifications) stabiliscono quali caratteristiche del veicolo sono necessarie per questo trasporto, ad es.:

• Sponda idraulica
• Veicolo refrigerato
• Allestimento speciale (ad es. silo, autocisterna)
• Capacità di carico minima

Le qualifiche vengono confrontate con i dati anagrafici dei veicoli durante la pianificazione. I veicoli che non soddisfano i requisiti vengono contrassegnati come non idonei.

Mezzi di carico

I mezzi di carico descrivono i mezzi necessari durante il carico o lo scarico, ad es.:

• Transpallet
• Carrello elevatore
• Carrello a mano
• Cinghie di ancoraggio speciali

I mezzi di carico possono essere inseriti a livello di ordine nonché separatamente per il ritiro (DropoffLoadingSupports) e la consegna. Il supplemento per i mezzi di carico (Shipment.LoadingToolValue) può essere memorizzato anch'esso nel sistema.

Nota: Quali specialità, qualifiche e mezzi di carico siano disponibili è configurabile per ciascun cliente.

5. Posizioni di articoli (posizioni di spedizione)

Panoramica

Un ordine può contenere una o più posizioni di articoli (prodotti, prestazioni o supporti di carico). Le posizioni descrivono in dettaglio ciò che viene trasportato.

Campi di una posizione d'ordine

Tipi di articolo

Campi dimensionali a livello di ordine

Le quantità totali (peso, volume, pallet) vengono calcolate automaticamente dalle posizioni e riepilogate a livello di ordine:

Nota: I campi lordi a livello di ordine possono anche essere sovrascritti manualmente se i dettagli delle posizioni non sono noti.

6. Ulteriori funzioni all'interno di un ordine

Inserire l'ordine successivo (inserimento in serie)

Con la funzione «Inserire l'ordine successivo» (Shipment.BatchCreation), dopo il salvataggio di un ordine è possibile aprire immediatamente un nuovo ordine. Ciò facilita l'inserimento rapido di più ordini in successione.

Copiare un ordine

Gli ordini esistenti possono essere duplicati. Tutti i campi dell'originale vengono ripresi e possono essere adattati. Questa funzione è utile quando devono essere inseriti regolarmente ordini simili.

Caricare un modello

Tramite «Seleziona modello» (Action.OrderTemplate.Choose), un ordine può essere precompilato sulla base di un modello d'ordine salvato. I modelli contengono campi e posizioni predefiniti.

Rilasciare un ordine

Un ordine salvato si trova inizialmente nello stato «In elaborazione». Con il rilascio passa allo stato «Rilasciato» ed è disponibile per il pianificatore per la pianificazione dei giri. Prima del rilascio, il sistema verifica:

• Il luogo di ritiro e il luogo di consegna sono presenti con coordinate valide?
• È impostata una data del giro?
• Sono compilati tutti i campi obbligatori specifici del cliente?

Bolla di consegna

Per un ordine completato è possibile generare una bolla di consegna (Shipment.DropoffDeliveryNotes) e inviarla via e-mail. Gli indirizzi e-mail dei destinatari possono essere memorizzati direttamente nell'ordine sotto Shipment.DeliveryNoteMails.

Avviso

L'avviso consente di informare il cliente (destinatario) sull'orario di arrivo previsto. Il momento dell'avviso viene registrato nel sistema (PickupAdvisingSetTime, DropoffAdvisingSetTime).

Suddivisione della spedizione

Gli ordini possono essere suddivisi:

• Suddivisione per quantità: La quantità della spedizione viene ripartita su più spedizioni parziali.
• Suddivisione per percorso: La spedizione viene ripartita su diversi percorsi/fermate.

Le spedizioni suddivise mantengono una relazione padre-figlio e sono riconoscibili nel sistema come appartenenti tra loro.

7. Modelli d'ordine e ordini ricorrenti

Modello d'ordine (Template)

Un modello d'ordine è un ordine salvato che funge da base per nuovi ordini. I modelli sono adatti per ordini di trasporto che vengono inseriti regolarmente con dati simili.

Creare un modello

Nella finestra di dialogo dell'ordine è possibile salvare l'ordine corrente come modello:

• Nome del modello (campo obbligatorio)
• Note sul modello
• Privato (OrderTemplate.IsPrivate): Il modello è visibile solo al suo creatore
• Modello per ordini ricorrenti (OrderTemplate.IsRecurringOrderTemplate): Contrassegna il modello come base per gli ordini ricorrenti

I modelli possono essere gestiti sotto Impostazioni > Modelli d'ordine.

Ordine ricorrente (Recurring Order)

Un ordine ricorrente è una configurazione che genera automaticamente o manualmente ordini di trasporto ricorrenti a partire da un modello d'ordine. Gli ordini ricorrenti sono ideali per percorsi giornalieri, settimanali o basati su intervalli.

Navigazione

Gli ordini ricorrenti vengono gestiti sotto Impostazioni > Ordini ricorrenti.

Campi dell'ordine ricorrente

Generare ordini

Gli ordini ricorrenti possono essere:

• Generati automaticamente (il sistema crea gli ordini in anticipo, configurabile tramite «Giorni prima della generazione automatica»).
• Generati manualmente tramite «Genera ordine ricorrente selezionato» o «Genera ordini ricorrenti».

Nota: Gli ordini generati vengono creati nello stato «In elaborazione» o direttamente «Rilasciato», a seconda della configurazione del sistema.

8. Stato dell'ordine

Un ordine di trasporto attraversa diversi stati durante il suo ciclo di vita:

Stato della spedizione (stato di pianificazione)

Stato di fatturazione (stato fiscale)

Quando il modulo di fatturazione è attivo, ogni ordine ha in più uno stato di fatturazione:

Regole di modifica in base allo stato

A seconda della configurazione, il sistema impedisce modifiche o cancellazioni non appena un ordine ha raggiunto un determinato stato:

9. Ricerca degli ordini

Vista ordini

La vista ordini mostra tutti gli ordini in forma tabellare. L'elenco visualizzato può essere filtrato e ordinato secondo diversi criteri.

Opzioni di filtro

I seguenti campi sono tipicamente disponibili come filtri di ricerca:

Risultati della ricerca

I risultati della ricerca mostrano le colonne configurate della vista ordini. Queste possono essere adattate per utente o globalmente. Facendo clic su una spedizione si apre la finestra di dialogo di dettaglio.

Funzione di esportazione

Gli ordini filtrati possono essere esportati come file Excel per essere elaborati ulteriormente al di fuori di X4fleet.

10. Riepilogo: svolgimento di un inserimento d'ordine tipico

1. Aprire un nuovo ordine
   └─ Fare clic su «Nuovo ordine»

2. Inserire i dati di base
   ├─ Impostare la data del giro pianificata
   ├─ Selezionare il committente (opzionale, ma consigliato)
   └─ Inserire il riferimento esterno (opzionale)

3. Inserire il punto Da (luogo di ritiro)
   ├─ Cercare e selezionare un luogo esistente, oppure
   ├─ Inserire un nuovo indirizzo (geocodificato automaticamente)
   ├─ Impostare la finestra temporale (da / a)
   └─ Inserire le note di ritiro (opzionale)

4. Inserire il punto A (luogo di consegna)
   ├─ Cercare e selezionare un luogo esistente, oppure
   ├─ Inserire un nuovo indirizzo
   ├─ Impostare la finestra temporale (da / a)
   └─ Inserire le note di consegna (opzionale)

5. Inserire le posizioni di articoli
   ├─ Scegliere un articolo dai dati anagrafici o inserirne uno nuovo
   ├─ Impostare quantità e unità
   └─ Inserire peso / volume / pallet (opzionale, se noti)

6. Impostare specialità / qualifiche / mezzi di carico (opzionale)

7. Salvare
   └─ L'ordine viene salvato nello stato «In elaborazione»

8. Rilasciare
   └─ L'ordine passa allo stato «Rilasciato»
      → A disposizione del pianificatore per la pianificazione dei giri