Bases de X4Fleet

Qu'est-ce que X4Fleet ?

X4Fleet est un système de gestion du transport (TMS) complet. Il aide à la planification et à l'exécution des transports. En tant qu'application web basée sur navigateur, X4Fleet est rapidement déployable et simple à utiliser. Grâce à l'accès pour tous les collaborateurs nécessaires ainsi qu'aux interfaces vers vos systèmes environnants, les informations requises sont toujours disponibles au bon endroit.

Que pouvez-vous faire avec X4Fleet ?

Accepter des commandes et interagir avec les clients

Avec X4Fleet, vous êtes en contact étroit avec vos clients. Vous pouvez saisir des commandes manuellement sur la base d'une demande par téléphone ou par e-mail. Pour être encore plus proche de vos clients, vous pouvez également leur permettre de saisir les commandes via la plateforme WebOrder, ou importer les commandes directement via une interface depuis votre ERP ou les systèmes clients.

Vos clients peuvent être informés à tout moment du statut de leurs commandes. Via différents déclencheurs, vous envoyez des notifications par e-mail ou des webhooks directement à vos clients ou via des systèmes tiers. Envoyez par exemple des avis de livraison automatiques ou un bon de livraison par e-mail au bon interlocuteur chez le client lorsqu'un point de transport est terminé.

Après la clôture d'une commande, vous pouvez envoyer directement depuis X4Fleet une facture à votre client sur la base de la prestation effectivement fournie. Le prix est calculé dans X4Fleet à l'aide de catalogues de prix généraux ou spécifiques au client.

Suivre les commandes et les préparer pour la planification

Les commandes saisies peuvent être suivies à tout moment dans X4Fleet. Affichez les commandes filtrées par statut, date ou zone de service. Avec les aires de travail, X4Fleet déplace automatiquement les commandes, lors de leur enregistrement, dans le groupe ou sous-groupe compétent selon des règles.

Avec X4Fleet, vos clients peuvent consulter à tout moment le statut de leurs commandes via WebOrder.

Les commandes reçues sont préparées pour la planification à l'aide de fractionnements. Les fractionnements de trajet divisent les commandes en plusieurs tronçons partiels. Les fractionnements de quantité divisent les commandes en unités de quantité plus petites. Grâce aux règles de fractionnement, cette préparation peut être automatisée.

Planifier et optimiser les tournées et itinéraires

Les commandes et sous-commandes sont planifiées sur des tournées dans la vue de dispatch par affectation automatique ou par Drag & Drop. Les tournées sont créées au préalable manuellement ou automatiquement par le dispatcheur.

Un véhicule et du personnel sont attribués à chaque tournée. Dans X4Fleet, vous pouvez attribuer des compétences au personnel et enregistrer des qualifications sur les véhicules. Lors de la validation de la tournée, il est vérifié si les exigences nécessaires sont remplies par le véhicule et le personnel. Les exigences nécessaires peuvent être définies tant pour les sites que pour les articles et les clients.

Lorsque toutes les commandes de la tournée ont été saisies, vous pouvez calculer ou optimiser la tournée. Le calcul détermine l'itinéraire selon l'ordre existant. L'optimisation ajuste l'ordre de toutes les commandes pour un routage optimal — en tenant compte par exemple des fenêtres de temps d'enlèvement ou de livraison.

Fournir des informations au personnel de conduite

Une tournée planifiée est libérée pour exécution au personnel de conduite via l'Android Driver App.

En tant que chauffeur, vous voyez la tournée qui vous est assignée dans la Driver App. Des listes de contrôle vous assistent lors du déroulement de la tournée. Au début, lors des arrêts et à la fin de la tournée, des protocoles de contrôle individuels peuvent être créés pour aider le personnel de conduite dans l'accomplissement de ses tâches et à des fins de documentation.

L'application vous guide vers le prochain arrêt en fonction de l'itinéraire planifié et des paramètres du véhicule. Grâce à la navigation pratique intégrée à l'application, les informations sur l'itinéraire et le prochain arrêt s'affichent sur l'écran du tableau de bord.

À l'arrêt, les informations enregistrées sur la position d'arrêt, les remarques et les éventuels codes d'accès ou lieux de dépôt sont affichés.

Utiliser les informations en temps réel des véhicules et du personnel

En tant que dispatcheur, vous voyez votre flotte en temps réel. Vous surveillez l'itinéraire planifié et réel ainsi que le statut de toutes les commandes. Vous recevez les signalements d'incidents du personnel de conduite et communiquez directement avec le personnel dans le cockpit via Chatter.

En tant que chauffeur, vous acquittez tous les tasks à l'arrêt sous la forme souhaitée (signature, photo, code-barres, etc.) et saisissez si nécessaire des informations supplémentaires, des activités ou des corrections.

Toutes les informations sont visibles en temps réel dans le backend (application web). Elles peuvent également être mises à disposition des clients via des notifications ou des interfaces.

Augmenter la qualité et l'efficacité dans le transport

Avec l'API X4Fleet, vous connectez directement votre ERP ou vos systèmes environnants et garantissez ainsi un flux de données continu.

X4Fleet calcule les itinéraires les plus efficaces et vous aide à optimiser l'utilisation de votre flotte.

Exportez vos données ou recevez-les via API pour les analyser avec des outils BI courants afin d'optimiser votre flotte, votre stratégie de transport et vos flux de marchandises.

Structure de X4Fleet

Comment une commande est-elle structurée dans X4Fleet ?

La commande est l'élément central de X4Fleet. Elle contient les éléments suivants :

• Client / Donneur d'ordre : Le donneur d'ordre commande la prestation de transport et règle généralement la facture. Le client est le bénéficiaire final de la prestation de transport.
• Envoi : Un envoi représente le transport d'un certain nombre de colis du lieu d'enlèvement au lieu de livraison.
• Sous-commande : Une sous-commande est une subdivision d'une commande par trajet (fractionnement de trajet) ou par quantité (fractionnement de quantité).
• Lieu d'enlèvement : Le lieu depuis lequel la marchandise est collectée.
• Lieu de livraison : Le lieu auquel la marchandise est livrée.
• Positions / Colis : Les positions de colis représentent la marchandise. Une commande peut contenir un nombre illimité de colis. Les positions peuvent également inclure d'autres prestations facturables en plus des colis.

Comment une tournée est-elle structurée dans X4Fleet ?

Un nombre illimité de commandes ou de sous-commandes est attribué à une tournée. Elle contient les éléments clés suivants :

• Arrêt : Un arrêt correspond à la position d'arrêt à une adresse physique. Une tournée contient un nombre illimité d'arrêts. Chaque arrêt peut contenir plusieurs points de transport.
• Point de transport : Un point de transport correspond à l'ordre de chargement ou de déchargement d'un envoi au sein d'un arrêt.
• Véhicule : Un véhicule a une définition précise en termes de dimensions et de qualifications. Il est attribué à une tournée pour en assurer l'exécution.
• Chauffeur : Un chauffeur est attribué à chaque tournée. Des compétences nécessaires pour conduire certains véhicules sont attribuées aux chauffeurs.

Rôles

Les rôles fondamentaux (c'est-à-dire les acteurs) du système sont décrits ici. Il ne s'agit pas des rôles (ensemble de droits) attribués aux utilisateurs dans X4Fleet.

Dispatch

Le dispatcheur joue un rôle clé dans l'utilisation de X4Fleet. Il est responsable de la planification quotidienne à court et long terme des ressources, des tournées et des commandes. Il travaille dans l'application web (backend) et est l'interlocuteur des parties prenantes internes et externes.

Le quotidien comprend la planification à moyen terme et l'allocation des ressources telles que le personnel de conduite, les véhicules, les remorques, etc., la réception et la préparation des commandes ainsi que leur planification correcte sur les tournées.

Personnel de conduite

Le personnel de conduite effectue les tournées effectives. En tant que chauffeur, vous utilisez la X4Fleet Driver App pour la navigation, pour accomplir les tâches aux arrêts et pour contacter le dispatcheur via Chatter si nécessaire.

Administration IT

Les administrateurs IT sont responsables de la gestion des utilisateurs, de l'attribution des rôles et de l'intégration appropriée dans le paysage des systèmes. Leur activité est souvent très intense lors de la phase d'introduction ou lors d'adaptations. Sinon, ils interviennent principalement pour la gestion des utilisateurs lors des entrées et sorties.

Comptabilité & Finances

Dans la plupart des cas, la comptabilité n'a pas de connexion directe avec X4Fleet. Les informations pertinentes telles que les données de facturation, les données d'adresse et les rapports sont généralement mises à disposition de la comptabilité par le dispatcheur via interface ou export.

Management

Le management reçoit généralement les informations pertinentes pour les décisions managériales clés par le biais du dispatcheur via des exports et des rapports. Dans la plupart des cas, il n'est donc pas nécessaire de se familiariser avec la structure et l'interface du système.

Appareils

Application desktop

L'application desktop (également appelée application web ou backend) est l'outil de travail principal pour la planification et le dispatch. Elle fonctionne sur tous les ordinateurs courants disposant d'un accès Internet.

Driver App

La X4Fleet Driver App assiste le personnel de conduite dans l'exécution des tournées, la navigation, l'affichage des informations disponibles sur l'arrêt et guide à travers les tâches en attente aux arrêts ainsi qu'au début et à la fin d'une tournée.

Elle fonctionne sur des appareils Android qui sont fixés dans la cabine avec des supports adaptés.