Sites

Les sites sont des lieux définis géographiquement (Points of Interest, POI) qui remplissent différents rôles dans la planification des tournées – par exemple des adresses d'enlèvement et de livraison, des dépôts, des points de transbordement ou des emplacements de véhicules. Sur cette page, vous créez des sites, gérez leurs données d'adresse, de contact et de planification et les mettez à disposition pour la saisie des commandes et la disposition. La vue d'ensemble s'adresse aux responsables des données de base et aux répartiteurs ; une variante simplifiée est disponible pour les commanditaires web (voir Section 10).

1. Navigation

La vue des sites est accessible via le menu principal sous Données de base › Sites.

2. Types de sites

Selon leur usage, les sites peuvent assumer différents rôles :

• Sites de chargement / déchargement : principalement des lieux de prestation de services (LPS) des clients.
• Dépôts / terminaux / hubs : points de transbordement propres.
• Autres sites : emplacements de véhicules, stations-service, lieux de nettoyage, arrêts énergétiques (p. ex. bornes de recharge), douane, points de rassemblement.

Les sites de chargement ou de déchargement peuvent également être attribués à des partenaires commerciaux. Un ou plusieurs types de sites peuvent être attribués à un même site.

3. Vue des sites (tableau)

La vue d'ensemble affiche tous les sites dans un tableau configurable, chargé page par page. Chaque ligne représente un site. Le tableau comporte un grand nombre de colonnes couvrant, entre autres, les domaines de données suivants :

Tri et filtres de colonnes

Un clic sur un en-tête de colonne trie la liste par ordre croissant ou décroissant. La ligne de filtre (filtre en ligne par colonne) permet de restreindre directement des colonnes individuelles.

Marquage par couleur

Les sites disposant d'une valeur de couleur de référence enregistrée sont mis en évidence par une couleur dans la colonne correspondante. Cela permet de regrouper visuellement les sites ou de les marquer de manière particulière.

Ouvrir un site

Un clic sur une ligne ouvre le site dans la boîte de dialogue d'édition (voir Section 4). Les boîtes de dialogue s'ouvrent sous forme de fenêtres librement déplaçables ; plusieurs boîtes de dialogue peuvent être ouvertes simultanément (au maximum cinq).

Remarque : L'ensemble des colonnes affichées est réduit pour les commanditaires web (voir Section 10).

4. Créer et modifier un site

Le bouton «Ajouter» permet de créer un nouveau site ; un clic sur une ligne existante ou le bouton «Modifier» ouvre un site existant. La boîte de dialogue d'édition organise les données en plusieurs domaines :

• Adresse : organisation/nom, rue, code postal, localité, pays.
• Géocodage et carte : recherche d'adresse avec un marqueur de carte déplaçable pour définir les coordonnées exactes (voir Section 8).
• Zones : attribution du site à des zones de planification ou d'intervention.
• Spécialisations et groupes de véhicules requis : exigences relatives au véhicule/chauffeur devant être remplies lors de l'approche du site.
• Options de facturation : paramètres de facturation propres au site.
• Point de rassemblement : marquage en tant que point de rassemblement/transbordement.
• Heures d'ouverture : définition des intervalles d'ouverture.
• Contacts : saisie de personnes de contact, y compris exactement un contact principal.
• Champs personnalisés : informations supplémentaires propres au mandant.

Champs obligatoires

Pour qu'un site puisse être saisi, tous les champs obligatoires marqués d'un * doivent être renseignés.

Enregistrer

1. Renseigner les champs souhaités dans la boîte de dialogue.
2. Cliquer sur le bouton «Enregistrer».

Lors de l'enregistrement, le système vérifie entre autres les règles suivantes :

• La désignation de référence ne doit pas être attribuée deux fois.
• Un seul contact principal peut être défini.
• Organisation/nom est un champ obligatoire.
• Des coordonnées valides (latitude et longitude) doivent être présentes.
• Si la notification d'arrivée est activée, les coordonnées de contact et les plages horaires des canaux respectifs doivent être valides (voir Section 9).

Après un enregistrement réussi, un message de confirmation apparaît (créé ou mis à jour). Si un site est nouvellement créé dans le contexte d'une saisie de commande, il est automatiquement lié au client correspondant.

Remarque : Les documents et photos de chauffeur joints à un site sont téléchargés et stockés en toute sécurité lors de l'enregistrement.

5. Supprimer des sites

Les sites qui ne sont plus nécessaires peuvent être retirés de la vue d'ensemble.

1. Sélectionner un ou plusieurs sites.
2. Cliquer sur le bouton «Supprimer» dans la barre d'outils.
3. Confirmer la demande de sécurité.

Avant la suppression, le système vérifie si le site est encore référencé par des envois ou des tournées. Si la suppression rendait une référence existante invalide, cela est signalé.

Remarque : Pour les commanditaires web, le site n'est pas définitivement supprimé ; seule l'attribution au compte propre est levée (voir Section 10).

6. Documents de site et statut

Remarque : Cette fonction n'est disponible que si le module Documents de site est activé pour le mandant, et n'est pas disponible pour les commanditaires web.

Un document PDF peut être enregistré pour chaque site, dont le statut de révision est suivi dans la vue d'ensemble. À cet effet, le tableau affiche les colonnes Statut du document (sous forme de badge de statut) et PDF du document (sous forme de lien pour ouvrir le PDF).

Afficher ou modifier un document

1. Sélectionner exactement un site disposant d'un document enregistré.
2. Cliquer sur le bouton «Modifier le document de site» dans la barre d'outils.

Selon le statut du document, la fenêtre appropriée s'ouvre :

• Statut En révision ou Rouvert : le document est ouvert en mode édition.
• Statut Révisé : le document est ouvert en mode affichage (lecture seule).

Remarque : Le bouton n'est actif que si exactement une ligne disposant d'un document enregistré est sélectionnée.

7. Filtres de groupe et de domaine

Au-dessus du tableau se trouve une zone de filtre permettant de restreindre l'ensemble des données affichées :

• Sélection de groupe : sélection du groupe supérieur dont les sites sont chargés.
• Groupe actuel uniquement : avec cette option, seuls les sites du groupe sélectionné sont affichés. Si elle est désactivée, les sites des groupes subordonnés sont également inclus.

Lors du changement de groupe, le tableau est automatiquement rechargé.

Remarque : L'ensemble de la zone de filtre ainsi que l'option «Groupe actuel uniquement» peuvent être masqués selon le rôle de l'utilisateur (p. ex. sous-traitant ou commanditaire web pur).

Afficher uniquement les sites liés au client

Le commutateur «Sites liés au client uniquement» dans la barre d'outils permet de restreindre la liste aux sites attribués au client ou au contexte actuel. L'état actif est mis en évidence visuellement ; un nouveau clic lève la restriction.

Remarque : Ce commutateur n'est visible que s'il est activé pour le mandant ou le contexte.

8. Vue cartographique et coordonnées

Les sites peuvent être représentés sur une carte. Les marqueurs sont affichés avec un symbole adapté au type de site respectif ; la sélection de type permet de contrôler quels types de sites sont visibles sur la carte.

Définir les coordonnées lors de l'édition

Une recherche d'adresse avec carte est disponible dans la boîte de dialogue d'édition :

1. Saisir l'adresse dans le champ de recherche – le site est géocodé et affiché sur la carte.
2. Si nécessaire, déplacer le marqueur par glisser-déposer afin de définir la position exacte.

Les coordonnées déterminées sont affichées par site. Des coordonnées valides sont impérativement requises lors de l'enregistrement (voir Section 4).

9. Configurer la notification d'arrivée

Remarque : Cette fonction n'est disponible que si le module Notification d'arrivée est activé pour le mandant.

Dans la boîte de dialogue d'édition, il est possible de définir par site si et comment les notifications d'arrivée (préavis) sont envoyées. Lors de la création d'un nouveau site, les paramètres de notification d'arrivée sont repris des valeurs par défaut du groupe et peuvent ensuite être ajustés.

Sont notamment configurables :

Lors de l'enregistrement, les coordonnées de contact des canaux actifs (e-mail ou SMS) sont vérifiées quant à leur validité.

10. Sites pour les commanditaires web

Pour les utilisateurs disposant d'un accès de commande web pur, une variante simplifiée de la gestion des sites est affichée :

• Colonnes réduites : seuls les champs pertinents pour les commanditaires web sont affichés.
• Ensemble de données restreint : la liste affiche uniquement les sites attribués au compte de commanditaire propre.
• Formulaire simplifié : le formulaire de saisie et d'édition est réduit aux informations nécessaires.

Enregistrement et protection en écriture

• Modifier : lors de l'enregistrement d'un site existant, les informations propres sont mises à jour, tandis que les contacts d'autres commanditaires sont conservés.
• Créer un nouveau : un site nouvellement créé est enregistré et automatiquement lié au compte de commanditaire propre.
• Protection en écriture : les sites créés par un autre commanditaire sont affichés en lecture seule et ne peuvent pas être modifiés.

Supprimer

Lors de la suppression, pour les commanditaires web seule l'attribution au compte propre est levée ; le site lui-même est conservé dans le système.

11. Sites attribués

Les sites peuvent être attribués aux envois en tant que lieu d'enlèvement ou lieu de livraison. La sélection se fait via une liste déroulante parmi les sites déjà saisis dans les données de base.

Les sites spéciaux tels que «Arrêt technique» sont attribués directement à la tournée et ne sont pas liés à une commande.

12. Fonctions de barre d'outils et de tableau

La barre d'outils de la vue des sites met à disposition les outils standard suivants :

• Recherche rapide : un champ de recherche qui parcourt la liste affichée à travers les colonnes.
• Ligne de filtre : filtre en ligne par colonne.
• Effacer les filtres : supprime tous les filtres actifs.
• Actualiser : recharge la vue actuelle.
• Tout sélectionner / Désélectionner : sélectionne ou désélectionne tous les sites de la page actuelle.
• Ajouter / Modifier : ouvre le formulaire de saisie ou d'édition (avec les autorisations correspondantes).
• Disposition des colonnes : afficher et masquer des colonnes ainsi qu'ajuster l'ordre.
• Modèles : enregistrer et restaurer une configuration de colonnes et de filtres.

Les paramètres de colonnes et de filtres sont enregistrés par utilisateur (y compris les champs personnalisés configurés) et sont conservés après la déconnexion.

13. Récapitulatif : actions disponibles