Facturation

Sur la page de paramètres Facturation, vous définissez comment X4fleet crée, numérote, présente et transmet les factures aux systèmes externes. La page s'adresse aux administrateurs et aux utilisateurs responsables sur le plan commercial qui configurent la facturation d'un mandant.

Remarque : La section Facturation n'est affichée que si le module de facturation est activé pour le mandant. Si le module n'est pas actif, l'onglet correspondant n'apparaît pas dans les paramètres.

1. Navigation

Vous accédez aux paramètres de facturation via le menu principal sous Paramètres dans l'onglet Facturation. Toutes les indications s'appliquent au groupe sélectionné ; lors du changement de groupe, les paramètres associés sont chargés.

Après avoir adapté les champs, les modifications sont appliquées via Enregistrer.

2. Émetteur de la facture et valeurs par défaut de paiement

Dans cette section, vous enregistrez l'identité de votre entreprise en tant qu'émetteur de la facture ainsi que les valeurs par défaut utilisées lors de la création de nouvelles factures.

2.1 Coordonnées bancaires et de l'entreprise

Ces indications apparaissent sur les documents de facture générés et sont utilisées pour le traitement des paiements.

2.2 Modèle de facture (rapport)

Via le champ Modèle de facture, vous sélectionnez la mise en page de rapport (rapport) avec laquelle les PDF de facture sont générés. Le champ offre une saisie automatique : saisissez une partie du nom et X4fleet propose les modèles de facture disponibles. Sélectionnez le modèle souhaité dans la liste de résultats.

2.3 Numérotation automatique des factures

X4fleet peut attribuer automatiquement les numéros de facture.

1. Activer l'option Générer automatiquement le numéro de facture.
2. Dans le champ de la numérotation séquentielle, définir la prochaine valeur numérique à attribuer (valeur de départ).

Lorsque la numérotation automatique est activée, chaque nouvelle facture reçoit le numéro séquentiel suivant. Si l'option est désactivée, le numéro de facture est attribué manuellement.

2.4 Valeurs par défaut comptables

Pour que les factures puissent être transmises proprement à la comptabilité, des indications obligatoires peuvent être imposées :

• Compte de produits requis : Lors de la facturation, un compte de produits (compte comptable) doit être indiqué.
• TVA/taxe de vente requise : Lors de la facturation, un taux de taxe doit être indiqué.

Si l'une de ces options est active, une facture ne peut être créée que lorsque l'indication correspondante est entièrement renseignée.

2.5 Options de regroupement des factures

Ces options gèrent la manière dont les commandes sont regroupées en factures :

• Facturer par site : Les commandes sont regroupées en une facture sur la base du site pertinent (point d'enlèvement ou de livraison).
• Facturer dans une facture existante : Les nouvelles positions sont, si possible, ajoutées à une facture ouverte déjà existante au lieu de créer une nouvelle facture.
• Facturation lors de la vérification d'envoi : Les envois sont automatiquement présélectionnés pour la facturation dans le cadre de la vérification d'envoi.
• Facture par la société parent séparée : Lors de la facturation d'envois sélectionnés, les commandes partielles d'un fractionnement sont remplacées par leur commande parente, et c'est la commande parente qui est facturée. Pour un fractionnement de trajet, les positions sont reprises du dernier tronçon. Pour un fractionnement de quantité, les quantités sont additionnées sur toutes les commandes partielles ; la quantité effectivement livrée fait foi, sinon la quantité planifiée. L'option est désactivée par défaut et se trouve dans la zone Facturation en général.

Remarque : L'option Facturation lors de la vérification d'envoi n'est disponible que si le module de facturation et le module de vérification d'envoi sont tous deux activés.

2.6 Conditions de paiement et escompte

Dans la zone des valeurs par défaut, vous définissez les conditions de paiement préréglées qui sont proposées pour les nouvelles factures :

Ces valeurs servent de valeur par défaut et peuvent toujours être adaptées lors de la création d'une facture individuelle.

2.7 Affichage de la TVA

Via la sélection Affichage de la TVA, vous définissez comment la taxe sur la valeur ajoutée est présentée sur la facture :

• Privé : Présentation des montants TVA comprise (présentation brute).
• Professionnel : Présentation des montants hors TVA (présentation nette) avec un relevé de TVA distinct.

Sélectionnez le type de présentation qui convient à votre structure de clientèle.

3. Export de factures par SFTP

Dans cette section, vous configurez la livraison automatique des factures générées via une connexion SFTP.

1. Activer l'option Export SFTP actif.
2. Dans le champ Modèle d'export SFTP, sélectionner la mise en page de rapport à utiliser pour l'export. Le champ offre une saisie automatique ; saisir une partie du nom et sélectionner le modèle approprié dans la liste de résultats.
3. Via l'option Export en tant qu'action autonome, définir si l'export est déclenché indépendamment de l'envoi de la facture.

Si Export en tant qu'action autonome est activé, l'export SFTP est exécuté séparément de l'envoi régulier de la facture. Sinon, l'export s'effectue conjointement avec l'envoi.

Remarque : Les données d'accès de la connexion SFTP sont fournies ou configurées par X4fleet. Pour toute question concernant la configuration de la connexion, adressez-vous au support.

4. Export de factures vers un système ERP externe (Bexio/OAuth)

Via l'export de factures par demande d'export, les factures peuvent être transmises à un système ERP ou comptable externe (p. ex. Bexio). La connexion s'effectue via la procédure OAuth.

4.1 Configurer la connexion

4.2 Autorisation Bexio

Pour la connexion à Bexio, le bouton Bexio est disponible. En cliquant sur ce bouton, vous démarrez le processus d'autorisation OAuth :

1. Assurez-vous que l'option Demande d'export active est définie et que le système cible est réglé sur Bexio.
2. Cliquez sur le bouton Bexio.
3. Vous êtes redirigé vers la connexion à Bexio et invité à y autoriser l'accès à X4fleet.
4. Après une autorisation réussie, vous revenez aux paramètres. Les jetons d'accès et d'actualisation sont saisis automatiquement.

Remarque : Pendant l'autorisation, la page est rechargée. Ne fermez pas la fenêtre du navigateur durant cette opération.

5. Remarques

• Tous les paramètres ne prennent effet qu'après Enregistrer.
• Les paramètres s'appliquent au groupe sélectionné dans chaque cas. Avant de procéder à des modifications, vérifiez que le groupe correct est actif.
• Les modifications du modèle de facture, de la numérotation ou de l'affichage de la TVA n'affectent que les factures créées à l'avenir ; les factures déjà générées restent inchangées.
• L'ensemble de la section Facturation n'est visible que lorsque le module de facturation est actif. Certaines options n'apparaissent en outre que lorsque les modules respectivement requis sont activés.