Commandes

La vue des commandes est un espace de travail central du planificateur. Elle liste toutes les commandes de transport (envois) et propose des outils pour créer, rechercher, filtrer, libérer, réaffecter, importer, diviser, contrôler et facturer des commandes.

1. Navigation

La vue des commandes est accessible via le menu principal sous Planification › Commandes.

2. Vue des commandes (tableau)

La vue affiche toutes les commandes dans un tableau configurable. Chaque ligne représente une commande de transport.

Colonnes par défaut

D'autres colonnes peuvent être affichées via la configuration des colonnes (voir Section 19).

Tri

Un clic sur un en-tête de colonne trie la liste par ordre croissant ou décroissant selon cette colonne.

Ouvrir une commande

Un clic (ou double-clic) sur une ligne ouvre la commande dans la boîte de dialogue de détail. Là, tous les champs peuvent être consultés et — selon le statut de l'envoi — modifiés. La boîte de dialogue de détail s'ouvre comme une fenêtre librement déplaçable ; plusieurs boîtes de dialogue peuvent être ouvertes simultanément (cinq au maximum).

Remarque : Les champs qui peuvent encore être modifiés après l'ouverture dépendent du statut actuel de la commande. Vous trouverez les détails dans le chapitre Création de commande.

Sélection multiple

En cliquant avec Ctrl, plusieurs commandes peuvent être marquées simultanément. De nombreuses actions de la barre d'outils (Libérer, Supprimer, Modifier le groupe, Créer une facture, etc.) s'appliquent à toutes les commandes marquées.

Avec «Tout sélectionner» ou «Désélectionner» dans la barre d'outils, toutes les commandes de la page actuelle sont marquées ou démarquées.

Commandes divisées / Splits (lignes maître-détail)

Les commandes qui ont été divisées en commandes partielles par une division par quantité ou par trajet sont marquées dans la liste par une icône de flèche. Un clic sur cette flèche affiche les commandes partielles comme lignes subordonnées directement dans le tableau. Les commandes partielles affichent les mêmes colonnes que la commande principale.

3. Filtres de recherche

La zone de filtres permet de restreindre précisément les commandes affichées. Les filtres peuvent être combinés à volonté.

Type de commande

Les boutons de sélection au-dessus de la liste des filtres déterminent quel type de commande est affiché :

Lors du changement de type de commande, le tableau est automatiquement rechargé et la sélection est réinitialisée.

Groupe actuel uniquement

La case à cocher «Groupe actuel uniquement» restreint l'affichage aux commandes du groupe sélectionné dans le filtre de groupe. Si elle est désactivée, les commandes des sous-groupes sont également affichées.

Plage de dates

Le filtre de plage de dates permet de limiter la liste à une période (de/à). Avec l'option «Filtrer la plage par date de tournée», la période choisie est appliquée à la date de la tournée. De plus, des variantes étendues («avant» / «après») sont disponibles, par exemple pour afficher toutes les commandes jusqu'à ou à partir d'une certaine date.

Filtre de zone de planification

Si le module de zones de planification est actif, un champ de sélection multiple est disponible avec lequel plusieurs zones de planification du groupe actuel peuvent être sélectionnées simultanément. Sans ce module, un champ unique pour la zone de planification par défaut est proposé à la place. Lorsque le groupe actif est changé, la sélection des zones de planification disponibles se met à jour automatiquement.

Filtres disponibles

La liste filtrée se met à jour après l'application du filtre. Avec «Réinitialiser les filtres», tous les filtres sont effacés et la liste complète est affichée. Certaines colonnes ne peuvent pas être filtrées en raison du type de données qu'elles contiennent.

Recherche avancée (filtre de recherche global)

Le commutateur de la recherche avancée permet d'afficher et de masquer un panneau de recherche supplémentaire. Avec celui-ci, des critères de recherche détaillés sur plusieurs champs peuvent être combinés en un filtre composé.

1. Ouvrir le panneau via le commutateur.
2. Saisir les critères de recherche souhaités.
3. Appliquer le filtre — la liste est restreinte en conséquence.

Si un filtre avancé est actif, cela est indiqué par un marqueur de filtre («Chip»). Via l'icône de suppression associée, le filtre avancé peut être supprimé à nouveau à tout moment.

4. Nouvelle commande

Avec le bouton «Nouvelle commande», un formulaire de saisie s'ouvre pour la saisie manuelle d'une commande de transport. Là, les champs obligatoires (date de tournée, point de départ, point d'arrivée), les champs optionnels, les positions d'articles, les plages horaires et d'autres indications de planification sont saisis.

Documentation détaillée : Création de commande

Processus de benne et de chargement complet

Selon les modules activés, des variantes de saisie supplémentaires sont disponibles :

• Processus de benne : Saisie d'un processus de benne/conteneur (p. ex. dépose, échange et collecte d'une benne) via une boîte de dialogue spécialisée. Disponible uniquement avec le module de benne actif.
• Processus de chargement complet (truckload) : Saisie d'un transport en chargement complet via une boîte de dialogue dédiée. Disponible uniquement avec le module de chargement complet actif.

Remarque : Les deux fonctions ne sont disponibles que pour les utilisateurs disposant des autorisations correspondantes (pas pour les simples observateurs).

5. Importer des commandes

Les commandes peuvent être importées dans X4fleet via un fichier Excel. Cette fonction est disponible pour les clients sans connexion par interface. Le bouton «Importer» ouvre la boîte de dialogue de sélection de fichier.

Conseil : Dans la sélection de fichier, il peut être utile de basculer sur «Tous les types de fichiers» afin que le fichier modèle soit affiché.

Vous trouverez le modèle d'import ainsi que la description exacte du format sous : Import manuel de commandes

Remarque : L'import n'est disponible que pour les utilisateurs disposant des autorisations correspondantes.

6. Libérer / Annuler la libération

Les commandes doivent être libérées pour la planification avant de pouvoir être planifiées dans une tournée.

Libérer

1. Marquer une ou plusieurs commandes dans la liste.
2. Cliquer sur le bouton «Libérer» dans la barre d'outils (raccourci : Shift+C).
3. Confirmer la demande de sécurité le cas échéant.

Le statut de l'envoi passe à «Libéré». La commande est ensuite prête pour la planification dans la planification.

Annuler la libération

Pour ramener une commande libérée à l'état de modification :

1. Marquer une ou plusieurs commandes.
2. Cliquer sur le bouton «Annuler la libération» dans la barre d'outils (raccourci : Shift+G).
3. Confirmer la demande de sécurité le cas échéant.

Le statut de l'envoi est réinitialisé à l'état précédent (en cours de modification).

Remarque : Les deux actions peuvent être appliquées à plusieurs commandes marquées simultanément. Les commandes en cours de modification par un autre utilisateur sont exclues de l'action.

7. Réaffecter (déplacer des commandes vers des tournées)

Avec «Réaffecter», les commandes déjà planifiées ou non encore planifiées peuvent être déplacées vers des tournées existantes.

1. Marquer une ou plusieurs commandes.
2. Cliquer sur le bouton «Réaffecter» dans la barre d'outils.
3. Dans la boîte de dialogue, sélectionner la tournée cible. La liste des tournées possibles est restreinte en fonction de la période, du groupe et du statut ; en option, les tournées de nuit peuvent également être prises en compte.
4. Confirmer — les commandes sont assignées à la tournée choisie et le tableau est mis à jour.

Remarque : L'action n'est disponible que si toutes les commandes marquées sont au plus au statut «Planifié». Les commandes déjà terminées ne peuvent pas être réaffectées.

8. Copier une commande

Avec «Copier une commande», une commande existante est utilisée comme modèle pour une nouvelle commande.

1. Marquer exactement une commande dans la liste.
2. Cliquer sur le bouton «Copier une commande» dans la barre d'outils.
3. Le formulaire de commande s'ouvre avec les données de la commande copiée.
4. Adapter les champs souhaités (p. ex. date, quantités, adresses).
5. Enregistrer la nouvelle commande.

Remarque : L'action n'est disponible que pour exactement une commande marquée.

9. Supprimer une commande

Les commandes qui ne sont plus nécessaires peuvent être supprimées directement depuis la vue des commandes.

1. Marquer une ou plusieurs commandes.
2. Cliquer sur le bouton «Supprimer» dans la barre d'outils.
3. Confirmer la demande de sécurité.

Les commandes marquées sont supprimées de manière irrévocable. La suppression de plusieurs commandes simultanément (opération groupée) est prise en charge.

Attention : Les commandes déjà contenues dans une tournée terminée ou déjà facturées peuvent, dans certaines circonstances, ne plus être supprimables.

Remarque : Le bouton «Supprimer» est désactivé si, parmi les commandes marquées, l'une est déjà planifiée sur une tournée et a été attribuée à un sous-traitant.

10. Division de commande / Splitter

Les commandes peuvent être divisées en commandes partielles — soit par quantité, soit par trajet. Les commandes partielles apparaissent ensuite comme lignes subordonnées (maître-détail) dans la vue des splits ou comme envois propres dans la vue standard.

Division par quantité

La division par quantité répartit le chargement d'une commande sur plusieurs envois partiels (p. ex. pour les livraisons partielles).

1. Marquer exactement une commande.
2. Cliquer sur «Division par quantité» dans la barre d'outils.
3. Dans la boîte de dialogue, définir le nombre souhaité de commandes partielles et répartir les quantités sur les parties.
4. Enregistrer.

Le système vérifie que la somme des quantités partielles correspond à la quantité totale de la commande.

Division par trajet

La division par trajet subdivise une commande en plusieurs tronçons le long de l'itinéraire (p. ex. pour les points de transbordement ou les entrepôts intermédiaires). Les commandes partielles d'un split existant ainsi que les commandes ayant fait l'objet d'une division par quantité en sont exclues. Si vous marquez une commande déjà divisée par trajet, le split existant s'ouvre pour modification.

La division par trajet est également possible pour les commandes déjà planifiées sur une tournée (statut Planifié). Lors de l'enregistrement, la commande d'origine est retirée de sa tournée et les commandes partielles sont planifiées dans les tournées indiquées pour chaque tronçon.

1. Marquer une ou plusieurs commandes.
2. Cliquer sur «Fractionnement de la route» dans la barre d'outils.
3. Dans la boîte de dialogue, définir les tronçons (groupe, zone de planification, tournée, date).
4. En option : utiliser des modèles enregistrés pour les divisions par trajet.
5. Enregistrer.

Si plusieurs commandes sont divisées ensemble, la sélection du champ Tournée affiche les tournées de leur date de tournée planifiée commune ; pour les tronçons suivants, cette date est décalée de la somme des valeurs Délai (jours). Si les commandes marquées ont des dates de tournée différentes, le champ Tournée est en lecture seule.

Supprimer le split

Pour annuler un split existant :

1. Marquer la commande divisée (ou les commandes partielles).
2. Cliquer sur «Supprimer le split» dans la barre d'outils.
3. Confirmer la demande de sécurité.

Les commandes partielles sont supprimées, le tableau est mis à jour et toutes les lignes de détail dépliées sont repliées.

11. Modifier le groupe / la zone de planification

Les commandes peuvent être assignées ultérieurement à un autre groupe ou à une autre zone de planification.

1. Marquer une ou plusieurs commandes.
2. Cliquer sur «Modifier le groupe/la zone de planification» dans la barre d'outils.
3. Dans la boîte de dialogue, sélectionner le nouveau groupe ou la nouvelle zone de planification.
4. Enregistrer — le tableau est ensuite mis à jour.

Cette action est disponible pour les opérations groupées et peut être appliquée à plusieurs commandes simultanément.

Remarque : Si le groupe actif est changé via le commutateur de groupe global, le tableau se recharge automatiquement et les zones de planification disponibles sont mises à jour.

Définir le sous-traitant

Le bouton d'attribution du sous-traitant dans la barre d'outils permet d'attribuer un sous-traitant aux commandes marquées ou de supprimer à nouveau l'attribution.

Remarque : Le bouton n'apparaît que si le module Sous-traitant maître est actif et que le paramètre Partage des expéditions activé est activé. Ce paramètre est modifié par un superadministrateur sous Paramètres › Sous-traitants › Partage (voir Sous-traitants). L'action est disponible pour les administrateurs et les dispatcheurs.

1. Marquer une ou plusieurs commandes.
2. Cliquer sur le bouton d'attribution du sous-traitant dans la barre d'outils.
3. Dans la boîte de dialogue Sous-traitant défini pour les expéditions, sélectionner le sous-traitant souhaité dans le champ Sous-traitant. Si toutes les commandes marquées ont déjà le même sous-traitant, le champ est prérempli avec celui-ci. Pour supprimer l'attribution, vider le champ.
4. Enregistrer et confirmer la demande de sécurité — le tableau est ensuite mis à jour.

Remarque : L'action n'est pas possible si l'une des commandes marquées est déjà planifiée sur une tournée ou fait partie d'un processus de benne. Dans ce cas, un message d'erreur indique que le sous-traitant ne peut pas être défini pour ces envois.

Le sous-traitant attribué peut être affiché dans la colonne Sous-traitant (voir section 19).

12. Bon de livraison & étiquette de conteneur

Créer un bon de livraison

Pour une commande individuelle, un bon de livraison peut être généré en PDF directement depuis la vue.

1. Marquer exactement une commande.
2. Cliquer sur «Bon de livraison» dans la barre d'outils.
3. Le PDF est généré et est disponible pour le téléchargement ou l'affichage.

Remarque : L'action n'est disponible que pour exactement une commande marquée.

Régénérer les bons de livraison

Avec «Régénérer les bons de livraison», les bons de livraison de plusieurs commandes peuvent être recréés simultanément (p. ex. après des modifications des données d'adresse ou d'article). Dans la boîte de dialogue qui apparaît, vous pouvez sélectionner quels documents doivent être régénérés.

Remarque : Cette fonction n'est disponible que si la régénération des bons de livraison est activée dans les paramètres.

Étiquette de conteneur

Pour les envois avec conteneurs, des étiquettes peuvent être imprimées.

1. Marquer une ou plusieurs commandes.
2. Cliquer sur «Étiquette de conteneur» dans la barre d'outils.
3. Les étiquettes sont générées et sont prêtes pour l'impression.

Remarque : L'étiquette de conteneur n'est disponible que si le module correspondant et un modèle de rapport correspondant sont activés pour le mandant.

13. Rapport : vue des commandes

Le bouton «Vue des commandes» (rapport) génère un rapport imprimable avec les données des commandes marquées. Le rapport est généré en PDF dans un nouvel onglet du navigateur.

1. Marquer une ou plusieurs commandes.
2. Cliquer sur «Vue des commandes» dans la barre d'outils.
3. Le PDF est généré et est disponible pour l'affichage ou le téléchargement.

14. Prêt pour le picking

Remarque : Cette fonction n'est disponible que si le module de picking est activé pour le mandant.

Avec «Prêt pour le picking», une commande est marquée comme prête pour le picking. Cela signale au personnel de l'entrepôt que l'envoi peut être préparé pour le picking.

1. Marquer une ou plusieurs commandes.
2. Cliquer sur «Prêt pour le picking» dans la barre d'outils.

Pendant le traitement, le tableau est brièvement verrouillé ; ensuite il se met à jour automatiquement. Le marquage peut être annulé en cliquant à nouveau sur le bouton (commutateur).

Ouvrir les détails de picking

Pour les commandes marquées, les détails de picking peuvent être ouverts dans une fenêtre séparée. En option, toutes les commandes concernant le même emplacement pertinent (point de collecte/livraison) sont automatiquement aussi sélectionnées, afin de traiter ensemble les envois liés.

15. Contrôle d'envoi

Remarque : Cette fonction n'est disponible que si le module de contrôle d'envoi est activé, et n'est pas disponible pour les simples observateurs.

Avec le contrôle d'envoi, les envois terminés sont marqués comme contrôlés — par exemple pour le contrôle qualité ou comme libération pour le traitement ultérieur.

1. Marquer une ou plusieurs commandes terminées.
2. Cliquer sur le bouton «Contrôle d'envoi» dans la barre d'outils.
3. Confirmer le contrôle dans la boîte de dialogue.

Remarque : L'action n'est possible que si toutes les commandes marquées ont le statut «Livraison terminée» et qu'au moins l'une d'entre elles n'a pas encore été contrôlée.

16. Créer une facture

Si le module de facturation est activé, une facture peut être créée directement depuis la vue des commandes.

Conditions préalables

• Le module de facturation doit être activé pour le mandant.
• Le groupe actuel ne doit pas être un groupe de sous-traitants purs.
• Les commandes à facturer doivent avoir le statut de facturation «Prêt pour facturation».

Déroulement

1. Sélectionner une ou plusieurs commandes dans la liste.
2. Cliquer sur le bouton «Créer / actualiser une facture» dans la barre d'outils.
3. Dans la boîte de dialogue, vérifier le destinataire de la facture, la date de la facture et d'autres paramètres.
4. Confirmer la facture — le statut de facturation des commandes choisies passe à «Facturation en cours» ou «Facturé».

Remarque : Les options et étapes disponibles dans la boîte de dialogue de facture peuvent varier selon la configuration du mandant.

Statut de facturation des commandes

17. Export Excel

La liste de commandes actuellement filtrée peut être exportée sous forme de fichier Excel. Le bouton «Exporter» (ou «Export Excel») télécharge un fichier .xlsx avec les commandes affichées.

L'export contient toutes les colonnes actuellement visibles dans le tableau. En ajustant les filtres avant l'export, le contenu du fichier d'exportation peut être contrôlé.

18. Annuler le calcul (commandes bloquées)

Dans de rares cas, des commandes peuvent rester verrouillées dans une action bien que l'action soit déjà terminée. Avec Annuler le calcul, ces commandes sont libérées à nouveau.

1. Marquer les commandes concernées.
2. Cliquer sur le bouton «Annuler le calcul» dans la barre d'outils.

Le verrouillage est levé et les commandes peuvent être modifiées normalement à nouveau.

Remarque : Cette action n'est requise que dans des situations exceptionnelles. En fonctionnement normal, les verrouillages sont automatiquement levés dès qu'une action est terminée.

19. Configuration des colonnes

Les colonnes visibles de la vue des commandes peuvent être configurées par utilisateur. Le configurateur de colonnes peut être ouvert via l'icône des paramètres dans la barre d'outils : les colonnes peuvent être affichées ou masquées et l'ordre peut être ajusté par glisser-déposer. Via les fonctions de mise en page, l'agencement du tableau peut en outre être réinitialisé.

La configuration est enregistrée par utilisateur et est conservée après la déconnexion.

Colonnes supplémentaires fréquemment utilisées

Conseil : Le configurateur de colonnes contient toutes les colonnes disponibles. Pour une vue d'ensemble complète, ouvrez le configurateur et utilisez la fonction de recherche pour trouver rapidement la colonne souhaitée.

20. Autres fonctions du tableau

Modèles (templates)

Les utilisateurs peuvent enregistrer leur configuration actuelle de colonnes et de filtres comme modèle et la restaurer ultérieurement d'un clic.

• Enregistrer un modèle : Bouton «Ajouter un modèle» dans la barre d'outils → les paramètres actuels sont enregistrés sous un nom librement choisi.
• Marquer un modèle : Les modèles marqués apparaissent comme boutons propres dans la barre d'outils. Un clic restaure la configuration enregistrée.
• Appliquer un modèle : Le modèle sélectionné est appliqué au tableau actuel.
• Gestion : Via «Gérer les modèles», les modèles peuvent être renommés, marqués comme favoris ou partagés avec des groupes/rôles.

Reprendre les paramètres du groupe parent

Avec cette fonction, les paramètres de tableau et de colonnes du groupe parent peuvent être transférés à la vue actuelle. Cela est utile pour garantir des dispositions de colonnes uniformes dans plusieurs groupes sans devoir les reconstruire manuellement.

Recherche rapide, actualiser et effacer les filtres

Les outils standard de la barre d'outils comprennent :

• Recherche rapide : un champ de recherche qui parcourt la liste affichée à travers toutes les colonnes.
• Actualiser : recharge la vue actuelle.
• Effacer les filtres : supprime tous les filtres actifs.
• Tout sélectionner / Désélectionner : marque ou démarque toutes les commandes de la page actuelle.

Indicateur de verrouillage en temps réel

Lorsqu'un autre utilisateur modifie actuellement une commande ou qu'elle est verrouillée par une optimisation en cours, la ligne correspondante dans le tableau est mise en évidence par une couleur. Les commandes verrouillées ne peuvent pas être modifiées pendant ce temps. Dès que le verrouillage est levé, l'affichage se met à jour automatiquement.

Coloration conditionnelle des cellules

Remarque : Cette fonction n'est disponible que si le module de coloration des cellules est activé pour le mandant.

Les administrateurs peuvent définir des règles selon lesquelles des lignes ou des cellules individuelles dans la vue des commandes sont automatiquement colorées — par exemple pour mettre visuellement en évidence les commandes ayant certaines propriétés. Les règles sont spécifiques au groupe et sont configurées dans les paramètres système.

Sélection automatique des mêmes points de collecte

Via la case à cocher «Sélectionner automatiquement le même point de collecte» dans la barre d'outils, la sélection automatique des commandes liées peut être activée : en cliquant sur une commande, toutes les autres commandes ayant le même point de collecte pertinent sont automatiquement sélectionnées. Ce paramètre est enregistré par utilisateur.

21. Récapitulatif : actions disponibles