Documents d'emplacement

L'aperçu Documents d'emplacement gère les documents affectés à un emplacement (site ou POI) — par exemple les consignes d'accès et de livraison, les descriptions de site ou les remarques pour le conducteur. Chaque document contient les données d'adresse et de coordonnées de l'emplacement associé, jusqu'à quatre photos, un aperçu cartographique ainsi que des commentaires, et passe par un flux de contrôle et de validation.

Remarque : Les documents d'emplacement ne sont disponibles que si le module Documents d'emplacement (LocationDocuments) est activé pour le mandant.

1. Navigation

L'aperçu des documents d'emplacement est accessible depuis le menu principal dans la zone Données de base.

2. Aperçu (tableau)

L'aperçu affiche tous les documents d'emplacement dans un tableau configurable. Chaque ligne représente un document avec l'emplacement associé.

Colonnes

Tri, filtres et recherche

• Un clic sur un en-tête de colonne trie la liste par ordre croissant ou décroissant selon cette colonne.
• La ligne de filtre sous les en-têtes de colonnes permet de restreindre la liste par colonne.
• La configuration des colonnes (colonnes affichées et ordre) est enregistrée par utilisateur et est conservée après la déconnexion.

Ouvrir un document

Un clic sur une ligne ouvre le document. Selon le statut, la boîte de dialogue se comporte différemment :

• Les documents révisés s'ouvrent en mode lecture avec les actions de flux de travail (voir Section 4).
• Tous les autres documents s'ouvrent dans la boîte de dialogue d'édition (voir Section 3).

3. Créer ou modifier un document d'emplacement

La boîte de dialogue de création ou modification permet de saisir ou de modifier un document d'emplacement.

1. Appeler la boîte de dialogue via le bouton correspondant dans la barre d'outils (Nouveau) ou en ouvrant un document existant.
2. Dans le champ Emplacement, sélectionner l'emplacement souhaité (POI). Lors de la sélection, l'organisation, le Nom, le Nom 2, la Référence d'emplacement ainsi que les coordonnées sont automatiquement repris et l'aperçu cartographique est actualisé.
3. Adapter au besoin les autres champs :
   • Groupe – affectation du document à un groupe.
   • Téléphone, Description et Commentaire pour le conducteur.
4. Ajouter jusqu'à quatre photos. Les photos peuvent être réorganisées dans l'ordre souhaité par glisser-déposer (voir Section 9).
5. Vérifier la position sur l'aperçu cartographique et l'adapter au besoin (voir Section 7).
6. Enregistrer :
   • Enregistrer – le document est créé ou mis à jour.
   • Enregistrer et valider – le document est enregistré et validé immédiatement (équivaut à l'action de validation du flux de travail, voir Section 5).

Remarque : Le champ Emplacement est un champ obligatoire. Si aucune photo propre n'est enregistrée, un extrait cartographique de la position du site est automatiquement généré comme première photo lors de l'enregistrement.

4. Afficher, commenter, valider les documents révisés

Les documents au statut Révisé s'ouvrent dans un mode lecture. Dans cet état, les champs de contenu sont protégés en écriture ; seuls le Commentaire pour le conducteur et le Groupe peuvent être modifiés.

1. Ouvrir un document révisé dans la liste.
2. Adapter au besoin le commentaire pour le conducteur ou le groupe. Le bouton Enregistrer n'apparaît que si l'une de ces deux informations a été modifiée.
3. Via les boutons de flux de travail, Valider ou Rouvrir le document (voir Section 5). Un commentaire peut être saisi lors de l'exécution.

Après une action réussie, l'aperçu est actualisé automatiquement.

5. Actions de flux de travail : Valider et Rouvrir

Les documents d'emplacement passent par un flux de révision comprenant les statuts suivants :

Via la barre d'outils, les documents sélectionnés peuvent être guidés à travers le flux de travail :

• Valider : fait passer les documents des statuts «En révision», «Rouvert» ou «Révisé» au statut Révisé.
• Rouvrir : fait passer les documents des statuts «En révision» ou «Révisé» au statut Rouvert.

Déroulement :

1. Sélectionner un ou plusieurs documents dans la liste.
2. Cliquer sur le bouton souhaité (Valider ou Rouvrir) dans la barre d'outils.
3. Saisir éventuellement un commentaire et confirmer.

Remarque : Les actions de flux de travail ne sont disponibles que lorsqu'au moins un document est sélectionné. Elles ne sont pas accessibles aux simples observateurs ni aux utilisateurs ayant le rôle de gestionnaire. Seules les transitions autorisées par le statut de départ respectif peuvent être exécutées.

6. Déplacer ou copier un document

Avec Déplacer/Copier, un document existant est transféré vers un autre emplacement (POI).

1. Sélectionner exactement un document dans la liste.
2. Sélectionner l'action Déplacer/Copier dans la barre d'outils (ou dans la boîte de dialogue).
3. Dans la boîte de dialogue, déterminer l'emplacement cible via la recherche de sélection.
4. Confirmer.

Si un document existe déjà à l'emplacement cible, une zone supplémentaire avec l'option Écraser s'affiche. Le document existant à la cible n'est remplacé que si cette option est définie.

Remarque : Cette action n'est disponible que pour exactement un document sélectionné et n'est pas disponible pour les simples observateurs.

7. Aperçu cartographique et reprise des coordonnées

Dans la boîte de dialogue, un aperçu cartographique indique la position du document ainsi que de l'emplacement associé.

• Selon la configuration du mandant, la carte repose sur le service cartographique enregistré.
• Le point de repère peut être déplacé sur la carte ; les coordonnées (latitude/longitude) sont actualisées en conséquence.
• Via l'action Reprendre les coordonnées sur l'emplacement, les coordonnées définies dans le document peuvent être réécrites sur l'emplacement sous-jacent. On peut éventuellement définir qu'un nouvel import de ces coordonnées (import gateway) soit empêché.

Remarque : La reprise des coordonnées sur l'emplacement n'est possible que si le document n'est pas ouvert en lecture seule.

8. Supprimer des documents

Les documents qui ne sont plus nécessaires peuvent être supprimés depuis l'aperçu.

1. Sélectionner un ou plusieurs documents.
2. Cliquer sur le bouton Supprimer dans la barre d'outils.
3. Confirmer la demande de sécurité.

Les documents sélectionnés sont mis au statut «Supprimé» puis retirés.

Remarque : La suppression n'est pas disponible pour les simples observateurs ni pour les utilisateurs ayant le rôle de gestionnaire.

9. PDF lié et photos

Document PDF

Dans la colonne PDF, une icône cliquable est affichée si un document est enregistré. Un clic dessus ouvre le document PDF enregistré de l'emplacement.

Photos

Chaque document d'emplacement peut contenir jusqu'à quatre photos. Les photos sont gérées dans la boîte de dialogue d'édition :

1. Ajouter de nouvelles images via les champs de sélection de photos.
2. Ajuster l'ordre des photos par glisser-déposer.
3. Enregistrer le document – les images sont téléchargées et enregistrées dans l'ordre défini.

Si aucune première photo n'est présente, un extrait cartographique de la position du site est automatiquement généré comme première photo lors de l'enregistrement.

10. Filtre de groupe (périmètre de visibilité)

Le filtre de groupe détermine quels documents sont affichés. La liste est restreinte au groupe sélectionné et – selon la configuration – à ses sous-groupes :

• Si le module pour les documents d'emplacement est activé pour le groupe parent, seuls les documents de ce groupe sont affichés.
• Sinon, les documents des groupes subordonnés sont également inclus.

Lors du changement de groupe actif, l'aperçu est rechargé automatiquement.

11. Actualisation automatique en temps réel

L'aperçu s'actualise automatiquement lorsqu'un document est créé, modifié, supprimé, déplacé ou voit son statut modifié par un autre utilisateur. Ainsi, tous les utilisateurs connectés simultanément voient toujours l'état actuel sans devoir recharger la page manuellement.

12. Autorisations

Les actions disponibles dépendent du rôle de l'utilisateur connecté :

• Créer, Modifier, Valider, Rouvrir, Déplacer/Copier et Supprimer sont disponibles pour les utilisateurs disposant des droits d'administration correspondants (p. ex. Administrateur ou Dispatcheur).
• Les simples observateurs ainsi que les utilisateurs ayant le rôle de gestionnaire sont exclus des actions de flux de travail et de suppression.
• Les documents révisés peuvent uniquement être commentés par les utilisateurs autorisés et leur groupe peut être modifié.