Création de commande

La commande de transport (également : envoi) est l'entité centrale de X4fleet. Elle décrit ce qui doit être collecté et livré, quand et où. Ce chapitre décrit la saisie manuelle d'une nouvelle commande dans l'interface web et explique tous les champs, fonctions et processus pertinents.

1. Créer une nouvelle commande

Navigation

Une nouvelle commande est créée via la vue des commandes. Le bouton «Nouvelle commande» ouvre un formulaire de saisie (fenêtre de dialogue / WinBox).

Champs obligatoires

Les champs suivants doivent au minimum être renseignés pour qu'une commande puisse être enregistrée et libérée :

Remarque : Selon la configuration système du mandant, des champs supplémentaires peuvent être définis comme obligatoires, p. ex. le mandant, le numéro de course ou la fenêtre horaire.

Champs optionnels

Tous les autres champs sont optionnels, mais fournissent au planificateur des informations de planification importantes :

Remarque sur le champ Sous-traitant : Le champ est affiché si la commande est déjà attribuée à un sous-traitant, ou si le module Sous-traitant maître est actif pour le groupe et que Partage des expéditions activé est activé (pas pour les commandes de benne). Voir Paramètres › Sous-traitants et Relations avec les sous-traitants. Le sous-traitant ne peut être modifié que tant que la commande n'est affectée à aucune tournée. Dès que la commande est planifiée, le champ est grisé et aucune modification n'est plus possible. Le champ n'est pas affiché aux utilisateurs du sous-traitant lui-même.

2. Points De/À (lieu de collecte et lieu de livraison)

Qu'est-ce qu'un «lieu» ?

Un lieu (également : POI – Point of Interest) est un endroit dans X4fleet avec une adresse enregistrée et des coordonnées GPS. Il constitue la base de la planification des tournées et du calcul d'itinéraire. Les lieux peuvent être des données de base (enregistrées durablement) ou saisis temporairement uniquement pour cette commande.

Lieu de collecte (point De)

Le lieu de collecte définit où la marchandise est chargée. Les informations suivantes peuvent être saisies :

Lieu de livraison (point À)

Le lieu de livraison définit où la marchandise est livrée. Les champs sont analogues à ceux du lieu de collecte. En plus :

Rechercher ou créer un lieu

Lors de la saisie d'un lieu, une recherche est d'abord effectuée dans les données de base existantes. Si un lieu est trouvé et sélectionné, toutes les données enregistrées (adresse, coordonnées, remarques, heures d'ouverture, etc.) sont reprises automatiquement. Si aucun lieu correspondant n'est trouvé, une nouvelle adresse peut être saisie directement dans le formulaire. Le système géocode l'adresse automatiquement.

Important : Pour la planification des tournées et le calcul d'itinéraire, des coordonnées GPS doivent être présentes. Sans coordonnées valides, une commande ne peut pas être libérée.

3. Horaires de commande et fenêtres horaires

Date de la tournée planifiée

La date de la tournée planifiée (Shipment.DatePickup) indique le jour où le transport doit avoir lieu. C'est la date de planification primaire pour le planificateur.

Fenêtres horaires

En plus de la date de la tournée, des fenêtres horaires peuvent être enregistrées pour la collecte et la livraison. Elles indiquent au conducteur et au planificateur la période durant laquelle la collecte ou la livraison doit avoir lieu.

Combinaisons possibles de fenêtres horaires

Astuce : Des fenêtres horaires précises améliorent considérablement la qualité de la planification des tournées. Plus les indications horaires sont précises, plus l'itinéraire planifié est réaliste.

Temps d'immobilisation

Outre les fenêtres horaires, les temps d'immobilisation prévus (temps de chargement et de déchargement) peuvent être saisis :

Ces valeurs sont intégrées dans la planification des tournées et influencent les horaires des tournées.

4. Spécialités, qualifications de véhicule et moyens de chargement

Ces trois domaines définissent des exigences particulières pour le transport. Ils doivent être préconfigurés dans le backend du système.

Spécialités

Les spécialités (Shipment.Special) décrivent des propriétés particulières de l'envoi ou du processus de transport, p. ex. :

• Marchandises dangereuses
• Obligation de réfrigération
• Marchandise fragile
• Envoi express

Les spécialités sont affichées sous forme de cases à cocher dans la commande et peuvent être sélectionnées plusieurs fois. Elles sont purement informatives ou peuvent être utilisées comme critère de filtre pour la planification. Les spécialités peuvent être enregistrées aussi bien au niveau de la commande que spécifiquement pour le point De ou le point À.

Qualifications de véhicule

Les qualifications de véhicule (Shipment.Qualifications) déterminent quelles propriétés de véhicule sont requises pour ce transport, p. ex. :

• Hayon élévateur
• Véhicule réfrigéré
• Carrosserie spéciale (p. ex. silo, camion-citerne)
• Capacité de chargement minimale

Les qualifications sont comparées aux données de base des véhicules lors de la planification. Les véhicules qui ne remplissent pas les exigences sont marqués comme inadaptés.

Moyens de chargement

Les moyens de chargement décrivent les moyens nécessaires lors du chargement ou du déchargement, p. ex. :

• Transpalette
• Chariot élévateur
• Diable
• Sangles d'arrimage spéciales

Les moyens de chargement peuvent être saisis au niveau de la commande ainsi que séparément pour la collecte (DropoffLoadingSupports) et la livraison. Le supplément pour moyens de chargement (Shipment.LoadingToolValue) peut également être enregistré dans le système.

Remarque : Les spécialités, qualifications et moyens de chargement disponibles sont configurables par mandant.

5. Positions d'articles (positions d'envoi)

Aperçu

Une commande peut contenir une ou plusieurs positions d'articles (produits, prestations ou supports de charge). Les positions décrivent en détail ce qui est transporté.

Champs d'une position de commande

Types d'articles

Champs de dimensions au niveau de la commande

Les quantités totales (poids, volume, palettes) sont calculées automatiquement à partir des positions et regroupées au niveau de la commande :

Remarque : Les champs bruts au niveau de la commande peuvent également être remplacés manuellement si les détails des positions ne sont pas connus.

6. Autres fonctions au sein d'une commande

Saisir la commande suivante (saisie par lot)

Avec la fonction «Saisir la commande suivante» (Shipment.BatchCreation), une nouvelle commande peut être ouverte immédiatement après l'enregistrement d'une commande. Cela facilite la saisie rapide de plusieurs commandes à la suite.

Copier une commande

Les commandes existantes peuvent être dupliquées. Tous les champs de l'original sont repris et peuvent être adaptés. Cette fonction est utile lorsque des commandes similaires doivent être saisies régulièrement.

Charger un modèle

Via «Sélectionner un modèle» (Action.OrderTemplate.Choose), une commande peut être préremplie sur la base d'un modèle de commande enregistré. Les modèles contiennent des champs et des positions prédéfinis.

Libérer une commande

Une commande enregistrée se trouve d'abord au statut «En cours de traitement». Lors de la libération, elle passe au statut «Libéré» et est mise à la disposition du planificateur pour la planification des tournées. Avant la libération, le système vérifie :

• Le lieu de collecte et le lieu de livraison sont-ils présents avec des coordonnées valides ?
• Une date de tournée est-elle définie ?
• Tous les champs obligatoires spécifiques au mandant sont-ils renseignés ?

Bon de livraison

Pour une commande terminée, un bon de livraison (Shipment.DropoffDeliveryNotes) peut être généré et envoyé par e-mail. Les adresses e-mail des destinataires peuvent être enregistrées directement dans la commande sous Shipment.DeliveryNoteMails.

Avisage

L'avisage permet d'informer le client (destinataire) de l'heure d'arrivée prévue. Le moment de l'avisage est enregistré dans le système (PickupAdvisingSetTime, DropoffAdvisingSetTime).

Fractionnement d'envoi

Les commandes peuvent être fractionnées :

• Fractionnement par quantité : La quantité de l'envoi est répartie sur plusieurs envois partiels.
• Fractionnement par trajet : L'envoi est réparti sur différents itinéraires/arrêts.

Les envois fractionnés conservent une relation parent-enfant et sont reconnaissables dans le système comme appartenant ensemble.

7. Modèles de commande et commandes récurrentes

Modèle de commande (Template)

Un modèle de commande est une commande enregistrée qui sert de base à de nouvelles commandes. Les modèles conviennent aux commandes de transport qui sont saisies régulièrement avec des données similaires.

Créer un modèle

Dans le dialogue de commande, il est possible d'enregistrer la commande actuelle comme modèle :

• Nom du modèle (champ obligatoire)
• Remarques sur le modèle
• Privé (OrderTemplate.IsPrivate) : Le modèle n'est visible que pour son créateur
• Modèle pour commandes récurrentes (OrderTemplate.IsRecurringOrderTemplate) : Marque le modèle comme base pour les commandes récurrentes

Les modèles peuvent être gérés sous Paramètres > Modèles de commande.

Commande récurrente (Recurring Order)

Une commande récurrente est une configuration qui génère automatiquement ou manuellement des commandes de transport récurrentes à partir d'un modèle de commande. Les commandes récurrentes sont idéales pour les itinéraires quotidiens, hebdomadaires ou basés sur des intervalles.

Navigation

Les commandes récurrentes sont gérées sous Paramètres > Commandes récurrentes.

Champs de la commande récurrente

Générer des commandes

Les commandes récurrentes peuvent être :

• Générées automatiquement (le système crée les commandes à l'avance, configurable via «Jours avant la génération automatique»).
• Générées manuellement via «Générer la commande récurrente sélectionnée» ou «Générer les commandes récurrentes».

Remarque : Les commandes générées sont créées au statut «En cours de traitement» ou directement «Libéré», selon la configuration du système.

8. Statut de la commande

Une commande de transport passe par différents statuts durant son cycle de vie :

Statut d'envoi (statut de planification)

Statut de facturation (statut fiscal)

Lorsque le module de facturation est actif, chaque commande possède en plus un statut de facturation :

Règles de modification selon le statut

Selon la configuration, le système empêche les modifications ou suppressions dès qu'une commande a atteint un certain statut :

9. Recherche de commandes

Vue des commandes

La vue des commandes affiche toutes les commandes sous forme de tableau. La liste affichée peut être filtrée et triée selon différents critères.

Options de filtre

Les champs suivants sont généralement disponibles comme filtres de recherche :

Résultats de recherche

Les résultats de recherche affichent les colonnes configurées de la vue des commandes. Celles-ci peuvent être adaptées par utilisateur ou globalement. Un clic sur un envoi ouvre le dialogue de détail.

Fonction d'exportation

Les commandes filtrées peuvent être exportées sous forme de fichier Excel afin de les traiter ultérieurement en dehors de X4fleet.

10. Récapitulatif : déroulement d'une saisie de commande typique

1. Ouvrir une nouvelle commande
   └─ Cliquer sur «Nouvelle commande»

2. Saisir les données de base
   ├─ Définir la date de la tournée planifiée
   ├─ Sélectionner le mandant (optionnel, mais recommandé)
   └─ Saisir la référence externe (optionnel)

3. Saisir le point De (lieu de collecte)
   ├─ Rechercher et sélectionner un lieu existant, ou
   ├─ Saisir une nouvelle adresse (géocodée automatiquement)
   ├─ Définir la fenêtre horaire (de / à)
   └─ Saisir les remarques de collecte (optionnel)

4. Saisir le point À (lieu de livraison)
   ├─ Rechercher et sélectionner un lieu existant, ou
   ├─ Saisir une nouvelle adresse
   ├─ Définir la fenêtre horaire (de / à)
   └─ Saisir les remarques de livraison (optionnel)

5. Saisir les positions d'articles
   ├─ Choisir un article dans les données de base ou en saisir un nouveau
   ├─ Définir la quantité et l'unité
   └─ Saisir le poids / volume / palettes (optionnel, si connu)

6. Définir les spécialités / qualifications / moyens de chargement (optionnel)

7. Enregistrer
   └─ La commande est enregistrée au statut «En cours de traitement»

8. Libérer
   └─ La commande passe au statut «Libéré»
      → Mise à la disposition du planificateur pour la planification des tournées