Arbeitsbereiche

Arbeitsbereiche verschieben Sendungen automatisch in die zuständige Gruppe oder Untergruppe. Jeder Arbeitsbereich gehört zu einer Gruppe und enthält Regeln (Depots, Gebiete, Warengruppen). Bei jedem Speichern einer Sendung prüft X4fleet diese Regeln: Passt genau ein aktiver Arbeitsbereich, wird die Sendung in die Gruppe dieses Arbeitsbereichs verschoben. Passt keiner oder mehr als einer, bleibt die Gruppe der Sendung unverändert. Arbeitsbereiche gelten nur für Sendungen, nicht für Fahrzeuge oder Touren.

Auf dieser Seite erfahren Sie zuerst, wie die Gruppenzuordnung funktioniert, wann sie stattfindet und wie sie mit den Planungsgebieten zusammenspielt. Danach folgt die Verwaltung der Arbeitsbereiche.

Hinweis: Der «Arbeitsbereich» bei Fahrzeugen und Touren (z. B. Arbeitsbereich der Tour) bezeichnet die Reichweite des Fahrzeugs und hat mit den hier beschriebenen Arbeitsbereichen nichts zu tun.

1. Voraussetzungen

• Rollen: Die Seite Arbeitsbereiche steht den Rollen Administrator, Superadministrator und Disponent zur Verfügung (siehe Benutzerrollen).
• Kein Modul, keine Einstellung: Arbeitsbereiche benötigen kein eigenes Modul und keine Einstellung. Die automatische Gruppenzuordnung läuft, sobald aktive Arbeitsbereiche vorhanden sind.
• Untergruppen: Sinnvoll sind Arbeitsbereiche nur, wenn Sie mit Untergruppen arbeiten, denn sie verschieben Sendungen zwischen Gruppen.

2. So funktioniert die Gruppenzuordnung

Welche Arbeitsbereiche berücksichtigt werden

Ein Arbeitsbereich gehört zu genau einer Gruppe, der Zielgruppe. Beim Speichern einer Sendung berücksichtigt X4fleet die Arbeitsbereiche, die

• Aktiv sind,
• zu einer Gruppe gehören, auf die die aktuelle Gruppe des Benutzers, der die Sendung speichert, Zugriff hat, und
• am Geplantes Tourdatum der Sendung gültig sind (Gültig von bis Gültig bis).

Welche Gruppen das sind, hängt von der aktuellen Gruppe ab:

Massgebend ist also nicht die Gruppe der Sendung, sondern die Gruppe, in der der speichernde Benutzer gerade arbeitet. Ein Benutzer in einer Untergruppe verschiebt eine Sendung deshalb nicht in eine andere Untergruppe derselben Hauptgruppe.

Aus diesen Kandidaten prüft X4fleet die Regeln. Welche Regeln geprüft werden, hängt von der Transportart der Sendung ab.

Transportart bestimmt den Regelbereich

Die Transportart ergibt sich aus der Art der Von-Stelle und der Zu-Stelle. Massgebend ist, ob die Stelle ein Depot/Terminal/Hub oder ein Leistungserbringungsort ist. Die Transportart wird bei jedem Speichern der Sendung neu bestimmt.

Es wird nur der Regelbereich der eigenen Transportart geprüft. Regeln in den anderen Bereichen haben auf diese Sendung keinen Einfluss. Der Bereich Nicht definiert ist kein Auffangbereich für Sendungen, die sonst nicht passen, sondern gilt nur für Sendungen mit der Transportart «Nicht definiert».

Hinweis: Ist für die Sendung und die Stelle ein Sammelplatz aktiv (Einstellung Aktivieren von Sammelplätzen), prüft X4fleet die Regeln mit dem Sammelplatz anstelle der ursprünglichen Stelle.

Regelprüfung Schritt für Schritt

Die Felder der einzelnen Regelbereiche sind im Reiter «Regeln Transportaufträge» beschrieben. Pro Transportart prüft X4fleet die Kandidaten wie folgt:

Abholung (Sendung vom Kunden ins Depot)

1. Gesucht werden Arbeitsbereiche, deren Depots die Zu-Stelle enthalten, also das Depot, in das die abgeholte Ware gebracht wird.
2. Nur wenn kein Arbeitsbereich über das Depot passt: Gesucht werden Arbeitsbereiche, deren Oder Gebiete die PLZ dieses Depots enthalten.
3. Hat mindestens einer der in Schritt 1 gefundenen Arbeitsbereiche auch Oder Gebiete erfasst, bleiben nur jene, bei denen die PLZ des Depots in ihren Gebieten liegt.
4. Danach wird nach Warengruppen eingegrenzt (siehe unten).

Zustellung (Sendung vom Depot zum Kunden) – gleich wie die Abholung, aber mit der Von-Stelle als Depot:

1. Arbeitsbereiche, deren Depots die Von-Stelle enthalten (das Depot, von dem aus zugestellt wird).
2. Nur wenn keiner passt: Arbeitsbereiche, deren Oder Gebiete die PLZ dieses Depots enthalten.
3. Hat mindestens einer der in Schritt 1 gefundenen Arbeitsbereiche auch Oder Gebiete erfasst, bleiben nur jene, bei denen die PLZ des Depots in ihren Gebieten liegt.
4. Danach wird nach Warengruppen eingegrenzt.

Direktverkehr (ohne Depot)

1. Arbeitsbereiche ohne die Option Beide Bereiche zusammenführen, deren Belade Gebiete die PLZ der Von-Stelle enthalten.
2. Nur wenn keiner passt: Arbeitsbereiche ohne diese Option, deren Entlade Gebiete die PLZ der Zu-Stelle enthalten.
3. Nur wenn immer noch keiner passt: Arbeitsbereiche mit der Option Beide Bereiche zusammenführen, bei denen die PLZ der Von-Stelle in den Belade Gebiete und die PLZ der Zu-Stelle in den Entlade Gebiete liegt.

Nicht definiert

1. Arbeitsbereiche, deren Belade Gebiete die PLZ der Von-Stelle enthalten.
2. Nur wenn keiner passt: Arbeitsbereiche, deren Entlade Gebiete die PLZ der Zu-Stelle enthalten.

Hauptlauf (Depotverkehr) – nur Depots, keine PLZ:

1. Arbeitsbereiche, deren Abholdepots die Von-Stelle enthalten.
2. Nur wenn keiner passt: Arbeitsbereiche, deren Zustelldepots die Zu-Stelle enthalten.

Für alle Transportarten gilt:

• Nur Warengruppen: Arbeitsbereiche, die im Regelbereich nur Warengruppen erfasst haben (keine Depots, keine Gebiete), kommen bei jeder Transportart als Kandidaten hinzu.
• Warengruppen grenzen ein: Hat mindestens ein Kandidat im Regelbereich Warengruppen erfasst, bleiben von den Kandidaten mit Warengruppen nur jene, bei denen mindestens eine Position der Sendung eine dieser Warengruppen hat. Arbeitsbereiche ohne Warengruppen sind dadurch nicht eingeschränkt.
• Leerer Regelbereich passt nie: Ein Regelbereich ohne Depots, ohne Gebiete und ohne Warengruppen passt auf keine Sendung. Leer bedeutet nicht «alle».
• PLZ und Gebiete: Die PLZ muss numerisch sein; nicht numerische PLZ passen nie. Ein Gebiet muss am Geplantes Tourdatum ebenfalls gültig sein. Geprüft wird zuerst die Ausschlussliste (sie hat Vorrang), dann die PLZ-Liste, dann der PLZ-Bereich von–bis.

Ergebnis: genau ein Treffer

• Genau ein Arbeitsbereich passt → die Sendung wird in die Gruppe dieses Arbeitsbereichs verschoben (sofern sie nicht schon dort ist).
• Kein Arbeitsbereich passt → die Gruppe der Sendung bleibt unverändert. Eine früher verschobene Sendung wird nicht in ihre ursprüngliche Gruppe zurückverschoben.
• Mehr als ein Arbeitsbereich passt → die Gruppe der Sendung bleibt unverändert.

Touren werden nicht verändert.

Damit die Zuordnung eindeutig ist, prüfen Sie beim Einrichten:

1. Ist jedes Depot pro Regelbereich nur in einem Arbeitsbereich erfasst – oder wird es dort mit unterschiedlichen, sich nicht überschneidenden Gebieten kombiniert?
2. Überschneiden sich die PLZ-Bereiche der verwendeten Gebiete nicht? Denken Sie daran, dass bei Abholung und Zustellung die PLZ des Depots zählt.
3. Haben Arbeitsbereiche, die sich nur über Warengruppen unterscheiden sollen, alle Warengruppen erfasst? Ein Arbeitsbereich ohne Warengruppen passt zusätzlich zu einem mit Warengruppen.
4. Sind alle benötigten Regelbereiche (Transportarten) gefüllt? Ein leerer Regelbereich passt nie.
5. Arbeiten die Benutzer, die Sendungen erfassen oder ändern, in einer Gruppe, von der aus die gewünschten Arbeitsbereiche berücksichtigt werden (siehe Welche Arbeitsbereiche berücksichtigt werden)?

Beispiele

Die folgenden Beispiele verwenden frei erfundene Daten.

Beispiel 1 – Abholung über das Depot

Eine Abholung bei einem Kunden mit PLZ 3000 wird ins «Depot Nord» gebracht (Transportart Abholung). Der Arbeitsbereich «Nord» passt über das Depot. Die Sendung wird in die Gruppe «Region Nord» verschoben – obwohl der Kunde nicht im Norden liegt, denn die PLZ des Kunden wird nicht geprüft.

Beispiel 2 – Zustellung über die PLZ des Depots

Eine Zustellung geht vom «Depot Ost» (PLZ 8400) zu einem Kunden mit PLZ 3000. Kein Arbeitsbereich enthält das «Depot Ost» als Depot. Deshalb werden die Oder Gebiete mit der PLZ des Depots geprüft: 8400 liegt im «Gebiet Ost». Die Sendung wird in die Gruppe «Region Ost» verschoben.

Geht dagegen eine Zustellung vom «Depot Mitte» (PLZ 6000) zu einem Kunden mit PLZ 8004, passt kein Arbeitsbereich. Die Gruppe der Sendung bleibt unverändert.

3. Wann wird die Gruppe gewechselt?

Die Arbeitsbereiche werden bei jedem Speichern einer Sendung geprüft, beim Erstellen und beim Ändern – zum Beispiel in der Auftragserfassung oder bei Importen. Aufträge aus Daueraufträgen werden wie jeder gespeicherte Auftrag behandelt. Welche Arbeitsbereiche dabei berücksichtigt werden, hängt auch hier von der Gruppe ab, in der der Import bzw. die Erstellung ausgeführt wird (siehe Welche Arbeitsbereiche berücksichtigt werden).

Ausnahmen:

• Wurde die Gruppe der Sendung manuell mit Gruppen- & Planungsgebietwechsel geändert (siehe Planungsgebiete), wird die Sendung danach nie mehr automatisch durch Arbeitsbereiche verschoben.
• Dasselbe gilt für Teilsendungen aus einem Wegsplitt.

Es gibt keine Aktion, mit der die Gruppenzuordnung für bestehende Sendungen neu berechnet wird.

Weg- und Mengensplitt: In den Dialogen für den Weg- und den Mengensplitt wird die Gruppe der neuen Teilsendungen mit dem Vorschlag aus den Arbeitsbereichen vorbelegt.

4. Arbeitsbereiche, Planungsgebiete und Filter

Vergleich mit Planungsgebieten

Reihenfolge beim Speichern

1. Zuerst wird die Gruppe anhand der Arbeitsbereiche bestimmt.
2. Danach gelten für die Sendung die Einstellungen der neuen Gruppe (z. B. für die Prüfungen der Sendung oder den GU-Tarif).
3. Zuletzt wird das Planungsgebiet berechnet – mit den Planungsgebieten der neuen Gruppe.

Sichtbarkeit nach dem Wechsel

Eine verschobene Sendung liegt danach in der Untergruppe des Arbeitsbereichs. Benutzer der Hauptgruppe sehen sie weiterhin, solange Nur aktuelle Gruppe nicht aktiviert ist. Ist der Planungsgebiet-Filter gesetzt, kann die Sendung trotzdem ausgeblendet sein – zum Beispiel, wenn sie in der neuen Gruppe kein oder ein anderes Planungsgebiet erhalten hat.

5. Navigation

Die Arbeitsbereiche sind über das Hauptmenü unter Disposition › Arbeitsbereiche erreichbar.

6. Übersicht (Tabelle)

Die Übersicht zeigt alle Arbeitsbereiche in einer konfigurierbaren Tabelle. Pro Zeile wird ein Arbeitsbereich dargestellt.

Spalten

Mehrere Depots innerhalb einer Spalte werden untereinander aufgeführt.

Sortierung und Spalteneinstellungen

Durch Klick auf eine Spaltenüberschrift wird die Liste auf- oder absteigend sortiert. Die gewählte Spalten- und Sortieransicht wird benutzerspezifisch gespeichert und bleibt nach dem Abmelden erhalten.

7. Gruppenfilter

Über die Filterleiste oberhalb der Tabelle lässt sich die Anzeige auf bestimmte Gruppen eingrenzen.

• Gruppenauswahl: Ein Suchfeld, mit dem die Liste auf eine oder mehrere Gruppen eingeschränkt wird.
• Nur aktuelle Gruppe: Mit diesem Umschalter wird die Anzeige auf Arbeitsbereiche der aktuell ausgewählten Gruppe begrenzt. Ist er deaktiviert, werden auch Arbeitsbereiche untergeordneter Gruppen angezeigt.

Hinweis: Die Filterleiste wird Benutzern, die ausschliesslich Webaufträge erfassen, nicht angezeigt. Der Umschalter Nur aktuelle Gruppe steht in Subunternehmer-Gruppen nicht zur Verfügung.

8. Arbeitsbereich erstellen oder bearbeiten

Über die Toolbar legen Sie einen Arbeitsbereich an oder öffnen einen markierten Arbeitsbereich zur Bearbeitung. Es öffnet sich der Dialog Arbeitsbereich hinzufügen bzw. Arbeitsbereich bearbeiten. Dieser wird als frei verschieb- und vergrösserbares Fenster geöffnet. Es können bis zu fünf Dialoge gleichzeitig geöffnet sein; ein bereits geöffneter Arbeitsbereich wird nicht doppelt geöffnet, sondern in den Vordergrund geholt.

Der Dialog ist in zwei Reiter gegliedert: Allgemein und Regeln Transportaufträge.

So legen Sie einen neuen Arbeitsbereich an:

1. In der Toolbar das Anlegen eines neuen Arbeitsbereichs wählen.
2. Im Reiter Allgemein die Grunddaten erfassen, insbesondere die Zielgruppe im Feld Gruppe (siehe Abschnitt 11).
3. Im Reiter Regeln Transportaufträge die Depots, Gebiete und Warengruppen pro Transportart erfassen (siehe Abschnitt 12).
4. Den Arbeitsbereich speichern.

Beim Anlegen wird das Feld Gültig von automatisch mit dem aktuellen Datum und die Gruppe mit der aktuell ausgewählten Gruppe vorbelegt.

Nach erfolgreichem Speichern wird die Übersicht aktualisiert. Änderungen gelten nur für Sendungen, die danach gespeichert werden (siehe Abschnitt 3).

9. Prüfungen beim Speichern

Wenn Sie einen aktiven Arbeitsbereich speichern, prüft X4fleet die ersten beiden Punkte; die Feldlängen und das Datum werden immer geprüft. Ist eine Prüfung nicht erfüllt, wird das Speichern mit einer Meldung abgebrochen.

• Ein aktiver Arbeitsbereich pro Gruppe und Zeitraum: In einer Gruppe darf in überlappenden Gültigkeitszeiträumen nur ein aktiver Arbeitsbereich bestehen. Sonst erscheint die Meldung «In diesem Datumsbereich ist in der ausgewählten Gruppe ein aktiver Arbeitsbereich bereits vorhanden.»
• Überschneidung der Regeln: Die Regeln werden pro Transportart mit allen anderen aktiven Arbeitsbereichen mit überschneidender Gültigkeit verglichen, die Sie sehen. Ist dasselbe Depot oder dasselbe Gebiet bereits in einem anderen Arbeitsbereich erfasst, erscheint die Meldung «Der Arbeitsbereich hat einen Überschneidungsfehler: …» mit dem Namen des betroffenen Arbeitsbereichs und den Transportarten, in denen sich die Regeln überschneiden.
  • Im Direktverkehr gilt: Ist bei einem der beiden Arbeitsbereiche Beide Bereiche zusammenführen aktiviert, liegt eine Überschneidung nur vor, wenn sich Belade Gebiete und Entlade Gebiete überschneiden; sonst genügt eine Seite.
  • Hat der gespeicherte Arbeitsbereich keine Warengruppen, zählt jede solche Übereinstimmung als Überschneidung.
• Inaktive Arbeitsbereiche werden nicht auf Überschneidungen geprüft; die Prüfung erfolgt, sobald Sie den Arbeitsbereich aktivieren und speichern.
• Feldlängen und Datum: Name höchstens 50 Zeichen, Beschreibung höchstens 100 Zeichen. Gültig von muss erfasst sein, Gültig bis darf nicht vor Gültig von liegen.

Die Überschneidungsprüfung schliesst nicht jede Mehrfachzuordnung aus: Arbeitsbereiche, die Sie in Ihrer Gruppe nicht sehen, werden nicht verglichen, und Arbeitsbereiche, die sich nur über Warengruppen unterscheiden, können trotzdem gemeinsam auf eine Sendung passen (siehe Ergebnis: genau ein Treffer).

10. Als neu speichern (Arbeitsbereich klonen)

Mit der Schaltfläche Als neu speichern im Bearbeitungsdialog wird der aktuelle Formularinhalt als vollständig neuer Arbeitsbereich gespeichert, ohne den bestehenden Bereich zu verändern. Dies ist hilfreich, um einen ähnlichen Arbeitsbereich anzulegen, ohne alle Angaben erneut erfassen zu müssen.

1. Einen bestehenden Arbeitsbereich öffnen.
2. Die gewünschten Felder anpassen.
3. Als neu speichern klicken.

Es entsteht ein neuer Eintrag in der Übersicht; der ursprüngliche Arbeitsbereich bleibt unverändert bestehen. Schlägt das Speichern fehl, bleibt der ursprüngliche Bezug erhalten.

Hinweis: Für einen aktiven Arbeitsbereich schlägt Als neu speichern fehl, solange Sie nicht die Gruppe, die Gültigkeit oder Aktiv ändern, weil in einer Gruppe pro Zeitraum nur ein aktiver Arbeitsbereich bestehen darf (siehe Abschnitt 9). Passen Sie in der Kopie ausserdem Depots und Gebiete an, damit sich die Regeln nicht überschneiden.

11. Reiter «Allgemein»

Im Reiter Allgemein werden die grundlegenden Angaben des Arbeitsbereichs erfasst:

Für die Gruppenzuordnung zählt die Gültigkeit am Geplantes Tourdatum der Sendung. Anders als Planungsgebiete haben Arbeitsbereiche keinen Kurznamen.

12. Reiter «Regeln Transportaufträge»

Im Reiter Regeln Transportaufträge legen Sie fest, welche Sendungen in die Gruppe des Arbeitsbereichs verschoben werden. Der Reiter ist in fünf Regelbereiche gegliedert, einen pro Transportart. Für eine Sendung wird nur der Bereich ihrer Transportart geprüft (siehe Transportart bestimmt den Regelbereich); wie die Felder kombiniert werden, beschreibt Regelprüfung Schritt für Schritt.

Depots, Gebiete und Warengruppen werden jeweils über Auswahlfelder mit Suchfunktion erfasst. Beginnen Sie mit der Eingabe eines Suchbegriffs; das System schlägt passende Einträge vor, die Sie zur Auswahl hinzufügen können. Pro Feld lassen sich mehrere Einträge hinterlegen. Gebiete verwalten Sie unter Gebiete. Felder für Quelle und Verkäufer-Code gibt es bei Arbeitsbereichen nicht.

Transportart Abholung: Zustelldepots

Für Abholungen: Ware wird bei einem Kunden abgeholt und in ein Depot gebracht.

Transportart Zustellung: Abholdepots

Für Zustellungen: Ware wird in einem Depot abgeholt und zu einem Kunden gebracht.

Direktverkehr

Für Sendungen von Kunde zu Kunde ohne Depot. Es werden nur Gebiete (PLZ) geprüft, keine Depots.

Nicht definiert

Für Sendungen mit der Transportart «Nicht definiert», z. B. wenn eine Stelle fehlt oder eine andere Stellenart hat. Dieser Bereich ist kein Auffangbereich für Sendungen anderer Transportarten.

Hauptlauf (Depotverkehr)

Für Sendungen von Depot zu Depot. Es werden nur Depots geprüft, keine PLZ.

13. Arbeitsbereich löschen

Nicht mehr benötigte Arbeitsbereiche können aus der Übersicht gelöscht werden.

1. Einen oder mehrere Arbeitsbereiche markieren.
2. Den Lösch-Button in der Toolbar klicken.
3. Die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Beim Löschen werden auch alle zugehörigen Regeln (Depots, Gebiete und Warengruppen) automatisch mit entfernt. Das Löschen mehrerer Arbeitsbereiche gleichzeitig wird unterstützt.

14. Toolbar und Export

Die Toolbar der Arbeitsbereich-Übersicht stellt neben den Verwaltungsaktionen (Anlegen, Bearbeiten, Löschen) weitere Werkzeuge bereit:

• Vorlagen anwenden: Wendet eine gespeicherte Spalten- bzw. Ansichtsvorlage auf die Tabelle an.
• Layout: Ein- und Ausblenden von Spalten sowie Zurücksetzen der Tabellenanordnung.
• Exportieren: Exportiert die aktuell angezeigte Liste der Arbeitsbereiche als Datei. Im Export werden der Aktiv-Status als «Ja»/«Nein» dargestellt und mehrere Depots je Spalte durch Strichpunkt getrennt aufgeführt. Gebiete und Warengruppen sind im Export nicht enthalten.

15. Häufige Fragen

Warum ist meine Sendung plötzlich in einer anderen Gruppe? Wahrscheinlich hat ein Arbeitsbereich sie beim Speichern verschoben: Genau ein aktiver Arbeitsbereich hat auf die Sendung gepasst, und die Sendung wurde in dessen Gruppe verschoben. Prüfen Sie unter Arbeitsbereiche, welcher Arbeitsbereich das Depot bzw. das Gebiet der Sendung enthält. Auch eine manuelle Änderung mit Gruppen- & Planungsgebietwechsel ist möglich.

Warum wurde meine Sendung nicht verschoben? Meist passt entweder kein oder mehr als ein Arbeitsbereich. Prüfen Sie: Ist der Arbeitsbereich Aktiv und am Geplantes Tourdatum gültig? Ist der Regelbereich der richtigen Transportart gefüllt (siehe Transportart bestimmt den Regelbereich)? Ist bei Abholung und Zustellung das Depot erfasst bzw. liegt die PLZ des Depots im Gebiet? Passt ein zweiter Arbeitsbereich? Wurde die Gruppe der Sendung früher manuell geändert oder ist es eine Teilsendung aus einem Wegsplitt? Arbeitet der Benutzer, der die Sendung gespeichert hat, in einer Gruppe, von der aus der Arbeitsbereich berücksichtigt wird?

Wo ist meine Sendung hin? Sie liegt in der Gruppe des Arbeitsbereichs. Benutzer der Hauptgruppe sehen sie, wenn Nur aktuelle Gruppe nicht aktiviert ist. Ist der Planungsgebiet-Filter gesetzt, kann die Sendung ausgeblendet sein, weil sie in der neuen Gruppe kein oder ein anderes Planungsgebiet hat (siehe Sichtbarkeit nach dem Wechsel).

Ich habe einen Arbeitsbereich geändert, aber nichts ist passiert. Änderungen an Arbeitsbereichen werden nicht auf bestehende Sendungen übertragen. Erst wenn eine Sendung erneut gespeichert wird, gelten die neuen Regeln. Eine Aktion zum Neuberechnen gibt es nicht.

Werden Aufträge aus Daueraufträgen auch verschoben? Aufträge aus Daueraufträgen werden wie jeder gespeicherte Auftrag behandelt. Welche Arbeitsbereiche dabei berücksichtigt werden, hängt von der Gruppe ab, in der die Aufträge erstellt werden.

Was ist der Unterschied zwischen einem manuellen und einem automatischen Gruppenwechsel? Den automatischen Wechsel führen die Arbeitsbereiche beim Speichern aus. Den manuellen Wechsel führen Sie mit Gruppen- & Planungsgebietwechsel aus. Nach einem manuellen Wechsel wird die Sendung nie mehr automatisch durch Arbeitsbereiche verschoben.