Berichte verwalten

Die Seite Reports verwalten ist die zentrale Verwaltungsoberfläche für alle Berichtsdefinitionen in X4fleet. Hier legen Administratoren fest, welche Berichte zur Verfügung stehen, wie diese aussehen, welchen Gruppen sie zugewiesen sind und wie sie automatisch erzeugt und verteilt werden. Die Seite steht ausschliesslich Benutzern mit Administrator- oder Superadministrator-Berechtigung zur Verfügung.

1. Berichtsübersicht (Tabelle)

Die Übersicht listet alle Berichtsdefinitionen in einer Tabelle auf. Pro Zeile wird eine Berichtsdefinition dargestellt. Die Tabelle wird seitenweise vom Server geladen und kann sortiert werden.

Standardspalten

Sortierung und Auswahl

Durch Klick auf eine Spaltenüberschrift wird die Liste nach dieser Spalte auf- oder absteigend sortiert. Durch Markieren einer Zeile wird ein Bericht ausgewählt; viele Toolbar-Aktionen (Bearbeiten, Layout bearbeiten, Anzeigen, Klonen, Löschen) beziehen sich auf den bzw. die markierten Berichte.

2. Systemberichte ein-/ausblenden

Über die Checkbox «Systemberichte einbeziehen» werden Systemberichte in der Tabelle ein- oder ausgeblendet. Die getroffene Auswahl wird gespeichert und bleibt bei einem erneuten Besuch der Seite erhalten.

Hinweis: In Untergruppen, die keine Berechtigung zum Anzeigen von Systemberichten besitzen, ist diese Checkbox deaktiviert. Systemberichte werden in diesem Fall nicht angezeigt.

3. Bericht erstellen

Über den Button «Hinzufügen» in der Toolbar wird ein neuer Bericht angelegt.

1. Den Button «Hinzufügen» klicken.
2. Im Dialog den gewünschten Berichtstyp aus der Auswahlliste wählen.
3. Mit «Erstellen» bestätigen.
4. Der Berichtsdesigner öffnet sich in einem neuen Browser-Tab. Dort wird das visuelle Layout des neuen Berichts gestaltet (siehe Abschnitt 5).

Hinweis: Welche Berichtstypen zur Auswahl stehen, hängt von der Berechtigung ab. Superadministratoren stehen sämtliche Berichtstypen zur Verfügung; übrigen Administratoren wird eine eingeschränkte Auswahl angeboten.

4. Berichtsdaten bearbeiten

Über den Button «Bearbeiten» lassen sich die Stammdaten eines markierten Berichts anpassen.

1. Einen Bericht in der Liste markieren.
2. Den Button «Bearbeiten» klicken.
3. Im Dialog die gewünschten Felder anpassen.
4. Mit «Speichern» bestätigen.

Bearbeitbare Felder

Hinweis: Das Bearbeiten von Systemberichten ist Superadministratoren vorbehalten. Wird ein Bericht von einem Superadministrator als Systembericht markiert, werden die Gruppenzuweisungen entfernt. Bei übrigen Administratoren bleibt die Systembericht-Kennzeichnung stets deaktiviert.

Nach erfolgreichem Speichern erscheint eine Bestätigungsmeldung.

5. Berichtslayout gestalten

Mit dem Button «Layout bearbeiten» wird der ganzseitige Berichtsdesigner geöffnet, in dem das visuelle Erscheinungsbild eines Berichts gestaltet wird.

1. Einen Bericht in der Liste markieren (der Button ist erst nach Auswahl einer Zeile aktiv).
2. Den Button «Layout bearbeiten» klicken.
3. Der Berichtsdesigner öffnet sich. Hier lassen sich Felder, Texte, Tabellen und weitere Bestandteile des Berichts anordnen und gestalten.

Bedienung des Designers

• Speichern: über die entsprechende Designer-Funktion oder das Tastenkürzel Ctrl+S.
• Speichern unter: über die entsprechende Funktion oder das Tastenkürzel Ctrl+Shift+S.
• Nach dem Speichern wird eine Bestätigung angezeigt.
• Beim Verlassen des Designers wird zur Berichtsübersicht zurückgekehrt.

Als Sprachen des Designers stehen Standard, Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch zur Verfügung.

Hinweis: Bestimmte Designer-Funktionen (z. B. Datenquellen-, Neuanlage-, Assistenten- und Skriptfunktionen) sind in X4fleet ausgeblendet, um die Bedienung auf die Layoutgestaltung zu fokussieren. Wenden Sie sich bitte an den Support, wenn Sie komplexere Layout-Änderungen vornehmen möchten.

6. Bericht anzeigen / Vorschau

Mit dem Button «Anzeigen» kann ein Bericht mit konkreten Daten erzeugt und in der Vorschau geöffnet werden.

1. Einen Bericht in der Liste markieren.
2. Den Button «Anzeigen» klicken.
3. Im Filterdialog die gewünschten Kriterien festlegen.
4. Mit «Anzeigen» bestätigen – der Bericht wird erzeugt und in einem neuen Browser-Tab geöffnet.

Verfügbare Filterkriterien

• Datumsbereich (von/bis)
• Touren (Auswahl per Suchfeld)
• Fahrer (Auswahl per Suchfeld)
• Fahrzeuge (Auswahl per Suchfeld)
• Standorte / POIs (Auswahl per Suchfeld; der POI-Filter wird in einem eigenen Fenster geöffnet, dessen Symbol bei aktivem Filter rot dargestellt wird)
• Daueraufträge (Auswahl per Suchfeld)
• Artikel / Produkte (Auswahl per Suchfeld)
• Tourstatus (Filter nach einem oder mehreren Status)
• Alle Touren einbeziehen (Checkbox)
• Alle aktiven Daueraufträge einbeziehen (Checkbox)

Es können beliebige Kriterien kombiniert werden. Nicht ausgefüllte Filter bleiben ohne Wirkung.

7. Einstellungen zur Berichtserstellung und -verteilung

Über den Einstellungsbereich wird konfiguriert, ob und wie ein Bericht automatisch erzeugt und an Empfänger verteilt wird. Diese Einstellungen sind in den Bearbeitungsdialog eines Berichts eingebettet (siehe Abschnitt 4).

Automatische Erstellung

• Berichte automatisch erstellen: aktiviert die automatische Generierung des Berichts.
• Nicht erstellen bei leerem Stopp bzw. Nicht versenden bei leerem Stopp: verhindert das Erzeugen bzw. Versenden, wenn keine relevanten Daten vorliegen.

Verteilung / Empfänger

Der Bericht kann an verschiedene Empfänger zugestellt werden, u. a.:

• an die eigene Disposition,
• an die Disposition der Hauptgruppe,
• per E-Mail an Kunde, Auftraggeber, Empfänger, Rechnungsempfänger sowie an Standort- bzw. Rechnungs-Standort-Adressen.

Zusätzlich lassen sich Standard-E-Mail-Adressen sowie eine Ersatz-E-Mail-Adresse (falls keine Adresse vorhanden ist) hinterlegen.

Exportformat und E-Mail-Texte

• Exportformat: Auswahl der gewünschten Ausgabeformate (Mehrfachauswahl).
• E-Mail-Betreff und E-Mail-Text: je Sprache konfigurierbar.

Hinweis: Die verfügbaren Exportformate können je nach Berechtigung eingeschränkt sein.

SFTP-Upload

Optional kann der erzeugte Bericht automatisch auf einen SFTP-Server hochgeladen werden. Hierfür stehen folgende Felder zur Verfügung: Host, Port, Benutzername, Passwort, privater Schlüssel, Serververzeichnis, Dateiname sowie ein Schalter zum Aktivieren der Übertragung.

Nach dem Anpassen werden die Einstellungen zusammen mit dem Bericht gespeichert.

8. Bericht klonen

Mit dem Button «Klonen» wird ein bestehender Bericht als Kopie dupliziert.

1. Einen Bericht in der Liste markieren.
2. Den Button «Klonen» klicken.

Die Kopie erhält automatisch einen neuen Namen (abgeleitet vom Originalnamen). Die Systembericht-Kennzeichnung wird zurückgesetzt und die Einstellungen zur Berichtserstellung werden nicht mitkopiert.

Bei der Gruppenzuweisung gilt:

• Superadministratoren behalten sämtliche Gruppen des Originalberichts.
• Übrige Administratoren erhalten die Schnittmenge aus den Originalgruppen und den für sie zugänglichen Gruppen; ist diese leer, wird die aktuelle Gruppe zugewiesen.

Nach erfolgreichem Klonen erscheint eine Bestätigungsmeldung.

9. Bericht(e) löschen

Mit dem Button «Löschen» können ein oder mehrere markierte Berichte entfernt werden.

1. Einen oder mehrere Berichte markieren.
2. Den Button «Löschen» klicken.
3. Die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Achtung: Das Löschen ist endgültig. Vor dem Löschen werden die Gruppenzuweisungen der Berichte aufgehoben.

Hinweis: Für übrige Administratoren ist das Löschen nicht möglich, wenn einer der markierten Berichte ein Systembericht ist oder ausserhalb des eigenen Gruppenzugriffs liegt. In diesem Fall wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

Nach erfolgreichem Löschen erscheint eine Bestätigungsmeldung.

10. Tabellenlayout und Spaltenverwaltung

Die Toolbar bietet Werkzeuge zur Anpassung der Tabellendarstellung:

• Layout-Vorlagen anwenden: gespeicherte Tabellenlayouts lassen sich per Klick auf die aktuelle Ansicht anwenden.
• Spaltenverwaltung: Spalten können ein- oder ausgeblendet und in der Reihenfolge angepasst werden.

Die Tabellenkonfiguration wird benutzerspezifisch gespeichert und bleibt nach dem Abmelden erhalten.

11. Zusammenfassung: verfügbare Aktionen

Hinweis: Die Seite Berichte verwalten steht ausschliesslich Administratoren und Superadministratoren zur Verfügung.