Rechnungen

Die Seite Rechnungen ist die zentrale Arbeitsoberfläche der Fakturierung. Sie listet alle Rechnungen auf – also jene Vorgänge, die zur Rechnungsstellung anstehen oder bereits verarbeitet wurden – und stellt die Werkzeuge bereit, um Rechnungen zu erstellen, freizugeben, zu versenden, zu exportieren und nachzuverfolgen. Die Seite richtet sich an Mitarbeitende der Buchhaltung und Fakturierung.

Hinweis: Diese Seite steht nur zur Verfügung, wenn das Fakturierungsmodul für den Mandanten aktiviert ist.

1. Rechnungen (Tabelle)

Die Übersicht zeigt alle Rechnungen in einer konfigurierbaren Tabelle. Pro Zeile wird ein Verrechnungsauftrag dargestellt.

Spalten

Die PDF-Spalte erscheint erst, wenn ein Rechnungsdokument vorliegt und der Auftrag den Status «Zur Verrechnung» überschritten hat.

Sortierung und Auswahl

Durch Klick auf eine Spaltenüberschrift wird die Liste nach dieser Spalte sortiert. Durch Anklicken einer oder mehrerer Zeilen werden Rechnungen markiert. Die Auswahl steuert, welche Toolbar-Aktionen verfügbar sind: Aktionen sind nur aktiv, wenn die markierten Aufträge den passenden Status aufweisen.

2. Datumsbereich-Filter

Über den Datumsbereich-Filter lässt sich die Liste auf einen Zeitraum eingrenzen.

1. Im Datumsbereich-Wähler das Von- und das Bis-Datum auswählen.
2. Die Tabelle wird automatisch neu geladen und zeigt nur Rechnungen innerhalb des gewählten Zeitraums.

Der zuletzt gewählte Zeitraum bleibt erhalten und wird beim erneuten Öffnen der Seite wieder angewendet.

3. Erweiterte Suche (globaler Suchfilter)

Über den Umschalter für die erweiterte Suche lässt sich ein zusätzliches Suchpanel ein- und ausblenden. Damit können mehrere Kriterien zu einem zusammengesetzten Filter kombiniert werden.

Folgende Kriterien stehen zur Verfügung:

• Datumsfiltertyp – legt fest, auf welches Datum sich der Zeitraum bezieht
• Datumsbereich – von/bis
• Auftragsnummer
• Auftrags-ID
• Kunde

Ablauf:

1. Das Suchpanel über den Umschalter öffnen.
2. Die gewünschten Kriterien erfassen.
3. Den Filter anwenden – die Liste wird entsprechend eingeschränkt.

Ist ein erweiterter Filter aktiv, wird dies durch eine Filtermarkierung («Chip») angezeigt. Über das zugehörige Löschsymbol kann der erweiterte Filter jederzeit wieder entfernt werden. Die zuletzt verwendeten Suchkriterien werden gespeichert und beim nächsten Öffnen wieder geladen.

4. Freigeben

Mit der Freigabe werden Rechnungen vom Bearbeitungszustand in den Status «Zur Verrechnung» überführt.

1. Einen oder mehrere Rechnungen im Status «In Bearbeitung» markieren.
2. Den Button «Freigeben» in der Toolbar klicken.
3. Die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Der Status der markierten Aufträge wechselt auf «Zur Verrechnung». Eine Rückmeldung nennt die Anzahl der freigegebenen Aufträge.

Hinweis: Dieser Button steht reinen Betrachtern und Sachbearbeitern (Clerk-Rolle) nicht zur Verfügung. Aufträge, die sich nicht im passenden Status befinden, werden von der Aktion ausgeschlossen.

5. Rechnungs-PDF erzeugen

Für freigegebene Rechnungen kann das Rechnungsdokument als PDF erzeugt werden.

1. Einen oder mehrere Aufträge im Status «Zur Verrechnung» markieren.
2. Den Button «PDF erzeugen» in der Toolbar klicken.
3. Die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Die Rechnungsdokumente werden generiert und der Status der Aufträge wechselt auf «Rechnung erstellt». Das PDF ist anschliessend in der PDF-Spalte verfügbar.

Hinweis: Die Aktion ist rollenabhängig und steht nur Benutzern mit entsprechender Berechtigung zur Verfügung.

6. Rechnungen versenden

Erstellte Rechnungen können an die Empfänger versendet werden.

1. Einen oder mehrere Aufträge mit erstellter Rechnung markieren.
2. Den Button «Versenden» in der Toolbar klicken.
3. Die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Die Rechnungen werden je nach Konfiguration des Empfängers per E-Mail oder über eine Webanbindung übermittelt. Der Status wechselt auf «Rechnung versendet».

Hinweis: Je nach Mandantenkonfiguration kann der Export an externe Systeme direkt mit dem Versand erfolgen. Ist der Export hingegen als eigenständige Aktion konfiguriert, steht dafür ein separater Button zur Verfügung (siehe Abschnitt 7).

7. Rechnungen exportieren

Rechnungen können in externe Systeme – beispielsweise Bexio – exportiert werden.

1. Einen oder mehrere versendete Aufträge markieren.
2. Den Button «Exportieren» in der Toolbar klicken.
3. Die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Der Status der exportierten Aufträge wechselt auf «Exportiert».

Hinweis: Dieser Button erscheint nur, wenn in den Gruppeneinstellungen der Export als eigenständige Aktion aktiviert ist. Ist dies nicht der Fall, erfolgt der Export automatisch beim Versand der Rechnung.

8. Zurücksetzen (erneut bearbeiten)

Mit dem Zurücksetzen werden Rechnungen wieder in den Bearbeitungszustand versetzt, um Korrekturen vorzunehmen.

1. Einen oder mehrere Aufträge markieren.
2. Den Button «Zurücksetzen» in der Toolbar klicken.
3. Die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Der Status der Aufträge wechselt zurück auf «In Bearbeitung». Zurückgesetzt werden können Aufträge aus den Status «Zur Verrechnung», «Rechnung erstellt», «Rechnung versendet» und «Exportiert».

9. Rechnungs-PDFs herunterladen

Die erzeugten Rechnungsdokumente mehrerer Aufträge können gesammelt heruntergeladen werden.

1. Einen oder mehrere Aufträge mit vorhandenem PDF markieren.
2. Den Button «Herunterladen» in der Toolbar klicken.

Die einzelnen Dokumente werden zu einer einzigen Datei zusammengeführt und automatisch zum Download angeboten.

10. Verrechnungsauftrag löschen

Nicht mehr benötigte Rechnungen können gelöscht werden.

1. Einen oder mehrere Aufträge markieren.
2. Den Button «Löschen» in der Toolbar klicken.
3. Die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Die markierten Rechnungen werden gelöscht. Die darin enthaltenen Sendungen werden wieder freigegeben und stehen damit für eine erneute Verrechnung zur Verfügung.

11. Verrechnungsauftrag erstellen / bearbeiten

Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Verrechnungsauftrag in einem frei verschiebbaren Fenster. Es können mehrere Dialoge gleichzeitig (maximal fünf) geöffnet sein.

Felder im Kopfbereich

Sendungen und Positionen

Im Dialog ist eine Tabelle der zur Rechnung gehörenden Sendungen eingebettet. Zu jedem Transportauftrag werden die Positionen angezeigt und können bearbeitet werden.

• Sendung hinzufügen: Eine weitere Sendung dem bestehenden Verrechnungsauftrag zuordnen.
• Sendungen entfernen: Sendungen aus der Rechnung herauslösen; diese stehen danach wieder zur Verrechnung bereit.
• Positionen bearbeiten: Transportauftragspositionen erfassen oder anpassen.

Beim Bearbeiten einer Position wird Total exkl. automatisch neu berechnet, sobald Sie die Menge, den Preis oder den Zuschlag (%) ändern. Der Zuschlag ist ein Prozentsatz, der auf Preis × Menge aufgeschlagen wird.

Speichern:

1. Die gewünschten Felder und Positionen erfassen.
2. Den Dialog speichern.

Beim Speichern werden die Positionen neu nummeriert. Transportaufträge ohne Positionen werden abgewiesen und müssen ergänzt werden.

Hinweis: Der Verrechnungsauftrag ist nur bearbeitbar, solange er sich im Status «In Bearbeitung» befindet. In allen anderen Status sind die Felder schreibgeschützt.

Rechnungsdokument-Vorschau

Im unteren Bereich des Dialogs steht je nach Status eine Vorschau zur Verfügung:

• Bei bearbeitbaren Aufträgen: «Speichern + Dokumentvorschau» – speichert den Auftrag und zeigt das Rechnungs-PDF direkt an.
• Bei nicht bearbeitbaren Aufträgen: «Vorschau» – zeigt das vorhandene Rechnungsdokument an.

In der Tabelle öffnet ein Klick auf ein PDF in der PDF-Spalte das Dokument im Dokumentenbetrachter.

12. Statusmarkierung

Der Status jedes Verrechnungsauftrags wird in der Tabelle als farbige Statusmarkierung dargestellt. Der Lebenszyklus eines Verrechnungsauftrags durchläuft die folgenden Status:

Die Status können über die Aktionen «Freigeben», «PDF erzeugen», «Versenden», «Exportieren» und «Zurücksetzen» vor- und (mit «Zurücksetzen») zurückbewegt werden.

13. Rechnungen aus Sendungen erstellen

Aus ausgewählten Sendungen lassen sich Rechnungen erzeugen.

1. Die zu verrechnenden Sendungen auswählen und die Erstellung anstossen.
2. Im erscheinenden Auswahldialog die gewünschte Erzeugungsart festlegen:
   • Einzelrechnungen – pro Sendung wird ein eigener Verrechnungsauftrag erstellt.
   • Sammelrechnung – die ausgewählten Sendungen werden zu einem gemeinsamen Verrechnungsauftrag zusammengefasst.
3. Die Auswahl bestätigen.

Vor der Erzeugung werden die Sendungen geprüft. Je nach Ergebnis wird entweder direkt der Bearbeitungsdialog geöffnet oder die Rechnungen werden erzeugt.

Hinweis: Sendungen, die mit Karte bezahlt wurden, sowie Sendungen, die vor der Verrechnung noch eine Aktion erfordern, können die Erzeugung blockieren. Bei aktivem Modul «Rechnungsmandate» beeinflusst das Mandat zusätzlich die Gruppierung und die Validierung der Sendungen.

Hinweis: Ist in den Einstellungen der Rechnungsstellung im Bereich Rechnungsstellung allgemein die Option Rechnung nach geteiltem Elternteil aktiviert, werden ausgewählte Teilaufträge eines Splits durch ihren Elternauftrag ersetzt und als dieser verrechnet. Bei einem Wegsplitt werden die Positionen des letzten Abschnitts übernommen, bei einem Mengensplitt werden die Mengen der Teilaufträge zusammengezählt.

14. Als bezahlt markieren und signieren

Als bezahlt markieren

1. Einen oder mehrere Aufträge markieren.
2. Die Aktion «Als bezahlt markieren» auswählen.
3. Die Signatur erfassen und bestätigen.

Die markierten Rechnungen erhalten den Status «Bezahlt». Eine Rückmeldung nennt die erfolgreich gesetzten Aufträge; die zugehörigen Rechnungs-PDFs stehen zur Verfügung.

Rechnungen signieren

Mit der Aktion «Signieren» werden die ausgewählten Rechnungen digital signiert. Nach erfolgreicher Signatur wird eine entsprechende Bestätigung samt resultierender Signatur angezeigt.

15. Rechnungsmandat (modulabhängig)

Hinweis: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn das Modul «Rechnungsmandate» für den Mandanten aktiviert ist.

Bei aktivem Modul steht in der Tabelle eine zusätzliche Spalte «Mandat» sowie im Bearbeitungsdialog ein entsprechendes Feld zur Verfügung. Die Spalte ist standardmässig ausgeblendet und kann bei Bedarf eingeblendet werden. Das Rechnungsmandat beeinflusst zudem die Gruppierung der Sendungen sowie die Validierung bei der Erzeugung von Rechnungen.

16. Zusammenfassung: verfügbare Aktionen