Fatture

La pagina Fatture è la superficie di lavoro centrale della fatturazione. Elenca tutte le fatture – ossia le operazioni in attesa di fatturazione o già elaborate – e mette a disposizione gli strumenti per creare, rilasciare, inviare, esportare e tracciare le fatture. La pagina si rivolge ai collaboratori della contabilità e della fatturazione.

Nota: Questa pagina è disponibile solo se il modulo di fatturazione è attivato per il mandante.

1. Fatture (tabella)

La panoramica mostra tutte le fatture in una tabella configurabile. Ogni riga rappresenta un ordine di fatturazione.

Colonne

La colonna PDF appare solo quando esiste un documento di fattura e l'ordine ha superato lo stato «Da fatturare».

Ordinamento e selezione

Un clic su un'intestazione di colonna ordina l'elenco in base a tale colonna. Cliccando su una o più righe, le fatture vengono contrassegnate. La selezione determina quali azioni della barra degli strumenti sono disponibili: le azioni sono attive solo se gli ordini contrassegnati presentano lo stato appropriato.

2. Filtro intervallo di date

Il filtro intervallo di date permette di restringere l'elenco a un periodo.

1. Nel selettore dell'intervallo di date, scegliere la data di inizio e la data di fine.
2. La tabella si ricarica automaticamente e mostra solo le fatture comprese nel periodo selezionato.

L'ultimo periodo selezionato viene mantenuto e riapplicato alla riapertura della pagina.

3. Ricerca avanzata (filtro di ricerca globale)

Il commutatore della ricerca avanzata permette di visualizzare e nascondere un pannello di ricerca aggiuntivo. Esso permette di combinare più criteri in un filtro composito.

Sono disponibili i seguenti criteri:

• Tipo di filtro data – definisce a quale data si riferisce il periodo
• Intervallo di date – da/a
• Numero di ordine
• ID ordine
• Cliente

Svolgimento:

1. Aprire il pannello di ricerca tramite il commutatore.
2. Inserire i criteri desiderati.
3. Applicare il filtro – l'elenco viene ristretto di conseguenza.

Se è attivo un filtro avanzato, ciò è indicato da un contrassegno di filtro («chip»). Tramite la relativa icona di cancellazione, il filtro avanzato può essere rimosso in qualsiasi momento. Gli ultimi criteri di ricerca utilizzati vengono salvati e ricaricati alla successiva apertura della pagina.

4. Rilasciare

Con il rilascio, le fatture passano dallo stato di elaborazione allo stato «Da fatturare».

1. Contrassegnare una o più fatture nello stato «In elaborazione».
2. Cliccare sul pulsante «Rilascia» nella barra degli strumenti.
3. Confermare la richiesta di sicurezza.

Lo stato degli ordini contrassegnati passa a «Da fatturare». Un messaggio di ritorno indica il numero di ordini rilasciati.

Nota: Questo pulsante non è disponibile per i semplici osservatori e gli addetti (ruolo Clerk). Gli ordini che non si trovano nello stato appropriato vengono esclusi dall'azione.

5. Generare il PDF della fattura

Per le fatture rilasciate, il documento di fattura può essere generato in formato PDF.

1. Contrassegnare uno o più ordini nello stato «Da fatturare».
2. Cliccare sul pulsante «Genera PDF» nella barra degli strumenti.
3. Confermare la richiesta di sicurezza.

I documenti di fattura vengono generati e lo stato degli ordini passa a «Fattura creata». Il PDF è poi disponibile nella colonna PDF.

Nota: L'azione dipende dal ruolo ed è disponibile solo per gli utenti con la corrispondente autorizzazione.

6. Inviare le fatture

Le fatture create possono essere inviate ai destinatari.

1. Contrassegnare uno o più ordini con una fattura creata.
2. Cliccare sul pulsante «Invia» nella barra degli strumenti.
3. Confermare la richiesta di sicurezza.

A seconda della configurazione del destinatario, le fatture vengono trasmesse via e-mail o tramite una connessione web. Lo stato passa a «Fattura inviata».

Nota: A seconda della configurazione del mandante, l'esportazione verso sistemi esterni può avvenire direttamente con l'invio. Se invece l'esportazione è configurata come azione autonoma, è disponibile a tale scopo un pulsante separato (vedere la sezione 7).

7. Esportare le fatture

Le fatture possono essere esportate verso sistemi esterni – ad esempio Bexio.

1. Contrassegnare uno o più ordini inviati.
2. Cliccare sul pulsante «Esporta» nella barra degli strumenti.
3. Confermare la richiesta di sicurezza.

Lo stato degli ordini esportati passa a «Esportato».

Nota: Questo pulsante appare solo se l'esportazione è attivata come azione autonoma nelle impostazioni di gruppo. In caso contrario, l'esportazione avviene automaticamente all'invio della fattura.

8. Reimpostare (elaborare di nuovo)

Con la reimpostazione, le fatture vengono riportate nello stato di elaborazione al fine di apportare correzioni.

1. Contrassegnare uno o più ordini.
2. Cliccare sul pulsante «Reimposta» nella barra degli strumenti.
3. Confermare la richiesta di sicurezza.

Lo stato degli ordini ritorna a «In elaborazione». Possono essere reimpostati gli ordini negli stati «Da fatturare», «Fattura creata», «Fattura inviata» ed «Esportato».

9. Scaricare i PDF delle fatture

I documenti di fattura generati di più ordini possono essere scaricati in modo raggruppato.

1. Contrassegnare uno o più ordini con un PDF disponibile.
2. Cliccare sul pulsante «Scarica» nella barra degli strumenti.

I singoli documenti vengono uniti in un unico file e proposti automaticamente per il download.

10. Eliminare un ordine di fatturazione

Le fatture non più necessarie possono essere eliminate.

1. Contrassegnare uno o più ordini.
2. Cliccare sul pulsante «Elimina» nella barra degli strumenti.
3. Confermare la richiesta di sicurezza.

Le fatture contrassegnate vengono eliminate. Le spedizioni in esse contenute vengono nuovamente rilasciate e sono così disponibili per una nuova fatturazione.

11. Creare / modificare un ordine di fatturazione

Un clic su una riga apre l'ordine di fatturazione in una finestra liberamente spostabile. Possono essere aperti più dialoghi contemporaneamente (al massimo cinque).

Campi nell'intestazione

Spedizioni e posizioni

Il dialogo integra una tabella delle spedizioni appartenenti alla fattura. Per ogni ordine di trasporto, le posizioni vengono visualizzate e possono essere modificate.

• Aggiungere una spedizione: Assegnare un'altra spedizione all'ordine di fatturazione esistente.
• Rimuovere spedizioni: Staccare spedizioni dalla fattura; queste sono poi nuovamente disponibili per la fatturazione.
• Modificare le posizioni: Inserire o adattare le posizioni di ordine di trasporto.

Durante la modifica di una posizione, Totale escl. viene ricalcolato automaticamente non appena Lei modifica la quantità, il prezzo o il Sovrapprezzo (%). Il sovrapprezzo è una percentuale che viene aggiunta a prezzo × quantità.

Salvare:

1. Inserire i campi e le posizioni desiderati.
2. Salvare il dialogo.

Al salvataggio, le posizioni vengono rinumerate. Gli ordini di trasporto senza posizioni vengono respinti e devono essere completati.

Nota: L'ordine di fatturazione è modificabile solo finché si trova nello stato «In elaborazione». In tutti gli altri stati, i campi sono protetti da scrittura.

Anteprima del documento di fattura

Nella parte inferiore del dialogo, è disponibile un'anteprima a seconda dello stato:

• Per gli ordini modificabili: «Salva + anteprima del documento» – salva l'ordine e mostra direttamente il PDF della fattura.
• Per gli ordini non modificabili: «Anteprima» – mostra il documento di fattura esistente.

Nella tabella, un clic su un PDF nella colonna PDF apre il documento nel visualizzatore di documenti.

12. Contrassegno di stato

Lo stato di ogni ordine di fatturazione viene visualizzato nella tabella come contrassegno di stato colorato. Il ciclo di vita di un ordine di fatturazione attraversa i seguenti stati:

Gli stati possono essere avanzati tramite le azioni «Rilascia», «Genera PDF», «Invia», «Esporta» e (con «Reimposta») riportati indietro.

13. Creare fatture a partire da spedizioni

È possibile generare fatture a partire da spedizioni selezionate.

1. Selezionare le spedizioni da fatturare e avviare la creazione.
2. Nel dialogo di selezione che appare, definire il tipo di generazione desiderato:
   • Fatture singole – per ogni spedizione viene creato un ordine di fatturazione separato.
   • Fattura collettiva – le spedizioni selezionate vengono raggruppate in un ordine di fatturazione comune.
3. Confermare la selezione.

Prima della generazione, le spedizioni vengono verificate. A seconda del risultato, viene aperto direttamente il dialogo di elaborazione oppure le fatture vengono generate.

Nota: Le spedizioni pagate con carta, nonché le spedizioni che richiedono ancora un'azione prima della fatturazione, possono bloccare la generazione. Con il modulo «Mandati di fatturazione» attivo, il mandato influenza inoltre il raggruppamento e la validazione delle spedizioni.

Nota: Se nelle impostazioni di fatturazione, nell'area Fatturazione in generale, è attivata l'opzione Fattura da parte della società madre divisa, i sotto-ordini selezionati di una suddivisione vengono sostituiti dal loro ordine padre e fatturati come tale. In caso di suddivisione per percorso vengono riprese le posizioni dell'ultima sezione; in caso di suddivisione per quantità vengono sommate le quantità dei sotto-ordini.

14. Contrassegnare come pagata e firmare

Contrassegnare come pagata

1. Contrassegnare uno o più ordini.
2. Selezionare l'azione «Contrassegna come pagata».
3. Acquisire e confermare la firma.

Le fatture contrassegnate ricevono lo stato «Pagato». Un messaggio di ritorno indica gli ordini impostati con successo; i relativi PDF delle fatture sono disponibili.

Firmare le fatture

Con l'azione «Firma», le fatture selezionate vengono firmate digitalmente. Dopo una firma riuscita, viene visualizzata una conferma corrispondente nonché la firma risultante.

15. Mandato di fatturazione (dipendente dal modulo)

Nota: Questa funzione è disponibile solo se il modulo «Mandati di fatturazione» è attivato per il mandante.

Con il modulo attivo, nella tabella è disponibile una colonna «Mandato» aggiuntiva nonché un campo corrispondente nel dialogo di elaborazione. La colonna è nascosta per impostazione predefinita e può essere visualizzata al bisogno. Il mandato di fatturazione influenza inoltre il raggruppamento delle spedizioni nonché la validazione durante la generazione delle fatture.

16. Riepilogo: azioni disponibili