Factures

La page Factures est la surface de travail centrale de la facturation. Elle liste toutes les factures – c'est-à-dire les opérations en attente de facturation ou déjà traitées – et met à disposition les outils permettant de créer, libérer, envoyer, exporter et suivre les factures. La page s'adresse aux collaborateurs de la comptabilité et de la facturation.

Remarque : Cette page n'est disponible que si le module de facturation est activé pour le mandant.

1. Factures (tableau)

La vue d'ensemble affiche toutes les factures dans un tableau configurable. Chaque ligne représente un ordre de facturation.

Colonnes

La colonne PDF n'apparaît que lorsqu'un document de facture existe et que l'ordre a dépassé le statut «À facturer».

Tri et sélection

Un clic sur un en-tête de colonne trie la liste selon cette colonne. En cliquant sur une ou plusieurs lignes, les factures sont marquées. La sélection détermine quelles actions de la barre d'outils sont disponibles : les actions ne sont actives que si les ordres marqués présentent le statut approprié.

2. Filtre de plage de dates

Le filtre de plage de dates permet de restreindre la liste à une période.

1. Dans le sélecteur de plage de dates, choisir la date de début et la date de fin.
2. Le tableau se recharge automatiquement et n'affiche que les factures comprises dans la période sélectionnée.

La dernière période sélectionnée est conservée et réappliquée lors de la réouverture de la page.

3. Recherche avancée (filtre de recherche global)

Le commutateur de la recherche avancée permet d'afficher et de masquer un panneau de recherche supplémentaire. Il permet de combiner plusieurs critères en un filtre composé.

Les critères suivants sont disponibles :

• Type de filtre de date – définit à quelle date la période se rapporte
• Plage de dates – du/au
• Numéro de commande
• ID de commande
• Client

Déroulement :

1. Ouvrir le panneau de recherche via le commutateur.
2. Saisir les critères souhaités.
3. Appliquer le filtre – la liste est restreinte en conséquence.

Si un filtre avancé est actif, cela est indiqué par un marquage de filtre («chip»). Via l'icône de suppression associée, le filtre avancé peut être supprimé à tout moment. Les derniers critères de recherche utilisés sont enregistrés et rechargés à la prochaine ouverture de la page.

4. Libérer

Avec la libération, les factures passent de l'état de traitement au statut «À facturer».

1. Marquer une ou plusieurs factures dans le statut «En cours de traitement».
2. Cliquer sur le bouton «Libérer» dans la barre d'outils.
3. Confirmer la demande de sécurité.

Le statut des ordres marqués passe à «À facturer». Un message de retour indique le nombre d'ordres libérés.

Remarque : Ce bouton n'est pas disponible pour les simples observateurs et les gestionnaires (rôle Clerk). Les ordres qui ne se trouvent pas dans le statut approprié sont exclus de l'action.

5. Générer le PDF de la facture

Pour les factures libérées, le document de facture peut être généré au format PDF.

1. Marquer un ou plusieurs ordres dans le statut «À facturer».
2. Cliquer sur le bouton «Générer le PDF» dans la barre d'outils.
3. Confirmer la demande de sécurité.

Les documents de facture sont générés et le statut des ordres passe à «Facture créée». Le PDF est ensuite disponible dans la colonne PDF.

Remarque : L'action dépend du rôle et n'est disponible que pour les utilisateurs disposant de l'autorisation correspondante.

6. Envoyer les factures

Les factures créées peuvent être envoyées aux destinataires.

1. Marquer un ou plusieurs ordres avec une facture créée.
2. Cliquer sur le bouton «Envoyer» dans la barre d'outils.
3. Confirmer la demande de sécurité.

Selon la configuration du destinataire, les factures sont transmises par e-mail ou via une connexion web. Le statut passe à «Facture envoyée».

Remarque : Selon la configuration du mandant, l'export vers des systèmes externes peut s'effectuer directement avec l'envoi. Si, en revanche, l'export est configuré comme une action autonome, un bouton distinct est disponible à cet effet (voir la section 7).

7. Exporter les factures

Les factures peuvent être exportées vers des systèmes externes – par exemple Bexio.

1. Marquer un ou plusieurs ordres envoyés.
2. Cliquer sur le bouton «Exporter» dans la barre d'outils.
3. Confirmer la demande de sécurité.

Le statut des ordres exportés passe à «Exporté».

Remarque : Ce bouton n'apparaît que si l'export est activé comme action autonome dans les paramètres de groupe. Si ce n'est pas le cas, l'export s'effectue automatiquement lors de l'envoi de la facture.

8. Réinitialiser (traiter à nouveau)

Avec la réinitialisation, les factures sont remises dans l'état de traitement afin d'effectuer des corrections.

1. Marquer un ou plusieurs ordres.
2. Cliquer sur le bouton «Réinitialiser» dans la barre d'outils.
3. Confirmer la demande de sécurité.

Le statut des ordres repasse à «En cours de traitement». Peuvent être réinitialisés les ordres dans les statuts «À facturer», «Facture créée», «Facture envoyée» et «Exporté».

9. Télécharger les PDF de factures

Les documents de facture générés de plusieurs ordres peuvent être téléchargés de manière groupée.

1. Marquer un ou plusieurs ordres disposant d'un PDF.
2. Cliquer sur le bouton «Télécharger» dans la barre d'outils.

Les différents documents sont fusionnés en un seul fichier et proposés automatiquement au téléchargement.

10. Supprimer un ordre de facturation

Les factures qui ne sont plus nécessaires peuvent être supprimées.

1. Marquer un ou plusieurs ordres.
2. Cliquer sur le bouton «Supprimer» dans la barre d'outils.
3. Confirmer la demande de sécurité.

Les factures marquées sont supprimées. Les envois qu'elles contiennent sont à nouveau libérés et sont ainsi disponibles pour une nouvelle facturation.

11. Créer / modifier un ordre de facturation

Un clic sur une ligne ouvre l'ordre de facturation dans une fenêtre librement déplaçable. Plusieurs dialogues peuvent être ouverts simultanément (cinq au maximum).

Champs dans l'en-tête

Envois et positions

Le dialogue intègre un tableau des envois appartenant à la facture. Pour chaque ordre de transport, les positions sont affichées et peuvent être modifiées.

• Ajouter un envoi : Affecter un autre envoi à l'ordre de facturation existant.
• Retirer des envois : Détacher des envois de la facture ; ceux-ci sont ensuite à nouveau disponibles pour la facturation.
• Modifier les positions : Saisir ou ajuster les positions d'ordre de transport.

Lors de la modification d'une position, Total excl. est recalculé automatiquement dès que vous modifiez la quantité, le prix ou le Supplément (%). Le supplément est un pourcentage qui s'ajoute au prix × quantité.

Enregistrer :

1. Saisir les champs et les positions souhaités.
2. Enregistrer le dialogue.

Lors de l'enregistrement, les positions sont renumérotées. Les ordres de transport sans positions sont rejetés et doivent être complétés.

Remarque : L'ordre de facturation n'est modifiable que tant qu'il se trouve dans le statut «En cours de traitement». Dans tous les autres statuts, les champs sont protégés en écriture.

Aperçu du document de facture

Dans la partie inférieure du dialogue, un aperçu est disponible selon le statut :

• Pour les ordres modifiables : «Enregistrer + aperçu du document» – enregistre l'ordre et affiche directement le PDF de la facture.
• Pour les ordres non modifiables : «Aperçu» – affiche le document de facture existant.

Dans le tableau, un clic sur un PDF dans la colonne PDF ouvre le document dans la visionneuse de documents.

12. Marquage de statut

Le statut de chaque ordre de facturation est affiché dans le tableau sous forme de marquage de statut coloré. Le cycle de vie d'un ordre de facturation traverse les statuts suivants :

Les statuts peuvent être avancés via les actions «Libérer», «Générer le PDF», «Envoyer», «Exporter» et (avec «Réinitialiser») ramenés en arrière.

13. Créer des factures à partir d'envois

Des factures peuvent être générées à partir d'envois sélectionnés.

1. Sélectionner les envois à facturer et lancer la création.
2. Dans le dialogue de sélection qui apparaît, définir le type de génération souhaité :
   • Factures individuelles – un ordre de facturation distinct est créé par envoi.
   • Facture collective – les envois sélectionnés sont regroupés en un ordre de facturation commun.
3. Confirmer la sélection.

Avant la génération, les envois sont vérifiés. Selon le résultat, le dialogue de traitement est ouvert directement ou les factures sont générées.

Remarque : Les envois payés par carte, ainsi que les envois nécessitant encore une action avant la facturation, peuvent bloquer la génération. Avec le module «Mandats de facturation» actif, le mandat influence en outre le regroupement et la validation des envois.

Remarque : Si l'option Facture par la société parent séparée est activée dans les paramètres de facturation, dans la zone Facturation en général, les sous-commandes sélectionnées d'un fractionnement sont remplacées par leur commande parente et facturées en tant que telle. Pour un fractionnement de trajet, les positions du dernier tronçon sont reprises ; pour un fractionnement de quantité, les quantités des sous-commandes sont additionnées.

14. Marquer comme payée et signer

Marquer comme payée

1. Marquer un ou plusieurs ordres.
2. Sélectionner l'action «Marquer comme payée».
3. Saisir et confirmer la signature.

Les factures marquées reçoivent le statut «Payé». Un message de retour indique les ordres définis avec succès ; les PDF de factures associés sont disponibles.

Signer les factures

Avec l'action «Signer», les factures sélectionnées sont signées numériquement. Après une signature réussie, une confirmation correspondante ainsi que la signature résultante sont affichées.

15. Mandat de facturation (dépendant du module)

Remarque : Cette fonction n'est disponible que si le module «Mandats de facturation» est activé pour le mandant.

Avec le module actif, une colonne «Mandat» supplémentaire est disponible dans le tableau ainsi qu'un champ correspondant dans le dialogue de traitement. La colonne est masquée par défaut et peut être affichée au besoin. Le mandat de facturation influence en outre le regroupement des envois ainsi que la validation lors de la génération de factures.

16. Récapitulatif : actions disponibles