Rechnungsmandate

Die Seite Rechnungsmandate dient der Verwaltung der Mandate (Lastschrift-/SEPA-Mandate), die in der Fakturierung verwendet werden. Ein Rechnungsmandat bündelt die rechtlich relevanten Angaben eines Mandats – Referenz, rechtlicher Name, IBAN, Bankverbindung und Mehrwertsteuernummer. Die Seite richtet sich an Administratoren und steht nur zur Verfügung, wenn das Modul für Rechnungsmandate aktiviert ist.

1. Navigation und Voraussetzungen

Die Seite ist über den Bereich Kommerziell › Rechnungsmandate erreichbar.

Hinweis: Der Zugriff ist auf Benutzer mit Administratorrechten beschränkt und setzt das aktive Modul für Rechnungsmandate voraus.

2. Übersicht (Tabelle)

Die Übersicht listet alle Rechnungsmandate der Hauptgruppe der aktuell aktiven Gruppe in einer Tabelle auf (siehe Abschnitt 3). Pro Zeile wird ein Mandat dargestellt.

Standardspalten

Sortierung und Suche

Standardmässig ist die Liste absteigend nach Id sortiert, die zuletzt erfassten Mandate stehen also oben. Durch Klick auf eine Spaltenüberschrift wird die Liste auf- oder absteigend sortiert. Jede Spalte bietet zudem einen eigenen Filter. Über die Schnellsuche der Tabelle kann nach Kurzname und Gesetzlicher Name (in allen erfassten Sprachen) gefiltert werden.

Mandat öffnen

Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet das Mandat zur Bearbeitung im Dialog (siehe Abschnitt 4).

3. Gruppenzuordnung

Die Seite hat keinen eigenen Gruppenfilter. Rechnungsmandate werden immer auf der Hauptgruppe (übergeordneten Gruppe) gespeichert. Die Übersicht richtet sich nach der aktuell aktiven Gruppe und zeigt die Mandate von deren Hauptgruppe. Beim Wechsel der aktiven Gruppe wird die Liste automatisch neu geladen.

4. Mandat erstellen oder bearbeiten

Mandate werden in einem frei verschiebbaren Dialogfenster erfasst oder bearbeitet. Der Dialog trägt den Titel Rechnungsmandat hinzufügen bzw. Rechnungsmandat bearbeiten. Es ist jeweils nur ein Dialog geöffnet.

Neues Mandat erstellen

1. Den Button «Hinzufügen» in der Toolbar klicken.
2. Im Dialog die Felder ausfüllen.
3. Mit «Speichern» das Mandat anlegen. Die Tabelle wird anschliessend aktualisiert.

Ein neues Mandat wird automatisch auf der Hauptgruppe der aktuell aktiven Gruppe gespeichert.

Mandat bearbeiten

1. Ein bestehendes Mandat per Doppelklick öffnen oder markieren und «Bearbeiten» klicken.
2. Die gewünschten Felder anpassen.
3. Mit «Speichern» die Änderungen übernehmen.

Felder im Dialog

Hinweis: Der rechtliche Name kann direkt im Dialog in mehreren Sprachen erfasst werden. In der Tabelle und in Auswahlfeldern wird er jeweils in der aktiven Sprache des Benutzers angezeigt.

Prüfungen beim Speichern

• Kurzname eindeutig: Innerhalb derselben Gruppe darf ein Kurzname nur einmal vorkommen. Existiert bereits ein Mandat mit demselben Kurznamen, wird das Speichern mit einer Fehlermeldung abgelehnt.
• IBAN-Format: Die IBAN muss mit einem zweistelligen Länderkürzel und zwei Prüfziffern beginnen, gefolgt von 11 bis 30 Buchstaben oder Ziffern; Leerzeichen sind erlaubt. Geprüft wird nur der Aufbau, nicht die Prüfsumme. Das Feld zeigt als Beispiel Z.B. CH96 0000 0000 0000 0000 0.
• Format der Mehrwertsteuernummer: Die Nummer besteht aus einem Länderpräfix, 5 bis 14 Ziffern und einem optionalen Zusatz. Das Feld zeigt als Beispiel Mehrwertsteuer-Nr., z.B. CHE-106.239.882 MWST.

5. Mandate löschen

Nicht mehr benötigte Mandate können aus der Übersicht entfernt werden.

1. Ein oder mehrere Mandate markieren.
2. Den Button Entfernen in der Toolbar klicken.
3. Die Sicherheitsabfrage Sind Sie sicher, dass Sie Rechnungsmandate löschen möchten? bestätigen.

Die markierten Mandate werden entfernt und stehen anschliessend nicht mehr zur Auswahl. Das Löschen mehrerer Mandate gleichzeitig wird unterstützt.

Hinweis: Das Löschen ist auf Benutzer mit Administratorrechten beschränkt.

6. Toolbar, Vorlagen und Layout

Die Toolbar der Übersicht bietet folgende Werkzeuge:

• Hinzufügen / Bearbeiten: Mandate erstellen oder ändern (nur für Administratoren).
• Vorlagen: Die aktuelle Spalten- und Filterkonfiguration kann als Vorlage gespeichert und per Klick wiederhergestellt werden. Markierte Vorlagen erscheinen als eigene Buttons in der Toolbar.
• Spalten-/Layoutverwaltung: Sichtbare Spalten, Reihenfolge und Anordnung der Tabelle lassen sich anpassen und zurücksetzen.
• Neu laden: Lädt die Liste neu.
• Filter löschen: Entfernt alle aktiven Spaltenfilter.
• Export und Markieren: Die Tabelle kann exportiert werden; über Schaltflächen lassen sich Zeilen gesammelt markieren.

Die Konfiguration wird benutzerspezifisch gespeichert und bleibt nach dem Abmelden erhalten. Spaltenlayouts, die auf der früheren Version der Seite gespeichert wurden, werden nicht übernommen.

7. Verwendung in anderen Bereichen

Erfasste Rechnungsmandate stehen auf weiteren kommerziellen Seiten und in der Fakturierung als Auswahl zur Verfügung. In den entsprechenden Auswahlfeldern kann nach Kurzname oder rechtlichem Namen gesucht werden; bei vielen Einträgen werden die Treffer seitenweise nachgeladen. So lässt sich ein Mandat schnell einer Rechnung oder einem Vorgang zuordnen.

8. Zusammenfassung: verfügbare Aktionen