Mandats de facturation

La page Mandats de facturation sert à gérer les mandats (mandats de prélèvement / SEPA) utilisés dans la facturation. Un mandat de facturation regroupe les informations juridiquement pertinentes d'un mandat – référence, nom légal, IBAN, coordonnées bancaires et numéro de TVA. La page s'adresse aux administrateurs et n'est disponible que si le module des mandats de facturation est activé.

1. Navigation et conditions

La page est accessible via la zone Commercial › Mandats de facturation.

Remarque : L'accès est réservé aux utilisateurs disposant des droits d'administrateur et requiert que le module des mandats de facturation soit actif.

2. Vue d'ensemble (tableau)

La vue d'ensemble liste dans un tableau tous les mandats de facturation du groupe principal du groupe actuellement actif (voir la section 3). Chaque ligne représente un mandat.

Colonnes standard

Tri et recherche

Par défaut, la liste est triée par ordre décroissant selon Id ; les mandats saisis en dernier figurent donc en haut. Un clic sur un en-tête de colonne trie la liste par ordre croissant ou décroissant. Chaque colonne propose en outre son propre filtre. La recherche rapide du tableau permet de filtrer par Nom abrégé et Dénomination sociale (dans toutes les langues saisies).

Ouvrir un mandat

Un double-clic sur une ligne ouvre le mandat pour modification dans la boîte de dialogue (voir la section 4).

3. Affectation de groupe

La page ne dispose pas de son propre filtre de groupe. Les mandats de facturation sont toujours enregistrés sur le groupe principal (groupe parent). La vue d'ensemble se base sur le groupe actuellement actif et affiche les mandats de son groupe principal. Lors du changement du groupe actif, la liste est rechargée automatiquement.

4. Créer ou modifier un mandat

Les mandats sont saisis ou modifiés dans une fenêtre de dialogue librement déplaçable. La boîte de dialogue porte le titre Ajouter un mandat de facture ou Modifier le mandat de facturation. Une seule boîte de dialogue est ouverte à la fois.

Créer un nouveau mandat

1. Cliquer sur le bouton «Ajouter» dans la barre d'outils.
2. Remplir les champs dans la boîte de dialogue.
3. Créer le mandat avec «Enregistrer». Le tableau est ensuite actualisé.

Un nouveau mandat est automatiquement enregistré sur le groupe principal du groupe actuellement actif.

Modifier un mandat

1. Ouvrir un mandat existant par double-clic ou le marquer et cliquer sur «Modifier».
2. Adapter les champs souhaités.
3. Appliquer les modifications avec «Enregistrer».

Champs de la boîte de dialogue

Remarque : Le nom légal peut être saisi directement dans la boîte de dialogue en plusieurs langues. Dans le tableau et dans les champs de sélection, il est affiché dans la langue active de l'utilisateur.

Contrôles lors de l'enregistrement

• Nom abrégé unique : Au sein d'un même groupe, un Nom abrégé ne peut apparaître qu'une seule fois. Si un mandat portant le même nom abrégé existe déjà, l'enregistrement est refusé avec un message d'erreur.
• Format de l'IBAN : L'IBAN doit commencer par un code pays à deux lettres et deux chiffres de contrôle, suivis de 11 à 30 lettres ou chiffres ; les espaces sont autorisés. Seule la structure est vérifiée, pas la somme de contrôle. Le champ affiche comme exemple Ex. CH96 0000 0000 0000 0000 0.
• Format du numéro de TVA : Le numéro se compose d'un préfixe de pays, de 5 à 14 chiffres et d'un complément facultatif. Le champ affiche comme exemple N° de TVA, ex. CHE-106.239.882 MWST.

5. Supprimer des mandats

Les mandats qui ne sont plus nécessaires peuvent être retirés de la vue d'ensemble.

1. Marquer un ou plusieurs mandats.
2. Cliquer sur le bouton Enlever dans la barre d'outils.
3. Confirmer la demande de sécurité Êtes-vous sûr de vouloir supprimer des mandats de facturation ?.

Les mandats marqués sont retirés et ne sont ensuite plus disponibles à la sélection. La suppression simultanée de plusieurs mandats est prise en charge.

Remarque : La suppression est réservée aux utilisateurs disposant des droits d'administrateur.

6. Barre d'outils, modèles et mise en page

La barre d'outils de la vue d'ensemble propose les outils suivants :

• Ajouter / Modifier : créer ou modifier des mandats (administrateurs uniquement).
• Modèles : la configuration actuelle des colonnes et des filtres peut être enregistrée comme modèle et restaurée en un clic. Les modèles marqués apparaissent comme des boutons propres dans la barre d'outils.
• Gestion des colonnes / de la mise en page : les colonnes visibles, l'ordre et la disposition du tableau peuvent être adaptés et réinitialisés.
• Recharger : recharge la liste.
• Effacer le filtre : supprime tous les filtres de colonnes actifs.
• Exportation et sélection : le tableau peut être exporté ; des boutons permettent de marquer des lignes de manière groupée.

La configuration est enregistrée par utilisateur et conservée après la déconnexion. Les dispositions de colonnes enregistrées dans l'ancienne version de la page ne sont pas reprises.

7. Utilisation dans d'autres zones

Les mandats de facturation saisis sont disponibles à la sélection sur d'autres pages commerciales et dans la facturation. Dans les champs de sélection correspondants, on peut rechercher par nom court ou nom légal ; en cas de nombreuses entrées, les résultats sont chargés page par page. Cela permet d'attribuer rapidement un mandat à une facture ou à une opération.

8. Récapitulatif : actions disponibles