WebOrders

Les WebOrders sont l'outil de travail pour les commandes passées via le portail WebOrder. La vue liste tous les envois WebOrder et propose des outils pour saisir, modifier, libérer, envoyer à X4fleet, rouvrir et imprimer. Elle s'adresse aux collaborateurs qui réceptionnent les commandes du portail et les préparent pour la suite de la planification.

Remarque : Cette fonction n'est disponible que si le module WebOrders est activé pour le mandant.

1. Vue d'ensemble (tableau)

La vue affiche tous les envois WebOrder dans un tableau. Chaque ligne représente un envoi de commande avec ses données clés : informations de commande et d'envoi, statut, produits, masses, adresses, fenêtres horaires, bulletin de livraison et éventuelles pièces jointes.

De nombreuses colonnes sont masquées par défaut et peuvent être affichées au besoin via la configuration des colonnes (voir la section 9).

Tri et pages

Le tableau charge les données page par page depuis le serveur. Un clic sur un en-tête de colonne trie la liste selon cette colonne. La barre de pagination en bas permet de passer d'une page à l'autre.

Envois en cours d'envoi

Si un envoi de commande est en cours d'envoi vers X4fleet, la ligne concernée est mise en évidence par une couleur. Tant que ce processus est en cours, l'envoi est verrouillé. Dès que l'envoi est terminé, l'affichage se met à jour automatiquement.

Sélection multiple

Plusieurs envois peuvent être marqués simultanément. La plupart des actions de la barre d'outils (supprimer, libérer, envoyer, etc.) s'appliquent à tous les envois marqués, pour autant qu'ils remplissent tous la condition correspondante.

2. Filtre de recherche

La barre de filtres au-dessus du tableau permet de restreindre l'affichage de manière ciblée.

Plage de dates

Le filtre de plage de dates (du/au) limite la liste à une période. La sélection effectuée est conservée et réappliquée lors de la prochaine ouverture de la vue.

Les envois sans heure «à» dans leur fenêtre horaire ne sont affichés que jusqu'au nombre de jours défini après leur date de début (si la fenêtre horaire ne contient aucune date, la date de création de la commande s'applique). Le nombre de jours est défini dans les paramètres WebOrders sous Interprétation du créneau horaire de l'ordre, dans le champ Nombre de jours après l'ordre; ce sont les paramètres du groupe sélectionné qui s'appliquent.

Sélection de groupe (superadmin uniquement)

Les superadministrateurs disposent en outre d'une sélection de groupe ainsi que du commutateur «Groupe actuel uniquement». Cela permet de restreindre le tableau à un groupe précis. Le champ de recherche de la sélection de groupe permet de trouver rapidement le groupe souhaité.

Remarque : Les utilisateurs ordinaires ne voient que les WebOrders de leur propre groupe ; la sélection de groupe ne leur est pas affichée.

3. Créer / modifier une WebOrder

Les WebOrders sont saisies et modifiées dans une fenêtre librement déplaçable (popup). Plusieurs fenêtres peuvent être ouvertes simultanément (cinq au maximum).

Créer une nouvelle commande

1. Cliquer sur le bouton «Nouvelle commande» dans la barre d'outils.
2. La fenêtre de saisie s'ouvre. Lors de la création, les champs sont préremplis selon les préréglages du donneur d'ordre – par exemple le type de transport, le lieu de collecte/de livraison, les fenêtres date-heure, le mode expert et un produit par défaut.
3. Une WebOrder peut contenir plusieurs envois. Pour chaque envoi sont saisis le point de collecte et de livraison, les positions de produit ainsi que les fenêtres date-heure.
4. La carte intégrée affiche les emplacements sélectionnés.
5. Les boutons de saisie rapide permettent d'ajouter en un clic les produits fréquemment utilisés en tant que position.
6. En option, le mode expert peut afficher des champs de détail supplémentaires.
7. Au besoin, des pièces jointes (documents) peuvent être téléchargées vers la commande.
8. Enregistrer la commande.

Lors de l'enregistrement, le système vérifie que la commande contient au moins un envoi. Les pièces jointes sont transmises et enregistrées avec la commande.

Modifier une commande existante

Un clic sur une ligne ouvre la WebOrder avec ses envois et ses positions de produit pour modification dans la même fenêtre. Les champs qui peuvent être modifiés dépendent du statut actuel des envois.

Remarque : L'en-tête de la fenêtre affiche les informations de l'organisation (logo, nom, contact).

Importer des commandes

Le bouton «Importer» de la barre d'outils permet de saisir plusieurs WebOrders en une fois à partir d'un fichier Excel.

1. Cliquer sur le bouton «Importer».
2. Sélectionner un fichier Excel (.xlsx ou .xlsm).

Le modèle est le même modèle Excel que pour l'import manuel de commandes. La feuille «Aufträge» est lue ; si elle manque, la première feuille du fichier.

Structure des commandes

• Les lignes de commande ayant le même numéro de commande forment ensemble une WebOrder ; chaque ligne de commande devient un envoi de cette commande.
• Les lignes de position appartiennent à la ligne de commande située au-dessus.
• Toutes les lignes de commande d'une commande doivent avoir le même donneur d'ordre et le même client.
• Un fichier peut contenir au maximum 2000 lignes de commande.

Donneur d'ordre

• Les utilisateurs du portail WebOrder importent toujours pour leur propre donneur d'ordre ; une indication dans le fichier n'est pas prise en compte.
• Les administrateurs, les planificateurs et les super-administrateurs doivent indiquer le donneur d'ordre dans chaque ligne de commande (colonne A_Auftraggeber_Refid). Les super-administrateurs importent dans le groupe actuellement sélectionné.

Contrôles

Pour chaque ligne de commande, le numéro de commande, le lieu de collecte et le lieu de livraison ainsi qu'au moins une heure de collecte ou de livraison doivent être indiqués. Le donneur d'ordre, le client, les articles et les lieux doivent exister et être disponibles pour le donneur d'ordre. Chaque référence d'envoi ne peut apparaître qu'une seule fois dans le fichier et ne doit pas déjà exister comme WebOrder.

Si un lieu de collecte ou de livraison n'existe pas encore, il est créé à partir des colonnes d'adresse du fichier et attribué au donneur d'ordre. Un nom ainsi que le NPA ou la localité sont nécessaires à cet effet. Si la même nouvelle référence de lieu apparaît dans plusieurs lignes, un seul lieu est créé.

Résultat

L'import suit le principe «tout ou rien» : si une ligne contient une erreur, rien n'est importé. Une fenêtre intitulée «Le fichier n'a pas été importé. Veuillez corriger les lignes suivantes :» liste les lignes erronées avec leur numéro de ligne.

En cas de succès, le système indique le nombre de commandes et d'envois importés ainsi que les éventuels lieux nouvellement créés, et le tableau est rechargé. Les commandes sont créées dans le statut En cours ; elles sont ensuite vérifiées, libérées et envoyées comme d'habitude.

Remarque : Les colonnes utilisées uniquement par l'import d'envois ainsi que les colonnes inconnues sont ignorées. Si elles sont remplies, la fenêtre Remarques sur l’import affiche une remarque correspondante ; l'import est tout de même effectué. Si une unité ou un type est inconnu, l'unité ou le type de l'article est repris.

4. Supprimer des envois

Les envois de commande qui ne sont plus nécessaires peuvent être supprimés directement depuis la vue.

1. Marquer un ou plusieurs envois.
2. Cliquer sur le bouton «Supprimer» dans la barre d'outils.
3. Confirmer la demande de sécurité.

Remarque : La suppression n'est possible que si tous les envois marqués sont dans le statut En cours de traitement, Libéré ou Rouvert et qu'aucun d'entre eux n'est en cours d'envoi.

5. Libérer / annuler la libération

Avant qu'un envoi de commande puisse être envoyé à X4fleet, il doit être libéré.

Libérer

1. Marquer un ou plusieurs envois dans le statut En cours de traitement.
2. Cliquer sur le bouton «Libérer» dans la barre d'outils (raccourci : Shift+C).

Le statut des envois passe à Libéré.

Annuler la libération

1. Marquer un ou plusieurs envois dans le statut Libéré.
2. Cliquer sur le bouton «Annuler la libération» dans la barre d'outils (raccourci : Shift+G).

Le statut est réinitialisé à En cours de traitement.

Remarque : La libération n'est possible que si tous les envois marqués sont dans le statut «En cours de traitement» ; l'annulation de la libération uniquement si tous sont dans le statut «Libéré».

6. Envoyer à X4fleet

Avec «Envoyer», les envois de commande libérés sont transférés à la planification en tant que véritables envois X4fleet.

1. Marquer un ou plusieurs envois dans le statut Libéré ou Rouvert.
2. Cliquer sur le bouton «Envoyer» dans la barre d'outils.

Les envois sont d'abord marqués comme «en cours d'envoi» (les lignes sont mises en évidence), puis transférés à X4fleet. Après un envoi réussi, le statut passe à Envoyé et l'affichage se met à jour automatiquement.

Remarque : Avant l'envoi, les fenêtres date-heure des envois doivent être renseignées. Si aucune fenêtre horaire n'est enregistrée pour aucun envoi, l'envoi est interrompu avec un message d'erreur.

7. Rouvrir des envois

Avec «Rouvrir», les envois de commande déjà envoyés sont ramenés dans un état modifiable. Les envois associés, déjà transférés à X4fleet, sont alors supprimés.

1. Marquer un ou plusieurs envois dans le statut Envoyé ou Envoyé (après réouverture).
2. Cliquer sur le bouton «Rouvrir» dans la barre d'outils.

L'envoi X4fleet associé est supprimé, le lien est annulé et l'envoi de commande est placé dans le statut Rouvert. À partir de là, il peut être modifié et envoyé à nouveau.

Remarque : L'action n'est possible que si l'envoi X4fleet associé est encore dans le statut En cours de traitement ou Non assigné (c'est-à-dire pas encore planifié). Elle n'est disponible que pour les utilisateurs disposant de l'autorisation correspondante pour le portail WebOrder.

8. Bulletin de livraison et rapport

Bulletin de livraison

Dans la colonne Bulletin de livraison, les bulletins de livraison des envois envoyés sont disponibles au format PDF. Si un seul bulletin de livraison est présent, un clic sur l'icône PDF ouvre directement le document. Si plusieurs bulletins de livraison sont présents, le lien ouvre une sélection des documents disponibles.

Rapport de commande

Le bouton «Rapport» dans la barre d'outils permet de générer un rapport sur les envois marqués.

1. Marquer un ou plusieurs envois dans le statut Envoyé ou Envoyé (après réouverture).
2. Cliquer sur le bouton «Rapport».

Pour un seul envoi, le PDF est ouvert dans la visionneuse de documents ; pour plusieurs envois, les rapports sont téléchargés sous forme de fichier ZIP.

9. Débloquer des envois bloqués

Dans de rares cas, un envoi peut rester bloqué dans l'état «en cours d'envoi». Avec «Déverrouiller», ce marquage est réinitialisé.

1. Marquer au moins un envoi signalé comme «en cours d'envoi» (ligne mise en évidence).
2. Cliquer sur le bouton «Déverrouiller» dans la barre d'outils.

Le marquage est levé et l'envoi peut de nouveau être traité normalement.

Remarque : Cette action n'est nécessaire que dans des situations exceptionnelles et n'est disponible que pour les utilisateurs disposant de l'autorisation correspondante pour le portail WebOrder.

10. Outils de tableau

Les outils standard de la barre d'outils comprennent :

• Appliquer des modèles : restaurer en un clic les configurations de colonnes et de filtres enregistrées.
• Tout sélectionner / Désélectionner : marquer ou démarquer tous les envois de la page actuelle.
• Actualiser : recharge la vue actuelle.
• Recherche rapide : parcourt la liste affichée à travers plusieurs colonnes.
• Effacer le filtre : supprime tous les filtres actifs.
• Mise en page / Configuration des colonnes : afficher et masquer des colonnes, adapter l'ordre et réinitialiser la mise en page.

Les paramètres de colonnes et de mise en page sont enregistrés par utilisateur et conservés après la déconnexion.

11. Statut des envois