WebOrders

I WebOrders sono lo strumento di lavoro per gli ordini effettuati tramite il portale WebOrder. La vista elenca tutte le spedizioni WebOrder e offre strumenti per inserire, modificare, rilasciare, inviare a X4fleet, riaprire e stampare. Si rivolge ai collaboratori che ricevono gli ordini dal portale e li preparano per la successiva pianificazione.

Nota: Questa funzione è disponibile solo se il modulo WebOrders è attivato per il mandante.

1. Panoramica (tabella)

La vista mostra tutte le spedizioni WebOrder in una tabella. Ogni riga rappresenta una spedizione d'ordine con i suoi dati chiave: informazioni di ordine e di spedizione, stato, prodotti, masse, indirizzi, finestre orarie, bolla di consegna ed eventuali allegati.

Molte colonne sono nascoste per impostazione predefinita e possono essere visualizzate al bisogno tramite la configurazione delle colonne (vedere la sezione 9).

Ordinamento e pagine

La tabella carica i dati pagina per pagina dal server. Un clic su un'intestazione di colonna ordina l'elenco in base a tale colonna. La barra di paginazione in basso permette di passare da una pagina all'altra.

Spedizioni in fase di invio

Se una spedizione d'ordine è attualmente in fase di invio verso X4fleet, la riga interessata viene evidenziata con un colore. Finché questo processo è in corso, la spedizione è bloccata. Non appena l'invio è terminato, la visualizzazione si aggiorna automaticamente.

Selezione multipla

È possibile contrassegnare più spedizioni contemporaneamente. La maggior parte delle azioni della barra degli strumenti (eliminare, rilasciare, inviare e altre) opera su tutte le spedizioni contrassegnate, a condizione che tutte soddisfino il rispettivo requisito.

2. Filtro di ricerca

La barra dei filtri sopra la tabella permette di restringere la visualizzazione in modo mirato.

Intervallo di date

Il filtro intervallo di date (da/a) limita l'elenco a un periodo. La selezione effettuata viene mantenuta e riapplicata alla successiva apertura della vista.

Le spedizioni senza ora «a» nella finestra temporale vengono visualizzate solo fino al numero di giorni impostato dopo la loro data di inizio (se la finestra temporale non contiene alcuna data, vale la data di creazione dell'ordine). Il numero di giorni viene definito nelle impostazioni WebOrders in Interpretazione della fascia oraria dell'ordine, nel campo Numero di giorni dopo l'ordine; sono determinanti le impostazioni del gruppo selezionato.

Selezione del gruppo (solo superadmin)

I superamministratori dispongono inoltre di una selezione del gruppo nonché del commutatore «Solo gruppo attuale». Ciò permette di restringere la tabella a un gruppo specifico. Il campo di ricerca della selezione del gruppo permette di trovare rapidamente il gruppo desiderato.

Nota: Gli utenti normali vedono esclusivamente i WebOrders del proprio gruppo; la selezione del gruppo non viene loro visualizzata.

3. Creare / modificare un WebOrder

I WebOrders vengono inseriti e modificati in una finestra liberamente spostabile (popup). Possono essere aperte più finestre contemporaneamente (al massimo cinque).

Creare un nuovo ordine

1. Cliccare sul pulsante «Nuovo ordine» nella barra degli strumenti.
2. Si apre la finestra di inserimento. Alla creazione, i campi vengono precompilati in base alle preimpostazioni del committente – ad esempio tipo di trasporto, luogo di ritiro/consegna, finestre data-ora, modalità esperto e un prodotto predefinito.
3. Un WebOrder può contenere più spedizioni. Per ogni spedizione vengono inseriti il punto di ritiro e di consegna, le posizioni di prodotto nonché le finestre data-ora.
4. La mappa integrata mostra le località selezionate.
5. I pulsanti di inserimento rapido permettono di aggiungere con un clic i prodotti utilizzati di frequente come posizione.
6. Facoltativamente, la modalità esperto può visualizzare campi di dettaglio aggiuntivi.
7. Al bisogno, è possibile caricare allegati (documenti) per l'ordine.
8. Salvare l'ordine.

Al salvataggio, il sistema verifica che l'ordine contenga almeno una spedizione. Gli allegati vengono trasmessi e salvati insieme all'ordine.

Modificare un ordine esistente

Un clic su una riga apre il WebOrder con le sue spedizioni e posizioni di prodotto per la modifica nella stessa finestra. Quali campi possono essere modificati dipende dallo stato attuale delle spedizioni.

Nota: L'intestazione della finestra mostra le informazioni dell'organizzazione (logo, nome, contatto).

Importare ordini

Con il pulsante «Importa» nella barra degli strumenti è possibile inserire più WebOrders in una volta da un file Excel.

1. Cliccare sul pulsante «Importa».
2. Selezionare un file Excel (.xlsx o .xlsm).

Come modello si utilizza lo stesso modello Excel dell'importazione manuale degli ordini. Viene letto il foglio «Aufträge»; se manca, il primo foglio del file.

Struttura degli ordini

• Le righe d'ordine con lo stesso numero d'ordine formano insieme un WebOrder; ogni riga d'ordine diventa una spedizione di questo ordine.
• Le righe di posizione appartengono alla riga d'ordine soprastante.
• Tutte le righe d'ordine di un ordine devono avere lo stesso committente e lo stesso cliente.
• Un file può contenere al massimo 2000 righe d'ordine.

Committente

• Gli utenti del portale WebOrder importano sempre per il proprio committente; un'indicazione nel file non viene considerata.
• Amministratori, pianificatori e super amministratori devono indicare il committente in ogni riga d'ordine (colonna A_Auftraggeber_Refid). I super amministratori importano nel gruppo attualmente selezionato.

Controlli

Per ogni riga d'ordine devono essere indicati il numero d'ordine, il luogo di ritiro e il luogo di consegna nonché almeno un orario di ritiro o di consegna. Committente, cliente, articoli e luoghi devono esistere ed essere disponibili per il committente. Ogni riferimento della spedizione può comparire una sola volta nel file e non deve già esistere come WebOrder.

Se un luogo di ritiro o di consegna non esiste ancora, viene creato a partire dalle colonne dell'indirizzo del file e assegnato al committente. A tale scopo sono necessari un nome e il NPA o la località. Se lo stesso nuovo riferimento di luogo compare in più righe, viene creato un solo luogo.

Risultato

L'importazione segue il principio «tutto o niente»: se una riga contiene un errore, non viene importato nulla. Una finestra con il titolo «Il file non è stato importato. Correggere le seguenti righe:» elenca le righe errate con il relativo numero di riga.

In caso di successo, il sistema indica il numero di ordini e spedizioni importati nonché gli eventuali luoghi creati, e la tabella viene ricaricata. Gli ordini vengono creati nello stato In corso; vengono poi controllati, rilasciati e inviati come di consueto.

Nota: Le colonne utilizzate solo dall'importazione delle spedizioni e le colonne sconosciute vengono ignorate. Se sono compilate, la finestra Note sull’importazione mostra una nota corrispondente; l'importazione viene comunque eseguita. Se un'unità o un tipo è sconosciuto, vengono ripresi l'unità o il tipo dell'articolo.

4. Eliminare spedizioni

Le spedizioni d'ordine non più necessarie possono essere eliminate direttamente dalla vista.

1. Contrassegnare una o più spedizioni.
2. Cliccare sul pulsante «Elimina» nella barra degli strumenti.
3. Confermare la richiesta di sicurezza.

Nota: L'eliminazione è possibile solo se tutte le spedizioni contrassegnate sono nello stato In elaborazione, Rilasciato o Riaperto e nessuna di esse è in fase di invio.

5. Rilasciare / annullare il rilascio

Prima che una spedizione d'ordine possa essere inviata a X4fleet, deve essere rilasciata.

Rilasciare

1. Contrassegnare una o più spedizioni nello stato In elaborazione.
2. Cliccare sul pulsante «Rilascia» nella barra degli strumenti (scorciatoia: Shift+C).

Lo stato delle spedizioni passa a Rilasciato.

Annullare il rilascio

1. Contrassegnare una o più spedizioni nello stato Rilasciato.
2. Cliccare sul pulsante «Annulla rilascio» nella barra degli strumenti (scorciatoia: Shift+G).

Lo stato viene reimpostato a In elaborazione.

Nota: Il rilascio è possibile solo se tutte le spedizioni contrassegnate sono nello stato «In elaborazione»; l'annullamento del rilascio solo se tutte sono nello stato «Rilasciato».

6. Inviare a X4fleet

Con «Invia», le spedizioni d'ordine rilasciate vengono trasferite alla pianificazione come vere spedizioni X4fleet.

1. Contrassegnare una o più spedizioni nello stato Rilasciato o Riaperto.
2. Cliccare sul pulsante «Invia» nella barra degli strumenti.

Le spedizioni vengono dapprima contrassegnate come «in fase di invio» (le righe vengono evidenziate) e successivamente trasferite a X4fleet. Dopo un invio riuscito, lo stato passa a Inviato e la visualizzazione si aggiorna automaticamente.

Nota: Prima dell'invio, le finestre data-ora delle spedizioni devono essere compilate. Se per nessuna spedizione è memorizzata una finestra oraria, l'invio viene interrotto con un messaggio di errore.

7. Riaprire spedizioni

Con «Riapri», le spedizioni d'ordine già inviate vengono riportate a uno stato modificabile. Le spedizioni associate, già trasferite a X4fleet, vengono in tal caso rimosse.

1. Contrassegnare una o più spedizioni nello stato Inviato o Inviato (dopo riapertura).
2. Cliccare sul pulsante «Riapri» nella barra degli strumenti.

La spedizione X4fleet associata viene eliminata, il collegamento viene annullato e la spedizione d'ordine viene posta nello stato Riaperto. Da lì può essere nuovamente modificata e inviata.

Nota: L'azione è possibile solo se la spedizione X4fleet associata è ancora nello stato In elaborazione o Non assegnato (ossia non ancora pianificata). È disponibile solo per gli utenti con la corrispondente autorizzazione per il portale WebOrder.

8. Bolla di consegna e rapporto

Bolla di consegna

Nella colonna Bolla di consegna, le bolle di consegna delle spedizioni inviate sono disponibili in formato PDF. Se è presente una sola bolla di consegna, un clic sull'icona PDF apre direttamente il documento. Se sono presenti più bolle di consegna, il collegamento apre una selezione dei documenti disponibili.

Rapporto d'ordine

Il pulsante «Rapporto» nella barra degli strumenti permette di generare un rapporto sulle spedizioni contrassegnate.

1. Contrassegnare una o più spedizioni nello stato Inviato o Inviato (dopo riapertura).
2. Cliccare sul pulsante «Rapporto».

Per una singola spedizione, il PDF viene aperto nel visualizzatore di documenti; per più spedizioni, i rapporti vengono scaricati come file ZIP.

9. Sbloccare invii bloccati

In rari casi, una spedizione può rimanere bloccata nello stato «in fase di invio». Con «Sblocca», questo contrassegno viene reimpostato.

1. Contrassegnare almeno una spedizione segnalata come «in fase di invio» (riga evidenziata).
2. Cliccare sul pulsante «Sblocca» nella barra degli strumenti.

Il contrassegno viene rimosso e la spedizione può essere nuovamente elaborata normalmente.

Nota: Questa azione è necessaria solo in situazioni eccezionali ed è disponibile solo per gli utenti con la corrispondente autorizzazione per il portale WebOrder.

10. Strumenti della tabella

Gli strumenti standard della barra degli strumenti comprendono:

• Applicare modelli: ripristinare con un clic le configurazioni di colonne e filtri salvate.
• Seleziona tutto / Deseleziona: contrassegnare o deselezionare tutte le spedizioni della pagina attuale.
• Aggiorna: ricarica la vista attuale.
• Ricerca rapida: cerca nell'elenco visualizzato attraverso più colonne.
• Cancella filtro: rimuove tutti i filtri attivi.
• Layout / Configurazione delle colonne: visualizzare e nascondere colonne, adattare l'ordine e reimpostare il layout.

Le impostazioni di colonne e layout vengono salvate per utente e mantenute dopo la disconnessione.

11. Stato delle spedizioni