Benutzer

Die Benutzerübersicht ist die zentrale Verwaltungsoberfläche für sämtliche Benutzerkonten in X4fleet. Administratoren und Web-Order-Administratoren verwalten hier die Konten ihrer Organisation: Sie legen neue Benutzer an, bearbeiten bestehende Konten, vergeben Rollen, setzen Passwörter zurück und steuern den Zugriff auf das System.

1. Navigation

Die Benutzerübersicht ist über das Verzeichnis Stammdaten unter der Registerkarte Benutzer erreichbar. Voraussetzung für den Zugriff sind entsprechende Administrationsrechte (Rolle Administrator).

2. Benutzerübersicht (Tabelle)

Die Übersicht zeigt alle Benutzerkonten in einer sortierbaren Tabelle. Pro Zeile wird ein Benutzer abgebildet.

Spalten

Die Tabelle enthält neben den Grunddaten (Name, Benutzername, Gruppe, Rolle) auch erweiterte Spalten wie:

Sortierung und Konfiguration

Durch Klick auf eine Spaltenüberschrift wird die Liste auf- oder absteigend sortiert. Die Spaltenkonfiguration (sichtbare Spalten, Reihenfolge) wird benutzerspezifisch gespeichert und bleibt nach dem Abmelden erhalten.

Benutzer öffnen

Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet den Benutzer im Bearbeitungsdialog. Der Dialog wird als frei verschiebbares Fenster geöffnet; es können mehrere Dialoge gleichzeitig (maximal fünf) geöffnet sein.

Dokumente anzeigen

Ein Klick auf eine Dokumentzelle öffnet das hinterlegte Dokument direkt im Dokumentbetrachter.

3. Gruppen- und Aktuelle-Gruppe-Filter

Über die Filterleiste oberhalb der Tabelle lässt sich die Benutzerliste auf eine bestimmte Gruppe einschränken.

• Gruppensuche: Über das Gruppenauswahlfeld kann nach einer Gruppe gesucht und die Anzeige darauf eingegrenzt werden.
• Nur aktuelle Gruppe: Mit diesem Umschalter wird die Anzeige auf Benutzer der ausgewählten Gruppe beschränkt. Ist die Option deaktiviert, werden auch Benutzer aus Untergruppen angezeigt.

Hinweis: Die Filterleiste steht nur Administratoren zur Verfügung. Bei Gruppen vom Typ Subunternehmer ist die Option «Nur aktuelle Gruppe» nicht verfügbar.

4. Benutzer anlegen und bearbeiten

Mit der Schaltfläche zum Anlegen eines neuen Benutzers bzw. mit einem Doppelklick auf eine bestehende Zeile öffnet sich der mehrstufige Bearbeitungsdialog. Dieser ist in mehrere Registerkarten gegliedert.

Registerkarten

Registerkarte «Allgemein»

Die Registerkarte Allgemein enthält die wichtigsten Stammdaten und Steuerungsoptionen des Kontos:

• Profilbild: Bild hochladen und in der Vorschau prüfen (siehe Abschnitt 11).
• Vorname / Nachname
• Firma
• Benutzername (Login)
• Passwort mit Generator und Sichtbarkeitsumschalter (siehe Abschnitt 11).
• Gruppe: Zuordnung des Benutzers zu einer Gruppe.
• Rollen: Mehrfachauswahl der zugewiesenen Benutzerrollen. Die verfügbaren Rollen finden Sie unter Benutzerrollen.
• Sprache: Bevorzugte Anzeigesprache.
• E-Mail-Adresse: mit Verifizierungs-Badge und der Möglichkeit, die Bestätigungs-E-Mail erneut zu versenden (siehe Abschnitt 9).
• Fahrzeug: Zuordnung eines Fahrzeugs (relevant für die Rolle Fahrer; wird in den Stammdaten des Fahrzeugs hinterlegt und hier lediglich angezeigt).
• Gültig von / Gültig bis: Gültigkeitszeitraum des Kontos.
• Login erlaubt: Steuert, ob sich der Benutzer anmelden darf.
• Nur eigene Touren sehen: Beschränkt die Sicht des Benutzers auf seine eigenen Touren.
• Farbe: Anzeigefarbe des Benutzers (siehe Abschnitt 11).
• Zwei-Faktor-Authentifizierung: Bevorzugte Methode der Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Speichern

1. Die gewünschten Felder in den Registerkarten ausfüllen bzw. anpassen.
2. Den Dialog über Speichern abschliessen.

Beim Anlegen eines neuen Benutzers mit hinterlegter E-Mail-Adresse steht zusätzlich die Schaltfläche «Speichern und E-Mail senden» zur Verfügung, mit der das Konto gespeichert und dem Benutzer zugleich seine Zugangsdaten per E-Mail zugestellt werden.

Hinweis: Bearbeiten Sie Ihr eigenes Benutzerkonto, so wird der angezeigte Benutzername in der Kopfzeile unmittelbar aktualisiert.

5. Benutzer löschen

Nicht mehr benötigte Benutzerkonten können aus der Übersicht gelöscht werden.

1. Einen oder mehrere Benutzer in der Liste markieren.
2. Die Schaltfläche «Löschen» klicken.
3. Die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Nach erfolgreichem Löschen wird die Tabelle automatisch aktualisiert.

Mit dem Benutzer wird auch sein Anmeldezugang entfernt; der gelöschte Benutzer kann sich nicht mehr anmelden. Benutzername und E-Mail-Adresse des gelöschten Kontos sind sofort wieder frei und können für einen neuen Benutzer verwendet werden.

6. Passwort zurücksetzen

Für einen einzelnen Benutzer kann ein neues Passwort festgelegt werden.

1. Genau einen Benutzer in der Liste markieren.
2. Die Schaltfläche «Passwort zurücksetzen» klicken.
3. Im kleinen Dialog das neue Passwort eingeben und im Feld Passwort wiederholen bestätigen.
4. Optional: das Kontrollkästchen aktivieren, um dem Benutzer seine Zugangsdaten per E-Mail zuzustellen (sofern verfügbar).
5. Speichern.

Hinweis: Die Aktion ist nur verfügbar, wenn genau eine Zeile markiert ist.

7. Passwort zurücksetzen und Zugangsdaten per E-Mail senden (Sammelvorgang)

Mit dieser Funktion werden für mehrere Benutzer gleichzeitig neue Passwörter erzeugt und ihnen die Zugangsdaten per E-Mail zugestellt.

1. Einen oder mehrere Benutzer markieren.
2. Die Schaltfläche «Passwort zurücksetzen und E-Mail senden» klicken.

Während der Verarbeitung ist die Tabelle kurzzeitig gesperrt; anschliessend aktualisiert sie sich automatisch.

8. Zwei-Faktor-Authentifizierung zurücksetzen (Sammelvorgang)

Hinweis: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn die Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Mandanten aktiviert ist.

Mit dieser Aktion wird die hinterlegte Methode der Zwei-Faktor-Authentifizierung für die markierten Benutzer gelöscht. Die betroffenen Benutzer müssen ihre Zwei-Faktor-Authentifizierung anschliessend neu einrichten – beispielsweise nach einem Gerätewechsel oder Verlust des Authentifizierungsgeräts.

1. Einen oder mehrere Benutzer markieren.
2. Die Schaltfläche «Zwei-Faktor-Authentifizierung zurücksetzen» klicken.

9. Login entsperren

Wird ein Konto nach mehreren fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen gesperrt, kann es über diese Funktion wieder entsperrt werden.

1. Genau einen gesperrten Benutzer markieren.
2. Die Schaltfläche «Login entsperren» klicken.

Der Benutzer kann sich danach wieder anmelden.

Hinweis: Die Aktion ist nur verfügbar, wenn genau eine Zeile markiert ist.

10. E-Mail-Verifizierung erneut senden

Im Bearbeitungsdialog zeigt ein Badge neben der E-Mail-Adresse an, ob diese bereits verifiziert wurde. Ist die Adresse noch nicht bestätigt, kann die Bestätigungs-E-Mail erneut versendet werden.

1. Den Benutzer im Bearbeitungsdialog öffnen.
2. Auf das Badge zur erneuten Verifizierung neben der E-Mail-Adresse klicken.
3. Die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Dem Benutzer wird daraufhin eine neue Bestätigungs-E-Mail zugestellt.

11. Profilbild, Farbe und Passwort-Werkzeuge

Diese Werkzeuge stehen in der Registerkarte Allgemein des Bearbeitungsdialogs zur Verfügung.

Profilbild

Über die Bildvorschau kann ein Profilbild des Benutzers hochgeladen und unmittelbar geprüft werden.

Farbwähler

Mit dem Farbwähler wird dem Benutzer eine Anzeigefarbe zugewiesen. Die gewählte Farbe wird auch in der Kopfzeile des Bearbeitungsfensters dargestellt.

Passwort-Werkzeuge

• Passwort generieren: Erzeugt automatisch ein achtstelliges, zufälliges alphanumerisches Passwort.
• Sichtbarkeit umschalten: Blendet das eingegebene Passwort im Klartext ein oder aus.

12. Rollenabhängige Felder

Einige Felder des Bearbeitungsdialogs werden nur in Abhängigkeit von der gewählten Rolle oder Gruppe angezeigt.

• Auftraggeber: Das Feld zur Zuweisung eines Bestellers wird eingeblendet, sobald eine Web-Ordering-Rolle ausgewählt ist.
• Fahren mit Beifahrer: Diese Option wird nur für bestimmte Gruppen angezeigt.
• Speichern und E-Mail senden: Diese Schaltfläche erscheint nur beim Anlegen eines neuen Benutzers, sofern eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

13. Registerkarte «Fähigkeiten»

In dieser Registerkarte werden die Qualifikationen eines Benutzers (z. B. Führerkategorien, ADR/SDR) verwaltet und zugewiesen. Die getroffene Auswahl wird beim Speichern des Benutzers mit übernommen.

14. Registerkarte «Kontakt»

In dieser Registerkarte kann der Benutzer mit einem bestehenden Kontakt verknüpft werden.

1. Im Kontaktauswahlfeld den gewünschten Kontakt auswählen.
2. Die Kontaktdaten (Vorname, Nachname, Telefon 1/2, Fax, E-Mail, Postfach) werden automatisch übernommen.

15. Registerkarten «Verfügbarkeit», «Tagesverfügbarkeit» und «Ausnahmetage»

Diese Registerkarten steuern die Einplanbarkeit eines Benutzers in der Tourenplanung:

• Verfügbarkeit: Allgemeiner Verfügbarkeitsplan des Benutzers.
• Tagesverfügbarkeit: Verfügbarkeitszeitfenster je Wochentag.
• Ausnahmetage: Einzelne abweichende Tage, etwa Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit.

Alle Einstellungen werden beim Speichern des Benutzers mit übernommen.

16. Zusammenfassung: verfügbare Aktionen