Utilisateurs

La vue des utilisateurs est l'interface de gestion centrale pour l'ensemble des comptes utilisateurs dans X4fleet. Les administrateurs et les administrateurs Web Order y gèrent les comptes de leur organisation : ils créent de nouveaux utilisateurs, modifient des comptes existants, attribuent des rôles, réinitialisent les mots de passe et contrôlent l'accès au système.

1. Navigation

La vue des utilisateurs est accessible via le répertoire Données de base sous l'onglet Utilisateurs. L'accès requiert des droits d'administration correspondants (rôle Administrateur).

2. Vue des utilisateurs (tableau)

La vue affiche tous les comptes utilisateurs dans un tableau triable. Chaque ligne représente un utilisateur.

Colonnes

Outre les données de base (nom, nom d'utilisateur, groupe, rôle), le tableau contient également des colonnes étendues telles que :

Tri et configuration

Un clic sur un en-tête de colonne trie la liste par ordre croissant ou décroissant. La configuration des colonnes (colonnes visibles, ordre) est enregistrée par utilisateur et est conservée après la déconnexion.

Ouvrir un utilisateur

Un double-clic sur une ligne ouvre l'utilisateur dans la boîte de dialogue de modification. La boîte de dialogue s'ouvre sous forme de fenêtre librement déplaçable ; plusieurs boîtes de dialogue peuvent être ouvertes simultanément (cinq au maximum).

Afficher les documents

Un clic sur une cellule de document ouvre le document enregistré directement dans la visionneuse de documents.

3. Filtre de groupe et de groupe actuel

La zone de filtre située au-dessus du tableau permet de restreindre la liste des utilisateurs à un groupe déterminé.

• Recherche de groupe : Le champ de sélection du groupe permet de rechercher un groupe et de restreindre l'affichage en conséquence.
• Groupe actuel uniquement : Ce commutateur limite l'affichage aux utilisateurs du groupe sélectionné. Si l'option est désactivée, les utilisateurs des sous-groupes sont également affichés.

Remarque : La zone de filtre n'est disponible que pour les administrateurs. Pour les groupes de type Sous-traitant, l'option «Groupe actuel uniquement» n'est pas disponible.

4. Créer et modifier des utilisateurs

Le bouton de création d'un nouvel utilisateur, ou un double-clic sur une ligne existante, ouvre la boîte de dialogue de modification à plusieurs étapes. Celle-ci est divisée en plusieurs onglets.

Onglets

Onglet «Général»

L'onglet Général contient les principales données de base et options de contrôle du compte :

• Photo de profil : Téléverser une image et la vérifier dans l'aperçu (voir Section 11).
• Prénom / Nom
• Société
• Nom d'utilisateur (connexion)
• Mot de passe avec générateur et commutateur de visibilité (voir Section 11).
• Groupe : Attribution de l'utilisateur à un groupe.
• Rôles : Sélection multiple des rôles utilisateur attribués. Les rôles disponibles se trouvent sous Rôles utilisateur.
• Langue : Langue d'affichage préférée.
• Adresse e-mail : avec badge de vérification et possibilité de renvoyer l'e-mail de confirmation (voir Section 9).
• Véhicule : Attribution d'un véhicule (pertinent pour le rôle Chauffeur ; cette information est enregistrée dans les données de base du véhicule et seulement affichée ici).
• Valable du / Valable jusqu'au : Période de validité du compte.
• Connexion autorisée : Détermine si l'utilisateur est autorisé à se connecter.
• Voir uniquement ses propres tournées : Limite la vue de l'utilisateur à ses propres tournées.
• Couleur : Couleur d'affichage de l'utilisateur (voir Section 11).
• Authentification à deux facteurs : Méthode préférée d'authentification à deux facteurs.

Enregistrer

1. Remplir ou adapter les champs souhaités dans les onglets.
2. Terminer la boîte de dialogue via Enregistrer.

Lors de la création d'un nouvel utilisateur avec une adresse e-mail enregistrée, le bouton «Enregistrer et envoyer l'e-mail» est également disponible ; il enregistre le compte et transmet en même temps à l'utilisateur ses identifiants d'accès par e-mail.

Remarque : Si vous modifiez votre propre compte utilisateur, le nom d'utilisateur affiché dans l'en-tête est mis à jour immédiatement.

5. Supprimer des utilisateurs

Les comptes utilisateurs qui ne sont plus nécessaires peuvent être supprimés depuis la vue.

1. Sélectionner un ou plusieurs utilisateurs dans la liste.
2. Cliquer sur le bouton «Supprimer».
3. Confirmer la demande de sécurité.

Après une suppression réussie, le tableau est mis à jour automatiquement.

L'accès de connexion de l'utilisateur est supprimé avec celui-ci ; l'utilisateur supprimé ne peut plus se connecter. Le nom d'utilisateur et l'adresse e-mail du compte supprimé sont immédiatement disponibles et peuvent être utilisés pour un nouvel utilisateur.

6. Réinitialiser un mot de passe

Un nouveau mot de passe peut être défini pour un seul utilisateur.

1. Sélectionner exactement un utilisateur dans la liste.
2. Cliquer sur le bouton «Réinitialiser le mot de passe».
3. Dans la petite boîte de dialogue, saisir le nouveau mot de passe et le confirmer dans le champ Répéter le mot de passe.
4. Optionnel : activer la case à cocher pour transmettre à l'utilisateur ses identifiants d'accès par e-mail (si disponible).
5. Enregistrer.

Remarque : L'action n'est disponible que lorsque exactement une ligne est sélectionnée.

7. Réinitialiser les mots de passe et envoyer les identifiants par e-mail (opération groupée)

Cette fonction génère de nouveaux mots de passe pour plusieurs utilisateurs simultanément et leur transmet leurs identifiants d'accès par e-mail.

1. Sélectionner un ou plusieurs utilisateurs.
2. Cliquer sur le bouton «Réinitialiser le mot de passe et envoyer l'e-mail».

Pendant le traitement, le tableau est brièvement verrouillé ; il se met ensuite à jour automatiquement.

8. Réinitialiser l'authentification à deux facteurs (opération groupée)

Remarque : Cette fonction n'est disponible que si l'authentification à deux facteurs est activée pour le mandant.

Cette action supprime la méthode d'authentification à deux facteurs enregistrée pour les utilisateurs sélectionnés. Les utilisateurs concernés doivent ensuite reconfigurer leur authentification à deux facteurs – par exemple après un changement d'appareil ou la perte du dispositif d'authentification.

1. Sélectionner un ou plusieurs utilisateurs.
2. Cliquer sur le bouton «Réinitialiser l'authentification à deux facteurs».

9. Déverrouiller une connexion

Si un compte est verrouillé après plusieurs tentatives de connexion infructueuses, il peut être déverrouillé via cette fonction.

1. Sélectionner exactement un utilisateur verrouillé.
2. Cliquer sur le bouton «Déverrouiller la connexion».

L'utilisateur peut ensuite se reconnecter.

Remarque : L'action n'est disponible que lorsque exactement une ligne est sélectionnée.

10. Renvoyer la vérification de l'e-mail

Dans la boîte de dialogue de modification, un badge situé à côté de l'adresse e-mail indique si celle-ci a déjà été vérifiée. Si l'adresse n'est pas encore confirmée, l'e-mail de confirmation peut être renvoyé.

1. Ouvrir l'utilisateur dans la boîte de dialogue de modification.
2. Cliquer sur le badge de revérification à côté de l'adresse e-mail.
3. Confirmer la demande de sécurité.

Un nouvel e-mail de confirmation est alors transmis à l'utilisateur.

11. Photo de profil, couleur et outils de mot de passe

Ces outils sont disponibles dans l'onglet Général de la boîte de dialogue de modification.

Photo de profil

L'aperçu de l'image permet de téléverser une photo de profil de l'utilisateur et de la vérifier immédiatement.

Sélecteur de couleur

Le sélecteur de couleur attribue une couleur d'affichage à l'utilisateur. La couleur sélectionnée est également affichée dans l'en-tête de la fenêtre de modification.

Outils de mot de passe

• Générer un mot de passe : Génère automatiquement un mot de passe alphanumérique aléatoire de huit caractères.
• Basculer la visibilité : Affiche ou masque le mot de passe saisi en clair.

12. Champs dépendant du rôle

Certains champs de la boîte de dialogue de modification ne sont affichés qu'en fonction du rôle ou du groupe sélectionné.

• Donneur d'ordre : Le champ d'attribution d'un commanditaire s'affiche dès qu'un rôle Web Ordering est sélectionné.
• Conduire avec un convoyeur : Cette option n'est affichée que pour certains groupes.
• Enregistrer et envoyer l'e-mail : Ce bouton n'apparaît que lors de la création d'un nouvel utilisateur, à condition qu'une adresse e-mail soit enregistrée.

13. Onglet «Compétences»

Dans cet onglet, les qualifications d'un utilisateur (p. ex. catégories de permis, ADR/SDR) sont gérées et attribuées. La sélection effectuée est reprise lors de l'enregistrement de l'utilisateur.

14. Onglet «Contact»

Dans cet onglet, l'utilisateur peut être lié à un contact existant.

1. Sélectionner le contact souhaité dans le champ de sélection du contact.
2. Les données de contact (prénom, nom, téléphone 1/2, fax, e-mail, case postale) sont reprises automatiquement.

15. Onglets «Disponibilité», «Disponibilité journalière» et «Jours d'exception»

Ces onglets déterminent la possibilité de planifier un utilisateur dans la planification des tournées :

• Disponibilité : Plan de disponibilité général de l'utilisateur.
• Disponibilité journalière : Plages horaires de disponibilité par jour de la semaine.
• Jours d'exception : Jours divergents individuels, par exemple des absences telles que des vacances ou une maladie.

Tous les paramètres sont repris lors de l'enregistrement de l'utilisateur.

16. Récapitulatif : actions disponibles