Avisierung

Einstellungen für die Fahrer- und Empfänger-Avisierung: allgemeine Optionen, POI-Avisierungskonfiguration, Avisierungskanäle, Tour-Auslöser und Nachrichtenvorlagen.

Auf der Einstellungsseite Avisierung konfigurieren Administratoren, wie und wann X4fleet automatische Avisierungsnachrichten – beispielsweise per SMS oder E-Mail – versendet. Avisierungen informieren Empfänger und Beteiligte über bevorstehende Ankünfte, Abweichungen vom geplanten Zeitfenster oder den Tourstart. Die Einstellungen werden pro Gruppe gespeichert und gelten für die jeweils ausgewählte Gruppe.

Hinweis: Diese Einstellungen sind nur verfügbar, wenn das Modul Avisierung für den Mandanten aktiviert ist.

Die Seite Avisierung ist im Bereich Einstellungen über das gleichnamige Register (Tab) erreichbar. Änderungen werden für die aktuell ausgewählte Gruppe übernommen und über «Speichern» dauerhaft hinterlegt.

2. Allgemeine Einstellungen

Im allgemeinen Bereich wird das grundsätzliche Versandverhalten der Avisierung festgelegt.

Einstellung	Beschreibung
Verzögerten Versand aktivieren	Bei aktivierter Option werden Avisierungsnachrichten nicht sofort einzeln versendet, sondern gesammelt (gebündelt) verschickt. Dies hilft, eine Flut von Einzelnachrichten zu vermeiden.

Bewegen Sie den Mauszeiger über das Feld, um den zugehörigen Hilfetext (Tooltip) einzublenden.

3. POI-Avisierungskonfiguration

In diesem Abschnitt legen Sie fest, unter welchen Bedingungen Avisierungen für einzelne Standorte (Points of Interest, POI) ausgelöst werden. Die Konfiguration steuert, ob und wann eine Nachricht zu einem geplanten Stopp versendet wird.

Option	Beschreibung
Aktiv	Aktiviert die POI-Avisierung insgesamt.
Bei Abholung versenden	Versendet eine Avisierung für Abholstopps.
Bei Zustellung versenden	Versendet eine Avisierung für Zustellstopps.
Nach Neuberechnung versenden	Versendet eine Avisierung erneut, wenn eine Tour neu berechnet wurde. Bei Aktivierung dieser Option wird ein zusätzlicher Warnhinweis eingeblendet.
Vorzeitige Ankunft (Minuten) – Abholung	Schwellenwert in Minuten, ab dem eine zu frühe Ankunft an einem Abholstopp als avisierungsrelevant gilt.
Verspätete Ankunft (Minuten) – Abholung	Schwellenwert in Minuten für eine verspätete Ankunft an einem Abholstopp.
Vorzeitige Ankunft (Minuten) – Zustellung	Schwellenwert in Minuten für eine zu frühe Ankunft an einem Zustellstopp.
Verspätete Ankunft (Minuten) – Zustellung	Schwellenwert in Minuten für eine verspätete Ankunft an einem Zustellstopp.
Nur bei Verletzung des Zeitfensters versenden	Versendet eine Avisierung nur dann, wenn das vereinbarte Zeitfenster über- oder unterschritten wird.

Hinweis: Beim Speichern prüft das System, dass für jeden aktiven Kanal mit geöffnetem Versandintervall ein Zeitbereich hinterlegt ist. Fehlt der Zeitbereich, erscheint eine Fehlermeldung und die Einstellungen können nicht gespeichert werden, bis der Zeitbereich ergänzt wurde.

4. Avisierungskanäle

Die verfügbaren Avisierungskanäle (z. B. SMS, E-Mail) werden in einer seitlichen Registerliste (vertikale Tabs) dargestellt. Jeder Kanal lässt sich einzeln konfigurieren.

So konfigurieren Sie einen Kanal:

Den gewünschten Kanal in der seitlichen Registerliste auswählen.
Über die Checkbox «Aktiv» festlegen, ob der Kanal verwendet wird.
Das Versandintervall und – je nach Kanal – die zugehörige Nachricht konfigurieren.

Hinweis: Kanäle, bei denen ein Versandintervall geöffnet, aber kein Zeitbereich hinterlegt ist, führen beim Speichern zu einem Validierungsfehler.

5. Tour-Avisierung (Auslöser)

In diesem Bereich legen Sie fest, zu welchen Zeitpunkten im Tourablauf Avisierungsnachrichten für eine Tour ausgelöst werden.

Auslöser	Beschreibung
Bei Tourfreigabe versenden	Versendet eine Avisierung, sobald eine Tour freigegeben wird.
Nach Abschluss des ersten Transportpunkts versenden	Versendet eine Avisierung, sobald der erste Transportpunkt der Tour abgeschlossen ist.
Nach Neuberechnung versenden	Versendet eine Avisierung, nachdem eine Tour neu berechnet wurde.

Aktivieren Sie die gewünschten Auslöser einzeln. Es können mehrere Auslöser gleichzeitig aktiv sein.

6. Nachrichtenvorlagen

Für die Avisierungsnachrichten stehen bearbeitbare Vorlagen zur Verfügung. Damit lassen sich Betreff und Inhalt der SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen an die eigenen Bedürfnisse anpassen.

Es stehen folgende Vorlagen zur Verfügung:

Vorlage	Verwendung
SMS – Tourstart/Freigabe	SMS-Text bei Tourstart bzw. Tourfreigabe.
SMS – Früher/verspäteter Stopp	SMS-Text bei vorzeitiger oder verspäteter Ankunft an einem Stopp.
E-Mail-Betreff – Tourstart/Freigabe	Betreffzeile der E-Mail bei Tourstart bzw. Tourfreigabe.
E-Mail-Betreff – Früher/verspäteter Stopp	Betreffzeile der E-Mail bei vorzeitiger oder verspäteter Ankunft.
E-Mail-Inhalt – Tourstart/Freigabe	Nachrichtentext der E-Mail bei Tourstart bzw. Tourfreigabe.
E-Mail-Inhalt – Früher/verspäteter Stopp	Nachrichtentext der E-Mail bei vorzeitiger oder verspäteter Ankunft.

Platzhalter (Variablen) einfügen

Jede Vorlage bietet eine Liste verfügbarer Platzhalter (Variablen), die beim Versand automatisch durch die konkreten Tour- bzw. Stoppdaten ersetzt werden (z. B. Tourname, geplante Ankunftszeit, Abweichung). Setzen Sie den Platzhalter an die gewünschte Stelle im Text ein; beim Versand wird er durch den jeweiligen Wert ersetzt.

Formatierter Text (E-Mail-Inhalt)

Die beiden Editoren für den E-Mail-Inhalt bieten zusätzliche Schaltflächen zur Textbearbeitung und erlauben formatierten Text (Rich Text), beispielsweise Fettschrift oder Absätze. Die SMS- und Betreffvorlagen verwenden reinen Text ohne Formatierung.

Auf Standard zurücksetzen

Jede Vorlage lässt sich auf den hinterlegten Standardwert zurücksetzen. Verwenden Sie diese Funktion, um eine angepasste Vorlage zu verwerfen und wieder die mitgelieferte Standardformulierung zu verwenden.

7. Hinweise

Alle Einstellungen dieser Seite werden pro Gruppe gespeichert. Wechseln Sie vor dem Bearbeiten in die gewünschte Gruppe.
Änderungen werden erst nach dem Speichern wirksam.
Beim Speichern prüft das System, dass für jeden aktiven Kanal mit geöffnetem Versandintervall ein gültiger Zeitbereich hinterlegt ist. Andernfalls wird das Speichern mit einer entsprechenden Meldung abgelehnt.
Die gesamte Seite steht nur zur Verfügung, wenn das Modul Avisierung aktiviert ist.