Wiederkehrende Aufträge

Über Wiederkehrende Aufträge (Daueraufträge) werden wiederkehrende Transportaufträge einmalig als Vorlage definiert und anschliessend für einen gewählten Zeitraum automatisch oder manuell als Sendungen generiert. So müssen regelmässig anfallende Transporte – beispielsweise tägliche oder wöchentliche Lieferungen an denselben Kunden – nicht jedes Mal von Hand erfasst werden. Die Seite richtet sich an Disponenten und ist über das Hauptmenü unter Disposition › Daueraufträge erreichbar.

1. Navigation

Die Übersicht der wiederkehrenden Aufträge ist über das Hauptmenü unter Disposition › Daueraufträge erreichbar. Die Funktion steht Benutzern mit Disponenten-Berechtigung (sowie Administratoren) zur Verfügung.

2. Übersicht der wiederkehrenden Aufträge

Die Seite zeigt alle definierten Daueraufträge in einer Tabelle. Die Liste ist sortierbar, filterbar und seitenweise navigierbar.

Spalten

Hinweis: Die kundenbezogenen Spalten (z. B. Kundenadresse) sind standardmässig ausgeblendet und können über die Spaltenkonfiguration eingeblendet werden.

Sortieren und Filtern

Durch Klick auf eine Spaltenüberschrift wird die Liste nach dieser Spalte sortiert. Über die Filterzeile lässt sich die Anzeige je Spalte einschränken. Die Spalten- und Filtereinstellungen werden benutzerspezifisch gespeichert und bleiben nach dem Abmelden erhalten.

3. Gruppen-Filter

Über die Filterleiste am oberen Rand kann die Liste auf eine bestimmte Gruppe eingeschränkt werden.

• Gruppenauswahl: Über das Auswahlfeld mit Suchfunktion wird die gewünschte Gruppe gewählt; die Tabelle zeigt anschliessend nur die Daueraufträge dieser Gruppe.
• Nur aktuelle Gruppe: Ist die Checkbox «Nur aktuelle Gruppe» aktiviert, werden ausschliesslich Daueraufträge der ausgewählten Gruppe angezeigt. Ist sie deaktiviert, werden auch Daueraufträge der Untergruppen berücksichtigt.

Hinweis: Die Option «Nur aktuelle Gruppe» steht für Subunternehmer-Gruppen nicht zur Verfügung. Bei Benutzern, die ausschliesslich Web-Aufträge erfassen, ist die Filterleiste vollständig ausgeblendet.

4. Wiederkehrenden Auftrag erstellen oder bearbeiten

Mit den Schaltflächen «Hinzufügen» bzw. «Bearbeiten» in der Toolbar wird ein Dialog mit vier Registerkarten geöffnet. Zum Bearbeiten muss zuvor genau ein Eintrag in der Liste markiert werden.

Registerkarte «Auftragsdaten (Dauerauftrag definieren)»

Hier werden die Grunddaten des Dauerauftrags erfasst:

• Name der Vorlage,
• zugeordnete Gruppe,
• Schalter «Aktiv»,
• Gültig von und Gültig bis (Gültigkeitszeitraum).

Registerkarte «Generierungseinstellungen»

Auf dieser Registerkarte wird gesteuert, wie und wann Sendungen erzeugt werden:

• Schalter «Automatische Generierung»,
• Tage vor automatischer Generierung (Vorlaufzeit, mit der die Sendungen im Voraus erzeugt werden),
• die Wiederholungsintervalle, die festlegen, in welchem Rhythmus die Sendungen erzeugt werden.

Registerkarte «Ausnahmetage»

Hier werden einzelne Tage definiert, an denen trotz aktivem Wiederholungsintervall keine Sendung erzeugt werden soll (siehe Abschnitt 5).

Registerkarte «Vorlage»

Diese Registerkarte enthält die Notizen sowie die zugrunde liegende Auftragsvorlage. Die Auftragsvorlage definiert die Inhalte der späteren Sendungen (z. B. Adressen, Positionen). Sie wird komfortabel über einen eigenen Editor bearbeitet (siehe Abschnitt 6).

Speichern

Nach dem Erfassen der Daten wird der Dialog über «Speichern» geschlossen. Beim Speichern wird die hinterlegte Auftragsvorlage geprüft; ist sie unvollständig oder fehlerhaft, erscheint eine entsprechende Meldung und der Auftrag kann nicht gespeichert werden. Bei Erfolg wird der Dauerauftrag angelegt bzw. aktualisiert und die Übersicht aktualisiert.

5. Ausnahmetage

Über die Registerkarte «Ausnahmetage» im Bearbeitungsdialog lassen sich einzelne Kalendertage festlegen, an denen keine Sendung erzeugt werden soll – beispielsweise Feiertage oder Betriebsferien.

1. Den wiederkehrenden Auftrag öffnen und zur Registerkarte «Ausnahmetage» wechseln.
2. Die gewünschten Ausnahmetage erfassen.
3. Den Dialog speichern.

An den hinterlegten Ausnahmetagen wird bei der Generierung – sowohl automatisch als auch manuell – keine Sendung erstellt, auch wenn das Wiederholungsintervall an diesem Tag eine Sendung vorsehen würde.

6. Auftragsvorlage bearbeiten

Die einem Dauerauftrag zugrunde liegende Auftragsvorlage bestimmt, welche Sendung bei der Generierung erstellt wird. Sie kann direkt aus der Übersicht in einem eigenen, frei verschiebbaren Fenster bearbeitet werden.

1. Genau einen wiederkehrenden Auftrag in der Liste markieren.
2. Den Button «Vorlage bearbeiten» in der Toolbar klicken.
3. Im geöffneten Fenster die Sendungsdaten der Vorlage anpassen (z. B. Von-Stelle, Zu-Stelle, Positionen, Zeitfenster).
4. Die Änderungen speichern.

Nach dem Speichern wird die aktualisierte Vorlage in den Dauerauftrag übernommen. Es können mehrere solcher Fenster geöffnet sein (maximal drei gleichzeitig).

Hinweis: Der Button «Vorlage bearbeiten» ist nur aktiv, wenn genau ein Eintrag markiert ist.

7. Wiederkehrende Aufträge generieren

Aus den Dauerauftrags-Definitionen werden für einen gewählten Zeitraum die eigentlichen Sendungen erzeugt. Dafür stehen zwei Toolbar-Aktionen zur Verfügung.

Alle generieren

1. Den Button «Daueraufträge generieren» in der Toolbar klicken (immer verfügbar).
2. Im erscheinenden Dialog den gewünschten Zeitraum (von/bis) festlegen.
3. Bestätigen – für alle aktiven Daueraufträge der gewählten Gruppe (inkl. Untergruppen) werden im angegebenen Zeitraum Sendungen erzeugt.

Auswahl generieren

1. Einen oder mehrere wiederkehrende Aufträge in der Liste markieren.
2. Den Button «Ausgewählte Daueraufträge generieren» in der Toolbar klicken.
3. Im Dialog den Zeitraum festlegen und bestätigen – es werden ausschliesslich für die markierten Daueraufträge Sendungen erzeugt.

Ergebnis

Die erzeugten Sendungen werden – sofern eine passende Rahmentour vorhanden ist – automatisch in diese eingeplant. Nach der Generierung wird je erzeugter Sendung das Ergebnis angezeigt (u. a. Status, Bezeichnung, zugewiesene Tour und Datum). An hinterlegten Ausnahmetagen werden keine Sendungen erstellt.

Hinweis: Bei Komplettladungen (Truckload) wird die Vorlage zusätzlich auf Gültigkeit geprüft, bevor Sendungen erzeugt werden.

Automatische Generierung

Ist für einen Dauerauftrag die automatische Generierung aktiviert, erzeugt das System die Sendungen selbstständing im Voraus. Die Vorlaufzeit wird über das Feld «Tage vor automatischer Generierung» gesteuert; das Datum der nächsten automatischen Generierung ist in der Übersicht in der Spalte «Nächstes Generierungsdatum» ersichtlich.

8. Wiederkehrende Aufträge löschen

Nicht mehr benötigte Daueraufträge können entfernt werden.

1. Einen oder mehrere Einträge in der Liste markieren.
2. Den Button «Löschen» in der Toolbar klicken.
3. Die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Die markierten Daueraufträge werden gelöscht. Das gleichzeitige Löschen mehrerer Einträge (Sammelvorgang) wird unterstützt.

Hinweis: Das Löschen eines Dauerauftrags entfernt die Vorlage. Bereits erzeugte Sendungen bleiben davon unberührt und werden in der Auftragsübersicht weiterhin angezeigt.

9. Weitere Tabellenfunktionen

Vorlagen (Ansichts-Templates)

Die aktuelle Spalten- und Filterkonfiguration der Tabelle kann als Ansichts-Vorlage gespeichert und später per Klick wiederhergestellt werden. Gespeicherte Vorlagen erscheinen als eigene Buttons in der Toolbar.

Spaltenkonfiguration und Layout

Über die Layout-Funktionen der Toolbar lassen sich Spalten ein- und ausblenden, die Reihenfolge anpassen und die Anordnung zurücksetzen. Die Konfiguration wird benutzerspezifisch gespeichert.

10. Zusammenfassung: verfügbare Aktionen