Rechnungsstellung

Auf der Einstellungsseite Rechnungsstellung legen Sie fest, wie X4fleet Rechnungen erzeugt, nummeriert, dargestellt und an externe Systeme übergibt. Die Seite richtet sich an Administratoren und kaufmännisch verantwortliche Benutzer, die die Rechnungsstellung eines Mandanten einrichten.

Hinweis: Der Bereich Rechnungsstellung wird nur angezeigt, wenn das Rechnungsstellungsmodul für den Mandanten aktiviert ist. Ist das Modul nicht aktiv, erscheint der entsprechende Reiter in den Einstellungen nicht.

1. Navigation

Die Einstellungen zur Rechnungsstellung erreichen Sie über das Hauptmenü unter Einstellungen im Reiter Rechnungsstellung. Alle Angaben gelten für die jeweils ausgewählte Gruppe; beim Wechsel der Gruppe werden die zugehörigen Einstellungen geladen.

Nach dem Anpassen der Felder werden die Änderungen über Speichern übernommen.

2. Rechnungssteller und Zahlungsvorgaben

In diesem Abschnitt hinterlegen Sie die Identität Ihres Unternehmens als Rechnungssteller sowie die Standardvorgaben, die beim Erstellen neuer Rechnungen verwendet werden.

2.1 Bank- und Firmenangaben

Diese Angaben erscheinen auf den erzeugten Rechnungsdokumenten und werden für die Zahlungsabwicklung verwendet.

2.2 Rechnungsvorlage (Report)

Über das Feld Rechnungsvorlage wählen Sie das Berichtslayout (Report) aus, mit dem die Rechnungs-PDFs erzeugt werden. Das Feld bietet eine Autovervollständigung: Geben Sie einen Teil des Namens ein, und X4fleet schlägt die verfügbaren Rechnungsvorlagen vor. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus der Trefferliste.

2.3 Automatische Rechnungsnummerierung

X4fleet kann Rechnungsnummern automatisch vergeben.

1. Aktivieren Sie die Option Rechnungsnummer automatisch generieren.
2. Legen Sie im Feld für die fortlaufende Nummerierung den nächsten zu vergebenden Zahlenwert (Startwert) fest.

Bei aktivierter automatischer Nummerierung erhält jede neue Rechnung die nächste fortlaufende Nummer. Ist die Option deaktiviert, wird die Rechnungsnummer manuell vergeben.

2.4 Buchhaltungsvorgaben

Damit Rechnungen sauber an die Buchhaltung übergeben werden können, lassen sich Pflichtangaben erzwingen:

• Erlöskonto erforderlich: Beim Verrechnen muss ein Erlöskonto (Buchhaltungskonto) angegeben werden.
• MwSt./Verkaufssteuer erforderlich: Beim Verrechnen muss ein Steuersatz angegeben werden.

Ist eine dieser Optionen aktiv, kann eine Rechnung erst erstellt werden, wenn die entsprechende Angabe vollständig vorliegt.

2.5 Optionen zur Rechnungszusammenfassung

Diese Optionen steuern, wie Aufträge zu Rechnungen zusammengefasst werden:

• Nach Standort verrechnen: Aufträge werden anhand des relevanten Standorts (Abhol- bzw. Zustellpunkt) zu einer Rechnung gruppiert.
• In bestehende Rechnung verrechnen: Neue Positionen werden, sofern möglich, einer bereits bestehenden offenen Rechnung hinzugefügt, anstatt eine neue Rechnung zu erstellen.
• Verrechnung bei Sendungsprüfung: Sendungen werden automatisch im Rahmen der Sendungsprüfung zur Verrechnung vorgemerkt.
• Rechnung nach geteiltem Elternteil: Beim Verrechnen ausgewählter Sendungen werden Teilaufträge eines Splitts durch ihren Elternauftrag ersetzt, und der Elternauftrag wird verrechnet. Bei einem Wegsplitt werden die Positionen aus dem letzten Teilstück übernommen. Bei einem Mengensplitt werden die Mengen über alle Teilaufträge summiert; massgebend ist die tatsächlich zugestellte Menge, sonst die geplante Menge. Die Option ist standardmässig deaktiviert und befindet sich im Bereich Rechnungsstellung allgemein.

Hinweis: Die Option Verrechnung bei Sendungsprüfung steht nur zur Verfügung, wenn sowohl das Rechnungsstellungsmodul als auch das Modul für die Sendungsprüfung aktiviert sind.

2.6 Zahlungsbedingungen und Skonto

Im Bereich der Standardvorgaben legen Sie die voreingestellten Zahlungskonditionen fest, die bei neuen Rechnungen vorgeschlagen werden:

Diese Werte dienen als Vorgabe und können beim Erstellen einer einzelnen Rechnung weiterhin angepasst werden.

2.7 MwSt.-Anzeige

Über die Auswahl MwSt.-Anzeige legen Sie fest, wie die Mehrwertsteuer auf der Rechnung dargestellt wird:

• Privat: Darstellung der Beträge inklusive Mehrwertsteuer (Bruttodarstellung).
• Geschäftlich: Darstellung der Beträge exklusive Mehrwertsteuer (Nettodarstellung) mit separatem MwSt.-Ausweis.

Wählen Sie die für Ihre Kundenstruktur passende Darstellungsart.

3. Rechnungsexport per SFTP

In diesem Abschnitt richten Sie die automatische Auslieferung erzeugter Rechnungen über eine SFTP-Verbindung ein.

1. Aktivieren Sie die Option SFTP-Export aktiv.
2. Wählen Sie im Feld SFTP-Export-Vorlage das Berichtslayout aus, das für den Export verwendet werden soll. Das Feld bietet eine Autovervollständigung; geben Sie einen Teil des Namens ein und wählen Sie die passende Vorlage aus der Trefferliste.
3. Legen Sie über die Option Export als eigenständige Aktion fest, ob der Export unabhängig vom Versand der Rechnung ausgelöst wird.

Ist Export als eigenständige Aktion aktiviert, wird der SFTP-Export getrennt vom regulären Versand der Rechnung ausgeführt. Andernfalls erfolgt der Export gemeinsam mit dem Versand.

Hinweis: Die Zugangsdaten der SFTP-Verbindung werden durch X4fleet bereitgestellt bzw. konfiguriert. Wenden Sie sich bei Fragen zur Einrichtung der Verbindung an den Support.

4. Rechnungsexport an externes ERP-System (Bexio/OAuth)

Über den Rechnungsexport per Exportanfrage können Rechnungen an ein externes ERP- bzw. Buchhaltungssystem (z. B. Bexio) übergeben werden. Die Anbindung erfolgt über das OAuth-Verfahren.

4.1 Anbindung konfigurieren

4.2 Bexio-Autorisierung

Für die Anbindung an Bexio steht die Schaltfläche Bexio zur Verfügung. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche starten Sie den OAuth-Autorisierungsprozess:

1. Stellen Sie sicher, dass die Option Export-Anfrage aktiv gesetzt und das Zielsystem auf Bexio eingestellt ist.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bexio.
3. Sie werden zur Anmeldung bei Bexio weitergeleitet und dort aufgefordert, X4fleet den Zugriff zu erlauben.
4. Nach erfolgreicher Autorisierung kehren Sie zu den Einstellungen zurück. Zugriffs- und Aktualisierungstoken werden automatisch eingetragen.

Hinweis: Während der Autorisierung wird die Seite neu geladen. Schliessen Sie das Browserfenster während dieses Vorgangs nicht.

5. Hinweise

• Alle Einstellungen werden erst nach dem Speichern wirksam.
• Die Einstellungen gelten jeweils für die ausgewählte Gruppe. Prüfen Sie vor dem Bearbeiten, dass die korrekte Gruppe aktiv ist.
• Änderungen an Rechnungsvorlage, Nummerierung oder MwSt.-Anzeige wirken sich nur auf zukünftig erstellte Rechnungen aus; bereits erzeugte Rechnungen bleiben unverändert.
• Der gesamte Bereich Rechnungsstellung ist nur bei aktivem Rechnungsstellungsmodul sichtbar. Einzelne Optionen erscheinen zusätzlich erst, wenn die jeweils erforderlichen Module aktiviert sind.