WebOrders

Die WebOrders sind das Arbeitswerkzeug für Bestellungen, die über das WebOrderportal aufgegeben werden. Die Übersicht listet alle WebOrder-Sendungen auf und bietet Werkzeuge zum Erfassen, Bearbeiten, Freigeben, Senden an X4fleet, Wiederöffnen und Ausdrucken. Sie richtet sich an Mitarbeitende, die Bestellungen aus dem Portal entgegennehmen und für die weitere Disposition aufbereiten.

Hinweis: Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn das Modul WebOrders für den Mandanten aktiviert ist.

1. Übersicht (Tabelle)

Die Übersicht zeigt alle WebOrder-Sendungen in einer Tabelle. Pro Zeile wird eine Bestell-Sendung mit ihren Eckdaten dargestellt: Bestell- und Sendungsangaben, Status, Produkte, Masse, Adressen, Zeitfenster, Lieferschein und allfällige Anhänge.

Viele Spalten sind standardmässig ausgeblendet und können bei Bedarf über die Spaltenkonfiguration eingeblendet werden (siehe Abschnitt 9).

Sortierung und Seiten

Die Tabelle lädt die Daten seitenweise vom Server. Durch Klick auf eine Spaltenüberschrift wird die Liste nach dieser Spalte sortiert. Die Blätterleiste am unteren Rand wechselt zwischen den Seiten.

Sendungen in Versand

Befindet sich eine Bestell-Sendung gerade im Versand an X4fleet, wird die betreffende Zeile farblich hervorgehoben. Solange dieser Vorgang läuft, ist die Sendung gesperrt. Sobald der Versand abgeschlossen ist, aktualisiert sich die Anzeige automatisch.

Mehrfachauswahl

Es können mehrere Sendungen gleichzeitig markiert werden. Die meisten Toolbar-Aktionen (Löschen, Freigeben, Senden u. a.) arbeiten auf allen markierten Sendungen, sofern alle die jeweilige Voraussetzung erfüllen.

2. Suchfilter

Über die Filterleiste oberhalb der Tabelle lässt sich die Anzeige gezielt einschränken.

Datumsbereich

Mit dem Datumsbereich-Filter (von/bis) wird die Liste auf einen Zeitraum eingegrenzt. Die getroffene Auswahl bleibt erhalten und wird beim nächsten Aufruf der Übersicht wieder angewendet.

Sendungen ohne «bis»-Zeit im Zeitfenster werden nur bis zur eingestellten Anzahl Tage nach ihrem Startdatum angezeigt (enthält das Zeitfenster kein Datum, gilt das Erstellungsdatum der Bestellung). Die Anzahl Tage wird in den WebOrders-Einstellungen unter Interpretation des Auftragszeitfensters im Feld Anzahl Tage nach Auftrag festgelegt; massgebend sind die Einstellungen der ausgewählten Gruppe.

Gruppenauswahl (nur Superadmin)

Superadministratoren steht zusätzlich eine Gruppenauswahl sowie der Umschalter «Nur aktuelle Gruppe» zur Verfügung. Damit lässt sich die Tabelle auf eine bestimmte Gruppe einschränken. Über das Suchfeld der Gruppenauswahl kann die gewünschte Gruppe rasch gefunden werden.

Hinweis: Reguläre Benutzer sehen ausschliesslich die WebOrders ihrer eigenen Gruppe; die Gruppenauswahl wird für sie nicht angezeigt.

3. WebOrderung erstellen / bearbeiten

WebOrders werden in einem frei verschiebbaren Fenster (Popup) erfasst und bearbeitet. Es können mehrere Fenster gleichzeitig (maximal fünf) geöffnet sein.

Neue Bestellung erstellen

1. Den Button «Neue Bestellung» in der Toolbar klicken.
2. Es öffnet sich das Eingabefenster. Bei der Erstellung werden die Felder anhand der Voreinstellungen des Bestellers vorbelegt – beispielsweise Transportart, Abhol-/Zustellort, Datums-Zeitfenster, Expertenmodus und ein Standardprodukt.
3. Eine WebOrderung kann mehrere Sendungen enthalten. Pro Sendung werden der Abhol- und Zustellpunkt, die Produktpositionen sowie die Datums-Zeitfenster erfasst.
4. Über die integrierte Karte werden die gewählten Standorte angezeigt.
5. Mit den Schnellerfassungs-Schaltflächen lassen sich häufig verwendete Produkte mit einem Klick als Position hinzufügen.
6. Optional kann der Expertenmodus zusätzliche Detailfelder einblenden.
7. Bei Bedarf können Anhänge (Dokumente) zur Bestellung hochgeladen werden.
8. Die Bestellung speichern.

Beim Speichern prüft das System, dass die Bestellung mindestens eine Sendung enthält. Anhänge werden mit übertragen und gespeichert.

Bestehende Bestellung bearbeiten

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die WebOrderung mit ihren Sendungen und Produktpositionen zur Bearbeitung im selben Fenster. Welche Felder geändert werden können, hängt vom aktuellen Status der Sendungen ab.

Hinweis: Im Kopfbereich des Fensters werden die Angaben der Organisation (Logo, Name, Kontakt) angezeigt.

Bestellungen importieren

Mit dem Button «Importieren» in der Toolbar lassen sich mehrere WebOrders auf einmal aus einer Excel-Datei erfassen.

1. Den Button «Importieren» klicken.
2. Eine Excel-Datei (.xlsx oder .xlsm) auswählen.

Als Vorlage dient dieselbe Excel-Vorlage wie beim manuellen Auftragsimport. Gelesen wird das Blatt «Aufträge»; fehlt es, das erste Blatt der Datei.

Aufbau der Bestellungen

• Auftragszeilen mit derselben Auftragsnummer ergeben zusammen eine WebOrderung; jede Auftragszeile wird zu einer Sendung dieser Bestellung.
• Positionszeilen gehören zur darüberliegenden Auftragszeile.
• Alle Auftragszeilen einer Bestellung müssen denselben Auftraggeber und denselben Mandanten haben.
• Eine Datei darf höchstens 2000 Auftragszeilen enthalten.

Auftraggeber

• Benutzer des WebOrderportals importieren immer für ihren eigenen Auftraggeber; eine Angabe in der Datei wird nicht berücksichtigt.
• Administratoren, Disponenten und Superadministratoren müssen den Auftraggeber in jeder Auftragszeile angeben (Spalte A_Auftraggeber_Refid). Superadministratoren importieren in die aktuell ausgewählte Gruppe.

Prüfungen

Pro Auftragszeile müssen die Auftragsnummer, der Abhol- und der Zustellort sowie mindestens eine Abhol- oder Zustellzeit angegeben sein. Auftraggeber, Mandant, Artikel und Orte müssen existieren und für den Auftraggeber freigegeben sein. Jede Sendungsreferenz darf in der Datei nur einmal vorkommen und darf nicht bereits als WebOrder bestehen.

Ist ein Abhol- oder Zustellort noch nicht vorhanden, wird er aus den Adressspalten der Datei neu erstellt und dem Auftraggeber zugeordnet. Dafür sind ein Name sowie die PLZ oder der Ort erforderlich. Kommt dieselbe neue Ortsreferenz in mehreren Zeilen vor, wird nur ein Ort erstellt.

Ergebnis

Der Import gilt nach dem Prinzip «alles oder nichts»: Ist eine Zeile fehlerhaft, wird nichts importiert. Ein Fenster mit dem Titel «Die Datei wurde nicht importiert. Bitte korrigieren Sie die folgenden Zeilen:» listet die fehlerhaften Zeilen mit ihrer Zeilennummer auf.

Bei Erfolg meldet das System die Anzahl importierter Bestellungen und Sendungen sowie allenfalls neu erstellte Orte, und die Tabelle wird neu geladen. Die Bestellungen werden im Status In Bearbeitung angelegt; sie werden anschliessend wie gewohnt geprüft, freigegeben und gesendet.

Hinweis: Spalten, die nur beim Sendungsimport verwendet werden, sowie unbekannte Spalten werden ignoriert. Sind sie ausgefüllt, zeigt das Fenster Hinweise zum Import einen entsprechenden Hinweis; der Import wird trotzdem ausgeführt. Ist eine Einheit oder ein Typ unbekannt, werden Einheit bzw. Typ des Artikels übernommen.

4. Sendungen löschen

Nicht mehr benötigte Bestell-Sendungen können direkt aus der Übersicht gelöscht werden.

1. Eine oder mehrere Sendungen markieren.
2. Den Button «Löschen» in der Toolbar klicken.
3. Die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Hinweis: Das Löschen ist nur möglich, wenn sich alle markierten Sendungen im Status In Bearbeitung, Freigegeben oder Wieder geöffnet befinden und sich keine davon im Versand befindet.

5. Freigeben / Freigabe aufheben

Bevor eine Bestell-Sendung an X4fleet gesendet werden kann, muss sie freigegeben werden.

Freigeben

1. Eine oder mehrere Sendungen im Status In Bearbeitung markieren.
2. Den Button «Freigeben» in der Toolbar klicken (Tastenkürzel: Shift+C).

Der Status der Sendungen wechselt auf Freigegeben.

Freigabe aufheben

1. Eine oder mehrere Sendungen im Status Freigegeben markieren.
2. Den Button «Freigabe aufheben» in der Toolbar klicken (Tastenkürzel: Shift+G).

Der Status wird auf In Bearbeitung zurückgesetzt.

Hinweis: Die Freigabe ist nur möglich, wenn sich alle markierten Sendungen im Status «In Bearbeitung» befinden; das Aufheben der Freigabe nur, wenn alle im Status «Freigegeben» sind.

6. An X4fleet senden

Mit «Senden» werden freigegebene Bestell-Sendungen als echte X4fleet-Sendungen in die Disposition übertragen.

1. Eine oder mehrere Sendungen im Status Freigegeben oder Wieder geöffnet markieren.
2. Den Button «Senden» in der Toolbar klicken.

Die Sendungen werden zunächst als «im Versand» markiert (die Zeilen werden hervorgehoben) und anschliessend an X4fleet übertragen. Nach erfolgreichem Versand wechselt der Status auf Gesendet, und die Anzeige aktualisiert sich automatisch.

Hinweis: Vor dem Versand müssen die Datums-Zeitfenster der Sendungen ausgefüllt sein. Ist bei keiner Sendung ein Zeitfenster hinterlegt, wird der Versand mit einer Fehlermeldung abgebrochen.

7. Sendungen wieder öffnen

Mit «Wieder öffnen» werden bereits gesendete Bestell-Sendungen wieder in einen bearbeitbaren Zustand zurückversetzt. Die zugehörigen, bereits an X4fleet übertragenen Sendungen werden dabei wieder entfernt.

1. Eine oder mehrere Sendungen im Status Gesendet oder Gesendet (nach Wiederöffnung) markieren.
2. Den Button «Wieder öffnen» in der Toolbar klicken.

Die zugehörige X4fleet-Sendung wird gelöscht, die Verknüpfung aufgehoben und die Bestell-Sendung in den Status Wieder geöffnet versetzt. Von dort kann sie erneut bearbeitet und gesendet werden.

Hinweis: Die Aktion ist nur möglich, wenn sich die zugehörige X4fleet-Sendung noch im Status In Bearbeitung bzw. Nicht zugewiesen befindet (also noch nicht verplant ist). Sie steht nur Benutzern mit entsprechender Berechtigung für das WebOrderportal zur Verfügung.

8. Lieferschein und Bericht

Lieferschein

In der Spalte Lieferschein stehen die Lieferscheine der gesendeten Sendungen als PDF zur Verfügung. Liegt ein einzelner Lieferschein vor, öffnet ein Klick auf das PDF-Symbol das Dokument direkt. Sind mehrere Lieferscheine vorhanden, öffnet der Link eine Auswahl der verfügbaren Dokumente.

Bestellbericht

Über den Button «Bericht» in der Toolbar lässt sich ein Bericht zu den markierten Sendungen erzeugen.

1. Eine oder mehrere Sendungen im Status Gesendet oder Gesendet (nach Wiederöffnung) markieren.
2. Den Button «Bericht» klicken.

Bei einer einzelnen Sendung wird das PDF im Dokumentenbetrachter geöffnet; bei mehreren Sendungen werden die Berichte als ZIP-Datei heruntergeladen.

9. Festgefahrene Versände lösen

In seltenen Fällen kann eine Sendung im Zustand «im Versand» hängen bleiben. Mit «Entsperren» wird diese Markierung wieder zurückgesetzt.

1. Mindestens eine Sendung markieren, die als «im Versand» gekennzeichnet ist (hervorgehobene Zeile).
2. Den Button «Entsperren» in der Toolbar klicken.

Die Markierung wird aufgehoben und die Sendung kann wieder normal bearbeitet werden.

Hinweis: Diese Aktion ist nur in Ausnahmesituationen erforderlich und steht nur Benutzern mit entsprechender Berechtigung für das WebOrderportal zur Verfügung.

10. Tabellenwerkzeuge

Die Standard-Werkzeuge der Toolbar umfassen:

• Vorlagen anwenden: gespeicherte Spalten- und Filterkonfigurationen per Klick wiederherstellen.
• Alle auswählen / Auswahl aufheben: alle Sendungen der aktuellen Seite markieren bzw. demarkieren.
• Aktualisieren: lädt die aktuelle Ansicht neu.
• Schnellsuche: durchsucht die angezeigte Liste über mehrere Spalten hinweg.
• Filter löschen: entfernt alle aktiven Filter.
• Layout / Spaltenkonfiguration: Spalten ein- und ausblenden, die Reihenfolge anpassen und das Layout zurücksetzen.

Die Spalten- und Layout-Einstellungen werden benutzerspezifisch gespeichert und bleiben nach dem Abmelden erhalten.

11. Sendungsstatus