Kontakte

Die Kontaktübersicht ist die Stammdaten-Arbeitsoberfläche zur Verwaltung von Kontaktpersonen. Sie listet alle Kontakte der aktuellen Gruppe auf und bietet Werkzeuge zum Suchen, Filtern, Erfassen, Bearbeiten, Löschen und Exportieren sowie zur individuellen Anpassung der Tabellenansicht.

Kontakte sind eigenständige Stammdaten und können nach der Erfassung sowohl Geschäftspartnern als auch Stellen zugewiesen werden.

1. Navigation

Die Kontaktübersicht ist über das Hauptmenü unter Stammdaten › Kontakte erreichbar.

Hinweis: Die Kontaktübersicht steht Benutzern mit den Rollen Super-Admin, Administrator, Disponent, Sachbearbeiter, Sachbearbeiter ohne Fahrzeuge, Mess-Disponent, WebOrder Benutzer und WebOrder Admin zur Verfügung. Benutzer mit Leserechten können die Seite nicht öffnen. Benutzer, die ausschliesslich Web-Bestellungen erfassen, sehen nur die ihrem Auftraggeber zugeordneten Kontakte.

2. Kontaktübersicht (Tabelle)

Die Übersicht zeigt alle Kontakte in einer konfigurierbaren Tabelle. Pro Zeile wird eine Kontaktperson dargestellt. Die Liste ist seitenweise aufgebaut, sortierbar und filterbar.

Standardspalten

Weitere bzw. abweichende Spalten können über die Spaltenkonfiguration ein- und ausgeblendet werden (siehe Abschnitt 7).

Sortierung

Durch Klick auf eine Spaltenüberschrift wird die Liste auf- oder absteigend nach dieser Spalte sortiert. Standardmässig ist die Liste nach der Kontakt-ID absteigend sortiert.

Mehrfachauswahl

Es können mehrere Kontakte gleichzeitig markiert werden. Über die Buttons Selektiere alle aufgezählten bzw. Alle deselektieren in der Toolbar werden alle Kontakte – auch seitenübergreifend – markiert oder abgewählt. Je nach Auswahl werden die verfügbaren Toolbar-Aktionen automatisch aktiviert oder deaktiviert.

Seitenweise Anzeige (Paging)

Die Tabelle zeigt standardmässig 50 Kontakte pro Seite an. Über den Seitengrössen-Wähler lässt sich die Anzahl der Zeilen pro Seite auf 50, 100, 250, 500, 1000 oder 2000 erhöhen. Die Daten werden serverseitig nachgeladen, sodass auch grosse Kontaktbestände performant durchblättert werden können.

3. Suchen und Filtern

Die Kontaktübersicht bietet mehrere Möglichkeiten, die angezeigten Kontakte einzuschränken.

Globale Schnellsuche

Über das Suchfeld in der Toolbar lässt sich der gesamte Kontaktbestand spaltenübergreifend durchsuchen. Geben Sie den Suchbegriff ein und bestätigen Sie mit Enter – die Liste wird entsprechend eingeschränkt.

Spaltenfilter (Filterzeile)

Unterhalb der Spaltenüberschriften steht eine Filterzeile zur Verfügung, in der pro Spalte ein eigenes Filterkriterium erfasst werden kann (z. B. nach Ort, Organisation oder Sprache). Der Filter wird durch Bestätigen mit Enter bzw. einen Klick angewendet. Mehrere Spaltenfilter können kombiniert werden. Die Spalte Geburtsdatum lässt sich nicht filtern.

Filter zurücksetzen

Mit dem Button «Filter löschen» in der Toolbar werden alle aktiven Filter entfernt und die vollständige Liste wieder angezeigt.

4. Kontakt erfassen, bearbeiten und löschen

Kontakt erfassen

Mit dem Button Hinzufügen öffnet sich der Dialog Kontakt hinzufügen zur Erfassung einer neuen Kontaktperson (Aufbau siehe Der Kontaktdialog). Nach dem Speichern erscheint der neue Kontakt in der Übersicht.

Hinweis: Erfasst ein Benutzer, der ausschliesslich Web-Bestellungen erfasst, einen neuen Kontakt, wird dieser automatisch seinem Auftraggeber zugeordnet.

Kontakt bearbeiten

Ein bestehender Kontakt kann auf zwei Wegen zur Bearbeitung geöffnet werden:

1. Genau einen Kontakt in der Liste markieren und den Button Bearbeiten in der Toolbar klicken, oder
2. mit einem Doppelklick auf die entsprechende Zeile.

Es öffnet sich der Dialog Kontakt editieren. Ein einfacher Klick auf eine Zeile markiert diese nur. Im Dialog können die Felder angepasst und mit Speichern übernommen werden; Abbrechen schliesst den Dialog ohne Änderungen.

Der Kontaktdialog

Der Dialog öffnet sich als Fenster über der Übersicht und kann verschoben werden. Es kann jeweils nur ein Kontaktdialog gleichzeitig geöffnet sein. Der Dialog ist in zwei Bereiche aufgeteilt.

Linker Bereich

• Kopfbereich: Profilfoto der Kontaktperson (kann hochgeladen werden) sowie Name und Organisation.
• Gruppe Allgemein: Name/Vorname (Pflichtfeld), Organisation, Externe Referenz Id (max. 400 Zeichen), Geburtsdatum und Sprache (bei neuen Kontakten ist Deutsch vorausgewählt).
• Gruppe Kontaktinformation: Telefon1 (Pflichtfeld), Telefon2, Fax, E-Mail und Postfach (max. 16 Zeichen).

Die Telefon- und Faxnummern sowie die E-Mail-Adresse werden auf ein gültiges Format geprüft. Fehlende oder ungültige Eingaben werden mit einer Meldung wie Name/ Vorname ist erforderlich, Telefon ist ein Pflichtfeld, Ungültiges Format der Nummer oder Ungültiges Format der E-Mail-Adresse angezeigt.

Rechter Bereich

Der rechte Bereich besteht aus aufklappbaren Abschnitten:

• Abschnitt Stelle: Adresse der Kontaktperson. Die Adresse kann über eine Adresssuche gefunden und übernommen werden. Bei neuen Kontakten ist das Standardland vorausgefüllt.
• Abschnitt Geschäftspartner: Zuordnung des Kontakts zu Geschäftspartnern (siehe Geschäftspartner zuordnen). Ein Zähler zeigt die Anzahl der zugeordneten Geschäftspartner.
• Abschnitt Bemerkungen: Freies Notizfeld.

Geschäftspartner zuordnen

Im Abschnitt Geschäftspartner des Kontaktdialogs wird festgelegt, welchen Geschäftspartnern der Kontakt zugeordnet ist.

1. Im Auswahlfeld Kunde auswählen einen Geschäftspartner wählen. Er wird der Liste hinzugefügt. Bereits zugeordnete Geschäftspartner erscheinen nicht mehr im Auswahlfeld.
2. Eine Zuordnung wird mit dem Papierkorb-Symbol neben dem Geschäftspartner wieder entfernt.
3. Mit Speichern werden die Zuordnungen übernommen. Wird ohne Geschäftspartner in der Liste gespeichert, werden alle bisherigen Zuordnungen des Kontakts aufgehoben.

Pro Geschäftspartner wird angezeigt, ob der Kontakt dessen Hauptkontakt ist. Das Kontrollkästchen dient hier nur zur Information und kann nicht geändert werden. Der Hauptkontakt wird in den Kontakten des jeweiligen Geschäftspartners festgelegt.

Hinweis: Benutzer mit der Rolle WebOrder Benutzer oder WebOrder Admin sehen im Auswahlfeld Kunde auswählen nur die Geschäftspartner ihres eigenen Auftraggebers. Dies gilt auch dann, wenn sie zusätzlich weitere Rollen haben.

Kontakt löschen

Nicht mehr benötigte Kontakte können direkt aus der Übersicht gelöscht werden – auch mehrere gleichzeitig.

1. Einen oder mehrere Kontakte markieren.
2. Den Button Entfernen in der Toolbar klicken.
3. Die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Die markierten Kontakte werden entfernt und die Tabelle wird aktualisiert.

Hinweis: Bei Benutzern, die ausschliesslich Web-Bestellungen erfassen, wird beim Löschen lediglich die Verknüpfung zwischen Kontakt und Auftraggeber aufgehoben; der Kontaktdatensatz selbst bleibt erhalten.

5. Excel-Export

Die aktuell gefilterte Kontaktliste kann als Excel-Datei exportiert werden. Der Button «Exportieren» lädt eine .xlsx-Datei mit den Kontaktdaten herunter.

Der Export berücksichtigt die aktuell gesetzten Filter sowie die in der Tabelle sichtbaren Spalten. Durch Anpassen der Filter vor dem Export kann der Inhalt der Exportdatei gezielt gesteuert werden. Die erzeugte Datei enthält eine formatierte Kopfzeile und gibt auch zusammengesetzte Felder (z. B. Ort und Land aus der Adresse) lesbar aus.

6. Gruppenbezug und automatische Aktualisierung

Die Kontaktübersicht zeigt jeweils die Kontakte der aktuell aktiven Gruppe an. Auf dieser Seite bietet der Gruppen-Umschalter in der Kopfzeile nur Hauptgruppen zur Auswahl an. Wird über den Gruppen-Umschalter die aktive Gruppe gewechselt, lädt die Tabelle automatisch neu und zeigt die Kontakte der neu gewählten Gruppe.

Mit dem Button Neu laden in der Toolbar laden Sie die Liste jederzeit manuell neu.

7. Tabellenansicht anpassen

Spalten anpassen

Die sichtbaren Spalten lassen sich pro Benutzer konfigurieren:

• Spaltenbreite: Spalten können durch Ziehen der Spaltentrenner in der Breite angepasst werden.
• Spaltenreihenfolge: Spalten können per Drag-and-Drop neu angeordnet werden.

Spaltenkonfiguration

Über das Einstellungs-Symbol in der Toolbar öffnet sich der Spalten-Konfigurator. Dort können einzelne Spalten ein- und ausgeblendet werden, um die Tabelle auf die benötigten Informationen zu reduzieren.

Ansicht zurücksetzen

Mit der Funktion Tabellenansicht auf Standard zurücksetzen wird die Tabelle nach einer Sicherheitsabfrage auf das Standardlayout (Spaltenauswahl, Reihenfolge und Breiten) zurückgesetzt.

Speicherung der Ansicht

Alle Anpassungen an der Tabellenansicht werden benutzerspezifisch gespeichert und bleiben nach dem Abmelden erhalten.

8. Layout-Vorlagen

Die aktuelle Spalten- und Filterkonfiguration kann als benannte Vorlage gespeichert und später per Klick wiederhergestellt werden.

• Vorlage speichern: Über die entsprechende Toolbar-Funktion werden die aktuellen Einstellungen unter einem frei wählbaren Namen gespeichert.
• Vorlagen verwalten: In einem eigenen Verwaltungsdialog können Vorlagen umbenannt, als Favoriten markiert und mit Gruppen bzw. Rollen geteilt werden.
• Vorlage anheften: Als Favorit markierte Vorlagen erscheinen als eigene Buttons in der Toolbar.
• Vorlage anwenden: Ein Klick auf eine angeheftete Vorlage stellt die gespeicherte Spalten- und Filterkonfiguration wieder her.

9. Zusammenfassung: verfügbare Aktionen

Hinweis: Die Felder einer Kontaktperson und die Zuordnung zu Geschäftspartnern sind in Abschnitt 4 beschrieben. Den Hauptkontakt eines Geschäftspartners legen Sie in den Kontakten des Geschäftspartners fest (siehe Kunden).