Buchungskonten

Die Seite Buchungskonten (Buchhaltung Ertragskonten) dient der Verwaltung des Kontenplans, der für die Fakturierung verwendet wird. Buchungskonten bilden die Grundlage, um Rechnungspositionen einem bestimmten Konto der Buchhaltung zuzuordnen. Die Seite richtet sich an Administratoren und steht nur zur Verfügung, wenn das Fakturierungsmodul aktiviert ist.

Die angezeigten Buchungskonten sind gruppenspezifisch: Es werden jeweils die Konten der aktuell aktiven Gruppe dargestellt. Beim Wechsel der aktiven Gruppe wird die Liste automatisch neu geladen.

1. Navigation und Berechtigungen

Die Buchungskonten sind über das Hauptmenü im Bereich Kommerziell › Buchhaltung Ertragskonten erreichbar.

Hinweis: Der Zugriff auf diese Seite ist auf Administratoren beschränkt und setzt ein aktiviertes Fakturierungsmodul voraus. Benutzer mit reinen Betrachterrechten können die Konten lediglich ansehen, jedoch nicht bearbeiten, anlegen oder löschen.

2. Übersicht der Buchungskonten (Tabelle)

Die Übersicht zeigt alle Buchungskonten der aktuell aktiven Gruppe in einer Tabelle. Pro Zeile wird ein Buchungskonto dargestellt. Die Tabelle ist seitenweise blätterbar, sortier- und filterbar.

Standardspalten

Sortierung

Durch Klick auf eine Spaltenüberschrift wird die Liste auf- oder absteigend nach dieser Spalte sortiert. Standardmässig ist die Liste absteigend nach der ID sortiert.

Anzeige der Bezeichnung

Die Spalte Name zeigt die Kontobezeichnung automatisch in der aktuell eingestellten Anzeigesprache an. Hinterlegte Übersetzungen werden entsprechend der aktiven Sprache aufgelöst (siehe Abschnitt 7).

3. Buchungskonto hinzufügen

Mit dem Button «Hinzufügen» in der Toolbar wird ein neues Buchungskonto erfasst.

1. Den Button «Hinzufügen» in der Toolbar klicken.
2. Es öffnet sich ein Bearbeitungsdialog mit leeren Feldern.
3. Die gewünschten Angaben erfassen:
   • Nummer (Pflichtfeld)
   • Ref-ID (optional)
   • Name je Sprache (siehe Abschnitt 7)
4. Mit Speichern bestätigen.

Das neue Konto wird automatisch der aktuell aktiven Gruppe zugeordnet und erscheint anschliessend in der Tabelle.

Hinweis: Die Eingaben werden beim Speichern serverseitig geprüft. Fehlende oder ungültige Pflichtangaben werden im Dialog angezeigt und müssen vor dem Speichern korrigiert werden.

4. Buchungskonto bearbeiten

Bestehende Buchungskonten können nachträglich angepasst werden.

1. Genau ein Konto in der Tabelle markieren.
2. Den Button «Bearbeiten» in der Toolbar klicken.
3. Der Bearbeitungsdialog öffnet sich mit den bestehenden Daten des Kontos.
4. Die gewünschten Felder (Nummer, Ref-ID, Name) anpassen.
5. Mit Speichern bestätigen.

Hinweis: Der Button «Bearbeiten» ist nur aktiv, wenn genau eine Zeile markiert ist. Das Feld Nummer ist auch bei der Bearbeitung ein Pflichtfeld. Für Benutzer mit Betrachterrechten ist die Bearbeitung gesperrt.

5. Buchungskonten löschen

Nicht mehr benötigte Buchungskonten können aus der Übersicht gelöscht werden.

1. Ein oder mehrere Konten in der Tabelle markieren.
2. Den Button «Löschen» in der Toolbar klicken.
3. Die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Die markierten Konten werden entfernt und die Tabelle wird aktualisiert. Das gleichzeitige Löschen mehrerer Konten (Sammelvorgang) wird unterstützt.

Hinweis: Der Button «Löschen» ist erst aktiv, sobald mindestens ein Konto markiert ist.

6. Konten per CSV importieren

Buchungskonten können in grösserer Anzahl per CSV-Datei importiert werden. Dies erleichtert die erstmalige Einrichtung des Kontenplans sowie die Übernahme von Konten aus einem Buchhaltungssystem.

1. Den Button Importieren in der Toolbar klicken.
2. Es öffnet sich der Dialog Importieren mit einem Hinweis zum Dateiformat und einer Dateiauswahl.
3. Eine CSV-Datei auswählen.
4. Mit Speichern bestätigen oder mit Abbrechen den Vorgang verwerfen.
5. Die Datei wird verarbeitet. Die importierten Konten erscheinen anschliessend in der Tabelle der aktuell aktiven Gruppe.

Schlägt das Speichern einzelner Zeilen fehl, wird angezeigt, wie viele Zeilen gespeichert wurden und wie viele fehlgeschlagen sind.

Aufbau der CSV-Datei

Die Werte werden durch Semikolon (;) getrennt. Die erste Zeile (Kopfzeile) wird übersprungen. Je Zeile werden die folgenden Spalten erwartet:

Die Spalte 3 wird nur für die aktuell eingestellte Anzeigesprache verwendet, und zwar nur dann, wenn die Spalte dieser Sprache leer ist.

Die Nummer muss in jeder Zeile angegeben und innerhalb der Datei eindeutig sein (ohne Unterscheidung von Gross- und Kleinschreibung). Fehlt eine Nummer oder kommt sie mehrfach vor, wird die Datei nicht importiert und die betroffene Zeile als Fehler gemeldet.

Die importierten Konten werden der aktuell aktiven Gruppe zugeordnet. Existiert in dieser Gruppe bereits ein Konto mit derselben Ref-ID, wird dieses Konto mit den Werten aus der Datei aktualisiert, statt ein neues Konto anzulegen.

Hinweis: Es können nur Dateien mit der Endung .csv ausgewählt werden.

7. Mehrsprachige Bezeichnung

Die Bezeichnung eines Buchungskontos kann je Sprache hinterlegt werden. Im Bearbeitungsdialog steht dazu beim Feld Name eine Eingabemöglichkeit zur Verfügung, über die die Bezeichnung in den Sprachen Deutsch (DE), Französisch (FR), Italienisch (IT) und Englisch (EN) erfasst werden kann.

In der Tabelle wird die Bezeichnung automatisch in der aktuell eingestellten Anzeigesprache dargestellt. Wird die Anzeigesprache gewechselt, zeigt die Spalte Name die jeweils passende Übersetzung an.

Hinweis: Beim Bearbeiten eines bestehenden Kontos bleiben bereits hinterlegte Übersetzungen erhalten, sofern sie nicht geändert werden.

8. Suchen, Filtern und Tabellenwerkzeuge

Die Toolbar der Übersicht stellt verschiedene Werkzeuge zur Verfügung, um die Anzeige der Buchungskonten anzupassen.

• Schnellsuche: Ein Suchfeld durchsucht die angezeigte Liste über alle Spalten hinweg.
• Spaltenfilter: Je Spalte kann ein Filter gesetzt werden, um die Liste gezielt einzuschränken.
• Filter löschen: Entfernt alle aktiven Filter und zeigt wieder die vollständige Liste an.
• Spaltenauswahl: Über das Einstellungs-Symbol lassen sich Spalten ein- und ausblenden.
• Vorlagen (Layout): Die aktuelle Spalten- und Ansichtskonfiguration kann als Vorlage gespeichert und später wiederhergestellt werden.
• Ansicht zurücksetzen: Stellt die Standardanordnung der Tabelle wieder her.
• Exportieren: Exportiert die aktuell angezeigte Liste.

Automatische Aktualisierung bei Gruppenwechsel

Da die Buchungskonten gruppenspezifisch sind, lädt die Tabelle automatisch neu, sobald über den globalen Gruppen-Umschalter die aktive Gruppe gewechselt wird. Es werden dann die Konten der neu gewählten Gruppe angezeigt. Neu angelegte oder importierte Konten werden stets der zum Erfassungszeitpunkt aktiven Gruppe zugeordnet.

9. Zusammenfassung: verfügbare Aktionen