Stellen-Dokumente

Die Übersicht Stellen-Dokumente verwaltet Dokumente, die einer Stelle (Standort bzw. POI) zugeordnet sind – beispielsweise Zufahrts- und Anlieferungshinweise, Standortbeschreibungen oder Bemerkungen für den Fahrer. Jedes Dokument enthält die Adress- und Koordinatendaten der zugehörigen Stelle, bis zu vier Fotos, eine Kartenvorschau sowie Kommentare und durchläuft einen Prüf- und Freigabe-Workflow.

Hinweis: Die Stellen-Dokumente stehen nur zur Verfügung, wenn das Modul Stellen-Dokumente (LocationDocuments) für den Mandanten aktiviert ist.

1. Navigation

Die Übersicht der Stellen-Dokumente ist über das Hauptmenü im Bereich Stammdaten erreichbar.

2. Übersicht (Tabelle)

Die Übersicht zeigt alle Stellen-Dokumente in einer konfigurierbaren Tabelle. Pro Zeile wird ein Dokument mit dem zugehörigen Standort dargestellt.

Spalten

Sortierung, Filter und Suche

• Durch Klick auf eine Spaltenüberschrift wird die Liste nach dieser Spalte auf- oder absteigend sortiert.
• Über die Filterzeile unter den Spaltenüberschriften kann die Liste je Spalte eingeschränkt werden.
• Die Spaltenkonfiguration (eingeblendete Spalten und Reihenfolge) wird benutzerspezifisch gespeichert und bleibt nach dem Abmelden erhalten.

Dokument öffnen

Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Dokument. Je nach Status verhält sich der Dialog unterschiedlich:

• Revidierte Dokumente öffnen sich in der Leseansicht mit den Workflow-Aktionen (siehe Abschnitt 4).
• Alle übrigen Dokumente öffnen sich im Bearbeitungsdialog (siehe Abschnitt 3).

3. Stellen-Dokument anlegen oder bearbeiten

Über den Dialog zum Anlegen bzw. Bearbeiten wird ein Stellen-Dokument erfasst oder geändert.

1. Den Dialog über die entsprechende Schaltfläche in der Toolbar (Neu) bzw. durch Öffnen eines bestehenden Dokuments aufrufen.
2. Im Feld Stelle die gewünschte Stelle (POI) auswählen. Bei der Auswahl werden Organisation, Name, Name 2, Stellen-Referenz sowie die Koordinaten automatisch übernommen und die Kartenvorschau aktualisiert.
3. Bei Bedarf die weiteren Felder anpassen:
   • Gruppe – Zuordnung des Dokuments zu einer Gruppe.
   • Telefon, Beschreibung und Kommentar für Fahrer.
4. Bis zu vier Fotos hinzufügen. Die Fotos lassen sich per Drag-and-Drop in die gewünschte Reihenfolge bringen (siehe Abschnitt 9).
5. Die Position auf der Kartenvorschau prüfen und bei Bedarf anpassen (siehe Abschnitt 7).
6. Speichern:
   • Speichern – das Dokument wird angelegt bzw. aktualisiert.
   • Speichern & Freigeben – das Dokument wird gespeichert und unmittelbar freigegeben (entspricht der Freigabe-Aktion aus dem Workflow, siehe Abschnitt 5).

Hinweis: Das Feld Stelle ist ein Pflichtfeld. Ist kein eigenes Foto hinterlegt, wird beim Speichern automatisch ein Kartenausschnitt der Standortposition als erstes Foto erzeugt.

4. Revidierte Dokumente anzeigen, kommentieren, freigeben

Dokumente im Status Revidiert öffnen sich in einer Leseansicht. In diesem Zustand sind die inhaltlichen Felder schreibgeschützt; geändert werden können lediglich der Kommentar für Fahrer und die Gruppe.

1. Ein revidiertes Dokument in der Liste öffnen.
2. Bei Bedarf den Kommentar für Fahrer oder die Gruppe anpassen. Die Schaltfläche Speichern erscheint nur, wenn eine dieser beiden Angaben geändert wurde.
3. Über die Workflow-Schaltflächen das Dokument Freigeben oder Wiedereröffnen (siehe Abschnitt 5). Beim Ausführen kann ein Kommentar erfasst werden.

Nach erfolgreicher Aktion wird die Übersicht automatisch aktualisiert.

5. Workflow-Aktionen: Freigeben und Wiedereröffnen

Stellen-Dokumente durchlaufen einen Revisions-Workflow mit folgenden Status:

Über die Toolbar lassen sich markierte Dokumente durch den Workflow führen:

• Freigeben: überführt Dokumente aus den Status «In Revision», «Wiedereröffnet» oder «Revidiert» in den Status Revidiert.
• Wiedereröffnen: überführt Dokumente aus den Status «In Revision» oder «Revidiert» in den Status Wiedereröffnet.

Ablauf:

1. Ein oder mehrere Dokumente in der Liste markieren.
2. Die gewünschte Schaltfläche (Freigeben bzw. Wiedereröffnen) in der Toolbar klicken.
3. Optional einen Kommentar erfassen und bestätigen.

Hinweis: Die Workflow-Aktionen stehen erst zur Verfügung, wenn mindestens ein Dokument markiert ist. Sie sind reinen Betrachtern und Benutzern in der Sachbearbeiter-Rolle nicht zugänglich. Es können nur Übergänge ausgeführt werden, die der jeweilige Ausgangsstatus zulässt.

6. Dokument verschieben oder kopieren

Mit Verschieben/Kopieren wird ein bestehendes Dokument auf eine andere Stelle (POI) übertragen.

1. Genau ein Dokument in der Liste markieren.
2. Die Aktion Verschieben/Kopieren in der Toolbar (oder im Dialog) auswählen.
3. Im Dialog die Zielstelle über die Auswahlsuche bestimmen.
4. Bestätigen.

Existiert an der Zielstelle bereits ein Dokument, wird ein zusätzlicher Bereich mit der Option Überschreiben eingeblendet. Nur wenn diese Option gesetzt ist, wird das vorhandene Dokument am Ziel ersetzt.

Hinweis: Diese Aktion ist nur für genau ein markiertes Dokument verfügbar und steht reinen Betrachtern nicht zur Verfügung.

7. Kartenvorschau und Koordinaten übernehmen

Im Dialog zeigt eine Kartenvorschau die Position des Dokuments sowie der zugehörigen Stelle an.

• Die Karte basiert je nach Mandantenkonfiguration auf dem hinterlegten Kartendienst.
• Der Markierungspunkt lässt sich auf der Karte verschieben; die Koordinaten (Breiten-/Längengrad) werden dabei entsprechend aktualisiert.
• Über die Aktion Koordinaten an Stelle übernehmen können die im Dokument gesetzten Koordinaten zurück auf die zugrunde liegende Stelle geschrieben werden. Optional kann dabei festgelegt werden, dass ein erneuter Import dieser Koordinaten (Gateway-Import) unterbunden wird.

Hinweis: Die Übernahme der Koordinaten an die Stelle ist nur möglich, wenn das Dokument nicht schreibgeschützt geöffnet ist.

8. Dokumente löschen

Nicht mehr benötigte Dokumente können aus der Übersicht gelöscht werden.

1. Ein oder mehrere Dokumente markieren.
2. Die Schaltfläche Löschen in der Toolbar klicken.
3. Die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Die markierten Dokumente werden in den Status «Gelöscht» versetzt und anschliessend entfernt.

Hinweis: Das Löschen steht reinen Betrachtern und Benutzern in der Sachbearbeiter-Rolle nicht zur Verfügung.

9. Verknüpftes PDF und Fotos

PDF-Dokument

In der Spalte PDF wird – sofern hinterlegt – ein anklickbares Symbol angezeigt. Ein Klick darauf öffnet das gespeicherte PDF-Dokument der Stelle.

Fotos

Jedes Stellen-Dokument kann bis zu vier Fotos enthalten. Die Fotos werden im Bearbeitungsdialog verwaltet:

1. Über die Foto-Auswahlfelder neue Bilder hinzufügen.
2. Die Reihenfolge der Fotos per Drag-and-Drop anpassen.
3. Das Dokument speichern – die Bilder werden hochgeladen und in der festgelegten Reihenfolge gespeichert.

Ist kein erstes Foto vorhanden, wird beim Speichern automatisch ein Kartenausschnitt der Standortposition als erstes Foto erzeugt.

10. Gruppenfilter (Sichtbarkeitsbereich)

Über den Gruppenfilter wird festgelegt, welche Dokumente angezeigt werden. Die Liste ist auf die ausgewählte Gruppe und – je nach Konfiguration – deren Untergruppen eingeschränkt:

• Ist für die übergeordnete Gruppe das Modul für Stellen-Dokumente aktiviert, werden ausschliesslich Dokumente dieser Gruppe angezeigt.
• Andernfalls werden zusätzlich die Dokumente der untergeordneten Gruppen einbezogen.

Beim Wechsel der aktiven Gruppe wird die Übersicht automatisch neu geladen.

11. Automatische Aktualisierung in Echtzeit

Die Übersicht aktualisiert sich automatisch, wenn ein Dokument von einem anderen Benutzer angelegt, geändert, gelöscht, verschoben oder im Status verändert wird. So sehen alle gleichzeitig angemeldeten Benutzer stets den aktuellen Stand, ohne die Seite manuell neu laden zu müssen.

12. Berechtigungen

Die verfügbaren Aktionen richten sich nach der Rolle des angemeldeten Benutzers:

• Anlegen, Bearbeiten, Freigeben, Wiedereröffnen, Verschieben/Kopieren und Löschen stehen Benutzern mit entsprechenden Verwaltungsrechten (z. B. Administrator oder Disponent) zur Verfügung.
• Reine Betrachter sowie Benutzer in der Sachbearbeiter-Rolle sind von den Workflow- und Löschaktionen ausgenommen.
• Revidierte Dokumente können von berechtigten Benutzern lediglich kommentiert sowie deren Gruppe geändert werden.