Contacts

La vue d'ensemble des contacts est l'espace de travail des données de base pour la gestion des personnes de contact. Elle répertorie tous les contacts du groupe actuel et propose des outils pour rechercher, filtrer, saisir, modifier, supprimer et exporter, ainsi que pour personnaliser individuellement l'affichage du tableau.

Les contacts sont des données de base autonomes et peuvent, après leur saisie, être attribués aussi bien à des partenaires commerciaux qu'à des emplacements.

1. Navigation

La vue d'ensemble des contacts est accessible via le menu principal sous Données de base › Contacts.

Remarque : La vue d'ensemble des contacts est disponible pour les utilisateurs ayant les rôles Super-admin, Administrateur, Gestionnaire, Commis, Employé sans véhicule, Répartiteur de mesures, WebOrder Utilisateur et WebOrder Admin. Les utilisateurs disposant uniquement de droits de lecture ne peuvent pas ouvrir la page. Les utilisateurs qui saisissent exclusivement des commandes web ne voient que les contacts attribués à leur commanditaire.

2. Vue d'ensemble des contacts (tableau)

La vue d'ensemble affiche tous les contacts dans un tableau configurable. Chaque ligne représente une personne de contact. La liste est paginée, triable et filtrable.

Colonnes par défaut

D'autres colonnes ou des colonnes différentes peuvent être affichées et masquées via la configuration des colonnes (voir Section 7).

Tri

En cliquant sur un en-tête de colonne, la liste est triée par ordre croissant ou décroissant selon cette colonne. Par défaut, la liste est triée par ID de contact dans l'ordre décroissant.

Sélection multiple

Plusieurs contacts peuvent être marqués simultanément. Avec les boutons Sélectionnez tout ce qui est listé ou Déselectionner tous dans la barre d'outils, tous les contacts – y compris sur plusieurs pages – sont marqués ou démarqués. Selon la sélection, les actions disponibles de la barre d'outils sont automatiquement activées ou désactivées.

Affichage paginé (pagination)

Par défaut, le tableau affiche 50 contacts par page. Avec le sélecteur de taille de page, le nombre de lignes par page peut être augmenté à 50, 100, 250, 500, 1000 ou 2000. Les données sont rechargées côté serveur, de sorte que même de grands volumes de contacts peuvent être parcourus avec de bonnes performances.

3. Rechercher et filtrer

La vue d'ensemble des contacts offre plusieurs possibilités pour restreindre les contacts affichés.

Recherche rapide globale

Avec le champ de recherche de la barre d'outils, l'ensemble du volume de contacts peut être recherché sur toutes les colonnes. Saisissez le terme de recherche et confirmez avec Entrée – la liste est restreinte en conséquence.

Filtres de colonne (ligne de filtre)

Sous les en-têtes de colonne, une ligne de filtre est disponible dans laquelle un critère de filtre propre peut être saisi par colonne (p. ex. par localité, organisation ou langue). Le filtre est appliqué en confirmant avec Entrée ou par un clic. Plusieurs filtres de colonne peuvent être combinés. La colonne Date de naissance ne peut pas être filtrée.

Réinitialiser les filtres

Avec le bouton «Réinitialiser les filtres» dans la barre d'outils, tous les filtres actifs sont supprimés et la liste complète est de nouveau affichée.

4. Saisir, modifier et supprimer un contact

Saisir un contact

Avec le bouton Ajouter, la boîte de dialogue Ajouter un contact s'ouvre pour la création d'une nouvelle personne de contact (structure, voir La boîte de dialogue de contact). Après l'enregistrement, le nouveau contact apparaît dans la vue d'ensemble.

Remarque : Si un utilisateur qui saisit exclusivement des commandes web crée un nouveau contact, celui-ci est automatiquement attribué à son commanditaire.

Modifier un contact

Un contact existant peut être ouvert pour modification de deux manières :

1. Marquer exactement un contact dans la liste et cliquer sur le bouton Éditer dans la barre d'outils, ou
2. par un double-clic sur la ligne correspondante.

La boîte de dialogue Modifier le contact s'ouvre. Un simple clic sur une ligne ne fait que la marquer. Dans la boîte de dialogue, les champs peuvent être adaptés et appliqués avec Sauvegarder ; Annuler ferme la boîte de dialogue sans modification.

La boîte de dialogue de contact

La boîte de dialogue s'ouvre sous forme de fenêtre au-dessus de la vue d'ensemble et peut être déplacée. Une seule boîte de dialogue de contact peut être ouverte à la fois. La boîte de dialogue est divisée en deux zones.

Zone de gauche

• En-tête : Photo de profil de la personne de contact (peut être téléchargée) ainsi que nom et organisation.
• Groupe Général : Nom/Prénom (champ obligatoire), Organisation, Id de référence externe (max. 400 caractères), Date de naissance et Langue (l'allemand est présélectionné pour les nouveaux contacts).
• Groupe Informations de contact : Telephone 1 (champ obligatoire), Telephone 2, Fax, E-mail et Case postale (max. 16 caractères).

Les numéros de téléphone et de fax ainsi que l'adresse e-mail sont vérifiés quant à la validité de leur format. Les saisies manquantes ou invalides sont signalées par un message tel que Nom/ Prénom requis, Le telephone est un champ obligatoire, Format de numéro invalide ou Format non valide de l'adresse e-mail.

Zone de droite

La zone de droite se compose de sections dépliables :

• Section Lieu : Adresse de la personne de contact. L'adresse peut être trouvée et reprise via une recherche d'adresse. Pour les nouveaux contacts, le pays par défaut est prérempli.
• Section Clients : Attribution du contact à des partenaires commerciaux (voir Attribuer des partenaires commerciaux). Un compteur indique le nombre de partenaires commerciaux attribués.
• Section Remarques : Champ de notes libre.

Attribuer des partenaires commerciaux

Dans la section Clients de la boîte de dialogue de contact, vous définissez à quels partenaires commerciaux le contact est attribué.

1. Choisir un partenaire commercial dans le champ de sélection Sélectionner un client. Il est ajouté à la liste. Les partenaires commerciaux déjà attribués n'apparaissent plus dans le champ de sélection.
2. Une attribution est à nouveau supprimée avec l'icône de corbeille à côté du partenaire commercial.
3. Avec Sauvegarder, les attributions sont appliquées. Si vous enregistrez sans partenaire commercial dans la liste, toutes les attributions précédentes du contact sont supprimées.

Pour chaque partenaire commercial, il est indiqué si le contact est son Contact principal. La case à cocher sert ici uniquement d'information et ne peut pas être modifiée. Le contact principal est défini dans les contacts du partenaire commercial concerné.

Remarque : Les utilisateurs ayant le rôle WebOrder Utilisateur ou WebOrder Admin ne voient dans le champ de sélection Sélectionner un client que les partenaires commerciaux de leur propre commanditaire. Cela s'applique également s'ils disposent en plus d'autres rôles.

Supprimer un contact

Les contacts qui ne sont plus nécessaires peuvent être supprimés directement depuis la vue d'ensemble – plusieurs simultanément également.

1. Marquer un ou plusieurs contacts.
2. Cliquer sur le bouton Enlever dans la barre d'outils.
3. Confirmer la demande de confirmation.

Les contacts marqués sont supprimés et le tableau est mis à jour.

Remarque : Pour les utilisateurs qui saisissent exclusivement des commandes web, la suppression ne fait que supprimer le lien entre le contact et le commanditaire ; l'enregistrement du contact lui-même est conservé.

5. Export Excel

La liste de contacts actuellement filtrée peut être exportée sous forme de fichier Excel. Le bouton «Exporter» télécharge un fichier .xlsx contenant les données des contacts.

L'export tient compte des filtres actuellement définis ainsi que des colonnes visibles dans le tableau. En adaptant les filtres avant l'export, le contenu du fichier d'export peut être contrôlé de manière ciblée. Le fichier généré contient une ligne d'en-tête formatée et restitue également les champs composés (p. ex. localité et pays issus de l'adresse) de manière lisible.

6. Lien avec le groupe et mise à jour automatique

La vue d'ensemble des contacts affiche à chaque fois les contacts du groupe actuellement actif. Sur cette page, le commutateur de groupe de la barre d'en-tête ne propose que des groupes principaux. Si le groupe actif est changé via le commutateur de groupe, le tableau se recharge automatiquement et affiche les contacts du groupe nouvellement sélectionné.

Avec le bouton Recharger dans la barre d'outils, vous rechargez la liste manuellement à tout moment.

7. Personnaliser l'affichage du tableau

Personnaliser les colonnes

Les colonnes visibles peuvent être configurées par utilisateur :

• Largeur des colonnes : La largeur des colonnes peut être adaptée en faisant glisser les séparateurs de colonnes.
• Ordre des colonnes : Les colonnes peuvent être réorganisées par glisser-déposer.

Configuration des colonnes

Avec l'icône des paramètres dans la barre d'outils, le configurateur de colonnes s'ouvre. On peut y afficher et masquer des colonnes individuelles afin de réduire le tableau aux informations nécessaires.

Réinitialiser l'affichage

Avec la fonction Remettre la vue du tableau à sa valeur par défaut, le tableau est réinitialisé à la mise en page par défaut (sélection, ordre et largeurs des colonnes) après une demande de confirmation.

Enregistrement de l'affichage

Toutes les personnalisations de l'affichage du tableau sont enregistrées par utilisateur et sont conservées après la déconnexion.

8. Modèles de mise en page

La configuration actuelle des colonnes et des filtres peut être enregistrée comme modèle nommé et restaurée ultérieurement d'un clic.

• Enregistrer un modèle : Avec la fonction correspondante de la barre d'outils, les paramètres actuels sont enregistrés sous un nom librement choisi.
• Gérer les modèles : Dans une boîte de dialogue de gestion dédiée, les modèles peuvent être renommés, marqués comme favoris et partagés avec des groupes ou des rôles.
• Épingler un modèle : Les modèles marqués comme favoris apparaissent comme des boutons propres dans la barre d'outils.
• Appliquer un modèle : Un clic sur un modèle épinglé restaure la configuration enregistrée des colonnes et des filtres.

9. Récapitulatif : actions disponibles

Remarque : Les champs d'une personne de contact et l'attribution à des partenaires commerciaux sont décrits dans la Section 4. Vous définissez le contact principal d'un partenaire commercial dans les contacts du partenaire commercial (voir Clients).