Gérer les rapports

La page Gérer les rapports est l'interface de gestion centrale pour toutes les définitions de rapports dans X4fleet. Les administrateurs y définissent quels rapports sont disponibles, à quoi ils ressemblent, à quels groupes ils sont assignés et comment ils sont générés et distribués automatiquement. La page est exclusivement disponible pour les utilisateurs disposant des autorisations d'administrateur ou de super-administrateur.

1. Vue des rapports (tableau)

La vue liste toutes les définitions de rapports dans un tableau. Chaque ligne représente une définition de rapport. Le tableau est chargé page par page depuis le serveur et peut être trié.

Colonnes par défaut

Tri et sélection

Un clic sur un en-tête de colonne trie la liste selon cette colonne par ordre croissant ou décroissant. La sélection d'une ligne sélectionne un rapport ; de nombreuses actions de la barre d'outils (Modifier, Modifier la mise en page, Afficher, Cloner, Supprimer) se rapportent au(x) rapport(s) sélectionné(s).

2. Afficher/masquer les rapports système

La case à cocher «Inclure les rapports système» affiche ou masque les rapports système dans le tableau. La sélection effectuée est enregistrée et conservée lors d'une nouvelle visite de la page.

Remarque : Dans les sous-groupes qui ne disposent pas de l'autorisation d'afficher les rapports système, cette case à cocher est désactivée. Les rapports système ne sont pas affichés dans ce cas.

3. Créer un rapport

Un nouveau rapport est créé via le bouton «Ajouter» dans la barre d'outils.

1. Cliquer sur le bouton «Ajouter».
2. Dans la boîte de dialogue, sélectionner le type de rapport souhaité dans la liste de sélection.
3. Confirmer avec «Créer».
4. Le concepteur de rapports s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur. La mise en page visuelle du nouveau rapport y est conçue (voir Section 5).

Remarque : Les types de rapports disponibles à la sélection dépendent de l'autorisation. Tous les types de rapports sont disponibles pour les super-administrateurs ; une sélection restreinte est proposée aux autres administrateurs.

4. Modifier les données du rapport

Les données de base d'un rapport sélectionné peuvent être ajustées via le bouton «Modifier».

1. Sélectionner un rapport dans la liste.
2. Cliquer sur le bouton «Modifier».
3. Ajuster les champs souhaités dans la boîte de dialogue.
4. Confirmer avec «Enregistrer».

Champs modifiables

Remarque : La modification des rapports système est réservée aux super-administrateurs. Si un rapport est marqué comme rapport système par un super-administrateur, les assignations de groupes sont supprimées. Pour les autres administrateurs, le marquage de rapport système reste toujours désactivé.

Après un enregistrement réussi, un message de confirmation apparaît.

5. Concevoir la mise en page du rapport

Le concepteur de rapports pleine page, dans lequel l'apparence visuelle d'un rapport est conçue, est ouvert avec le bouton «Modifier la mise en page».

1. Sélectionner un rapport dans la liste (le bouton n'est actif qu'après la sélection d'une ligne).
2. Cliquer sur le bouton «Modifier la mise en page».
3. Le concepteur de rapports s'ouvre. Ici, les champs, textes, tableaux et autres composants du rapport peuvent être disposés et conçus.

Utilisation du concepteur

• Enregistrer : via la fonction correspondante du concepteur ou le raccourci clavier Ctrl+S.
• Enregistrer sous : via la fonction correspondante ou le raccourci clavier Ctrl+Shift+S.
• Après l'enregistrement, une confirmation est affichée.
• En quittant le concepteur, on revient à la vue des rapports.

Les langues disponibles du concepteur sont Par défaut, Allemand, Anglais, Français et Italien.

Remarque : Certaines fonctions du concepteur (p. ex. les fonctions de source de données, de création, d'assistant et de script) sont masquées dans X4fleet afin de concentrer l'utilisation sur la conception de la mise en page. Veuillez contacter le support si vous souhaitez effectuer des modifications de mise en page plus complexes.

6. Afficher le rapport / Aperçu

Un rapport peut être généré avec des données concrètes et ouvert dans l'aperçu à l'aide du bouton «Afficher».

1. Sélectionner un rapport dans la liste.
2. Cliquer sur le bouton «Afficher».
3. Définir les critères souhaités dans la boîte de dialogue de filtre.
4. Confirmer avec «Afficher» – le rapport est généré et ouvert dans un nouvel onglet du navigateur.

Critères de filtre disponibles

• Plage de dates (de/à)
• Tournées (sélection via le champ de recherche)
• Conducteurs (sélection via le champ de recherche)
• Véhicules (sélection via le champ de recherche)
• Sites / POI (sélection via le champ de recherche ; le filtre POI s'ouvre dans une fenêtre dédiée, dont l'icône est affichée en rouge lorsque le filtre est actif)
• Ordres permanents (sélection via le champ de recherche)
• Articles / Produits (sélection via le champ de recherche)
• Statut de tournée (filtre selon un ou plusieurs statuts)
• Inclure toutes les tournées (case à cocher)
• Inclure tous les ordres permanents actifs (case à cocher)

N'importe quels critères peuvent être combinés. Les filtres non renseignés restent sans effet.

7. Paramètres de génération et de distribution des rapports

La zone des paramètres permet de configurer si et comment un rapport est généré automatiquement et distribué aux destinataires. Ces paramètres sont intégrés dans la boîte de dialogue de modification d'un rapport (voir Section 4).

Génération automatique

• Générer les rapports automatiquement : active la génération automatique du rapport.
• Ne pas générer en cas d'arrêt vide ou Ne pas envoyer en cas d'arrêt vide : empêche la génération ou l'envoi lorsqu'aucune donnée pertinente n'est disponible.

Distribution / Destinataires

Le rapport peut être remis à différents destinataires, notamment :

• à votre propre planification,
• à la planification du groupe principal,
• par e-mail au client, au donneur d'ordre, au destinataire, au destinataire de la facture ainsi qu'aux adresses de site ou de site de facturation.

De plus, des adresses e-mail par défaut ainsi qu'une adresse e-mail de remplacement (si aucune adresse n'est disponible) peuvent être enregistrées.

Format d'export et textes des e-mails

• Format d'export : sélection des formats de sortie souhaités (sélection multiple).
• Objet de l'e-mail et texte de l'e-mail : configurables par langue.

Remarque : Les formats d'export disponibles peuvent être restreints selon l'autorisation.

Téléversement SFTP

En option, le rapport généré peut être automatiquement téléversé sur un serveur SFTP. Les champs suivants sont disponibles à cet effet : hôte, port, nom d'utilisateur, mot de passe, clé privée, répertoire du serveur, nom de fichier ainsi qu'un commutateur pour activer le transfert.

Après l'ajustement, les paramètres sont enregistrés avec le rapport.

8. Cloner un rapport

Un rapport existant est dupliqué en tant que copie avec le bouton «Cloner».

1. Sélectionner un rapport dans la liste.
2. Cliquer sur le bouton «Cloner».

La copie reçoit automatiquement un nouveau nom (dérivé du nom d'origine). Le marquage de rapport système est réinitialisé et les paramètres de génération de rapports ne sont pas copiés.

Pour l'assignation des groupes, les règles suivantes s'appliquent :

• Les super-administrateurs conservent tous les groupes du rapport d'origine.
• Les autres administrateurs reçoivent l'intersection des groupes d'origine et des groupes qui leur sont accessibles ; si celle-ci est vide, le groupe actuel est assigné.

Après un clonage réussi, un message de confirmation apparaît.

9. Supprimer un ou plusieurs rapports

Un ou plusieurs rapports sélectionnés peuvent être supprimés avec le bouton «Supprimer».

1. Sélectionner un ou plusieurs rapports.
2. Cliquer sur le bouton «Supprimer».
3. Confirmer la demande de sécurité.

Attention : La suppression est définitive. Avant la suppression, les assignations de groupes des rapports sont annulées.

Remarque : Pour les autres administrateurs, la suppression n'est pas possible si l'un des rapports sélectionnés est un rapport système ou se situe en dehors de leur propre accès aux groupes. Dans ce cas, un message correspondant est affiché.

Après une suppression réussie, un message de confirmation apparaît.

10. Mise en page du tableau et gestion des colonnes

La barre d'outils propose des outils pour ajuster l'affichage du tableau :

• Appliquer des modèles de mise en page : les mises en page de tableau enregistrées peuvent être appliquées à la vue actuelle d'un clic.
• Gestion des colonnes : les colonnes peuvent être affichées ou masquées et leur ordre peut être ajusté.

La configuration du tableau est enregistrée par utilisateur et conservée après la déconnexion.

11. Récapitulatif : actions disponibles

Remarque : La page Gérer les rapports est exclusivement disponible pour les administrateurs et les super-administrateurs.