Offres

La vue d'ensemble des offres est l'espace de travail central pour la création et la gestion des offres clients. Elle répertorie toutes les offres et propose des outils pour créer, modifier, rechercher, filtrer, copier, valider, clôturer, refuser et supprimer des offres ainsi que pour générer et télécharger les documents PDF associés.

Remarque : La vue d'ensemble des offres n'est disponible que si le module Offres est activé pour le mandant.

1. Navigation

La vue d'ensemble des offres est accessible via le menu principal dans l'espace Commercial › Offres.

2. Vue d'ensemble des offres (tableau)

La vue d'ensemble affiche toutes les offres dans un tableau configurable. Chaque ligne représente une offre. La liste est paginée (pagination) et peut être triée ; par défaut, les offres les plus récentes figurent en haut.

Colonnes standard

Selon les modules activés, des colonnes supplémentaires s'affichent :

• Site de facturation (POI de facturation) : visible uniquement si le module de facturation est actif et que la facturation est liée au site.
• Mandat de facturation : visible uniquement si le module pour les mandats de facturation est actif (masqué par défaut).

Tri

Un clic sur un en-tête de colonne trie la liste par ordre croissant ou décroissant selon cette colonne.

Ouvrir une offre

Un double-clic sur une ligne ouvre l'offre dans la boîte de dialogue d'édition (voir section 4). La boîte de dialogue s'ouvre sous forme de fenêtre librement déplaçable ; plusieurs boîtes de dialogue peuvent être ouvertes en même temps (cinq au maximum).

Sélection multiple

Plusieurs offres peuvent être sélectionnées en même temps. La plupart des actions de la barre d'outils (valider, clôturer, refuser, supprimer, télécharger le PDF) s'appliquent à toutes les lignes sélectionnées. Certaines actions (p. ex. copier) ne sont disponibles que lorsqu'une seule ligne est sélectionnée.

3. Filtres de recherche

La zone de filtres restreint de manière ciblée les offres affichées. Les filtres peuvent être combinés.

Lors du changement du groupe actif via le commutateur de groupes, le tableau est rechargé automatiquement. Via « Réinitialiser les filtres », tous les filtres actifs sont supprimés et la liste complète est affichée.

4. Créer et modifier une offre

Le bouton « Nouvelle offre » ouvre une boîte de dialogue de saisie pour enregistrer une offre. Vous ouvrez une offre existante par un double-clic depuis la vue d'ensemble. La boîte de dialogue est présentée sous forme de fenêtre librement déplaçable.

Une offre nouvellement créée contient déjà un premier envoi ainsi que le groupe actuel, l'utilisateur actuel et la date du jour comme valeurs préremplies.

Dans la boîte de dialogue, vous saisissez ou modifiez :

• le destinataire et le donneur d'ordre ainsi que la personne de contact
• le site de facturation (POI de facturation)
• les textes du document de l'offre
• les envois avec leurs positions respectives (voir section 6 et section 7)
• les pièces jointes à l'offre

Enregistrer et aperçu

Selon le statut, les actions suivantes sont disponibles dans le pied de page de la boîte de dialogue :

• Annuler : Ferme la boîte de dialogue sans enregistrer les modifications.
• Enregistrer : Enregistre l'offre. Lors de l'enregistrement, les saisies sont vérifiées et les éventuelles pièces jointes sont téléversées.
• Enregistrer et aperçu : Enregistre l'offre puis génère un aperçu du document (uniquement au statut « En cours de traitement »).
• Aperçu : Génère un aperçu du document de l'offre (dans tous les autres statuts).

Remarque : La boîte de dialogue n'est modifiable qu'au statut « En cours de traitement ». Dans tous les autres statuts, les champs sont affichés en lecture seule ; seul l'aperçu du document est alors disponible.

5. Destinataire, donneur d'ordre et site de facturation

Dans la boîte de dialogue de l'offre, vous sélectionnez le destinataire (client) ainsi que le donneur d'ordre et la personne de contact associée via des champs de sélection avec assistance par suggestions.

Le site de facturation (POI de facturation) est proposé automatiquement dans la mesure du possible :

• Tous les champs de sélection de site sont restreints aux sites du destinataire ou du donneur d'ordre sélectionné.
• Lorsque le site de facturation est sélectionné, le système reprend la référence associée.
• Si le destinataire ou le donneur d'ordre change et qu'aucun site de facturation n'est encore défini, le système propose automatiquement un site de facturation approprié.

6. Envois dans l'offre

Une offre peut contenir plusieurs envois. Chaque envoi dispose d'un lieu d'enlèvement et de livraison ainsi que de sites pour le calcul du prix.

• Ajouter un envoi : Le bouton correspondant ajoute un nouvel envoi à l'offre.
• Réorganiser les envois : L'ordre des envois peut être ajusté par glisser-déposer (drag-and-drop).
• Supprimer un envoi : Lors de la suppression d'un envoi déjà enregistré, le système vérifie si la suppression est autorisée.

Remarque : Si le lieu d'enlèvement ou de livraison d'un envoi est modifié, les prix sont recalculés et, le cas échéant, un site de facturation approprié est proposé.

7. Positions dans l'offre

Chaque envoi contient une liste de positions. Différents types de positions sont pris en charge :

Modifier les positions

1. Ajouter une nouvelle position au sein d'un envoi et choisir le type de position.
2. Saisir les champs (p. ex. description, quantité, prix, remise). Les modifications des champs de prix ou de remise déclenchent un recalcul automatique.
3. L'ordre des positions peut être ajusté par glisser-déposer. Les positions peuvent également être déplacées entre différents envois de la même offre.

Supprimer une position

Lors de la suppression d'une position déjà enregistrée, le système vérifie si la suppression est autorisée, puis retire la position de l'envoi.

8. Valider / Annuler la validation

Les offres suivent un déroulement de statuts défini. Avant leur traitement ultérieur, elles sont validées.

Valider

1. Sélectionner une ou plusieurs offres dans la liste.
2. Cliquer sur le bouton « Valider » dans la barre d'outils.

Le système vérifie si le changement de statut est autorisé. En cas de validation réussie, le statut passe de « En cours de traitement » à « Validée » et la liste est actualisée.

Annuler la validation

1. Sélectionner une ou plusieurs offres validées.
2. Cliquer sur le bouton « Annuler la validation » dans la barre d'outils.

Après la vérification, le statut est réinitialisé à « En cours de traitement ».

Remarque : Les deux actions ne sont disponibles que si au moins une offre est sélectionnée. Si la vérification du changement de statut échoue, un message correspondant s'affiche et le statut reste inchangé.

9. Clôturer / Refuser

Lorsqu'une offre a été traitée de manière définitive, elle peut être marquée comme clôturée ou refusée.

Clôturer

1. Sélectionner une ou plusieurs offres.
2. Cliquer sur le bouton « Clôturer » dans la barre d'outils.

Après une vérification réussie, le statut passe à « Clôturée ».

Refuser

1. Sélectionner une ou plusieurs offres.
2. Cliquer sur le bouton « Refuser » dans la barre d'outils.

Après une vérification réussie, le statut passe à « Refusée ».

Remarque : Les deux actions vérifient au préalable si le changement de statut souhaité est autorisé. Si la vérification échoue, un message d'erreur s'affiche ; en cas de succès, la liste est rechargée.

10. Copier une offre

Avec « Copier l'offre », une offre existante est dupliquée comme modèle pour une nouvelle offre.

1. Sélectionner exactement une offre dans la liste.
2. Cliquer sur le bouton « Copier l'offre » dans la barre d'outils.

Une copie de l'offre est créée, qui peut ensuite être modifiée.

Remarque : L'action n'est disponible que si exactement une offre est sélectionnée.

11. Supprimer une offre

Les offres dont vous n'avez plus besoin peuvent être supprimées directement depuis la vue d'ensemble.

1. Sélectionner une ou plusieurs offres.
2. Cliquer sur le bouton « Supprimer » dans la barre d'outils.
3. Confirmer la demande de sécurité.

Les offres sélectionnées sont supprimées et la suppression est confirmée par un message.

12. Document de l'offre : aperçu et téléchargement PDF

Télécharger le PDF

Pour les offres validées ou générées, le document de l'offre est disponible au format PDF.

1. Sélectionner une ou plusieurs offres pour lesquelles un PDF existe.
2. Cliquer sur le bouton « Télécharger le PDF » dans la barre d'outils.

Les documents PDF des offres sélectionnées sont téléchargés. Si plusieurs offres sont sélectionnées, les documents sont fusionnés en un seul fichier.

Remarque : Le bouton n'est actif que si les offres sélectionnées disposent d'un PDF enregistré.

Ouvrir le PDF depuis le tableau

Dans la colonne PDF de la vue d'ensemble, les documents existants sont présentés sous forme de liens cliquables. Un clic ouvre le document concerné directement dans la visionneuse de documents.

Aperçu depuis la boîte de dialogue

Depuis la boîte de dialogue d'édition, un aperçu du document de l'offre peut être généré à tout moment via le bouton « Aperçu » ou « Enregistrer et aperçu » (voir section 4).

13. Affichage du statut et outils de tableau

Affichage du statut

Le statut de chaque offre est affiché dans la colonne Statut sous forme de valeur traduite. Le déroulement des statuts comprend :

Outils de colonnes et de mise en page

La barre d'outils propose les outils habituels pour adapter le tableau :

• Filtres de colonnes : Les colonnes individuelles peuvent être filtrées afin de restreindre la liste.
• Modèles de mise en page : Les paramètres de colonnes et de mise en page peuvent être enregistrés comme modèles spécifiques à l'utilisateur et restaurés d'un clic.
• Effacer les filtres : Supprime tous les filtres de colonnes actifs.

La mise en page du tableau (colonnes visibles, ordre, tri) est enregistrée par utilisateur et conservée après la déconnexion.

14. Récapitulatif : actions disponibles