Gérer les groupes

La page Gérer les groupes représente la structure des locataires et des groupes de X4fleet. Les administrateurs y créent la hiérarchie composée de groupes principaux, de sous-groupes et de sous-traitants, attribuent des modules fonctionnels aux différents groupes et entretiennent les relations entre groupes et sous-traitants.

Remarque : Cette page est disponible exclusivement pour les utilisateurs disposant de droits d'administrateur ou de superadministrateur. Les fonctions et les types de groupes disponibles dépendent du rôle concerné.

1. Navigation

La gestion des groupes est accessible via le menu principal sous Paramètres globaux › Groupes.

2. Vue des groupes (tableau)

La vue affiche tous les groupes dans un tableau configurable. Chaque ligne représente un groupe – groupes principaux, sous-groupes et sous-traitants.

Colonnes par défaut

Les groupes Xplanis sont mis en évidence en couleur dans le tableau.

Tri

Un clic sur un en-tête de colonne trie la liste par ordre croissant ou décroissant selon cette colonne.

Ouvrir un groupe

Un double-clic sur une ligne ouvre le groupe dans la boîte de dialogue d'édition (voir section 4). Vous pouvez également marquer la ligne et cliquer sur Éditer dans la barre d'outils.

3. Filtrer et rechercher

La vue des groupes offre plusieurs possibilités de restreindre l'affichage.

Ligne de filtre des colonnes

Sous les en-têtes de colonnes se trouve une ligne de filtre. Une valeur de filtre peut y être saisie par colonne afin de restreindre la liste de manière ciblée (p. ex. par nom, type de groupe ou référence externe). Les colonnes Actif et Modules n'ont pas de cellule de filtre.

Seulement le groupe actuel

Cette page ne dispose pas de barre de filtres propre aux groupes. Le commutateur Seulement le groupe actuel se trouve dans l'en-tête de l'application, avec la sélection du groupe.

Recherche en texte libre

La liste affichée peut être recherchée à l'aide d'un terme de recherche libre via le champ de recherche.

4. Créer / modifier un groupe

Un nouveau groupe peut être créé ou un groupe existant ouvert via la barre d'outils. Dans les deux cas, un formulaire s'ouvre avec les propriétés du groupe.

Déroulement

1. Cliquer sur Ajouter dans la barre d'outils (boîte de dialogue Ajouter un groupe) ou marquer exactement un groupe dans la liste et cliquer sur Modifier (boîte de dialogue Modifier le groupe).
2. Renseigner ou adapter les champs de la boîte de dialogue :
   • Nom (champ obligatoire, 256 caractères max.)
   • RefId (256 caractères max.)
   • Type de groupes (voir section 5)
   • Actif
   • Modules disponibles (voir section 6)
   • Sous-traitants : visible uniquement si le module Sous-traitant maître est coché ; seuls les superadministrateurs peuvent le modifier (voir section 7)
3. Cliquer sur « Enregistrer ».

La boîte de dialogue ne comporte pas de champ pour le groupe parent. Un nouveau sous-groupe ou un nouveau sous-traitant est automatiquement subordonné au groupe actuellement sélectionné dans l'en-tête.

Certains champs ne sont visibles que pour certains utilisateurs :

• Écrire les modules actuels du groupe principal aux sous-groupes : uniquement pour les superadministrateurs et uniquement lors de la modification d'un groupe principal existant (voir section 6).
• Xplanis Groupe : identifie le groupe comme groupe Xplanis ; visible uniquement pour les superadministrateurs et les utilisateurs Xplanis.
• Clé API du plan PTV VRP : uniquement pour les superadministrateurs, pour les groupes principaux disposant du module Planification libre de tournées (voir section 6).

Validation

Lors de l'enregistrement, le système vérifie diverses conditions. Le groupe ne peut être enregistré que lorsque toutes sont remplies :

• Unicité : le nom et la référence externe ne doivent pas déjà être utilisés par un autre groupe.
• Groupe parent : pour les sous-groupes et les sous-traitants, l'indication d'un groupe parent est obligatoire.
• Groupe parent actif : le groupe parent sélectionné doit être actif.

Préréglages automatiques

Lors de la création d'un groupe, certains paramètres sont appliqués automatiquement :

• Nouveau groupe principal : une configuration par défaut est créée, ainsi qu'un groupe ou modèle par défaut (référence « DEF01 »). Les paramètres proviennent de la configuration par défaut. Les paramètres qui font référence à des données de base sont vides dans le nouveau groupe principal, par exemple les articles par défaut, les lieux par défaut et les clients par défaut, les listes de tournées prédéfinies de la planification automatique, la position de départ pour le préchargement et les clients du rinçage. Un administrateur doit définir lui-même ces paramètres dans le nouveau groupe principal.
• Nouveau sous-groupe : les paramètres du groupe principal parent sont repris.

Ces préréglages peuvent être adaptés après la création si nécessaire.

5. Sélectionner le type de groupe

Dans la boîte de dialogue d'édition, le type de groupe est défini via un champ de sélection.

Les types de groupes proposés à la sélection dépendent du rôle :

• Superadministrateur : peut créer des groupes principaux, des sous-groupes et des sous-traitants.
• Administrateur : peut créer des sous-groupes et des sous-traitants. Un groupe principal ne peut être modifié que s'il s'agit de son propre groupe principal ; dans ce cas, le type de groupe est affiché en lecture seule et ne peut pas être modifié.

Remarque : Un groupe ne peut pas être à la fois sous-traitant et sous-traitant parent (sous-traitant maître).

6. Attribuer des modules

Dans la boîte de dialogue d'édition, vous définissez quels modules fonctionnels sont disponibles pour le groupe. Les modules déterminent quelles fonctions sont disponibles pour les utilisateurs du groupe.

Règles

• Les modules d'un groupe principal ne peuvent être modifiés que par les superadministrateurs.
• Pour les sous-groupes et les sous-traitants, seuls les modules actifs dans le groupe parent sont affichés. Tous les autres modules ne sont pas affichés. Le groupe parent définit ainsi l'étendue fonctionnelle maximale possible. Exception : les modules Sous-traitant et Sous-traitant maître sont toujours disponibles pour les superadministrateurs (voir section 7).
• Certains modules sont obligatoirement hérités du groupe parent et ne peuvent pas être désélectionnés au niveau du sous-groupe.
• Si des modules sont retirés à un groupe parent, cela affecte également les groupes subordonnés.

Reprendre les modules pour les sous-groupes

Remarque : Cette fonction est disponible exclusivement pour les superadministrateurs.

Lors de la modification d'un groupe principal existant, Écrire les modules actuels du groupe principal aux sous-groupes permet de transférer les modules actuellement sélectionnés du groupe principal à tous les sous-groupes. La sélection de modules des sous-groupes est alors écrasée par celle du groupe principal.

Remarque : Cette opération remplace entièrement la sélection de modules existante des sous-groupes. Vérifiez avant la reprise si cela est souhaité.

Clé API du plan PTV VRP

Remarque : Ce champ est disponible exclusivement pour les superadministrateurs.

Si le module Planification libre de tournées est coché pour un groupe principal, le champ Clé API du plan PTV VRP (500 caractères max.) apparaît dans la boîte de dialogue d'édition.

• La clé est obligatoire lorsqu'un nouveau groupe principal est créé avec le module Planification libre de tournées ou lorsque le module est activé pour un groupe principal existant.
• Si une clé est déjà enregistrée, le champ affiche l'espace réservé Conservez la clé API existante. Si le champ reste vide, la clé enregistrée est conservée. La clé enregistrée n'est pas affichée.
• Si une clé commune est configurée pour l'ensemble du système, le bouton Copie PTV VRP apparaît. Il reprend cette clé commune dans le champ.

7. Relations avec les sous-traitants

Des sous-traitants peuvent être affectés à un groupe via la sélection multiple Sous-traitants dans la boîte de dialogue d'édition. Cela détermine quels partenaires de transport externes collaborent avec le groupe. Le champ Sous-traitants n'apparaît que si le module Sous-traitant maître est coché pour le groupe – indépendamment du type de groupe. Seuls les groupes pour lesquels le module Sous-traitant est actif sont proposés.

Remarque : Seuls les superadministrateurs peuvent modifier l'affectation des sous-traitants. Les administrateurs voient le champ Sous-traitants avec les sous-traitants affectés en lecture seule. De même, seuls les superadministrateurs peuvent cocher ou décocher les modules Sous-traitant et Sous-traitant maître d'un sous-groupe ; ces deux modules leur sont disponibles pour les sous-groupes même si le groupe parent ne les possède pas.

Vous trouverez d'autres paramètres relatifs à la collaboration avec les sous-traitants sous Sous-traitants.

1. Dans la boîte de dialogue d'édition, cocher le module Sous-traitant maître.
2. Dans le champ Sous-traitants, marquer les groupes de sous-traitants souhaités.
3. Enregistrer le groupe.

Règles

• Un groupe de sous-traitants parent (sous-traitant maître) doit avoir au moins un sous-traitant affecté.
• Un groupe ne peut pas être à la fois sous-traitant et sous-traitant parent.

8. Supprimer un ou plusieurs groupes

Les groupes qui ne sont plus nécessaires peuvent être supprimés de la vue.

1. Marquer un ou plusieurs groupes dans la liste.
2. Cliquer sur « Enlever » dans la barre d'outils.
3. Confirmer la demande de sécurité.

Attention : Un groupe ne peut pas être supprimé tant que des groupes subordonnés lui sont affectés. Dans ce cas, un message d'erreur correspondant apparaît. Dissolvez ou réaffectez d'abord les groupes subordonnés avant de supprimer le groupe parent.

9. Copier un groupe de formation

Remarque : Cette fonction est disponible exclusivement pour les superadministrateurs.

Avec Copie du groupe scolaire, plusieurs groupes de formation peuvent être créés en une seule opération à partir d'un groupe modèle. Les définitions de groupes sont collées dans le formulaire sous forme de lignes de texte. Cela simplifie la création de nombreux groupes similaires, par exemple à des fins de formation ou de démonstration.

Déroulement

1. Marquer exactement un groupe principal dans la liste. Ce groupe sert de modèle. Le bouton Copie du groupe scolaire n'est actif que si exactement un groupe principal est marqué.
2. Cliquer sur Copie du groupe scolaire dans la barre d'outils.
3. Coller les définitions de groupes dans le champ de texte, une ligne par entrée, au format Nom,Prénom,Classe,Mot de passe,E-mail. Le nom et la classe sont obligatoires. Le mot de passe ne doit pas contenir de virgule. S'il reste vide, le mot de passe 1234 est utilisé et l'utilisateur doit le modifier lors de la première connexion. La cinquième colonne (e-mail) est facultative et s'applique au compte administrateur du nouveau groupe. Chaque combinaison de nom et de classe ne peut apparaître qu'une seule fois dans le texte.
4. Sélectionner quels contenus doivent être copiés depuis le groupe modèle. Toutes les options sont cochées par défaut :
   • Copier utilisateurs
   • Copier les véhicules
   • Copier les articles
   • Copier dépôts
   • Copier les équipements de chargement
   • Copier les tournées prédéfinies
   • Copier lignes
   • Fractionnement de la route
   • Copier la coloration des cellules
   • Copier les zones de planification
   • Copier la mise en page, les boutons et les favoris d'un tableau : reprend les modèles de mise en page de tableau partagés avec le groupe modèle, les boutons de mise en page et les favoris des utilisateurs copiés (sans les chauffeurs) ainsi que les vues de tableau enregistrées.
5. Confirmer avec Soumettre ou annuler avec Annuler.

Certaines options dépendent les unes des autres :

• Si Copier la mise en page, les boutons et les favoris d'un tableau est coché, Copier utilisateurs est automatiquement coché et ne peut pas être désélectionné.
• Si Copier les tournées prédéfinies ou Copier les zones de planification est coché, Copier les articles est automatiquement coché et ne peut pas être désélectionné.
• Si Copier lignes, Fractionnement de la route, Copier les tournées prédéfinies ou Copier les zones de planification est coché, Copier dépôts est automatiquement coché et ne peut pas être désélectionné.

Résultat de la copie

• Nom et référence : le nom et le RefId du nouveau groupe sont chacun « Nom_Classe ». Le nom et le RefId ne doivent pas déjà être utilisés par un groupe existant.
• Compte administrateur : le premier compte administrateur du groupe modèle est repris et renommé en « Nom.Classe » ; le prénom et le nom proviennent de la ligne. L'adresse e-mail est définie à partir de la cinquième colonne et reste vide si aucune n'est indiquée. Si le compte administrateur du modèle utilisait l'authentification à deux facteurs par e-mail, celle-ci est désactivée dans le compte copié.
• Données d'accès : les données d'accès du groupe modèle ne sont pas reprises. Les données d'accès à un serveur de messagerie propre sont supprimées ; les e-mails sont envoyés via l'adresse Xplanis. L'envoi de SMS et l'export de factures sont désactivés et leurs jetons supprimés. Tous les webhooks sont désactivés ; l'identifiant, le mot de passe et le certificat sont supprimés, l'URL est conservée.
• Lieux : les lieux utilisés par des objets copiés (p. ex. lieux de départ et d'arrivée des lignes, dépôts et positions par défaut des véhicules, lieux des tournées prédéfinies, des règles de fractionnement de trajet et des zones de planification) sont également copiés sans Copier dépôts. Ainsi, aucun objet copié ne fait référence à un lieu du groupe modèle.

10. Fonctions de tableau et de mise en page

La barre d'outils de la vue des groupes contient les outils habituels d'adaptation du tableau :

• Sélectionnez tout ce qui est listé / Déselectionner tous : marque tous les groupes affichés ou supprime le marquage.
• Recharger : recharge la liste.
• Effacer le filtre : supprime tous les filtres de colonnes et le terme de recherche.
• Boutons de mise en page Ajouter modèle, Remettre la vue du tableau à sa valeur par défaut, Paramètres et Paramètres de disposition : enregistrent les configurations de colonnes et de mise en page comme modèle et les restaurent, affichent ou masquent des colonnes, modifient leur ordre et réinitialisent la mise en page.

La configuration du tableau est enregistrée par utilisateur et est conservée après la déconnexion.

11. Récapitulatif : actions disponibles